CHƯƠNG 1: MỘT SỐ VẤN ĐỀ LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA CÁC DOANH NGHIỆP 1. Khái niệm, các nguyên tắc lựa chọn cơ cấu tổ chức 1. Khái niệm tổ chức và cơ cấu tổ chức 1. Khái niệm tổ chức Tổ chức là quá trình xác định các công việc cần phải làm và những người làm các công việc đó, định rõ chức trách nhiệm vụ, quyền hạn của mỗi bộ phận và cá nhân cũng như mối liên hệ giữa các bộ phận và cá nhân này trong khi tiến hành công việc, nhằm thiết lập một môi trường thuận lợi cho hoạt động và đạt đến mục tiêu chung của tổ chức.
Một tổ chức được định nghĩa là hai hay nhiều người làm việc, phối hợp với nhau để đạt kết quả chung, chẳng hạn một công ty may mặc, trạm xăng, cửa hàng bách hóa, hay siêu thị, … Trong khi đó, tổ chức là một quá trình đề ra những sự liên hệ chính thức giữa những con người và tài nguyên để đi đến mục tiêu. Theo các giáo sư George P. Huber và Reuben R. McDaniel, chức năng tổ chức là sự phối hợp các nỗ lực qua việc thiết lập một cơ cấu về cách thực hiện công việc trong tương quan với quyền hạn.
Nói một cách khác, chức năng tổ chức là tiến trình sắp xếp các công việc tương đồng thành từng nhóm, để giao phó cho từng khâu nhân sự có khả năng thi hành, đồng thời phân quyền cho từng khâu nhân sự tùy theo công việc được giao phó. Theo Harold Koontz, Cyril Odonnell và Heinz Weihrich thì công tác tổ chức là “việc nhóm gộp các hoạt động cần thiết để đạt được các mục tiêu, là việc giao phó mỗi nhóm cho một người quản lý với quyền hạn cần thiết để giám sát nó, và là việc tạo điều kiện cho sự liên kết ngang dọc trong cơ cấu của doanh nghiệp” (1994, Những vấn đề cốt yếu về quản lý, NXB Khoa học và kỹ thuật Hà Nội). Barnard thì tổ chức là một hệ thống những hoạt động hay nỗ lực của hai hay nhiều người được kết hợp với nhau một cách có ý thức. TS Nguyễn Thị Doan, Lịch sử tư tưởng và các học thuyết quản lý, NXB Chính trị quốc gia).
Tổ chức theo từ gốc Hy Lạp “Organon” nghĩa là “hài hòa”, từ tổ chức nói lên 5 GVHD: PGS.TS Trần Hùng SVTH: Vũ Thị Loan Khóa luận tốt nghiệp Khoa: Quản trị doanh nghiệp một quan điểm rất tổng quát đó là cái đem lại bản chất thích nghi với sự sống. Khóa luận này đã tiếp cận và sử dụng lý thuyết về tổ chức và cơ cấu tổ chức theo bài giảng Quản trị học của trường Đại học Thương Mại: “Tổ chức là quá trình xác định các công việc cần phải làm, và người làm các công việc đó, định rõ chức trách, nhiệm vụ, quyền hạn của mỗi bộ phận và mỗi cá nhân cũng như mối liên hệ giữa các bộ phận và các cá nhân này trong khi tiến hành công việc nhằm thiết lập một môi trường thuận lợi cho hoạt động và đạt đến mục tiêu chung của tổ chức”. Khái niệm cơ cấu tổ chức Cơ cấu tổ chức là một tập hợp bao gồm các bộ phận (đơn vị cá nhân) khác nhau có mối liên hệ và quan hệ phụ thuộc nhau, được chuyên môn hóa theo những chức trách, nhiệm vụ và quyền hạn nhất định nhằm đảm bảo thực hiện được các mục tiêu chung đã được xác định. Cơ cấu tổ chức là sự phân chia tổng thể của một tổ chức thành những bộ phận theo những tiêu thức chất lượng khác nhau, những bộ phận đó thực hiện những chức năng riêng biệt nhưng có quan hệ chặt chẽ với nhau nhằm thực hiện mục tiêu chung của tổ chức.
