Luận Văn: Hoàn Thiện Cơ Cấu Tổ Chức Công Ty Cổ Phần Đầu Tư Thương Mại Phát Triển Nội Thất An Phú

Luận văn phân tích và đề xuất giải pháp hoàn thiện cơ cấu tổ chức tại Công ty Cổ phần Đầu tư Thương mại Phát triển Nội thất An Phú.

• Tác giả: Nguyễn Thị Mai Hương
• Người hướng dẫn: Ths. Trịnh Đức Duy
• Trường học: Đại Học Thương Mại
• Chuyên ngành: Quản trị doanh nghiệp
• Đề tài: Hoàn Thiện Cơ Cấu Tổ Chức Của Công Ty Cổ Phần Đầu Tư Thương Mại Phát Triển Nội Thất An Phú
• Loại tài liệu: khóa luận tốt nghiệp
• Năm xuất bản: 2017
• Địa điểm: Hà Nội

Mục lục chi tiết

• LỜI CẢM ƠN
• MỤC LỤC TÓM LƯỢC
• DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT
• PHẦN MỞ ĐẦU
• 0.1. Tính cấp thiết của đề tài
• 0.2. Tổng quan tình hình nghiên cứu có liên quan đến đề tài
• 0.3. Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu
• 0.4. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
• 0.5. Phương pháp nghiên cứu
• 0.6. Phương pháp luận
• 0.7. Kết cấu đề tài
• 1. CHƯƠNG 1: MỘT SỐ LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ CƠ CẤU TỔ CHỨC
• 1.1. Bản chất và chức năng của cơ cấu tổ chức doanh nghiệp
• 1.2. Khái niệm cơ cấu tổ chức bộ máy doanh nghiệp
• 1.3. Chức năng và ý nghĩa của việc tổ chức bộ máy quản lý doanh nghiệp
• 1.4. Các nội dung lý luận trong cơ cấu tổ chức doanh nghiệp
• 1.4.1. Yêu cầu đối với cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý doanh nghiệp
• 2. CHƯƠNG 2: PHÂN TÍCH VÀ ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA CÔNG TY NỘI THẤT AN PHÚ
• 2.1. Giới thiệu khái quát về công ty nội thất An Phú
• 2.2. Quá trình hình thành và phát triển của công ty nội thất An Phú
• 2.3. Chức năng, nhiệm vụ của công ty nội thất An Phú
• 2.4. Phân tích, đánh giá thực trạng cơ cấu tổ chức của công ty nội thất An Phú
• 2.5. Các yếu tố ảnh hưởng đến cơ cấu tổ chức của công ty nội thất An Phú
• 2.6. Chiến lược của công ty nội thất An Phú
• 2.7. Ngành nghề kinh doanh của công ty
• 2.8. Đặc điểm về lao động, quy mô của công ty
• 2.9. Đặc điểm về công nghệ, nhà xưởng
• 2.10. Tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh năm 2014, 2015, 2016
• 2.11. Phân tích, đánh giá thực trạng cơ cấu tổ chức của công ty
• 2.12. Cơ cấu tổ chức bộ máy công ty nội thất An Phú
• 2.13. Chức năng, nhiệm vụ của các đơn vị trong bộ máy quản lý
• 2.14. Tổng hợp kết quả điều tra về cơ cấu tổ chức của công ty nội thất An Phú
• 2.15. Các kết luận về thực trạng cơ cấu tổ chức của công ty nội thất An Phú
• 2.16. Nhược điểm và nguyên nhân
• 3. CHƯƠNG 3: ĐỀ XUẤT VÀ KIẾN NGHỊ ĐỂ NHẰM GÓP PHẦN HOÀN THIỆN CƠ CẤU TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ THƯƠNG MẠI PHÁT TRIỂN NỘI THẤT AN PHÚ
• 3.1. Phương hướng hoạt động của công ty An Phú trong thời gian tới
• 3.2. Quan điểm hoàn thiện cơ cấu tổ chức tại công ty nội thất An Phú
• 3.3. Các đề xuất, kiến nghị để giải quyết vấn đề còn tồn tại trong cơ cấu hiện tại
• 3.3.1. Các đề xuất đối với công ty nội thất An Phú
• 3.3.2. Hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý
• 3.3.3. Hoàn thiện chức năng, nhiệm vụ của bộ máy quản lý
• 3.3.4. Đào tạo, bồi dưỡng nâng cao trình độ của trưởng phòng
• 3.3.5. Hoàn thiện tổ chức nơi làm việc và điều kiện lao động
• 3.3.6. Xây dựng tiêu chuẩn công việc và tiến hành các biện pháp kỷ luật
• 3.3.7. Xây dựng chiến lược quản lý nhân sự dài hạn
• 3.3.8. Kiến nghị đối với nhà nước
• DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO
• DANH MỤC SƠ ĐỒ, HÌNH VẼ
• DANH MỤC BẢNG BIỂU
• DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT

Tóm tắt

I. Cơ cấu tổ chức và vai trò trong doanh nghiệp

Cơ cấu tổ chức là yếu tố nền tảng quyết định hiệu quả hoạt động của bất kỳ doanh nghiệp nào. Đối với Công ty Cổ phần Đầu tư Thương mại Phát triển Nội thất An Phú, việc xây dựng và hoàn thiện cơ cấu tổ chức là nhiệm vụ quan trọng nhằm đảm bảo sự phối hợp nhịp nhàng giữa các phòng ban. Cơ cấu tổ chức không chỉ giúp phân chia nhiệm vụ rõ ràng mà còn tạo ra hệ thống quản lý hiệu quả, từ đó thúc đẩy phát triển doanh nghiệp. Các yếu tố như quản lý công ty, chiến lược phát triển, và cơ cấu quản lý đều phụ thuộc vào việc thiết kế cơ cấu tổ chức hợp lý.

1.1. Khái niệm và chức năng của cơ cấu tổ chức

Theo các nghiên cứu, cơ cấu tổ chức là hệ thống các mối quan hệ chính thức giữa các bộ phận trong doanh nghiệp. Nó xác định rõ nhiệm vụ, quyền hạn và trách nhiệm của từng cá nhân, đơn vị. Đối với Công ty Cổ phần Đầu tư Thương mại Phát triển Nội thất An Phú, cơ cấu tổ chức giúp phân bổ nguồn lực hiệu quả, đảm bảo các hoạt động sản xuất và kinh doanh diễn ra trơn tru. Cơ cấu doanh nghiệp còn là nền tảng để xây dựng chiến lược phát triển và nâng cao năng lực cạnh tranh.

1.2. Yêu cầu đối với cơ cấu tổ chức

Một cơ cấu tổ chức hiệu quả cần đảm bảo tính tối ưu, linh hoạt và kinh tế. Tính tối ưu thể hiện qua việc thiết kế các mối quan hệ hợp lý giữa các cấp quản lý. Tính linh hoạt giúp doanh nghiệp thích ứng nhanh với biến động thị trường. Tính kinh tế đòi hỏi chi phí quản lý phải tương xứng với hiệu quả đạt được. Đối với An Phú, việc áp dụng các nguyên tắc này sẽ giúp hoàn thiện cơ cấu quản lý và nâng cao hiệu suất hoạt động.

II. Thực trạng cơ cấu tổ chức tại An Phú

Phân tích thực trạng cơ cấu tổ chức của Công ty Cổ phần Đầu tư Thương mại Phát triển Nội thất An Phú cho thấy những thành công và hạn chế trong quá trình quản lý. Công ty đã xây dựng được hệ thống phòng ban chức năng rõ ràng, nhưng vẫn tồn tại một số bất cập như sự chồng chéo nhiệm vụ và thiếu sự phối hợp giữa các bộ phận. Quản lý công ty cần tập trung vào việc tối ưu hóa cơ cấu doanh nghiệp để đáp ứng yêu cầu phát triển trong bối cảnh cạnh tranh ngày càng gay gắt.

2.1. Phân tích cơ cấu hiện tại

Cơ cấu tổ chức hiện tại của An Phú bao gồm các phòng ban như kinh doanh, kế toán, kỹ thuật và sản xuất. Mỗi phòng ban có chức năng và nhiệm vụ riêng, nhưng sự phối hợp giữa các bộ phận chưa thực sự hiệu quả. Điều này dẫn đến tình trạng chậm trễ trong việc ra quyết định và thực thi công việc. Cơ cấu quản lý cần được điều chỉnh để tăng cường sự liên kết và thống nhất giữa các đơn vị.

2.2. Những hạn chế và nguyên nhân

Một trong những hạn chế lớn nhất là sự thiếu đồng bộ trong quản lý công ty. Các quy trình làm việc chưa được chuẩn hóa, dẫn đến sự chồng chéo nhiệm vụ và giảm hiệu suất. Nguyên nhân chính là do cơ cấu tổ chức chưa được thiết kế phù hợp với quy mô và định hướng phát triển của công ty. Để khắc phục, An Phú cần tập trung vào việc hoàn thiện cơ cấu doanh nghiệp và nâng cao năng lực quản lý.

