CHƯƠNG 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC QUẢN TRỊ VẬT TƯ TRONG DOANH NGHIỆP 1. Khái niệm, phân loại, vai trò, chức năng ý nghĩa của quản trị vật tư 1. Khái niệm , phân loại vật tư - Khái niệm Vật tư: Vật tư là tên gọi chung của nguyên vật liệu, nhiên liệu, máy móc, thiết bị, phụ tùng,. dùng cho sản xuất, xây dựng nói chung.
Nói cách khác, vật tư còn được định nghĩa là những sản phẩm dùng để sản xuất ra một loại sản phẩm, hàng hóa khác. Vật tư là một trong những yếu tố đầu vào quan trọng của quá trình sản xuất. Với cách hiểu chung nhất có thể hiểu vật tư là phạm trù mô tả các loại đối tượng được tác động vào để biến thành các sản phẩm và dịch vụ. Đặng Đình Đào “Vật tư là sản phẩm của lao động được dùng để sản xuất nguyên liệu, vật liệu, thiết bị, máy móc, bán thành phẩm.
Có thể một sản phẩm của doanh nghiệp này bán ra lại là loại nguyên liệu đầu vào của doanh nghiệp khác vì mỗi vật tư có những thuộc tính khác nhau và nó sẵn sàng có thể dùng cho nhiều việc, cho nên cùng một sản phẩm có thể dùng làm sản phẩm tiêu dùng hay dùng làm vật tư. Vì vậy, trong mọi trường hợp cần phải căn cứ vào công dụng cuối cùng của sản phẩm để xem xét nó là vật tư hay là sản phẩm tiêu dùng đích thực” (Thương mại Doanh nghiệp). Lê Công Hoa, trong Giáo trình Quản lý hậu cần kinh doanh thì “Vật tư là tên gọi chung của vật tư, nhiên liệu, bán thành phẩm mua ngoài, nói cách khác vật tư là những sản phẩm dùng để sản xuất ra một loại sản phẩm hàng hóa khác. Trong doanh nghiệp, vật tư được thể hiện dưới dạng vật hóa như sắt thép, cao su, vải sợi, da…”.
Như vậy, có thể hiểu vật tư là những tư liệu lao động được dự trữ cho hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, tham gia vào một hoặc nhiều chu kỳ sản xuất và toàn bộ giá trị vật tư tiêu hao được chuyển vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ. - Khái niệm Quản trị vật tư: 1 Quản trị là quá trình thực hiện các tác động của chủ thể quản lý lên đối tượng quản lý để phối hợp hoạt động nhằm đạt được các mục tiêu sản xuất của tổ chức. Quản trị vật tư là quá trình theo dõi hướng dẫn điều chỉnh kiểm tra sự cung ứng dự trữ và sử dụng vật tư phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh. Quản trị vật tư bao gồm các công tác như: Dự báo, kế hoạch hóa, tổ chức thực hiện, hạch toán, kiểm tra và điều chỉnh cung ứng, dự trữ và sử dụng vật tư trong doanh nghiệp.
Nhiệm vụ chính của công tác quản trị vật tư trong doanh nghiệp là đảm bảo việc cung ứng vật tư đúng yêu cầu của sản xuất giám sát chặt chẽ việc sử dụng vật tư, chấp hành tốt chế độ quản trị vật tư triệt để, thực hành tiết kiệm vật tư. Quản trị vật tư là tổng hợp các hoạt động quản trị nhằm xác định nhu cầu và các chỉ tiêu dự trữ vật tư, tổ chức mua sắm, vận chuyển và dự trữ hợp lý nhất nhằm đảm bảo nguồn cung ứng đúng, đủ các loại vật tư theo tiêu chuẩn chất lượng và thời gian phù hợp với hiệu quả cao nhất. Trong nền kinh tế thị trường hiện nay mỗi doanh nghiệp đều phải cố gắng hết mình để thi đua sản xuất tốt, đạt chất lượng và đạt lợi nhuận cao. Do vậy, các doanh nghiệp phải thực hiện tốt công tác quản lý vật tư từ khâu lập kế hoạch đến khâu thực hiện và kiểm soát.