Cơ cấu tổ chức là vấn đề được rất nhiều người quan tâm và nghiên cứu. Chính vì vậy, quan điểm về cơ cấu tổ chức rất phong phú với nhiều hướng tiếp cận khác nhau. Sau đây là một số quan điểm điển hình về cơ cấu tổ chức trong tổ chức.TS Nguyễn Thị Liên Diệp: “Cơ cấu tổ chức là sự sắp xếp các bộ phận, các đơn vị trong một tổ chức thành một thể thống nhất với quan hệ về nhiệm vụ và quyền hành rõ ràng, nhằm tạo nên một môi trường nội bộ thuận lợi cho sự làm việc của mỗi cá nhân, mỗi bộ phận hướng tới hoàn thành môi trường chung của tổ chức”. Donnelly Jr, Jame L.
Ivancevich: “Cơ cấu tổ chức tương tự như các bộ phận của một cơ thể sống tạo ra một khuôn khổ trong đó sẽ diễn ra các hoạt động sôi nổi và các quá trình làm việc của con người. Ý tưởng xem cơ cấu như một khuôn khổ tập trung vào việc phân định các chức danh, xây dựng các quy tắc, thủ tục và xác định quyền hạn” (Quản trị học căn bản, NXB Thống kê).TS Trần Hùng SVTH: Vũ Thị Loan Khóa luận tốt nghiệp Khoa: Quản trị doanh nghiệp 1. Các nguyên tắc lựa chọn cơ cấu tổ chức Trong thực tiễn không hiếm khi chúng ta bắt gặp trường hợp nhân viên của một công ty một lúc họ nhận được hai nhiệm vụ khác nhau: một từ người quản lý trực tiếp, một từ người trợ lý của quản lý cấp trên. Hiển nhiên chúng ta thấy người nhân viên này sẽ không biết nghe ai.
Việc không tuân thủ nguyên tắc mỗi cán bộ, công nhân viên trong một tổ chức chỉ chịu sự lãnh đạo trực tiếp của một cán bộ quản lý đã dẫn tới trường hợp khó xử này. Ở đây xuất hiện một vấn đề là trong công tác tổ chức chúng ta phải tuân thủ những nguyên tắc nào và việc vận dụng chúng ra sao để đạt hiệu quả tốt nhất. Giải quyết những vấn đề vừa nêu có tầm quan trọng rất lớn ở mỗi công ty. Thiết kế và hoàn thiện cơ cấu guồng máy, phòng ban, công việc.
là những công việc thường có tầm quan trọng chiến lược. Sai sót trong công tác tổ chức có ảnh hưởng sâu sắc tới tất cả các mặt hoạt động quản trị khác. Lực chọn, xây dựng và tuân thủ một hệ thống các nguyên tắc tổ chức khoa học sẽ góp phần hạn chế những sai lầm kể trên. Mặt khác, công tác tổ chức là những hoạt động quản trị sáng tạo, nó cần được sự nhất trí đồng tình và ủng hộ của những người có liên quan.
Một trong những cơ sở khoa học của sự nhất trí đó là việc tuân thủ những đòi hỏi khách quan của các nguyên tắc tổ chức khoa học. Tiến hành các hoạt động về tổ chức không theo một nguyên tắc nào cả (vô nguyên tắc) sẽ dẫn đến sự tùy tiện mà hậu quả tất nhiên không thể nói là tốt đẹp được. Tính tất yếu khách quan trong việc lựa chọn, xây dựng và tuân thủ các nguyên tắc khoa học về tổ chức quản trị nằm ở ngay trong tính quy luật của chính những nguyên tắc đã được đề ra. Điều này có nghĩa là các nguyên tắc không thể được đặt ra một cách tùy tiện.