III. Giải pháp hoàn thiện cơ cấu tổ chức

Để hoàn thiện cơ cấu tổ chức, Công ty Cổ phần Đầu tư Thương mại Phát triển Nội thất An Phú cần thực hiện một số giải pháp cụ thể. Trọng tâm là tối ưu hóa hệ thống phòng ban, nâng cao năng lực quản lý và xây dựng chiến lược phát triển dài hạn. Việc áp dụng các giải pháp này sẽ giúp công ty tăng cường hiệu quả hoạt động và đạt được mục tiêu kinh doanh.

3.1. Tối ưu hóa hệ thống phòng ban

Một trong những giải pháp quan trọng là tối ưu hóa hệ thống phòng ban. An Phú cần rà soát lại chức năng và nhiệm vụ của từng bộ phận để tránh sự chồng chéo. Đồng thời, công ty nên xây dựng quy trình làm việc chuẩn hóa, đảm bảo sự phối hợp nhịp nhàng giữa các đơn vị. Điều này sẽ giúp nâng cao hiệu quả quản lý công ty và thúc đẩy phát triển doanh nghiệp.

3.2. Nâng cao năng lực quản lý

Nâng cao năng lực quản lý là yếu tố then chốt để hoàn thiện cơ cấu tổ chức. An Phú cần đầu tư vào đào tạo và phát triển đội ngũ quản lý, đặc biệt là các trưởng phòng. Việc này sẽ giúp họ nắm vững kiến thức và kỹ năng cần thiết để điều hành hiệu quả. Bên cạnh đó, công ty nên xây dựng chiến lược quản lý nhân sự dài hạn để thu hút và giữ chân nhân tài.

Trích đoạn nội dung tài liệu

CHƯƠNG 1: MỘT SỐ LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ CƠ CẤU TỔ CHỨC 1. Bản chất và chức năng của cơ cấu tổ chức doanh nghiệp 1. Khái niệm cơ cấu tổ chức bộ máy doanh nghiệp - Cơ cấu tổ chức là : Theo Nguyễn Hải Sản, 2005, Quản Trị Học, NXB Thống Kê, tác giả đã đưa ra khái niệm về cơ cấu tổ chức là: “Cơ cấu tổ chức là một hệ thống các mối quan hệ hoạt động chính thức bao gồm nhiều công việc riêng rẽ, cũng như những công việc tập thể. Sự phân chia công việc thành những phần việc cụ thể nhằm xác định ai sẽ làm công việc gì và sự kết hợp nhiều công việc cụ thể nhằm chỉ rõ cho mọi người thấy học phải cùng làm việc với nhau như thế nào”.

Đoàn Thị Thu Hà, Ts. Nguyễn Thị Ngọc Huyền, 2002, Giáo Trình Quản Trị Học, NXB Tài Chính Hà Nội, tác giả đưa ra khái niệm: “Cơ cấu tổ chức (chính thức) là tổng hợp các bộ phận (đơn vị và cá nhân) có mối liên hệ và quan hệ phụ thuộc lẫn nhau, được chuyên môn hoá, có những nhiệm vụ, quyền hạn và trách nhiệm nhất định, được bố trí theo những cấp, những khâu khác nhau nhằm thực hiện các hoạt động của tổ chức và tiến tới những mục tiêu đã xác định”. Theo Bài Giảng Quản Trị Học, Trường Đại Học Thương Mại đã đưa ra khái niệm cơ cấu tổ chức là một tập hợp các bộ phận khác nhau có mối liên hệ và quan hệ phụ thuộc nhau, được chuyên môn hóa theo những chức trách, nhiệm vụ và quyền hạn nhất định nhằm đảm bảo thực hiện các mục tiêu chung đã được xác định. Tổ chức bộ máy quản lý doanh nghiệp là dựa trên những chức năng, nhiệm vụ đã xác định của bộ máy quản lý dể sắp xếp về lực lượng, bố trí về cơ cấu, xây dựng mô hình va làm cho toàn bộ hệ thống quản lý của doanh nghiệp hoạt động như một chỉnh thể có hiệu lực nhất.

