CHƯƠNG 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ TỔ CHỨC KẾ TOÁN QUẢN TRỊ CHI PHÍ TRONG CÁC DOANH NGHIỆP 1. Tổng quan về tổ chức kế toán quản trị chi phí trong các doanh nghiệp 1. Bản chất tổ chức kế toán quản trị chi phí trong các doanh nghiệp [2], [4], [14], [25] Tổ chức là một công cụ ñược sử dụng bởi con người ñể kết hợp các hành ñộng lại tạo ra một giá trị, hay ñúng hơn là ñạt ñược mục tiêu của một ñơn vị. Như vậy, tổ chức thường ñược tạo ra ñể thỏa mãn một nhu cầu nào ñó của cá nhân hay nhóm người, nó chính là công cụ ñể thực hiện một mục tiêu mà người lãnh ñạo cao nhất trong ñơn vị ñặt ra.
Trong hoạt ñộng sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, việc hình thành các bộ phận, các phòng ban về mặt bản chất chính là việc xây dựng các nhóm tổ chức nhỏ trong một tổ chức lớn ñể thực hiện công việc của mình, việc bố trí và phân loại trong tổ chức ñó ñược gọi là cơ cấu tổ chức. Với bất kỳ doanh nghiệp nào, ñều có cơ cấu tổ chức của mình và trong ñó cũng có các cơ cấu tổ chức con người với mục tiêu hoạt ñộng do tổ chức lớn hơn nó ñưa ra như: Tổ chức phòng kinh doanh; Tổ chức phòng kế toán. việc bố trí các công việc trong một tổ chức các phòng ban bao gồm hai nội dung chính là bố trí con người và tổ chức nội dung công việc. Hai nội dung này có quan hệ chặt chẽ với nhau và bổ trợ cho nhau.
Trong khi tổ chức công việc kế toán là sự kết hợp một cách chặt chẽ các phương pháp nghiệp vụ của kế toán gồm phương pháp chứng từ, tính giá, tài khoản và phương pháp tổng hợp - cân ñối thì tổ chức bộ máy kế toán trong doanh nghiệp là tập hợp những người làm kế toán tại doanh nghiệp cùng với các phương tiện trang thiết bị dùng ñể ghi chép, tính toán xử lý toàn bộ thông tin liên quan ñến công tác kế toán tại doanh nghiệp từ khâu thu nhận, kiểm tra, xử lý ñến khâu tổng hợp, cung cấp những thông tin kinh tế về các hoạt ñộng của ñơn vị. Vấn ñề nhân sự ñể thực hiện công tác kế toán có ý nghĩa quan 12 trọng hàng ñầu trong tổ chức kế toán của doanh nghiệp. Tổ chức nhân sự như thế nào ñể từng người phát huy ñược cao nhất sở trường của mình, ñồng thời tác ñộng tích cực ñến những bộ phận hoặc người khác có liên quan là mục tiêu của tổ chức bộ máy kế toán. Trong hoạt ñộng cung cấp thông tin của mình, kế toán ñược chia tách thành hai nhóm công việc chính dựa trên mục ñích cung cấp thông tin ñó là Kế toán tài chính và Kế toán quản trị.
Tuy nhiên, do kế toán quản trị khác kế toán tài chính trên góc ñộ pháp lệnh, tức là việc tổ chức kế toán tài chính là bắt buộc, theo một quy trình công việc cụ thể và ñược quy ñịnh bởi cơ quan Nhà nước trong khi kế toán quản trị hoàn toàn phụ thuộc vào nhu cầu của doanh nghiệp và nhận thức của nhà quản trị nên việc tổ chức kế toán quản trị phải dựa trên các ñiều kiện khác nhau của doanh nghiệp như quy mô hoạt ñộng, môi trường kinh doanh. Do ñó, ñể tổ chức ñược bộ máy kế toán quản trị chi phí thì trước hết phải xác ñịnh ñược nội dung của kế toán quản trị bao gồm những nội dung nào. Theo hướng dẫn của Thông tư số 53/2006/TT-BTC ngày 12 tháng 6 năm 2006 của Bộ Tài chính: Kế toán quản trị nhằm cung cấp các thông tin về hoạt ñộng nội bộ của doanh nghiệp, như: Chi phí của từng bộ phận (trung tâm chi phí), từng công việc, sản phẩm; Phân tích, ñánh giá tình hình thực hiện với kế hoạch về doanh thu, chi phí, lợi nhuận; Quản lý tài sản, vật tư, tiền vốn, công nợ; Phân tích mối quan hệ giữa chi phí với sản lượng và lợi nhuận; Lựa chọn thông tin thích hợp cho các quyết ñịnh ñầu tư ngắn hạn và dài hạn; Lập dự toán ngân sách sản xuất, kinh doanh;. nhằm phục vụ việc ñiều hành, kiểm tra và ra quyết ñịnh kinh tế.
