PHẦN MỞ ĐẦU 1. Lý do chọn đề tài Trong bất cứ một công ty hay xí nghiệp nào, dù nhỏ hay lớn cũng đều phải có bộ máy tổ chức, nghĩa là phải có guồng máy, có phân cấp, phân công công việc rõ ràng, để công việc có thể diễn ra một cách cụ thể và hiệu quả. Đứng trƣớc xu thế toàn cầu hóa, hội nhập hóa mạnh mẽ nhƣ hiện nay, các công ty ở nƣớc ta đang phải đối mặt với những thách thức to lớn, phải cạnh tranh với những công ty nƣớc ngoài có quy mô lớn, tiềm lực tài chính mạnh, trình độ cao và có kinh nghiệm trên thƣơng trƣờng. Công ty Việt Nam để có thể đứng vững trên sân nhà của mình, trƣớc hết phải xây dựng một bộ máy tổ chức hoạt động hiệu quả, linh hoạt, liên kết các phòng ban, các nguồn lực, nhân lực lại với nhau thành một khối thống nhất, cùng nhau thực hiện các chiến lƣợc, sách lƣợc đã đề ra để hoàn thành mục tiêu chung của tổ chức, đƣa tổ chức phát triển, đủ khả năng cạnh tranh với các đối thủ của mình.
Hay nói một cách chính xác, việc tổ chức bộ máy hoạt động giữa các phòng ban trong một công ty là rất quan trọng và cần đƣợc thực hiện nghiêm túc để có đƣợc kết quả hoạt động tốt nhất. Công ty Trách nhiệm hữu hạn Thƣơng mại Xây dựng Thiên Phƣớc Lộc là một tổ chức sản xuất, kinh doanh dịch vụ, hàng hóa liên quan đến ngành xây dựng công trình đƣờng sắt và đƣờng bộ. Trong khi đó, triển vọng của ngành xây dựng cơ sở hạ tầng hiện đang đƣợc đánh giá rất khả quan. Theo thống kê, Việt Nam có khoảng 40% số lƣợng đƣờng bộ trong hệ thống giao thông có chất lƣợng thấp và rất thấp.
Do đó, lƣợng vốn ƣớc tính cần cho việc nâng cấp hệ thống đƣờng bộ sẽ đạt 48-60 tỷ USD cho đến năm 2020, tƣơng đƣơng với nhu cầu đầu tƣ hàng năm vào khoảng 202. Ngoài ra, Chính phủ cũng đã lên kế hoạch xây dựng 26 sân bay (10 sân bay quốc tế và 16 sân bay nội địa) cho đến năm 2020. Chính vì vậy, nhu cầu đối với vật tƣ xây dựng và dịch vụ xây dựng là rất cao, dẫn đến việc ngày có nhiều công ty dịch vụ xây dựng trong và ngoài nƣớc ở Việt Nam. Để giữ vững đƣợc vị trí của mình và ngày càng phát triển trên thị trƣờng, công ty Trách nhiệm hữu hạn Thƣơng mại Xây dựng Thiên Phƣớc Lộc cần phải có một bộ máy tổ chức vững mạnh, một ngƣời lãnh đạo hiệu quả.
Vì vậy, em chọn đề tài : Nghiên cứu công tác tổ chức bộ máy tại Công ty Trách nhiệm hữu hạn Thƣơng mại Xây dựng Thiên Phƣớc Lộc với mong muốn có thể đóng góp một phần nhỏ giải pháp giúp cho Công ty Trách nhiệm hữu hạn Thƣơng mại Xây dựng Thiên Phƣớc Lộc phát triển mạnh mẽ trên con đƣờng hội nhập trong thời gian tới, cũng nhƣ ngày càng khẳng định đƣợc vị trí của mình trên thị trƣờng Việt Nam. Tóm gọn nội dung đề tài Đề tài này phân tích cơ cấu bộ máy tổ chức các phòng ban của công ty, đồng thời làm rõ hơn tầm quan trọng của việc tổ chức bộ máy một cách chặt chẽ. Mục tiêu nghiên cứu Nghiên cứu mô hình tổ chức bộ máy hoạt động các phòng ban tại công ty, tìm ra những ƣu điểm và nhƣợc điểm tồn tại bên trong, từ đó đƣa ra một số giải pháp, kiến nghị trong thời gian tới cho công ty nhằm củng cố bộ máy tổ chức. Đối tƣợng nghiên cứu Các yếu tố làm nên bộ máy tại các phòng ban trong công ty Trách nhiệm hữu hạn Thƣơng mại Xây dựng Thiên Phƣớc Lộc.
