CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÍ LUẬN VỀ CÔNG TÁC TỔ CHỨC BỘ MÁY TRONG DOANH NGHIỆP 1. KHÁI NIỆM VÀ VAI TRÒ CỦA CÔNG TÁC TỔ CHỨC BỘ MÁY TRONG DOANH NGHIỆP 1. Khái niệm Công tác tổ chức được tiếp cận xem xét theo ba tổ chức là tổ chức bộ máy, tổ chức nhân sự và tổ chức công việc. Tổ chức bộ máy là nhiệm vụ cơ bản để giải quyết các vấn đề cơ cấu tổ chức, xây dựng guồng máy và cơ chế hoạt động của một tổ chức; tổ chức nhân sự là nhiệm vụ giải quyết vấn đề liên quan đến vấn đề sử dụng lao động thông qua các hoạt động phân công, phân nhiệm; tổ chức công việc là vấn đề phân chia công việc và phối hợp thực hiện.
Ba nhiệm vụ này luôn có quan hệ chặt chẽ với nhau và liên kết nhau thành hệ thống nhiệm vụ chính trong thực hiện chức năng tổ chức nhà quản trị. Vai trò Trong sản xuất kinh doanh cũng vậy, mỗi doanh nghiệp đều thực hiện những mục tiêu nhất định, mà để thực hiện được các mục tiêu đó đòi hỏi phải có lực lượng điều hành toàn bộ quá trình sản xuất. Đó chính là lực lượng lao động quản lý trong doanh nghiệp và hình thành lên bộ máy quản lý. Như vậy, trong mỗi doanh nghiệp nếu không có cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý thì không có một lực lượng nào có thể tiến hành nhiệm vụ quản lý, và không có quá trình sản xuất nào được thực hiện nếu không có cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý.
Từ những lập luận trên cho ta thấy rõ vai trò quan trọng của cơ cấu tổ chức bộ máy, nó quyết định toàn bộ quá trình hoạt động của tổ chức. Cơ cấu tổ chức gọn nhẹ, linh hoạt, phù hợp với yêu cầu của tổ chức sẽ giúp cho việc thực hiện các nhiệm vụ một cách nhanh chóng và đạt hiệu quả cao. MỤC ĐÍCH VÀ Ý NGHĨA CỦA CÔNG TÁC TỔ CHỨC BỘ MÁY TRONG DOANH NGHIỆP 1. Mục đích 1 Thành lập các bộ phận trong tổ chức, phân chia công việc để mỗi bộ phận, thành viên đảm nhận những hoạt động cụ thể cần thiết.
Thiết kế và xác định các mối liên hệ trong tổ chức và nhiệm vụ, quyền hành và trách nhiệm giữa các bộ phận đó. Phân chia quyền lực, tạo lập quyền hành. Ý nghĩa Trong sản xuất kinh doanh cũng vậy, mỗi doanh nghiệp đều thực hiện những mục tiêu nhất định, mà để thực hiện được các mục tiêu đó đòi hỏi phải có lực lượng điều hành toàn bộ quá trình sản xuất. Đó chính là lực lượng lao động quản lý trong doanh nghiệp và hình thành nên bộ máy quản lý.
Như vậy, trong mỗi doanh nghiệp nếu không có cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý thì không có một lực lượng nào có thể tiến hành nhiệm vụ quản lý, và không có quá trình sản xuất nào được thực hiện nếu không có cơ cấu tổ chức bộ máy. Chính vì vậy mà công tác tổ chức bộ máy luôn mang ý nghĩa quan trọng đối với hoạt động của doanh nghiệp. Sự cần thiết của công tác tổ chức bộ máy trong doanh nghiệp Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý có vai trò vô cùng quan trọng trong việc nâng cao hiệu quả kinh tế – xã hội. Bất kỳ doanh nghiệp nào muốn có hiệu quả sản xuất cao, mọi hoạt động phải được thông suốt đồng bộ, thống nhất thì vấn đề quan tâm trước hết là cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý doanh nghiệp.