Nó chính là hiện thân của các đòi hỏi khách quan và sự vận dụng sáng tạo của các quy luật về tổ chức quản trị. Những nguyên tắc lựa chọn tổ chức chính thường được sử dụng trên thực tế là: Nguyên tắc tương thích giữa hình thức và chức năng: Khi lựa chọn cơ cấu tổ chức, các bộ phận hay các đơn vị cấu thành đều phải nhằm thực hiện các chức năng, hay xuất phát từ việc thực hiện các chức năng. Trong tổ chức hoạt động kinh doanh, mỗi bộ phận (hay đơn vị) và cá nhân đều phải có sự tồn tại khách quan và cần thiết, do việc tham gia thực hiện các chức năng của tổ chức. Sự lựa chọn mô hình, sự phân công, phân quyền hay giao trách nhiệm cho các bộ phận, cá nhân … đều phải xuất 7 GVHD: PGS.TS Trần Hùng SVTH: Vũ Thị Loan Khóa luận tốt nghiệp Khoa: Quản trị doanh nghiệp phát từ việc thực hiện chức năng, thông qua việc thực hiện các mục tiêu xác định.
Nguyên tắc thống nhất chỉ huy: Cấu trúc tổ chức được xác lập phải đảm bảo mỗi đơn vị, cá nhân chịu trách nhiệm báo cáo cho nhà quản trị trực tiếp của mình, đảm bảo sự chỉ huy mang tính thống nhất trong toàn tổ chức, tránh tình trạng chồng chéo, mâu thuẫn. Nguyên tắc cân đối: Tính cân đối ở đây thể hiện sự cân đối giữa quyền hành và trách nhiệm, cân đối về công việc giữa các đơn vị, cá nhân với nhau. Sự cân đối sẽ tạo sự ổn định, bền vững trong quá trình phát triển của tổ chức. Nguyên tắc tin cậy: Đảm bảo tính chính xác của tất cả các thông tin được sử dụng trong tổ chức, nhờ đó đảm bảo sự thống nhất, ăn khớp về hoạt động giữa các bộ phận, cá nhân trong tổ chức cũng như tính chính xác của các quyết định quản trị được ban hành.
Nguyên tắc linh hoạt và thích nghi với môi trường: Trong quá trình hoạt động kinh doanh mỗi doanh nghiệp đều phải chịu ảnh hưởng của các yếu tố bên trong và bên ngoài doanh nghiệp, có yếu tố khách quan cũng có các yếu tố chủ quan. Chính vì vậy, doanh nghiệp luôn phải ứng phó với nhiều tình huống bất ngờ, phức tạp. Do đó, đòi hỏi mỗi doanh nghiệp cần có cấu trúc tổ chứ có khả năng thích ứng, đối phó kịp thời với sự thay đổi của môi trường bên ngoài cũng như bên trong tổ chức. Nguyên tắc đảm bảo tính hiệu quả: Đây là nguyên tắc quan trọng nhất trong hệ thống kinh tế, nó đòi hỏi cơ cấu tổ chức phải thu được kết quả cao nhất so với chi phí bỏ ra nhưng vẫn phải đảm bảo quyền lực của người lãnh đạo và hiệu quả của bộ máy quản lý.
Để thực hiện cần đảm bảo các yêu cầu sau: - Cơ cấu phải đảm bảo tính hợp lý nhất đảm bảo mọi chi phí hoạt động phải phù hợp với quy mô của tổ chức. - Cơ cấu tổ chức phải đảm bảo tạo ra, nuôi dưỡng một phong cách văn hóa của tổ chức. - Cơ cấu tổ chức phải đảm bảo cho các bộ phận có quy mô hợp lý tương ứng với khả năng và trình độ của cán bộ công nhân viên trong tổ chức. - Cấu trúc tổ chức phải xây dựng trên nguyên tắc sử dụng khi chi phí đạt hiệu quả cao nhất (dựa trên tiêu chuẩn về mối tương quan giữa chi phí dự định bỏ ra và kết quả thu về).TS Trần Hùng SVTH: Vũ Thị Loan Khóa luận tốt nghiệp Khoa: Quản trị doanh nghiệp 1.
Các mô hình cơ cấu tổ chức cơ bản của doanh nghiệp 1. Mô hình cơ cấu tổ chức đơn giản Đây là một trong những loại hình cơ cấu đầu tiên và là dạng của tổ chức trong đó quyền hành tập trung cao độ vào tay một người.