Phạm vi nghiên cứu Nghiên cứu hoạt động tổ chức bộ máy tại các phòng ban trong nội bộ công ty Trách nhiệm hữu hạn Thƣơng mại Xây dựng Thiên Phƣớc Lộc 6. Phƣơng pháp nghiên cứu Sử dụng các phƣơng pháp đánh giá, so sánh, tổng hợp, quan sát thực tế, thu thập, sử dụng sơ đồ, biểu đồ để phân tích làm rõ đề tài. Bố cục đề tài Chƣơng 1: Cơ sở lý luận về công tác tổ chức và cơ cấu tổ chức bộ máy Chƣơng 2: Nghiên cứu mô hình tổ chức bộ máy tại công ty Trách nhiệm hữu hạn Thƣơng mại Xây dựng Thiên Phƣớc Lộc Chƣơng 3: Giải pháp và kiến nghị. Ơ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC TỔ CHỨ V Ơ ẤU TỔ CHỨC BỘ MÁY 1.
KHÁI NI M VÀ VAI TRÒ CÔNG TÁC TỔ CHỨC BỘ MÁY 1. Khái niệm “Tổ chức bộ máy hay còn gọi là xây dựng tổ chức là một quá trình bao gồm xác định những hoạt động cần thiết để đạt đƣợc mục tiêu; nhóm gộp các hoạt động này thành hệ thống phòng, ban, bộ phận; bố trí lực lƣợng nhân sự và phân công cho các đơn vị, cá nhân đảm nhận công việc đó; giao phó quyền hạn để thực hiện hoạt động và chuẩn bị đầy đủ cho sự phối hợp các hoạt động, phối hợp quyền hạn và thông tin theo chiều ngang, chiều dọc bên trong cơ cấu tổ chức nhằm thực hiện mục tiêu chung đạt hiệu quả” (Harold Koontz, 1994, tr. Vai trò Tổ chức bộ máy quản trị công ty có vai trò rất quan trọng đối với công tác quản trị nói riêng và hoạt động kinh doanh của công ty nói chung. Một cơ cấu tổ chức tốt giúp cho công ty: Sử dụng hợp lý các nguồn lực, tránh bỏ sót nhân lực, tiềm lực trong bất kì phƣơng diện nào; kịp thời phát hiện,bồi dƣỡng và nâng cao, sử dụng các nguồn lực một cách có hiệu quả nhất.
Xác định rõ vị trí, vai trò của các đơn vị, cá nhân, cũng nhƣ mối liên hệ giữa các đơn vị và cá nhân này, hình thành các phòng ban chính thức trong tổ chức; xác định rõ mối liên quan giữa các phòng ban, các khâu nhiệm vụ. Phân định rõ các dòng thông tin, các kiểu dữ liệu, góp phần quan trọng trong việc ra các quyết định quản trị. MỤ ĐÍ V Ý NG ĨA ỦA CÔNG TÁC TỔ CHỨC BỘ MÁY 1. Mục đích Mục đích của tổ chức bộ máy là tạo ra một môi trƣờng cho mỗi cá nhân, bộ phận phát huy đƣợc năng lực của mình, đóng góp tốt nhất vào việc hoàn thành mục tiêu chung của tổ chức.
Những mục đích cụ thể của tổ chức bộ máy thƣờng là: Xây dựng một bộ máy quản trị gọn nhẹ và có hiệu lực. Phát huy hết sức mạnh của các nguồn tài nguyên vốn có. Tạo thế và lực cho tổ chức thích ứng với mọi hoàn cảnh thuận lợi cũng nhƣ khó khăn ở bên trong và bên ngoài đơn vị. Ý nghĩa Tổ chức bộ máy tốt sẽ giảm bớt mâu thuẫn giữa các cá nhân và ngăn ngừa sự trùng lặp công việc.
