CHƯƠNG 1: LÝ LUẬN CHUNG VỀ TỔ CHỨC KẾ TOÁN QUẢN TRỊ TRONG DOANH NGHIỆP SẢN XUẤT 1.1 Khái quát chung về kế toán quản trị trong doanh nghiệp 1.1 Khái niệm kế toán quản trị Kế toán quản trị là một bộ phận của kế toán trong doanh nghiệp, ra đời trong điều kiện kinh tế thị trường. Kế toán quản trị nhằm nắm bắt các vấn đề về thực trạng tài chính của doanh nghiệp, tổng hợp thông tin kế toán quá khứ, hiện tại và tương lai, phục vụ cho các nhà quản trị trong việc ra quyết định. Cũng giống như khái niệm kế toán, kế toán quản trị hiện có nhiều khái niệm khác nhau với những góc độ khác nhau. Xét trên góc độ tiếp cận thông tin của kế toán cho hoạt động quản trị để đưa ra các quyết định thì “Kế toán quản trị là khoa học thu nhận, xử lý và cung cấp thông tin về hoạt động sản xuất kinh doanh một cách cụ thể phục vụ cho các nhà quản trị trong việc lập kế hoạch, điều hạnh, tổ chức thực hiện kế hoạch và quản lý kinh tế tài chính trong nội bộ doanh nghiệp”.
(Giáo trình Kế toán quản trị, trường Đại học Thương Mại, 2006) Theo khoản 3, điều 10, Luật kế toán Việt Nam (2015): “Kế toán quản trị là việc thu thập, xử lý, phân tích và cung cấp thông tin kinh tế tài chính theo yêu cầu quản trị và ra quyết định kinh tế, tài chính trong nội bộ đơn vị kế toán”. Liên đoàn kế toán quốc tế (IFAC) năm 1989 đưa ra định nghĩa về kế toán quản trị trong Bản báo cáo về các khái niệm kế toán như sau: “Kế toán quản trị là quy trình định dạng, đo lường, tổng hợp, phân tích và truyền đạt thông tin (cả tài chính và hoạt động) được sử dụng bởi nhà quản lý để lập kế hoạch, đánh giá và kiểm soát trong một tổ chức, đảm bảo nhà quản lý sử dụng và có trách nhiệm giải thích đối với nguồn lực của tổ chức” Như vậy, có nhiều quan điểm và khái niệm khác nhau về kế toán quản trị, nhưng có thể khẳng định: Kế toán quản trị là một khoa học thu nhận, phân tích, xử lý và cung cấp thông tin kinh tế có thể định lượng về hoạt động sản xuất kinh doanh Luan van 10 phục vụ cho các nhà quản trị trong việc lập kế hoạch, tổ chức thực hiện kế hoạch và quản lý hoạt động kinh kế, tài chính trong nội bộ doanh nghiệp. Kế toán quản trị nhằm cung cấp các thông tin về hoạt động nội bộ của DN: “Chi phí của từng bộ phận, từng công trình, sản phẩm; Phân tích, đánh giá tình hình thực hiện kế hoạch về doanh thu chi phí lợi nhuận; Quản lý tài sản, vật tư tiền vốn, công nợ; Phân tích mối quan hệ giữa chi phí với khối lượng và lợi nhuận; Lựa chọn thông tin thích hợp cho các quyết định đầu tư ngắn và dài hạn; Lập dự toán ngân sách sản xuất kinh doanh…nhằm phục vụ việc điều hành, kiểm tra và ra quyết định kinh tế” (Thông tư 53/2006 của BTC). KTQT là công việc của từng DN, nhà nước chỉ hướng dẫn các nguyên tắc, cách thức tổ chức, nội dung, phương pháp kế toán quản trị chủ yếu tạo điều kiện thuận lợi cho DN thực hiện.2 Đối tượng của kế toán quản trị Kế toán quản trị là một phân hệ kế toán trong các tổ chức hoạt động, được thể hiện rõ nét nhất trong các doanh nghiệp kinh doanh, các đơn vị sự nghiệp tự chủ tài chính.