Bởi bộ máy quản lý doanh nghiệp là nơi đề ra những chủ trương, chiến lược, sách lược và các kế hoạch phát triển của doanh nghiệp. Vì thế một doanh nghiệp có cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý hợp lí sẽ thúc đẩy sản xuất kinh doanh phát triển. Ngược lại nếu cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý doanh nghiệp mà cứng nhắc, không phù hợp thì hiệu quả sản xuất kinh doanh sẽ kém. Như vậy, cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của doanh nghiệp giữ một vị trí then chốt.
Nếu thiếu một cơ cấu tổ chức hợp lí sẽ gây khó khăn cho công tác quản lý. CÁC YẾU TỐ ẢNH HƯỞNG ĐẾN CÔNG TÁC TỔ CHỨC BỘ MÁY TRONG DOANH NGHIỆP 2 1. Mục tiêu nhiệm vụ chiến lược của doanh nghiệp Hiện nay một điều được chấp nhận chung là chiến lược và cơ cấu tổ chức là hai mặt không thể tách rời trong hoạt động quản trị doanh nghiệp. Chiến lược được thực hiện thành công hay không tuỳ thuộc vào các hoạt động của tổ chức được phân chia, sắp xếp và phối hợp như thế nào, tức là tuỳ thuộc vào cơ cấu tổ chức cụ thể.
Mối quan hệ giữa cơ cấu tổ chức và chiến lược được thể hiện: Cơ cấu tổ chức phải phù hợp với chiến lược; cơ cấu doanh nghiệp được thiết kế hoặc điều chỉnh là để tạo điều kiện cho việc thực hiện các mục tiêu chiến lược của thời kì xác định. Nếu một công ty có cơ cấu dựa trên các nhóm khách hàng thì các nguồn lực sẽ được phân phối theo cách đó. Tương tự, nếu cơ cấu của một công ty được thiết lập theo các bộ phận kinh doanh chức năng thì các nguồn lực sẽ được phân theo các lĩnh vực chức năng. Hình thức pháp lý của doanh nghiệp Hình thức pháp lý của doanh nghiệp ảnh hưởng trực tiếp đến việc hình thành cơ cấu tổ chức bộ máy quản trị.
Thông thường, nhân tố này tác động có tính chất “bắt buộc” phải thiết kế bộ máy quản trị theo các tiêu thức nhất định. Hình thức pháp lý của doanh nghiệp sẽ do luật pháp của từng quốc gia quy định, nên giữa các quốc gia khác nhau thường không giống nhau. Ở Việt Nam, theo luật doanh nghiệp nhà nước: các doanh nghiệp nhà nước được phân làm hai loại: Tổng công ty nhà nước và các doanh nghiệp nhà nước độc lập. Những doanh nghiệp có quy mô lớn thì cơ cấu tổ chức quản lý có: Hội đồng quản trị, Ban kiểm tra, Tổng giám đốc hoặc giám đốc và bộ máy giúp việc.
Công nghệ và kỹ thuật sản xuất của doanh nghiệp Nhiều công trình nghiên cứu đã chứng minh rằng công nghệ sản xuất của xí nghiệp là một yếu tố quan trọng có ảnh hưởng đến việc thiết kế bộ máy tổ chức. Khởi thủy, cuộc nghiên cứu nhằm tìm mối quan hệ giữa thành quả quản trị với việc ứng dụng các nguyên tắc tổ chức. Các cuộc điều tra cho thấy không có mối quan hệ nào giữa hai yếu tố trên, nhưng lại tìm thấy mối quan hệ giữa cơ cấu tổ chức của xí nghiệp với công nghệ ứng dụng. Những xí nghiệp có công nghệ sản 3 xuất, qui trình hoạt động phức tạp thường có cơ cấu tổ chức nhiều cấp bậc, với đặc điểm là mức độ giám sát và phối hợp công việc được thực hiện với cường độ cao.
