Tổng quan nghiên cứu

Hệ thống thông tin kế toán (HTTTKT) đóng vai trò thiết yếu trong việc cung cấp thông tin tài chính chính xác, kịp thời nhằm hỗ trợ công tác quản lý và ra quyết định trong doanh nghiệp. Theo báo cáo ngành, các doanh nghiệp FDI tại Việt Nam, đặc biệt trong lĩnh vực công nghiệp chế tạo và tự động hóa, đang ngày càng gia tăng áp lực cạnh tranh do sự phát triển nhanh chóng của công nghệ và thị trường. Công ty TNHH Nachi Việt Nam, thành lập năm 2017 với hơn 50 nhân viên, chuyên cung cấp robot công nghiệp, vòng bi và thiết bị thủy lực, đã cung cấp hơn 5000 robot cho nhà máy Samsung Display Việt Nam tại Bắc Ninh, góp phần nâng cao năng suất và hiệu quả sản xuất trong ngành công nghiệp hỗ trợ.

Mục tiêu nghiên cứu của luận văn là khảo sát, đánh giá thực trạng HTTTKT tại Công ty TNHH Nachi Việt Nam trong giai đoạn từ năm 2020 đến nay, từ đó đề xuất các giải pháp hoàn thiện nhằm nâng cao hiệu quả quản lý tài chính và hỗ trợ quyết định kinh doanh. Nghiên cứu tập trung vào các quá trình thu nhận, xử lý và cung cấp thông tin kế toán, đồng thời phân tích các tồn tại, hạn chế trong hệ thống hiện tại. Ý nghĩa của nghiên cứu không chỉ giúp doanh nghiệp nâng cao năng lực cạnh tranh mà còn góp phần hoàn thiện lý luận về HTTTKT trong doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài tại Việt Nam.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp nghiên cứu

Khung lý thuyết áp dụng

Luận văn dựa trên hai lý thuyết chính: lý thuyết hệ thống thông tin kế toán và mô hình tiến trình xử lý thông tin kế toán. Theo đó, HTTTKT được hiểu là một hệ thống mở, bao gồm các thành phần con người, thủ tục, dữ liệu và phần mềm, phối hợp để thu thập, xử lý, lưu trữ và cung cấp thông tin tài chính phục vụ quản lý và ra quyết định. Mô hình tiến trình xử lý thông tin kế toán gồm ba giai đoạn chính: thu nhận thông tin (bao gồm thông tin quá khứ và tương lai), xử lý thông tin (phân loại, tổng hợp, phân tích dữ liệu) và cung cấp thông tin (báo cáo tài chính và quản trị).

Các khái niệm chuyên ngành được sử dụng bao gồm: hệ thống chứng từ kế toán, mã hóa dữ liệu kế toán, báo cáo kế toán tài chính và quản trị, phân quyền người sử dụng và bảo mật thông tin trong HTTTKT. Lý thuyết về phân quyền và kiểm soát nội bộ cũng được áp dụng nhằm đảm bảo tính chính xác và an toàn của hệ thống.

Phương pháp nghiên cứu

Nghiên cứu sử dụng phương pháp định tính kết hợp định lượng. Dữ liệu chính được thu thập từ Công ty TNHH Nachi Việt Nam thông qua phỏng vấn trực tiếp với kế toán trưởng và các nhân viên kế toán, đồng thời thu thập số liệu từ báo cáo tài chính và hệ thống phần mềm kế toán FAST ACCOUNTING. Cỡ mẫu nghiên cứu gồm toàn bộ bộ phận kế toán gồm kế toán trưởng, kế toán viên và thủ quỹ.

Phương pháp phân tích bao gồm so sánh thực trạng với lý thuyết chuẩn, đối chiếu các quy trình thu thập, xử lý và cung cấp thông tin kế toán, đánh giá hiệu quả và tồn tại của hệ thống hiện tại. Timeline nghiên cứu kéo dài từ năm 2020 đến nay, tập trung vào đánh giá các quy trình và ứng dụng công nghệ thông tin trong HTTTKT.

Kết quả nghiên cứu và thảo luận

Những phát hiện chính

  1. Thực trạng thu nhận thông tin kế toán: Công ty sử dụng hệ thống chứng từ kế toán đầy đủ, bao gồm hóa đơn VAT, hợp đồng mua bán, tờ khai nhập khẩu và các chứng từ thanh toán. Việc thu thập thông tin được hỗ trợ bởi phần mềm kế toán FAST ACCOUNTING, giúp nhập liệu nhanh chóng và chính xác. Tuy nhiên, việc thu thập thông tin tương lai còn hạn chế, chưa được khai thác hiệu quả cho mục đích dự báo và lập kế hoạch.

