CHƯƠNG 1: MỘT SỐ VẤN ĐỀ LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ CƠ CẤU TỔ CHỨC TRONG DOANH NGHIỆP 1. Một số khái niệm cơ bản. Khái niệm về cơ cấu tổ chức. - Khái niệm: Cơ cấu tổ chức là tập hợp bao gồm các bộ phận (đơn vị và cá nhân) khác nhau, có mối liên hệ và quan hệ phụ thuộc nhau, chuyên môn hóa theo những mục tiêu, chức trách, nhiệm vụ và quyền hạn nhất định nhằm đảm bảo thực hiện được các mục tiêu chung đã được xác định.
- Cơ cấu tổ chức là khái niệm phản ánh cấu tạo và hình thức bên trong của một hệ thống, là hình thức tồn tại của một tổ chức, biểu thị sự sắp đặt theo một trình tự nào đó các bộ phận của tổ chức cùng các mối liên hệ giữa chúng. Cơ cấu tổ chức bao gồm nhiều bộ phận, nhiều khâu liên kết hữu cơ với nhau: tuân theo những quy luật nhất định, vì một mục đích nào đó. Các bộ phận, các khâu này có chức năng, quyền hạn khác nhau, chúng có mối liên hệ phụ thuộc lẫn nhau, tạo thành một chỉnh thể nhằm thực hiện các chức năng quản lý đã được xác định. - Trong cơ cấu tổ chức có hai mối liên hệ cơ bản, đó là mối liên hệ theo chiều ngang và liên hệ theo chiều dọc.
Mối liên hệ theo chiều ngang: Là mối liên hệ giữa các bộ phận và cơ quan ngang cấp, các phòng ban trong cùng một cấp phải có sự phối kết hợp với nhau trong việc giải quyết công việc chung, tránh tình trạng chồng chéo công việc. Theo mối liên hệ này, cơ cấu tổ chức chia thành các khâu quản lý. Khâu quản lý là một đơn vị độc lập thực hiện một, một số hoặc một phần chức năng nào đó của tiến trình quản trị. Mối liên hệ theo chiều dọc: Là mối liên hệ giữa cấp trên và cấp dưới.
Quản lý điều hành dọc từ cấp trên xuống các phòng ban bên dưới. Đứng đầu các phòng ban là các trưởng phòng chịu trách nhiệm chỉ huy và điều hành mọi hoạt động của đơn vị mình. Theo mối liên hệ này, cơ cấu tổ chức chia thành các cấp quản lý. Cấp quản lý là sự thống nhất các bộ phận ở một trình độ, là tổng thể các khâu quản lý ở cùng một cấp bậc.
Việc bố trí các cấp theo chiều dọc giúp Giám đốc nắm sát hoạt động của Công ty. Vai trò của cơ cấu tổ chức. - Chiến lược chỉ có thể thực thi thông qua cơ cấu tổ chức, vì thế sau khi xây dựng chiến lược cần phải thực hiện ngay bước tiếp theo, đó là thiết kế cơ cấu tổ chức.S Phương Thanh Thanh SVTH: Nguyễn Thị Thanh Khóa luận tốt nghiệp 5 Trường Đại học Thương mại - Cơ cấu tổ chức là phương tiện để các nhà quản trị có thể phối hợp hoạt động giữa những chức năng hay các bộ phận khác nhau nhằm khai thác đầy đủ các kỹ năng và năng lực của họ. Cơ cấu tổ chức hợp lý có tác dụng phân bổ nguồn lực hiệu quả, có thể tiết kiệm nguồn lực, hạ thấp chi phí nhân công và giá thành sản phẩm.
- Cơ cấu tổ chức có chức năng xác định rõ trách nhiệm và cách thức thể hiện vai trò của mỗi thành viên, mỗi đơn vị, cá nhân cũng như mối liên hệ giữa các đơn vị và cá nhân này theo quy chế của bản mô tả công việc, sơ đồ tổ chức và hệ thống phân cấp quyền hạn trong tổ chức, hình thành các nhóm chính thức trong tổ chức. - Khi một cơ cấu tổ chức đã hoàn chỉnh sẽ phân định rõ ràng các dòng thông tin, làm cho nhân viên hiểu rõ những kỳ vọng của tổ chức đối với họ thông qua các quy tắc, quy trình làm việc. Phân định nội dung vấn đề nghiên cứu của đề tài. Đặc điểm của cơ cấu tổ chức trong Doanh nghiệp: - Tính tập trung: Phản ánh mức độ tập trung (hay phân tán) quyền lực của tổ chức cho các cá nhân hay bộ phận.