Chức năng và ý nghĩa của việc tổ chức bộ máy quản lý doanh nghiệp Cơ cấu tổ chức giúp cho nhân viên cùng làm việc với nhau một cách có hiệu quả bởi: Phân bổ nguồn nhân lực và các nguồn lực khác cho từng công việc cụ thể; Xác định rõ trách nhiệm và cách thức thể hiện vai trò của mỗi thành viên theo quy chế của bản mô tả công việc, sơ đồ tổ chức và hệ thống phân cấp quyền hạn trong tổ chức; Làm cho nhân viên hiểu nhưng kỳ vọng của tổ chức đối với họ thông qua các quy tắc, quy trình làm việc và những tiêu chuẩn về thành tích của mỗi công việc; Xác định quy chế thu nhập, xử lý thông tin để ra quyết định và giải quyết các vấn đề của tổ chức. 5 Bộ máy quản lý của doanh nghiệp không là bộ phận trực tiếp sản xuất trong doanh nghiệp, nó có chức năng lựa chọn, sắp xếp, điều phối toàn bộ hoạt động sản xuất kinh doanh trong mỗi doanh nghiệp. Bên cạnh đó, bộ máy phải đảm bảo cho việc quản lý kinh doanh của doanh nghiệp luôn theo hướng phát triển, tổ chức tốt mọi công tác trong doanh nghiệp nhằm đem lại những hiệu quả cao nhất trong quá trình hình thành và thực hiện các mục tiêu đã đặt ra. Thiếu một cơ cấu quản lý hợp lý sẽ gây ra rất nhiều khó khăn cho doanh nghiệp hoạt động, đặc biệt là trong công tác quản lý.

Xây dựng một cơ cấu tổ chức hợp lý giúp thực thi nhiệm vụ có hiệu quả, góp phần quan trọng thực hiện mục tiêu của doanh nghiệp. Công tác tổ chức hiệu quả giúp chức năng tổ chức và phối hợp hoạt động tốt, từ đó tận dụng phát huy toàn diện nguồn tài nguyên của tổ chức, nguồn lực con người và áp dụng khoa học kỹ thuật tốt trong hoạt động quản lý. Các nội dung lý luận trong cơ cấu tổ chức doanh nghiệp 1. Yêu cầu đối với cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý doanh nghiệp  Phải bảo đảm tính tối ưu: Giữa các khâu và các cấp quản trị đều thiết lập các mối quan hệ hợp lý thiết kế sao cho số lượng cấp quản lý là ít nhất không thừa, thiếu bộ phận nào, không chồng chéo nhiệm vụ giữa các phòng ban sao cho nhiệm vụ quyền hạn phải tương ứng.

 Đảm bảo linh hoạt Trong kinh doanh ai đi trước là thắng. Khi thị trường biến động thì nhiệm vụ của doanh nghiệp cũng thay đổi theo. Nếu người quản lý không linh hoạt, khi cầu vượt quá cung mà doanh nghiệp mới sản xuất thì tất yếu sẽ thua lỗ. Cơ cấu tổ chức quản lý phải đảm bảo tính chính xác của tất cả các thông tin được sử dụng trong doanh nghiệp nhờ đó đảm bảo được sự phối hợp tốt các hoạt động và nhiệm vụ của tất cả các bộ phận của doanh nghiệp.

 Đảm bảo tính kinh tế: Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý phải sử dụng chi phí quản lý đạt hiệu quả nhất, tiêu chuẩn xem xét yêu cầu này là mối tương quan giữa chi phí dự định và kết quả.  Thiết kế bộ máy quản lý phải bảo đảm nguyên tắc chế độ một thủ trưởng Quyền quyết định về kinh tế kỹ thuật, tổ chức hành chính đời sống trong phạm vi toàn doanh nghiệp và từng bộ phận phải được giao cho một người - thủ trưởng. Người 6 đó có nhiệm vụ quản lý toàn bộ các hoạt động của đơn vị mình, được trao những trách nhiệm và quyền hạn nhất định. Những nguyên tắc cơ bản để xây dựng và hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy doanh nghiệp Những nguyên tắc tổ chức chính thường được sử dụng trên thực tế là: Thống nhất chỉ huy: Mỗi thành viên trong tổ chức chỉ chịu trách nhiệm báo cáo cho nhà quản trị trực tiếp của mình.

Gắn với mục tiêu: Bao giờ bộ máy của công ty cũng phải phù hợp với mục tiêu. Mục tiêu là cơ sở để xây dựng bộ máy tổ chức của công ty. Cân đối: Cân đối giữa quyền hành và trách nhiệm, cân đối về các công việc giữa các đơn vị với nhau. Sự cân đối sẽ tạo sự ổn định trong công ty và phải có cân đối trong mô hình tổ chức công ty nói chung.

