CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN TRONG DOANH NGHIỆP 1. Khái quát chung về hệ thống thông tin kế toán trong doanh nghiệp 1.1 Khái niệm và bản chất hệ thống thông tin kế toán Hệ thống là một khái niệm quen thuộc, thường được sử dụng trong cuộc sống. Có thể hiểu hệ thống một cách đơn giản:” một tập hợp các thành phần phối hợp với để hoàn thành các một số mục tiêu nhất định”. Xung quanh cuộc sống thường ngày của con người, luôn tồn tại các hệ thống.
Ví dụ như, hệ thống tế bào, một gia đình, hệ thống giao thông, hệ thống pháp luật, hệ thống thông tin. Hệ thống tồn tại nhiều cấp bậc khác nhau, các thành phần của nó cũng có thể là hệ thống với các đặc điểm khác nhau. Hệ thống thấp hơn trong hệ thống lớn hơn gọi là hệ thống con. Mỗi hệ thống con có một mục tiêu riêng, nhưng chúng đều hướng đến mục tiêu tổng thể của hệ thống lớn.
Ví dụ: trong hệ thống giao thông thì có các hệ thống nhỏ hơn như hệ thống đường bộ, đường sắt, đường thủy,. Tương tự vậy, mỗi doanh nghiệp hiện nay cũng xem là hệ thống có nhiều mối liên kết chặt chẽ với nhau Hệ thống thông tin (HTTT) được xác định như một tập hợp các thành phần được tổ chức để thu thập, xử lý, lưu trữ, phân phối và biểu diễn thông tin và thông tin trợ giúp việc ra quyết định và kiểm soát trong một tổ chức. Hệ thống thông tin còn giúp các nhà quản lý phân tích chính xác hơn các vấn đề, nhìn nhận một cách trực quan những đối tượng phức tạp, tạo ra các sản phẩm mới. HTTT mỗi đơn vị gồm 2 hệ thống con lớn nhất là hệ thống thông tin quản lý và hệ thống thông tin kế toán.
Hệ thống thông tin quản lý bao gồm: hệ thống thông tin quản lý tài chính, quản lý marketing, quản lý nhân sự, quản lý sản xuất. Còn hệ thống thông tin kế toán bao gồm: Hệ thống sổ, hệ thống tài khoản, hệ thống báo cáo tài chính, hệ thống xử lý giao dịch, hệ thống báo cáo khác,. Hệ thống thông tin kế toán là một hệ thống được tổ chức để thu thập, lưu trữ, xử lý, phân phối thông tin trong lĩnh vực kinh tế, tài chính dựa vào công cụ máy tính và các thiết bị tin học để cung cấp các thông tin cần thiết cho quá trình ra quyết định để quản lý, điều hành hoạt động tác nghiệp của tổ chức, xí nghiệp, DN. 8 Theo tác giả Nguyễn Thế Hưng2 :” Hệ thống thông tin kế toán là một cấu trúc được thiết lập để thu thập dữ liệu, lưu trữ, xử lý và cung cấp thông tin theo chức năng của kế toán”.
Theo Theo quan điểm của Barry E.Romney (1990), “HTTT kế toán là tập hợp các nguồn nhân lực và vốn trong một đơn vị mà đơn vị này chịu trách nhiệm về trình bày những thông tin tài chính và là các thông tin thu được từ việc thu thập và xử lý dữ liệu giao dịch. Thông tin này sau đó được tạo ra sẵn có cho tất cả các cấp quản lý để sử dụng trong việc lập kế hoạch và kiểm soát các hoạt động của đơn vị đó”. L Boocholdt (1999) cho rằng, “HTTT kế toán là toàn bộ các thành phần liên quan được đặt lại với nhau để thu thập thông tin, dữ liệu thô hoặc dữ liệu thông thường và biến chúng thành dữ liệu tài chính cho mục đích báo cáo với người ra quyết định”.1: Hệ thống thông tin kế toán Dù các khái niệm có sự khác nhau về câu từ nhưng theo Tác giả thì các khái niệm đều có điểm chung là: có mối quan hệ tác động trong tiến trình xử lý thông tin giữa các nguồn lực, các thành phần trong hệ thống kế toán nhắm đưa ra các quyết định đúng đắn, chiến lược cho kỳ kinh doanh. Vì vậy, theo tác giả “HTTT kế toán là một hệ thống bao gồm các quá trình thu thập, ghi nhận và xử lý dữ liệu nhằm tạo ra những thông tin tài chính cần thiết cung cấp cho đối tượng sử dụng”.
