Chương 1: Cơ sở lý luận về quản trị mua sắm vật tư của doanh nghiệp ngành xây dựng. Chương 2: Thực trạng quản trị mua sắm vật tư của Công ty cổ phần kỹ thuật và xây dựng Thành Đông. Chương 3: Phương hướng và giải pháp tăng cường quản trị mua sắm vật tư của Công ty cổ phần kỹ thuật và xây Dựng Thành Đông. 5 CHƢƠNG 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ QUẢN TRỊ MUA SẮM VẬT TƢ CỦA DOANH NGHIỆP NGÀNH XÂY DỰNG 1.1 Những vấn đề cơ bản về quản trị mua sắm vật tƣ của doanh nghiệp ngành xây dựng 1.1 Khái niệm, đặc điểm, phân loại và vai trò của vật tư 1.1 Khái niệm Hoạt động sản xuất kinh doanh của các doanh nghiệp ít nhiều đều cần đến các tư liệu vật chất khác nhau như vật liệu, nhiên liệu, thiết bị máy móc…”Vật tư kỹ thuật là một dạng biểu hiện của tư liệu sản xuất.” Có thể rút ra khái niệm:”Vật tư kỹ thuật là sản phẩm của lao động dùng để sản xuất.
Đó là nguyên, nhiên, vật liệu, điện lực, bán thành phẩm, thiết bị máy móc, dụng cụ phụ tùng” [GS.TS Đặng Đình Đào, GS.TS Hoàng Đức Thân].2 Đặc điểm của vật tư ngành xây dựng Vật tư của ngành xây dựng cũng có những đặc điểm chung của vật tư sản xuất, tuy nhiên do những đặc điểm riêng của sản xuất xây dựng nên vật tư xây dựng cũng có các đặc điểm riêng cụ thể như sau: - “Sản xuất thiếu tính ổn định, có tính lưu động cao theo lãnh thổ“ Sản phẩm xây dựng”có thể thay đổi theo yêu cầu của chủ đầu tư về thiết kế hoặc thay đổi cho phù hợp với thực tế ở công trường xây dựng phát sinh sẽ làm vật tư xây dựng thay đổi theo.” “Các phương án công nghệ và tổ chức xây dựng phải luôn luôn biến đổi phù hợp với thời gian và địa điểm xây dựng.“Do đó gây khó khăn cho việc tổ chức sản xuất, phát sinh nhiều chi phí cho di chuyển lực lượng sản xuất và công trình tạm phục vụ thi công làm cho hoạt động cung cấp vật tư xây dựng cũng gặp nhiều khó khăn. 6 Tính lưu động của sản xuất đòi hỏi phải tăng cường tính cơ động linh hoạt và gọn nhẹ của phương án tổ chức sản xuất, lợi dụng tối đa các lực lượng và tiềm năng sản xuất tại chỗ, nên phương án cung cấp vật tư cũng phải xây dựng trên cơ sở khai thác tối đa các nguồn lực tại chỗ và hạn chế tối thiểu di chuyển vật tư. - ”Thời gian xây dựng công trình dài, chi phí sản xuất lớn” Thời gian xây dựng dài làm cho vốn sản xuất thường bị ứ đọng lâu tại công trình,“ảnh hưởng lớn đến khả năng mua sắm vật tư.“ ”Do thời gian xây dựng dài nên dễ gặp phải các rủi ro ngẫu nhiên theo thời gian và thời tiết, chịu ảnh hưởng của sự biến động giá cả.” - “Quá trình sản xuất mang tính tổng hợp, cơ cấu sản xuất phức tạp các công việc và ảnh hưởng lẫn nhau““ “Quá trình sản xuất xây dựng thường có nhiều đơn vị tham gia xây lắp một công trình. Do đó công tác tổ chức quản lý trên công trường rất phức tạp, thiếu ổn định,“nhiều khó khăn khi phối hợp hoạt động của nhiều đơn vị làm các công việc khác nhau trên cùng một mặt trận công tác.