Linh hoạt: Bộ máy quản trị phải linh hoạt để có thể đối phó kịp thời với sự thay đổi của môi trường bên ngoài và nhà quản trị cũng phải linh hoạt trong hoạt động để có những quyết định đáp ứng với sự thay đổi của tổ chức. Nguyên tắc hiệu quả: Nguyên tắc này đòi hỏi cơ cấu tổ chức quản trị phải thu được kết quả hoạt động cao nhất so với chi phí mà doanh nghiệp đã bỏ ra, đồng thời bảo đảm hiệu lực hoạt động của các phân hệ và tác động điều khiển của các giám đốc. Những phương pháp hình thành cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý  Phương pháp tương tự: Là một phương pháp hình thành cơ cấu tổ chức mới dựa vào việc thừa kế những kinh nghiệm thành công và gạt bỏ những yếu tố bất hợp lý của các cơ cấu tổ chức có sẵn. Cơ sở phương pháp luận để xác định sự tương tự là sự phân loại đối tượng quản trị căn cứ vào những dấu hiệu nhất định.

Ưu điểm của phương pháp này là quá trình hình thành cơ cấu nhanh, chi phí để thiết kế cơ cấu ít, thừa kế có phân tích những kinh nghiệm quý báu của quá khứ. Tuy nhiên, sự sao chép máy móc kinh nghiệm, thiếu phân tích những điều kiện thực tế của cơ cấu tổ chức sắp hoạt động là những khuynh hướng cần ngăn ngừa. Đây là phương pháp đã được áp dụng khá phổ biến ở nhiều nơi, nhiều nước. 7  Phương pháp phân tích theo yếu tố Gồm các bước như sau: Bước 1: Phân tích tình hình thực hiện các chức năng đã quy định cho từng bộ phận, từng nhân viên của bộ máy quản trị.

Bước 2: Phân tích khối lượng công tác thực tế của mỗi bộ phận, mỗi con người, phát hiện khâu yếu trong việc phân bổ khối lượng công việc quản lý. Bước 3: Phân tích việc phân chia quyền hạn và trách nhiệm cho các bộ phận, các cấp quản trị. Bước 4: Phân tích việc thực hiện những văn kiện, tài liệu, những quy định ràng buộc của các cơ quan quản lý vĩ mô và trong phạm vi nội bộ cơ cấu tổ chức quản trị doanh nghiệp. Bước 5: Phân tích tình hình tăng giảm số lượng và tỷ lệ cán bộ, nhân viên gián tiếp so với trực tiếp sản xuất.

Tỷ trọng tiền lương cán bộ gián tiếp trong giá thành sản phẩm. Bước 6: Phân tích sự phù hợp giữa trình độ cán bộ, nhân viên quản trị hiện có (cơ cấu trình độ) với yêu cầu công việc. Bước 7: Phân tích điều kiện làm việc, hợp lý hoá lao động và cơ khí hoá lao động của cán bộ và nhân viên quản trị. Bước 8: Phân tích những nhân tố khách quan có tác động tích cực và tiêu cực đến việc duy trì sự ổn định của quản trị doanh nghiệp.

Kết quả của phân tích là những nhận xét, đánh giá mặt hợp lý và chưa hợp lý của cơ cấu hiện hành, trên cơ sở đó dự thảo cơ cấu tổ chức mới (đã được cải tiến hoặc hoàn thiện). Để đánh giá chính xác, phải chấp nhận một loạt những kết luận có tính nguyên tắc cho việc hoàn thiện cơ cấu tổ chức quản trị. - Trường hợp hình thành cơ cấu tổ chức quản trị mới: Bước 1: Dựa vào những tài liệu ban đầu, những văn bản hướng dẫn của các cơ quan quản lý vĩ mô, những quy định có tính chất luật pháp để xây dựng sơ đồ cơ cấu tổ chức quản trị tổng quát và xác định các đặc trưng cơ bản nhất của cơ cấu tổ chức này. Kết quả thực hiện giai đoạn một là xây dựng mục tiêu của tổ chức, xây dựng các phân hệ chức năng nhằm bảo đảm thực hiện mục tiêu, phân cấp nhiệm vụ, quyền hạn cho từng cấp quản trị.

Xác lập các mối quan hệ cơ bản giữa các bộ phận và với các cơ quan cấp trên, các đơn vị hiệp tác bên ngoài, xác định các nhu cầu bảo đảm cán bộ và thông 8 tin. Như vậy bước một là nhằm giải quyết những vấn đề có tính chất định tính đối với cơ cấu tổ chức quản trị. Bước 2: Xác định các thành phần, các bộ phận của cơ cấu tổ chức và xác lập các mối quan hệ giữa các bộ phận ấy. Nội dung cơ bản ở bước này được thể hiện ở việc xây dựng phân hệ trực tuyến, phân hệ chức năng và chương trình mục tiêu.