[2, tr1] Từ những vấn ñề ñã nêu, có thể thấy nội dung của kế toán quản trị rất phong phú, dựa vào thông tư hướng dẫn trên, cho thấy nội dung cụ thể của kế toán quản trị là: Kế toán quản trị các yếu tố sản xuất: Nhằm cung cấp các thông tin về tình hình hàng tồn kho. Cung cấp các thông tin về tình hình sử dụng lao ñộng, quản lý và sử dụng một cách khoa học nguồn lao ñộng hiện có, theo dõi và giảm sát việc huy ñộng và sử dụng TSCð trong quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, từ ñó khai thác tối ña công suất các tài sản ñã ñầu tư. 13 Kế toán quản trị chi phí: Nhằm cung cấp thông tin cụ thể về chi phí phát sinh tại những thời ñiểm cụ thể, với những ñặc ñiểm và bối cảnh chi tiết ñể từ ñó có những giải pháp nhằm kiểm soát chi phí. Với nội dung này kế toán quản trị ghi chép chi phí theo loại sản phẩm hoặc công việc, theo ñơn vị hạch toán nội bộ, theo mối quan hệ với mức ñộ hoạt ñộng.
Kế toán quản trị doanh thu và xác ñịnh kết quả kinh doanh: Cần thực hiện việc theo dõi doanh thu, thu nhập theo từng hoạt ñộng, ñể xác ñịnh hiệu quả theo từng loại hoạt ñộng, theo ñơn vị hạch toán và theo mức ñộ hoạt ñộng. Trên cơ sở hướng dẫn của Thông tư số 53/2006/TT-BTC ngày 12 tháng 6 năm 2006 của Bộ Tài chính thì nội dung chủ yếu của kế toán quản trị trong doanh nghiệp gồm: Kế toán quản trị chi phí và giá thành sản phẩm, kế toán quản trị bán hàng và kết quả kinh doanh, phân tích mối quan hệ giữa chi phí, sản lượng và lợi nhuận, lựa chọn thông tin thích hợp cho việc ra quyết ñịnh, lập dự toán ngân sách sản xuất, kinh doanh, kế toán quản trị một số khoản mục khác. từ ñó có thể thấy, nội dung công việc của kế toán quản trị chi phí bao gồm những nội dung: Lập dự toán chi phí sản xuất kinh doanh, xác ñịnh giá phí ñơn vị sản phẩm, phân tích và ñánh giá tình hình thực hiện chi phí bộ phận theo từng trung tâm chi phí, phân tích mối quan hệ giữa chi phí với sản lượng và lợi nhuận, phân tích thông tin chi phí ñể lựa chọn thông tin thích hợp cho các quyết ñịnh kinh doanh. [1] Như vậy, tổ chức kế toán quản trị chi phí chính là một trong những nội dung cơ bản của tổ chức kế toán quản trị doanh nghiệp nằm trong hệ thống tổ chức kế toán của ñơn vị.