Nó chỉ sự phân bổ quyền hạn Nhà quản trị trong hệ thống thứ bậc của tổ chức. Nếu quyền lực trong tổ chức được tập trung chủ yếu cho một cá nhân ( hoặc một bộ phận) thì ta nói tính tập trung của cơ cấu tổ chức là cao. - Tính phức tạp: Phản ánh số lượng các cấp, các khâu trong cấu trúc tổ chức. Nếu có nhiều cấp, nhiều khâu với nhiều mối quan hệ phức tạp, cấu trúc tổ chức có tính phức tạp cao và ngược lại.
Doanh nghiệp nào có cơ cấu tổ chức với nhiều tầng nấc trung gian thì càng phức tạp, cồng kềnh với nhiều chức danh riêng biệt. - Tính tiêu chuẩn hóa: Phản ánh mức độ ràng buộc các hoạt động, các hành vi của mỗi bộ phận và cá nhân, thông qua các chính sách, thủ tục, quy tắc hay các nội quy, quy chế… Nếu tính tiêu chuẩn hóa cao sẽ tạo ra sức mạnh của tổ chức. Tiêu chuẩn hóa là quá trình phát triển các thủ tục của tổ chức mà theo đó các thành viên có thể hoàn thành công việc của họ theo một cách thức thống nhất và thích hợp. Các nguyên tắc xây dựng cơ cấu tổ chức trong Doanh nghiệp.
- Tính tương thích giữa hình thức và chức năng: Khi thiết kế cấu trúc tổ chức, các bộ phận hay các đơn vị cấu thành đều nhằm thực hiện các chức năng hay xuất phát từ việc thực hiện các chức năng. Hình thức phải đi sau chức năng. Sự lựa chọn mô hình, sự phân công, phân quyền hay giao trách nhiệm cho các bộ phận, cá nhân… đều phải xuất phát từ việc thực hiện các chức năng. Chính vì vậy, cơ cấu tổ chức phải đi GVHD: Th.S Phương Thanh Thanh SVTH: Nguyễn Thị Thanh Khóa luận tốt nghiệp 6 Trường Đại học Thương mại theo và đáp ứng yêu cầu của chiến lược kinh doanh.
Với mỗi một chiến lược kinh doanh đã được xác định và lựa chọn thì cơ cấu tổ chức phải có sự thay đổi, điều chỉnh và hoàn thiện sao cho phù hợp và đáp ứng được yêu cầu của chiến lược. - Tính thống nhất chỉ huy: Cấu trúc tổ chức đảm bảo mỗi đơn vị, cá nhân chịu trách nhiệm báo cáo cho cấp trên trực tiếp của mình, đảm bảo sự chỉ huy mang tính thống nhất trong toàn tổ chức, tránh tình trạng chồng chéo, mâu thuẫn. Trong cơ cấu tổ chức của Công ty đã quy định rõ trách nhiệm của mỗi Nhà quản trị, theo cơ cấu đó, nhân viên cấp dưới có nhiệm vụ báo cáo lại kết quả công việc cho cấp trên. Mỗi phòng ban đều có các Trưởng, Phó phòng chịu trách nhiệm quản lý công việc và báo cáo kết quả cho Tổng Giám đốc của Công ty.
Tổng Giám đốc chịu trách nhiệm trước Đại hội cổ đông và Hội đồng quản trị. - Tính cân đối: Tính cân đối ở đây thể hiện sự cân đối giữa quyền hành và trách nhiệm. Sự cân đối sẽ tạo ra sự ổn định, bền vững trong quá trình phát triển của tổ chức. Đối với Công ty việc phân công chức năng nhiệm vụ phải có sự tương xứng, không thể giao trách nhiệm công việc mà không giao cho quyền được xử lý mọi vấn đề trong quá trình thực hiện.