Do vậy, kế toán quản trị cũng có đối tượng nghiên cứu chung của kế toán là tài sản, nguồn vốn gắn với các quan hệ tài chính của tổ chức hoạt động. Bên cạnh đó kế toán quản trị còn nghiên cứu những đối tượng đặc thù và cụ thể hóa nhằm cung cấp các thông tin nhanh, chính xác cho các cấp quản trị đạt được mục tiêu là tối đa hóa lợi nhuận: - Nghiên cứu sâu về chi phí của doanh nghiệp theo các góc độ khác nhau như phân loại chi phí, dự toán chi phí, xây dựng định mức chi phí, xác định chi phí phát sinh…nhằm mục đích kiểm soát và quản lý chi phí chặt chẽ và dự toán chi phí chính xác để tối thiểu hóa chi phí. - Kế toán quản trị các yếu tố sản xuất như lao động, hàng tồn kho và tài sản cố định nhằm khai thác tối đa các yếu tố sẵn có, đảm bảo chi phí thấp nhất và lợi nhuận cao nhất, đồng thời thỏa mãn nhu cầu của thị trường. - Phân tích mối quan hệ giữa chi phí, doanh thu, lợi nhuận thông qua các hệ thống báo cáo kết quả kinh doanh trong việc hình thành các quyết định điều hành hoạt động của doanh nghiệp.
Luan van 11 - Xây dựng các trung tâm trách nhiệm, phân tích chi phí, doanh thu và lợi nhuận theo yêu cầu quản trị doanh nghiệp để đưa ra các quyết định cần đầu tư thêm hay thu hẹp hoặc chấm dứt hoạt động của từng bộ phận nhằm phát triển và bảo đảm an toàn của vốn kinh doanh. Đồng thời xác định trách nhiệm của cá nhân, bộ phận trong tổng thể doanh nghiệp. - Kiểm soát việc thực hiện từng khâu công việc, làm rõ các nguyên nhân gây ra sự biến động giữa chi phí theo dự toán và thực tế. Từ đó phát huy những thế mạnh trong hoạt động kinh doanh và có các biện pháp ngăn chặn những điểm yếu nhằm nâng cao hiệu quả của từng hoạt động kinh doanh.
- Cung cấp các thông tin cần thiết để làm sang tỏ việc đưa ra quyết định kinh doanh hiện tại và tương lai. Xây dựng các dự toán chi phí, doanh thu và kết quả tài chính nhằm dự báo các kết quả kinh doanh diễn ra theo kế hoạch. - Phân tích và lựa chọn các phương án đầu tư ngắn hạn và dài hạn để đảm bảo an toàn và phát triển vốn trong hoạt động kinh doanh có hiệu quả nhất.3 Vai trò của kế toán quản trị Kế toán quản trị là kế toán theo chức năng quản lý, vì thế nó có vai trò quan trọng trong việc cung cấp thông tin, tổ chức và điều hành, kiểm tra và ra quyết định của nhà quản trị. Cụ thể: - Cung cấp thông tin để lập kế hoạch Lập kế hoạch là xác định các mục tiêu phải đạt và vạch ra các bước thực hiện để dạt những mục tiêu đó.Các kế hoạch được lập ra có thể là dài hạn hoặc ngắn hạn.Các kế hoạch thường được lập dưới dạng dự toán ngân sách, nhằm liên kết các mục tiêu và chỉ rõ các huy động, sử dụng các nguồn lực để đạt mục tiêu đề ra”.Ví dụ, dự toán chi phí sản xuất là liên kết giữa mục tiêu sản lượng sản xuất kế hoạch với mục tiêu chi phí kế hoạch.