Xét về mặt bản chất thì tổ chức kế toán quản trị chi phí chính là hoạt ñộng của doanh nghiệp trong việc vận dụng các phương pháp khoa học kết hợp với các phượng tiện và con người ñể thu thập, xử lý và phân tích các thông tin về chi phí trong doanh nghiệp phục vụ cho công tác quản trị doanh nghiệp ñược hiệu quả hơn. ðó chính là bản chất của việc tổ chức kế toán quản trị chi phí. Mặt khác, tổ chức kế toán quản trị chi phí là sự kết hợp giữa ñối tượng, phương pháp sử dụng và con người nhằm ñạt ñược các thông tin hữu ích phục vụ cho các nhà quản trị ra quyết ñịnh kinh doanh. 14 Kết hợp các yếu ðưa ra: Kiểm Xử lý, phân tố: - Quyết ñịnh soát chi tích thông tin - Con người kế toán quản ngắn hạn phí thấp - Phương pháp trị chi phí - Quyết ñịnh nhất - Chi phí dài hạn Sơ ñồ 1.1: Sơ ñồ thông tin tổ chức kế toán quản trị chi phí Qua sơ ñồ 1.1 [4], [14], [25] cho thấy, với những công cụ của mình, bao gồm các phương pháp cũng như cách thức của kế toán quản trị, các chuyên gia kế toán lựa chọn ñối tượng chi phí phù hợp ñể tác ñộng nhằm kiểm soát chi phí dưới dạng thông tin cung cấp ñể nhà quản trị ra các quyết ñịnh kinh doanh bao gồm các quyết ñịnh ngắn hạn cũng như dài hạn với mục tiêu cuối cùng là kiểm soát chi phí ở mức thấp nhất có thể.
Việc quản trị chi phí tốt, có ảnh hưởng trực tiếp tới kết quả kinh doanh, cũng như lợi nhuận của doanh nghiệp chính vì lý do này khiến tổ chức kế toán quản trị chi phí trở thành bộ phận không thể thiếu trong các doanh nghiệp. Yêu cầu và nguyên tắc tổ chức kế toán quản trị chi phí trong các doanh nghiệp [19], [25] Việc nhận diện ñược vai trò và vị trí của tổ chức kế toán quản trị chi phí trong doanh nghiệp ñã có tác ñộng rất lớn ñến cách thức quản lý của doanh nghiệp. Việc tổ chức kế toán quản trị chi phí là phần không thể tách rời trong hệ thống kế toán quản trị nhất là với các doanh nghiệp sản xuất. Do vậy, việc tổ chức kế toán quản trị chi phí có thành công hay không hoàn toàn phụ thuộc vào việc doanh nghiệp có ñáp ứng ñược các yêu cầu và nguyên tắc tổ chức kế toán quản trị hay không.
Các yêu cầu tổ chức kế toán quản trị chi phí ðể tổ chức kế toán quản trị chi phí ñạt hiệu quả cao nhất, khi tiến hành tổ chức kế toán quản trị chi phí cần tuân thủ các yêu cầu sau: Cung cấp kịp thời và ñầy ñủ các thông tin theo yêu cầu quản lý về chi phí của từng công việc, bộ phận, dự án, sản phẩm. 15 Cung cấp kịp thời, ñầy ñủ các thông tin thực hiện, các ñịnh mức, ñơn giá,. phục vụ cho việc lập kế hoạch, dự toán, kiểm tra, ñiều hành và ra quyết ñịnh. Cung cấp chính xác các thông tin theo yêu cầu quản lý của nhà quản trị.
Mặc dù, thông tin kế toán quản trị chủ yếu mang tính dự báo vì vậy rất khó ñể có ñộ chính xác tuyệt ñối, nhưng người làm kế toán quản trị phải tuân thủ yêu cầu này ñể giảm thiểu ñến mức thấp nhất sai số có thể của thông tin kế toán quản trị. Các thông tin kế toán quản trị cung cấp phải luôn bám sát các nghiệp vụ kinh tế phát sinh của doanh nghiệp. Các thông tin kế toán quản trị cung cấp phải ñảm bảo cung cấp các thông tin chi tiết, cụ thể hơn so với kế toán tài chính. Thông tin kế toán quản trị cung cấp phải ñảm bảo tính so sánh ñược nhằm nhận diện thông tin nhanh và chính xác.