Từ đó, giúp cho doanh nghiệp không bị thất thoát vật tư và giảm chi phí trong sản xuất. Phân loại vật tư Căn cứ vào công dụng trong quá trình sản xuất Nhóm vật tư – tư liệu lao động gồm: + Các thiết bị sản xuất. + Các thiết bị vận chuyển. + Các thiết bị động lực.
+ Các thiết bị truyền dẫn năng lượng. + Các thiết bị dùng cho quản lý. + Các phụ tùng thay thế. 2 Nhóm vật tư – đối tượng lao động gồm: + Nguyên vật liệu.
+ Năng lượng và động lực. + Bán thành phẩm mua ngoài. Căn cứ vào tầm quan trọng của vật tư trong sản xuất - Nguyên vật liệu chính: là những loại vật tư được sử dụng để cấu thành lên thực thể sản phẩm,nó chiếm một tỷ trọng lớn trong khối lượng sản phẩm, hoặc có giá trị lớn. - Vật liệu phụ: là những loại vật tư được sử dụng phối hợp với các nguyên vật liệu chính để tạo nên thực thể sản phẩm một cách hoàn chỉnh.Nó có tác dụng duy trì một số thuộc tính của NVL chính, hay trang trí bề mặt tăng độ bền,độ thẩm mỹ cho sản phẩm.
- Các loại dụng cụ sản xuất gồm các loại tư liệu lao động nhưng không có đủ tiêu chuẩn xếp vào tài sản cố định. - Các loại máy móc thiết bị và phụ tùng thay thế: bao gồm các loại máy móc phục vụ cho quá trình sản xuất,các chi tiết máy móc thiết bị để dự trữ cần thiết cho công tác sửa chữa bảo dưỡng máy móc thiết bị. - Nhiên liệu: là các loại vật tư được dùng để cung cấp nhiệt năng. - Năng lượng: loại vật tư được dùng để cung cấp cơ năng cho sản xuất - Việc phân loại này chỉ mang tính tương đối,nhưng phương pháp phân tích loại này cho người quản lý lựa chọn được các phương pháp xây dựng định mức tiêu hao vật tư,có biện pháp cung ứng,dự trữ,cấp phát và quản lý vật tư hợp lý.
Phân theo lượng và giá trị: Nhóm 1: Chiếm 20% mặt hàng và 80% giá trị; Nhóm 2: Chiếm80% mặt hàng nhưng chỉ chiếm 20% giá trị. Phân theo mức độ khan hiếm (cần cấp) của vật tư: Loại 1: Nhóm vật tư rất khan hiếm (khó tìm kiếm hay độc quyền trên thị trường); 3 Loại 2: Nhóm vật tư khan hiếm; Loại 3: Nhóm vật tư không khan hiếm (có sẵn trên thị trường). Doanh nghiệp đặc biệt quan tâm đến loại vật tư có độ khan hiếm cao, với mức dự trữ cao hơn bình thường để đảm bảo độ an toàn ở Doanh nghiệp, tránh rủi ro. Theo tính chất sử dụng: + Nhóm vật tư thông dụng: Nhóm vật tư này được sử dụng nhiều ởcác Doanh nghiệp mang tính phổ biến; + Nhóm vật tư chuyên dùng: Là vật tư dùng cho một số ít các ngành không phổ biến trong nền kinh tế.
Loại này, Doanh nghiệp phải xác định nguồn hàng ổn định và có mức dự trữ thỏa đáng ổn định hoạt động kinh doanh của mình. Theo sự phân cấp quản lý: + Nhóm vật tư được quản lý tập trung: Thị trường loại vật tư này do nhà nước cấp phát, quản lý theo kế hoạch và chỉ tiêu; + Nhóm vật tư quản lý không tập trung: Loại vật tư được mua bán tự do và có sẵn trên thị trường. Vai trò quản trị vật tư Trong quá trình sản xuất vật tư đóng vai trò rất quan trọng và là yếu tố không thể thiếu để hình thành nên quá trình sản xuất tạo ra của cải vật chất. Vật tư khi đóng vai trò là công cụ lao động, nó được biểu hiện dưới dạng máy móc thiết bị, công cụ, dụng cụ, khi đó vật tư có đặc điểm là sử dụng lặp đi lặp lại nhiều lần trong chu trình sản xuất.