  2. Xử lý thông tin kế toán: Hệ thống mã hóa dữ liệu và sử dụng tài khoản kế toán theo chuẩn mực kế toán Việt Nam được áp dụng nghiêm túc. Các nghiệp vụ được xử lý qua phần mềm kế toán với các phân hệ mua hàng, bán hàng, tiền lương và tài sản cố định liên kết chặt chẽ. Tuy nhiên, công tác xử lý thông tin quản trị chưa được chú trọng, dẫn đến thiếu các báo cáo chi tiết phục vụ quản lý nội bộ.

  3. Cung cấp thông tin kế toán: Báo cáo tài chính được lập đầy đủ theo quy định, bao gồm bảng cân đối kế toán, báo cáo kết quả kinh doanh và báo cáo lưu chuyển tiền tệ. Báo cáo quản trị còn hạn chế về tính đa dạng và chi tiết, chưa đáp ứng đầy đủ nhu cầu thông tin của các cấp quản lý. Tỷ lệ báo cáo quản trị được sử dụng trong quyết định quản lý chỉ chiếm khoảng 30% tổng số báo cáo.

  4. Kiểm soát và bảo mật hệ thống: Công ty đã thực hiện phân quyền người dùng trong phần mềm kế toán, đảm bảo hạn chế truy cập không phù hợp. Tuy nhiên, việc kiểm soát nội bộ còn chưa đồng bộ, đặc biệt trong việc giám sát các thao tác sửa đổi dữ liệu và bảo mật thông tin trên hệ thống máy tính.

Thảo luận kết quả

Nguyên nhân của các tồn tại trên xuất phát từ việc công ty mới thành lập, bộ máy kế toán còn sơ khai và chưa có sự đầu tư đầy đủ cho hệ thống thông tin quản trị. So sánh với các nghiên cứu trong ngành, như tại Tổng công ty xuất nhập khẩu Vạn Xuân hay công ty cổ phần Nguyễn Kim, việc ứng dụng công nghệ ERP và xây dựng hệ thống báo cáo quản trị đa dạng đã giúp nâng cao hiệu quả quản lý. Do đó, Nachi Việt Nam cần học hỏi và áp dụng các giải pháp tương tự để hoàn thiện HTTTKT.

Dữ liệu có thể được trình bày qua biểu đồ tần suất sử dụng các loại báo cáo kế toán, bảng phân tích tỷ lệ lỗi trong nhập liệu và sơ đồ luồng thông tin kế toán để minh họa các điểm nghẽn trong quy trình xử lý. Việc hoàn thiện HTTTKT không chỉ giúp giảm chi phí, tiết kiệm thời gian mà còn nâng cao khả năng dự báo và ra quyết định chiến lược, góp phần tăng năng lực cạnh tranh trong bối cảnh thị trường robot công nghiệp ngày càng khốc liệt.

Đề xuất và khuyến nghị

  1. Hoàn thiện bộ máy kế toán: Tăng cường nhân sự kế toán, đặc biệt là chuyên viên kế toán quản trị, nhằm nâng cao năng lực xử lý và phân tích thông tin. Thời gian thực hiện: 6 tháng; Chủ thể: Ban giám đốc và phòng nhân sự.

  2. Nâng cấp hệ thống thu thập thông tin: Áp dụng công nghệ tự động hóa trong thu thập dữ liệu, tích hợp phần mềm kế toán với các hệ thống quản lý khác để thu thập thông tin tương lai phục vụ lập kế hoạch. Thời gian: 12 tháng; Chủ thể: Phòng CNTT và phòng kế toán.

  3. Hoàn thiện xử lý thông tin: Xây dựng hệ thống báo cáo quản trị đa dạng, chi tiết theo từng bộ phận và cấp quản lý, áp dụng các phương pháp phân tích chi phí - khối lượng - lợi nhuận để hỗ trợ quyết định ngắn hạn và dài hạn. Thời gian: 9 tháng; Chủ thể: Phòng kế toán và ban giám đốc.

  4. Tăng cường kiểm soát và bảo mật: Thiết lập quy trình kiểm soát nội bộ chặt chẽ, phân quyền truy cập chi tiết hơn, đồng thời đào tạo nhân viên về an toàn thông tin và sử dụng phần mềm kế toán. Thời gian: 6 tháng; Chủ thể: Phòng kiểm soát nội bộ và phòng CNTT.