Bản chất của hệ thống thông tin kế toán : Là một bộ phận của hệ thống thông tin quản lý trong doanh nghiệp có nhiệm vụ cung cấp thông tin cho các đối tượng là nhà quản trị phục vụ, cho mục đích kiểm soát hoạt động và ra quyết định hoạt động 2 Giáo trình: Hệ thống thông tin kế toán, Đại học Kinh tế Tp.Hồ Chí Minh 9 sản xuất kinh doanh. Hệ thống thông tin kế toán trong doanh nghiệp là hệ thống mở, linh hoạt , năng động phụ thuộc vào các yếu tố bên trong, bên ngoài doanh nghiệp và cả trình độ kinh nghiệm và quản lý. Hệ thống thông tin kế toán ( Accounting Information System –AIS) là giao thoa giữa Kế toán và Hệ thống thông tin. Đóng vai trò cung cấp dữ liệu đầu vào và vừa tổng hợp các yếu tố đầu ra phục vụ cho các HTTT khác trong doanh nghiệp.
Một hệ thống thông tin kế toán cơ bản thường bao gồm bốn thành phần chính: con người, thủ tục và hướng dẫn, dữ liệu, phần mềm - Con người trong hệ thống thông tin kế toán đơn giản là người dùng hệ thống. Các chuyên gia cần sử dụng hệ thống trong một tổ chức bao gồm: kế toán viên, nhân viên tư vấn, chuyên gia phân tích kinh doanh, nhà quản lý, giám đốc tài chính và kiểm toán viên. Hệ thống kế toán giúp các bộ phận khác nhau trong doanh nghiệp phối hợp ăn ý với nhau. - Thủ tục và hướng dẫn của hệ thống thông tin kế toán là các phương thức mà nó sử dụng để thu thập, tổng hợp, lưu trữ, quản lý, truy xuất và xử lý dữ liệu.
Những phương pháp này đều hoạt động một cách tự động. Dữ liệu có thể đến từ cả hai nguồn: nội bộ (ví dụ: nhân viên trong doanh nghiệp) và nguồn bên ngoài (ví dụ: các đơn đặt hàng trực tuyến của khách hàng). Các thủ tục và hướng dẫn này sẽ được mã hóa trong hệ thống thông tin kế toán thông qua tài liệu và đào tạo. Để có được hiệu quả cao nhất, các thủ tục và hướng dẫn phải được tuân thủ nhất quán.
10 - Để lưu trữ thông tin, hệ thống thông tin kế toán phải có cấu trúc cơ sở dữ liệu giống như ngôn ngữ truy vấn có cấu trúc (SQL), ngôn ngữ máy tính thường xuyên được ứng dụng cho cơ sở dữ liệu. Hệ thống cũng sẽ cần nhiều đầu vào khác nhau để nhập dữ liệu và để cho từng người dùng hệ thống, cũng như các định dạng đầu ra khác nhau nhằm đáp ứng nhu cầu của từng người dùng khác nhau và các loại thông tin khác nhau. Dữ liệu chứa trong hệ thống là tất cả các thông tin tài chính-kế toán phù hợp với thực tiễn kinh doanh của doanh nghiệp. Bất kỳ dữ liệu kinh doanh nào tác động đến hệ thống tài chính của doanh nghiệp đều phải đi vào hệ thống.