“Để chức năng lập kế hoạch và dự toán của quản lý được thực hiện tốt, để các kế hoạch và các dự toán lập ra đảm bảo tính khoa học, hiệu quả và khả thi cao đòi hỏi chúng phải đươc dựa trên những thông tin đầy đủ, thích hợp và có cơ sở. Những thông tin này chủ yếu do KTQT cung cấp.”(Giáo trình Kế toán quản trị, Đại học Thương mại, 2006) Luan van 12 - Cung cấp thông tin cho quá trình tổ chức điều hành hoạt động Để giúp nhà quản trị ra quyết định đúng đắn nhất trong quá trình tổ chức điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh phù hợp với các mục tiêu đã vạch ra, KTQT sẽ cung cấp thông tin cho các tình huống khác nhau với các phương án khác nhau. Thông tin KTQT cung cấp cho nhà quản trị đề ra các quyết định kinh doanh đúng đắn trong quá trình lãnh đạo hoạt động hàng ngày hoặc các kế hoạch đầu tư dài hạn. KTQT cung cấp thông tin cho các tình huống khác nhau với các phương án khác nhau để nhà quản trị có thể xem xét, để ra quyết định đúng đắn nhất trong quá trình tổ chức điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh phù hợp với các mục tiêu vạch ra.
Như vậy, KTQT phải tổ chức ghi chép, xử lý thông tin đầu vào và hệ thống hóa các số liệu chi tiết theo hướng đã định. - Cung cấp thông tin cho quá trình kiểm tra và đánh giá KTQT sẽ cung cấp các báo cáo thực hiện: so sánh những số liệu thực hiện với số liệu kế hoạch hoặc dự toán, liệt kê tất cả các sự khác biệt và đánh giá việc thực hiện. Các báo cáo này có tác dụng như một hệ thống thông tin phản hồi để nhà quản trị biết được kế hoạch đang thực hiện như thế nào, đồng thời nhận diện các vấn đề hạc chế cần có sự điều chỉnh, thay đổi nhằm hướng hoạt động của tổ chức về mục tiêu đã xác định. Sau khi đã lập kế hoạch, tổ chức thực hiện kế hoạch, nhà quản trị phải kiểm tra và đánh giá lại việc thực hiện kế hoạch đó thông qua các báo cáo KTQT cung cấp.
- Cung cấp thông tin cho quá trình ra quyết định Ra quyết định là một chức năng quan trọng, xuyên suốt các khâu quản trị doanh nghiệp, từ khâu lập kế hoạch, tổ chức, kiểm tra đến đánh giá.Chức năng ra quyết định đòi hỏi nhà quản trị phải có sự lựa chọn hợp lý trong nhiều phương án khác nhau được đưa ra. Các quyết định ảnh hưởng trực tiếp đến công ty trong thời gian ngắn hạn hoặc dài. Tất cả các quyết định đều có nền tảng từ thông tin, và phần lớn thông tin do KTQT cung cấp nhằm để phục vụ chức năng ra quyết định của nhà quản trị. Kế toán quản trị phải cung cấp thông tin linh hoạt kịp thời và mang tính hệ thống, trên cơ sở đó phân tích các phương án được thiết kế để lựa chọn phương án Luan van 13 tối ưu nhất cho việc ra quyết định.
KTQT cần phải có trách nhiệm với số liệu cung cấp cho nhà quản trị là hợp lý, đầy đủ, đúng thời điểm. Thông tin chi tiết từ các sổ sách kế toán cần ngắn gọi, súc tích để nhà quản trị có thể thấy được nơi nào có vấn đề, thời gian bỏ ra để giải quyết vấn đề đó, phương hướng cải tiến nhằm hiệu quả công việc hơn. Các thông tin này có thể diễn đạt dưới dạng đồ thị, mô hình toán học, biểu mẫu…giúp nhà quản trị có thể nhanh chóng xử lý.2 Khái quát về tổ chức kế toán quản trị trong doanh nghiệp 1.1 Khái niệm tổ chức kế toán quản trị trong doanh nghiệp Khái niệm “tổ chức” có thể được xem xét dưới nhiều góc độ khác nhau. “Tổ chức là sự sắp xếp, bố trí thành các bộ phận để cùng thực hiện một nhiệm vụ hoặc cùng một chức năng chung hay tổ chức là việc tiến hành một công việc theo cách thức, trình tự nào đó”.