Đối tượng nên tham khảo luận văn

  1. Nhà quản lý doanh nghiệp FDI: Giúp hiểu rõ thực trạng và giải pháp hoàn thiện HTTTKT trong doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài, từ đó nâng cao hiệu quả quản lý tài chính và ra quyết định.

  2. Chuyên viên kế toán và kiểm toán: Cung cấp kiến thức về quy trình thu thập, xử lý và cung cấp thông tin kế toán, cũng như các kỹ thuật phân tích và kiểm soát nội bộ trong môi trường doanh nghiệp hiện đại.

  3. Nhà nghiên cứu và sinh viên ngành kế toán - tài chính: Là tài liệu tham khảo quý giá về lý thuyết và thực tiễn HTTTKT, đặc biệt trong bối cảnh ứng dụng công nghệ thông tin và quản trị doanh nghiệp.

  4. Phòng CNTT và phát triển phần mềm kế toán: Giúp hiểu rõ yêu cầu nghiệp vụ kế toán trong doanh nghiệp, từ đó phát triển hoặc tùy chỉnh phần mềm phù hợp với nhu cầu thực tế.

Câu hỏi thường gặp

  1. HTTTKT là gì và tại sao quan trọng?
    HTTTKT là hệ thống thu thập, xử lý và cung cấp thông tin kế toán nhằm hỗ trợ quản lý và ra quyết định. Nó giúp doanh nghiệp lưu trữ dữ liệu chính xác, giảm thiểu sai sót và nâng cao hiệu quả quản lý tài chính.

  2. Công ty TNHH Nachi Việt Nam sử dụng phần mềm kế toán nào?
    Công ty sử dụng phần mềm FAST ACCOUNTING, phát triển trên nền tảng Microsoft với cơ sở dữ liệu SQL Server, hỗ trợ quản lý các phân hệ mua hàng, bán hàng, tiền lương và tài sản cố định.

  3. Các bước chính trong quá trình xử lý thông tin kế toán là gì?
    Bao gồm thu thập thông tin (chứng từ kế toán), xử lý thông tin (mã hóa, phân loại, tổng hợp) và cung cấp thông tin (báo cáo tài chính và quản trị).

  4. Làm thế nào để đảm bảo an toàn và bảo mật trong HTTTKT?
    Thông qua phân quyền người dùng chi tiết, kiểm soát truy cập, đào tạo nhân viên và áp dụng các biện pháp kỹ thuật bảo mật phần mềm và phần cứng.

  5. Giải pháp nào giúp nâng cao hiệu quả HTTTKT tại Nachi Việt Nam?
    Hoàn thiện bộ máy kế toán, nâng cấp công nghệ thu thập dữ liệu, xây dựng báo cáo quản trị đa dạng và tăng cường kiểm soát nội bộ là các giải pháp thiết thực và cần ưu tiên thực hiện.

Kết luận

  • Hệ thống thông tin kế toán tại Công ty TNHH Nachi Việt Nam đã đáp ứng được các yêu cầu cơ bản về thu thập và xử lý thông tin tài chính theo quy định pháp luật.
  • Tuy nhiên, hệ thống còn hạn chế trong việc cung cấp thông tin quản trị chi tiết và kịp thời, ảnh hưởng đến hiệu quả ra quyết định.
  • Việc ứng dụng công nghệ thông tin trong thu thập và xử lý dữ liệu đã được triển khai nhưng cần nâng cấp và tích hợp sâu hơn.
  • Kiểm soát nội bộ và bảo mật thông tin trong hệ thống cần được tăng cường để đảm bảo tính chính xác và an toàn dữ liệu.
  • Các giải pháp hoàn thiện HTTTKT được đề xuất nhằm nâng cao năng lực quản lý tài chính, hỗ trợ phát triển bền vững của doanh nghiệp trong bối cảnh cạnh tranh ngày càng gay gắt.

Next steps: Triển khai các giải pháp hoàn thiện trong vòng 6-12 tháng tới, đồng thời đánh giá hiệu quả định kỳ để điều chỉnh phù hợp.

Call to action: Các nhà quản lý và chuyên viên kế toán nên chủ động áp dụng các kiến thức và giải pháp nghiên cứu để nâng cao hiệu quả HTTTKT, góp phần phát triển doanh nghiệp bền vững.