Loại dữ liệu trong hệ thống thông tin kế toán sẽ phụ thuộc vào quy mô và loại hình của doanh nghiệp. Các loại dữ liệu này sau đó có thể được dùng để lập báo cáo kế toán. Lưu trữ tất cả dữ liệu này ở một nơi duy nhất – trong hệ thống thông tin kế toán sẽ tạo điều kiện cho hoạt động lưu trữ hồ sơ, phân tích, báo cáo, kiểm toán hay ra quyết định. Để dữ liệu thực sự hữu ích, nó phải đầy đủ, chính xác và đáng tin cậy.
- Phần mềm của hệ thống thông tin kế toán là các chương trình máy tính được dùng để lưu trữ, quản lý, truy xuất, xử lý và phân tích dữ liệu tài chính-kế toán của doanh nghiệp. Trước khi có máy tính, hệ thống là các hệ thống thủ công, dựa trên giấy, tuy nhiên hiện nay, hầu hết các doanh nghiệp đang sử dụng phần mềm kế toán làm cơ sở cho hệ thống.2 Phân loại hệ thống thông tin kế toán Hệ thống thông tin kế toán thường được phân loại theo 3 tiêu chí là: - Theo mục đích sử dụng thông tin kế toán - Theo phương thức xử lý thông tin - Theo quá trình (tiến trình xử lý thông tin) 1.1 Phân loại theo mục đích sử dụng: Theo mục đích sử dụng, Hệ thống thông tin kế toán được phân loại: HTTT Kế toán tài chính và HTTT Quản trị. 11 Hệ thống thông tin kế toán tài chính mục đích cung cấp các thông tin chủ yếu cho các đối tượng bên ngoài. Những thông tin này dựa trên việc tuân thủ các quy định, chế độ, các nguyên tắc và chuẩn mực kế toán.
Ngoài ra, do tính chất dữ liệu của HTTT KTTC cung cấp các thông tin kinh tế tài chính chủ yếu phục vụ cho các đối tượng bên ngoài ( ngân hàng, chủ nợ, kiểm toán,…)nên cần có giá trị pháp lý cao và theo khuôn mẫu nhất định về mặt trình bày, hình thức biểu hiện và thời gian Hệ thống thông tin kế toán quản trị: Cung cấp các thông tin nhằm mục đích quản trị trong nội bộ doanh nghiệp để dự báo các sự kiện sẽ xảy ra và dự đoán các ảnh hưởng về tài chính kinh tế của chúng đối với doanh nghiệp Hơn nữa,hệ thống thông tin kế toán quản trị sử dụng các số liệu quá khứ để từ đó định hướng dự báo tương lai, nên khuôn mẫu báo cáo cũng đa dạng nhằm mục tiêu đáp ứng được yêu cầu cung cấp thông tin của chủ DN 1.2 Phân loại theo phương thức xử lý Hệ thống thông tin kế toán thủ công: trong những hệ thống này, nguồn lực chủ yếu là con người, cùng với các công cụ tính toán, con người thực hiện toàn bộ công việc kế toán. Dữ liệu trong các hệ thống này được ghi chép thủ công và lưu trữ dưới hình thức chứng từ, sổ, thẻ, bảng… Đây là những hệ thống phổ biến từ khoảng 20 năm về trước. Hệ thống thông tin kế toán trên nền máy tính: Nguồn lực bao gồm con người và máy tính. Trong đó, máy tính thực hiện toàn bộ các công việc kế toán dưới sự điều khiển, kiểm soát của con người.
Hàng loạt sản phẩm phần mềm đã được tung ra thị trường nhằm cung cấp cho các nhà quản lý khả năng quản lý hoạt động tài chính – kế toán, phần mềm kế toán khác nhau, phục vụ các nhu cầu quản lý kế toán đa dạng về quy mô, hình thức sở hữu và tính chất hoạt động SXKD của các tổ chức, doanh nghiệp. Chúng hầu hết được viết bằng một ngôn ngữ CSDL với một bộ các thủ tục chương trình cơ sở, đảm bảo các chức năng xử lý cơ bản nhất của công tác kế toán.