Môi trường kinh doanh của doanh nghiệp Doanh nghiệp hoạt động sản xuất kinh doanh luôn gắn liền với môi trường kinh doanh xác định. Môi trường kinh doanh là tổng hợp các yếu tố, các điều kiện có tính chất khách quan và chủ quan, có ảnh hưởng trực tiếp hay gián tiếp đến hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Môi trường kinh doanh thường xuyên vận động biến đổi, bởi vậy, các doanh nghiệp phải thường xuyên phân tích môi trường kinh doanh để có khả năng thích ứng. Tính ổn định hay không ổn định của môi trường kinh doanh tác động rất lớn đến việc hình thành và hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản trị doanh nghiệp.
Trong cơ chế thị trường, tính không ổn định của sản xuất kinh doanh là rất cao, một cơ cấu tổ chức thích ứng với điều kiện này phải là một cơ cấu tổ chức không cứng nhắc, đảm bảo tính linh hoạt cao, dễ thích ứng với những thay đổi của môi trường kinh doanh. Qui mô và mức độ phức tạp của doanh nghiệp Doanh nghiệp có qui mô càng lớn, càng phức tạp thì hoạt động của doanh nghiệp cũng phức tạp theo. Do đó các nhà quản lý cần phải đưa ra một mô hình cơ cấu quản lý hợp lí sao cho đảm bảo quản lý được toàn bộ hoạt động của doanh nghiệp đồng thời phải làm sao để bộ máy quản lý không cồng kềnh và phức tạp về mặt cơ cấu. Còn đối với các doanh nghiệp vừa và nhỏ thì bộ máy quản lý phải chuyên, tinh, gọn nhẹ để dễ thay đổi phù hợp với tình hình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
Nguồn lực khác Ngoài các yếu tố đã nêu trên thì còn các nguồn lực khác như cơ sở vật chất, trang thiết bị, nhân sự và tài chính ảnh hưởng ảnh hưởng đến công tác tổ chức bộ máy trong doanh nghiệp. NỘI DUNG CƠ BẢN TRONG CÔNG TÁC TỔ CHỨC BỘ MÁY 1. Nguyên tắc của công tác tổ chức bộ máy 4 1. Nguyên tắc gắn với mục tiêu Tổ chức với mục đích của nó là nhằm thực hiện mục tiêu hay tổ chức bộ máy trên cơ sở phù hợp với mục tiêu đã định.
Công tác tổ chức phải đảm bảo cân xứng với yêu cầu mục tiêu cần thực hiện. Nguyên tắc hiệu quả Công tác tổ chức phải đảm bảo thực hiện trên nguyên tắc giảm chi phí do đó doanh nghiệp cần phải phân công công việc đúng người, phù hợp với khả năng, trình độ,… 1. Nguyên tắc cân đối Cân đối giữa quyền hành và trách nhiệm. Sự phân bố nhiệm vụ phải rõ ràng hợp lí và hợp với khả năng với quyền hạn và trách nhiệm của cá nhân bộ phận đó tại doanh nghiệp.
Nguyên tắc linh hoạt Môi trường xung quanh mỗi doanh nghiệp luôn luôn biến đổi theo chiều hướng khác nhau vì vậy bộ máy tổ chức linh hoạt sẽ giúp nhà quản trị đối phó kịp thời với những thay đổi của tình hình liên quan đến hoạt động tổ chức. Nguyên tắc thống nhất chỉ huy Mỗi cá nhân trong tổ chức chỉ chịu điều hành của một cấp chỉ huy trực tiếp để tránh các mâu thuẫn hoặc ưu tiên trái ngược nhau khi cấp dưới có nhiều cấp trên chỉ huy. Nguyên tắc khoa học Xác định rõ ràng cụ thể các yếu tố ảnh hưởng đến công tác tổ chức, như mục tiêu hoạt động của tổ chức cần thực hiện, tính chất ngành nghề kinh doanh, chức năng hoạt động của tổ chức, công nghệ, năng lực và trình độ nhân sự,v.v…Sử dụng các quan sát, dấu hiệu biểu hiện mang tính vật chất và bất thường các yếu tố nhằm thu thập dữ liệu và phân tích chúng để giải thích cách thức hoạt động tồn tại 5 của sự vật hiện tượng liên quan làm cơ sở cho công tác tổ chức được sự phù hợp với hoàn cảnh thực hiện của tổ chức.