Sự phân công quyền hành cho các nhân viên trong mỗi phòng ban cũng có sự tương xứng với năng lực, chức vụ và khả năng thực hiện công việc. Các khâu, các cấp, các bộ phận quản lý thiết lập mối liên hệ hợp lý với nhau. - Tính tin cậy: Đảm bảo tính chính xác của các thông tin được sử dụng trong tổ chức, sự thống nhất, ăn khớp về hoạt động giữa các bộ phận, cá nhân trong tổ chức cũng như tính chính xác của các quyết định quản trị được ban hành. Nguyên tắc này yêu cầu phải thiết lập hệ thống chuyên cung cấp thông tin cho việc ra quyết định.
- Tính linh hoạt: Cấu trúc tổ chức phải có khả năng thích ứng, đối phó kịp thời với sự thay đổi của môi trường bên ngoài cũng như bên trong tổ chức. Nguyên tắc này yêu cầu trước khi thiết lập mô hình cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp thì các Nhà quản trị phải chú trọng tới sự ảnh hưởng của các yếu tố môi trường đến cơ cấu tổ chức của Doanh nghiệp trong từng thời kỳ để từ đó xây dựng được mô hình phù hợp nhất. - Tính hiệu quả: Cơ cấu tổ chức phải xây dựng trên nguyên tắc sử dụng chi phí đạt hiệu quả cao nhất, nghĩa là thực hiện hoạt động kinh doanh có hiệu quả nhất trên cơ sở chi phí quản lý để thực hiện hoạt động là thấp nhất. Khi chi phí quản lý thấp sẽ làm giảm giá thành của sản phẩm và thu nhập của Doanh nghiệp sẽ tăng, do đó kết quả hoạt động của Doanh nghiệp được đánh giá là tốt.S Phương Thanh Thanh SVTH: Nguyễn Thị Thanh Khóa luận tốt nghiệp 7 Trường Đại học Thương mại 1.
Một số mô hình cơ cấu tổ chức trong doanh nghiệp 1. Cơ cấu tổ chức đơn giản (hay cơ cấu trực tuyến) - Mô hình: Người lãnh đạo Người lãnh đạo Người lãnh đạo Người lãnh đạo tuyến 1 tuyến 2 tuyến 3 Người Người Người Người Người Người lãnh lãnh lãnh lãnh lãnh lãnh đạo đạo đạo đạo đạo đạo A1 A2 B1 B2 C1 C2 Hình 1.1 : Mô hình cơ cấu tổ chức đơn giản - Ưu điểm: Do cơ cấu tổ chức có tính chất gọn nhẹ, linh hoạt nên các Doanh nghiệp áp dụng mô hình này thường dễ thích nghi với môi trường và nắm bắt được cơ hội kinh doanh tốt. Vì có ít cấp quản trị trung gian nên chi phí quản lý thấp, mang lại hiệu quả kinh doanh cao đồng thời tăng khả năng cạnh tranh cho Doanh nghiệp trên thị trường. Cơ cấu này tạo thuận lợi cho việc kiểm soát, điều chỉnh hoạt động của các bộ phận, cá nhân đồng thời có thể hạn chế đến mức thấp nhất tình trạng quan liêu giấy tờ.
- Nhược điểm : Cơ cấu tổ chức hạn chế việc sử dụng các chuyên gia có trình độ nghiệp vụ cao về từng mặt quản lý và đòi hỏi người lãnh đạo phải có kiến thức toàn diện để chỉ đạo tất cả các bộ phận quản lý chuyên môn. Nhưng trong thực tế thì khả năng của con người có hạn nên những quyết định đưa ra mang tính rủi ro cao. Với cơ cấu tổ chức này nhà quản trị phải làm nhiều công việc khác nhau cùng một lúc, hạn chế tính chuyên môn hóa, làm cho bộ máy quản lý rơi vào tình trạng quá tải đối với các cấp quản trị.S Phương Thanh Thanh SVTH: Nguyễn Thị Thanh Khóa luận tốt nghiệp 8 Trường Đại học Thương mại 1.