Điều này đòi hỏi công tác cung cấp và quản lý sử dụng vật tư phải được tổ chức chặt chẽ và nhịp nhàng giữa các lực lượng cùng tham gia xây dựng theo thời gian và không gian. - “Sản xuất xây dựng thực hiện ở ngoài trời nên chịu ảnh hưởng nhiều của điều kiện thiên nhiên“ Đặc điểm này làm cho hoạt động sản xuất xây dựng khó lường hết được trước những khó khăn phát sinh do điều kiện thời tiết, khí hậu, từ đó ảnh hưởng đến hiệu quả của quá trình sản xuất có thể bị gián đoạn do mưa, bão hoặc có những rủi ro bất ngờ cho sản xuất. Điều này tác động đến rủi ro của hoạt động cung cấp vật tư phục vụ cho sản xuất xây dựng. - Công trình đường giao thông trải dài theo tuyến Đặc điểm này làm cho hoạt động cung cấp vật tư phải đảm bảo tính toán chính xác và phân bổ hợp lý các kho bãi nhằm giảm thiếu tối đa việc trung chuyển nội bộ làm tăng chi phí thi công.
Công tác cung cấp vật tư tại các vị trí trên tuyến 7 phụ thuộc và ảnh hưởng nhiều vào các đường công vụ trên công trường. Công tác bảo quản và bảo vệ vật tư gặp nhiều khó khăn. - Sản phẩm của ngành xây dựng thường sản xuất theo phương pháp đơn chiếc,”thi công công trình theo đơn đặt hàng của chủ đầu tư” “Do phụ thuộc vào kết quả đấu thầu nên các doanh nghiệp xây dựng có tính bị động và rủi ro cao, nên phương án cung cấp vật tư cũng bị ảnh hưởng và phụ thuộc vào kết quả đấu thầu.“ “Việc thống nhất hóa, điển hình hóa các mẫu sản phẩm và công nghệ chế tạo sản phẩm xây dựng gặp nhiều khó khăn,“vì cùng một loại công trình xây dựng, nhưng nếu được xây dựng ở các địa điểm khác nhau và thời điểm khác nhau, chúng sẽ có cấu tạo và công nghệ chế tạo khác nhau. Do đó phương án cung cấp vật tư cho sản xuất xây dựng hoàn toàn phụ thuộc vào đơn đặt hàng của chủ đầu tư và được cụ thể hóa trong hợp đồng giao nhận thầu.
Ngoài những đặc điểm gây nên những bất lợi kể trên thì những đặc điểm mang tính thuận lợi tạo sự hấp dẫn trong sản xuất xây dựng đó là nhà thầu được biết trước: thị trường tiêu thụ, yêu cầu chất lượng sản phẩm, thời gian giao hàng, thu nhập tính trước và được chủ đầu tư ứng vốn sản xuất theo tiến độ thi công. Điều này tạo ra các thông tin và điều kiện rõ ràng giúp cho quá trình xây dựng và thực hiện phương án cung cấp vật tư được thuận lợi và chủ động.3 Phân loại vật tư “Vật tư được sử dụng trong doanh nghiệp xây dựng có rất nhiều loại khác nhau nên để thuận tiện cho quản lý và hạch toán cần phải phân loại vật tư.“ - Phân loại vật tư theo vai trò, tác dụng của nó trong quá trình sản xuất xây dựng. Đây là cách phân biệt chủ yếu, theo cách phân loại này vật tư xây dựng được phân làm các loại như sau: Vật tư chính:”là đối tượng lao động chính trong quá trình sản xuất xây dựng của doanh nghiệp, vật tư chính là vật chất chủ yếu tạo nên thực thể của sản phẩm xây dựng.”Vật tư chính của doanh nghiệp xây dựng như: đất, cát, đá, xi măng, thép xây dựng, cấu kiện cống, cấp phối đá dăm, bitum,. 8 Vật tư phụ: Là những vật tư có tác dụng phụ trong quá trình sản xuất xây dựng.”Vật tư phụ sẽ được sử dụng kết hợp với vật tư chính để hoàn thiện nâng cao tính năng, chất lượng của sản phẩm xây dựng.” Nhiên liệu: là loại vật tư dùng cho máy móc, thiết bị hoạt động như: dầu diezen, xăng, dầu mazut, gas… Phụ tùng thay thế sửa chữa: là những chi tiết, phụ tùng của máy móc thiết bị dùng cho việc sửa chữa hoặc thay thế cho những bộ phận, chi tiết bị hỏng của máy móc, thiết bị, phương tiện.