Vật tư dưới dạng này được chuyển hóa dần vào sản phẩm thông quá khấu hao tài sản cố định và lúc này vật tư là nhân tố chính thúc đẩy việc tăng năng suất lao động, nâng cao chất lượng sản phẩm, tiết kiệm chi phí. Vật tư đóng vai trò là đối tượng lao động, nó biểu hiện dưới dạng các nguyên, nhiên, phụ, vật liệu tham gia từ đầu tới cuối của chu trình sản xuất. Với vai trò này, vật tự có đặc điểm là chuyển hóa một lần vào sản phẩm và khi đó việc sử dụng hiệu quả vật tự sẽ ảnh hưởng trực tiếp tới hiệu quả quá trình sản 4 xuất kinh doanh. Sử dụng vật tư hợp lý và tiết kiệm sẽ giúp giảm chi phí vốn trong kinh doanh.
Từ vai trò trên đây của vật tư cho thấy ý nghĩa to lớn của hoạt động bảo đảm vật tư cho sản xuất; vật tư cần phải đầy đủ, đồng bộ, kịp thời đảm bảo tính liên tục cho quá trình sản xuất. Với bất cứ một sự bất hợp lý nào trong việc cung ứng vật tư như không đủ vật tư, chất lượng không đảm bảo… đều làm gián đoạn hoạt động sản xuất, điều này là nguyên nhân dẫn tới việc vi phạm các quan hệ kinh tế đã được thiết lập giữa doanh nghiệp với các đối tác và kết quả là sự tổn thất về tài chính. Đảm bảo tố vật tư phục vụ quá trình sản xuất là đáp ứng các yêu cầu về số lượng, chất lượng, đúng về quy cách , chủng loại, kịp thời về thời gian và đồng bộ. Điều này ảnh hưởng trực tiếp tới năng suất sản xuất của doanh nghiệp, đến chất lượng sản phẩm, đến việc sử dụng hợp lý và tiết kiệm vật tư, đến hiệu quả sản xuất kinh doanh, đến tình hình tài chính của doanh nghiệp và hơn nữa là sự tồn tại, phát triển của doanh nghiệp.
Chức năng quản trị vật tư - Xác định chính xác nhu cầu tối thiểu về vật tư phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh của đơn vị nhằm giúp cho hoạt động này diễn ra liên tục. - Lập kế hoạch mua sắm vật tư hàng ngày, hàng tháng và hàng quý. - Lập đơn hàng vật tư- kỹ thuật và ký kết hợp đồng cung ứng với các nhà cung cấp; đồng thời theo dõi – giám sát quá trình thực hiện các hợp đồng đã ký kết. - Tìm kiếm các nguồn vật tư bổ sung để thỏa mãn đầy đủ các nhu cầu vật tư của đơn vị và tìm kiếm các nguồn cung cấo vật tư khác nhằm tạo ra thế cạnh tranh cho các nhà cung cấp.
- Tổ chức tiếp nhận vật tư về số lượng, chất lượng và thực hiện bảo quản tốt vật tư. - Theo dõi thường xuyên tình hình sử dụng, dự trữ vật tư phục vụ quá trình sản xuất kinh doanh được diễn ra liên tục và tron mọi trường hợp phải có 5 các giải pháp phòng ngừa cụ thể, kịp thời để đảm bảo quá trình sản xuất không bị gián đoạn bởi thiếu vật tư. - Đảm bảo vật tư theo hạn mức cho các phân xưởng và các đơn vị sử dụng khác trong doanh nghiệp và thường xuyên kiểm tra việc sử dụng những vật tư đã giao. - Hạch toán vật tư, theo dõi – đánh giá chất lượng vật tư và báo cáo tình hình bảo đảm vật tư của doanh nghiệp.