Thông tin sẽ dễ dàng hơn vì các nguồn thông tin chính xác, rõ ràng. Tổ chức giỏi tạo ra nền tảng vững chắc để phân loại năng lực từng cá nhân, xem xét họ theo kịp yêu cầu công việc đến mức nào. Khi nhiệm vụ và kỹ năng của mọi ngƣời đƣợc đánh giá đúng, việc lập ra mức lƣơng hợp lý cũng trở nên dễ dàng hơn. Tổ chức tốt cho phép công ty hoàn thành các mục tiêu đã đề ra và đƣa công ty ngày càng phát triển.
Nhân viên sẽ làm việc có hiệu quả nhất khi nhận thức rõ rằng mình có trách nhiệm với ai và nhiệm vụ của họ là gì. Để đảm bảo công ty hoạt động tốt nhất, mỗi công ty bắt buộc phải có một ngƣời đứng đầu tổ chức, trực tiếp chỉ đạo các đơn vị quản lý thực hiện nhiệm vụ, nhằm đảm bảo sự phối hợp nhịp nhàng giữa các thành viên trong tổ chức. Sự cần thiết phải thực hiện công tác tổ chức bộ máy trong công ty Cơ chế thị trƣờng ngày nay đòi hỏi bất cứ công ty nào cũng cần phải năng động, bắt kịp thời cơ trƣớc những thay đổi liên tục để đứng vững và ngày càng phát triển. Để đảm bảo cho việc thực hiện một mục tiêu chung thì mỗi phòng ban, bộ phận đều phải đƣợc tổ chức linh hoạt, năng động và có hiệu quả nhất.
Cơ cấu tổ chức ngày càng có vai trò quan trọng và có ảnh hƣởng lớn đến hoạt động sản xuất kinh doanh cũng nhƣ các hoạt động khác trong công ty. Xây dựng, hoàn thện cơ cấu tổ chức giúp phát huy cao nhất năng lực của từng cá nhân trong tổ chức, sử dụng tiết kiệm và hiệu quả nhất các yếu tố nguồn lực trong sản xuất. Vì vậy, mỗi công ty đều phải thực hiện công tác tổ chức bộ máy trong công ty, xây dựng và hoàn thiện cho mình một bộ máy gọn nhẹ, linh hoạt thích ứng nhanh và luôn có những bƣớc đi đúng trong từng giai đoạn cụ thể. NỘ DUNG Ơ ẢN CỦA CÔNG TÁC TỔ CHỨC BỘ MÁY 1.
Những yếu tố ảnh hƣởng đến công tác tổ chức bộ máy 1. Nhiệm vụ, mục tiêu, chiến lược kinh doanh của công ty Nhiệm vụ, mục tiêu sản xuất kinh doanh của công ty: Trong bất kì tổ chức kinh tế nào thì nhiệm vụ sản xuất kinh doanh và cơ cấu tổ chức là hai mặt không thể tách rời nhau. Khi có sự thay đổi nhiệm vụ sản xuất 2 kinh doanh của công ty thì cơ cấu tổ chức cũng thay đổi theo, nếu không thì bộ máy quản lý cũ sẽ làm cản trở việc phấn đấu đạt đƣợc mục tiêu mới đề ra của tổ chức công ty. Tuy nhiên không phải bao giờ sự thay đổi về nhiệm vụ sản xuất kinh doanh cũng đòi hỏi sự thay đổi bắt buộc của bộ máy quản lý, song các kết quả nghiên cứu đều ủng hộ ý kiến bộ máy quản lý cần đƣợc thay đổi theo nhiệm vụ sản xuất kinh doanh.
Chiến lược phát triển của công ty: Đây là yếu tố ảnh hƣởng mạnh mẽ nhƣng khó thấy, chiến lƣợc phát triển sẽ qui định cách thức hoạt động, do đó nó ảnh hƣởng đến cơ cấu tổ chức, với ý nghĩa là bộ máy điều hành công việc. Môi trường kinh doanh của công ty Đây là yếu tố ảnh hƣởng mạnh, vì tất cả các tổ chức luôn chịu sự tác động từ môi trƣờng, muốn tồn tại phải có khả năng thích nghi với những biến đổi của môi trƣờng. Nếu môi trƣờng luôn biến động và biến động nhanh chóng thì muốn có đƣợc thành công, đòi hỏi các công ty phải tổ chức bộ máy quản lý có mối quan hệ hữu cơ, cần đề ra các quyết định có tính chất phân tán với các thể lệ mềm mỏng, linh hoạt, các phòng ban có sự liên hệ chặt chẽ với nhau.