Phế liệu: gồm các loại vật tư bị loại ra trong quá trình sản xuất nhưng vẫn thu hồi được và có giá trị sử dụng. - Phân loại theo mục đích cũng như nội dung quy định phản ánh chi phí vật tư trên các tài khoản kế toán vật tư được chia thành. “Vật tư trực tiếp dùng cho sản xuất, thi công xây dựng. Vật tư dùng cho nhu cầu quản lý của doanh nghiệp.
Việc phân loại vật tư giúp doanh nghiệp đánh giá tính chất, mức độ quan trọng của từng loại vật tư, tạo thuận lợi cho doanh nghiệp quản lý sử dụng vật tư đạt hiệu quả cao.4 Vai trò của vật tư xây dựng Vật tư xây dựng là đối tượng lao động chính của sản xuất xây dựng, vật tư xây dựng ảnh hưởng trực tiếp và quan trọng đến chất lượng sản phẩm xây dựng. Tiến độ cung cấp vật tư ảnh hưởng trực tiếp đến tiến độ sản xuất thi công trên công trường. Do đó công tác cung cấp vật tư phải đảm bảo về chủng loại, chất lượng, khối lượng, tiến độ và đồng bộ giúp cho quá trình sản xuất xây dựng đạt được hiệu quả cao. Giá trị vật tư chiếm tỷ trọng từ 60-70% giá trị của sản phẩm xây dựng,”do đó hoạt động cung cấp và quản lý sử dụng vật tư là nhân tố ảnh hưởng mang tính quyết định đến hiệu quả sản xuất xây dựng.”Đòi hỏi công tác tính toán, cung cấp, sử dụng vật tư phải chính xác, tiết kiệm, hiệu quả và tránh lãng phí, giảm tồn kho tới mức tối thiểu.2 Khái niệm về mua sắm vật tư “Mua sắm vật tư là hoạt động nhằm sở hữu hàng hóa, vật tư các công cụ vốn, nguyên vật liệu, dịch vụ (bảo trì, sửa chữa, điều hành) thông qua trao đổi 9 bằng tiền hoặc các công cụ tiền tệ tương đương”.
(Principles of Supply Chain Managemnt, Joel D.Winser, Keong Leong and Keal – Choon Tan, Thomson Co. “Quản trị mua sắm vật tư là một quá trình từ khâu hoạch định, tổ chức, lãnh đạo và kiểm soát các hoạt động mua hàng của một Doanh nghiệp, Tổ chức nhằm mục tiêu tạo nguồn hàng, thực thi các nhiệm vụ mua sắm đáp ứng nhu cầu của Doanh nghiệp.“ Giống như các lĩnh vực quản trị khác,“quản trị mua sắm vật tư bao gồm bốn chức năng quản trị đó là lập kế hoạch, tổ chức thực hiện, kiểm tra kiểm soát, đánh giá và điều chỉnh. Đối tượng quản trị ở đây là toàn bộ hoạt động mua sắm vật tư của tổ chức. Mục đích của quản trị mua sắm vật tư đó là giúp cho tổ chức đạt được những mục tiêu đã đặt ra một cách hiệu quả nhất.3 Ý nghĩa của mua sắm vật tư và vai trò của quản trị mua sắm vật tư 1.1 Ý nghĩa của mua sắm vật tư a.“Mua sắm vật tư là một hoạt động quan trọng, không thể thiếu trong mọi doanh nghiệp xây dựng“ Doanh nghiệp xây dựng nào cũng luôn phải thực hiện các chức năng cơ bản như: Kế hoạch, Tài chính, Nhân sự, Mua sắm vật tư, Sản xuất xây dựng.
Để thực hiện các hoạt động trên, các doanh nghiệp thường có các bộ phận tương ứng là phòng Kế hoạch, phòng Tài chính kế toán, phòng Tổ chức nhân sự, phòng Mua sắm vật tư, các đội thi công xây dựng.