lời mở đầu và phần kết luận, danh mục tài liệu tham khảo và phụ lục, nội dung chính của luận văn đƣợc chia làm 3 chƣơng nhƣ sau: Chƣơng 1: Cơ sở lý luận về văn phòng và chất lƣợng công tác văn phòng. Chƣơng 2: Thực trạng công tác văn phòng tại Tổng cục Thể dục thể thao. Chƣơng 3: Giải pháp nâng cao chất lƣợng công tác văn phòng tại Tổng cục Thể dục thể thao. 7 Luan van Chƣơng 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ VĂN PHÒNG VÀ CHẤT LƢỢNG CÔNG TÁC VĂN PHÒNG 1.
Khái quát về văn phòng 1. Khái niệm văn phòng Hiện nay, thuật ngữ văn phòng đƣợc dùng theo các nghĩa sau đây: Một là, là một bộ phận cấu thành của các cơ quan, công sở hành chính; Hai là, là bộ phận đại diện của các cơ quan, tổ chức trong giao dịch, điều hành công việc nội bộ [53, tr. Từ điển Tiếng Việt của Viện ngôn ngữ học định nghĩa văn phòng là “bộ phận phụ trách công việc giấy tờ, hành chính trong một cơ quan” [37, tr. Theo các tác giả cuốn sách 150 câu hỏi - đáp về nghiệp vụ hành chính văn phòng thì trong thực tế, văn phòng đƣợc hiểu theo nhiều nghĩa khác nhau, phản ánh nhận thức của chúng ta về chức năng, nhiệm vụ của văn phòng ở mỗi thời kỳ lịch sử và trong những hoàn cảnh phát sinh quan hệ nhất định.
Về cơ bản, hiện nay có ba cách tiếp cận chủ yếu về văn phòng: Thứ nhất, tiếp cận về mặt cơ cấu tổ chức: văn phòng là một bộ phận, đơn vị làm việc tổng hợp và trực tiếp của một cơ quan chức năng, phục vụ cho việc điều hành của lãnh đạo. Thứ hai, tiếp cận về mặt không gian: Theo cách tiếp cận này, văn phòng có thể hiểu theo hai nghĩa dƣới đây: Một là, là trụ sở làm việc của cơ quan, đơn vị, là địa điểm giao tiếp đối nội, đối ngoại của cơ quan, đơn vị đó. Hai là, là nơi làm việc cụ thể của những ngƣời có chức vụ nhƣ: văn phòng nghị sĩ, văn phòng tổng giám đốc. Thứ ba, tiếp cận hoạt động: văn phòng là một dạng hoạt động của cơ 8 Luan van quan, tổ chức trong đó diễn ra việc thu nhận, bảo quản, lƣu trữ các loại văn bản, giấy tờ, những công việc liên quan đến công tác văn thƣ [52, tr.
Tuy có rất nhiều cách hiểu, quan điểm khác nhau đối với thuật ngữ văn phòng, phụ thuộc vào những mục đích nghiên cứu khác nhau, luận văn này tiếp cận thuật ngữ văn phòng theo nghĩa: “Văn phòng là một bộ phận của cơ quan, tổ chức có trách nhiệm thu thập, xử lý và tổng hợp thông tin phục vụ cho sự điều hành của lãnh đạo, đồng thời bảo đảm các điều kiện vật chất, kỹ thuật cho hoạt động chung của toàn cơ quan, tổ chức đó ” [19, tr. Nhƣ vậy, có thể thấy văn phòng đƣợc hiểu với nhiều nghĩa khác nhau, tuy nhiên dù hiểu theo cách nào thì văn phòng cũng là một thực thể tồn tại khách quan, có hệ thống tổ chức và đƣợc điều hành theo một trật tự nhằm hƣớng tới mục tiêu nhất định. Từ những phân tích trên có thể hiểu khái niệm văn phòng ở ba khía cạnh nhƣ sau: Thứ nhất, văn phòng là bộ máy tham mƣu, giúp việc cho lãnh đạo, có trách nhiệm thu thập, xử lý thông tin phục vụ cho quá trình ra quyết định quản lý. Với khía cạnh này, văn phòng đƣợc xem là một tổ chức hoàn chỉnh với chức năng, nhiệm vụ, con ngƣời cụ thể và những thiết chế cần thiết cho quá trình hoạt động của tổ chức.
Thứ hai, văn phòng là một dạng hoạt động của tổ chức. Với khía cạnh này, văn phòng là một dạng hoạt động nghề nghiệp, thực hiện việc thu thập, xử lý thông tin, phụ trách công văn, giấy tờ cho tổ chức. Thứ ba, văn phòng là nơi diễn ra mọi hoạt động của tổ chức. Với khía cạnh này, văn phòng bao gồm các điều kiện vật chất, trụ sở làm việc, con ngƣời để đảm bảo hoạt động của tổ chức.
Nhƣ vậy, có thể khẳng định văn phòng là bộ phận không thể thiếu trong bất kỳ cơ quan, tổ chức nào, từ cơ quan nhà nƣớc ở trung ƣơng đến cơ quan nhà 9 Luan van nƣớc ở địa phƣơng, các tổ chức chính trị, các tổ chức xã hội, các tổ chức kinh tế. Tùy thuộc vào quy mô và đặc điểm của từng tổ chức mà văn phòng có tên gọi, hình thức tổ chức khác nhau nhƣ: văn phòng đƣợc tổ chức nhƣ một bộ phận trong tổ chức (phòng/bộ phận hành chính tổng hợp), nhƣ một cơ quan chuyên môn (Văn phòng Chính phủ, Văn phòng Bộ, Văn phòng UBND tỉnh, Văn phòng HĐND và UBND huyện). Dù có tên gọi hay cách thức tổ chức khác nhau nhƣng văn phòng trong tổ chức vẫn tồn tại nhƣ một tất yếu, là bộ phận không thể thiếu trong bất kỳ cơ quan, tổ chức. Đó là bộ phận thực hiện chức năng tham mƣu, giúp việc, phục vụ cho lãnh đạo cơ quan đảm bảo công tác chỉ đạo, điều hành đƣợc tập trung, thống nhất, hoạt động của cơ quan diễn ra thƣờng xuyên, liên tục và có hiệu quả.
Vị trí, chức năng, nhiệm vụ của văn phòng 1. Vị trí của văn phòng Việc xác định vị trí của văn phòng trong cơ quan, đơn vị, tổ chức gắn liền với việc xem xét các chức năng, nhiệm vụ của văn phòng. Trong quá trình hoạt động, trong mỗi cơ quan, đơn vị, tổ chức luôn có mối quan hệ nội bộ với nhau, đồng thời có mối quan hệ ra bên ngoài với các cơ quan, đơn vị, tổ chức khác thông qua hệ thống văn bản đến và đi, các hoạt động thông tin qua lại khác. Xét trong nội bộ cơ quan, đơn vị, tổ chức, văn phòng có vị trí là bộ phận trung gian, thực hiện việc ghép nối các mối quan hệ giữa các bộ phận, thông qua hoạt động quản lý, điều hành của nguời đứng đầu nói riêng, của bộ máy lãnh đạo, quản lý nói chung.
Đây là hoạt động diễn ra thuờng xuyên, liên tục, đa dạng và phức tạp trong từng cơ quan, đơn vị, tổ chức, thể hiện rõ nét vị trí trung gian của văn phòng. Xét ở phạm vi rộng hơn, các hoạt động nhằm xác lập, duy trì các mối quan hệ bên ngoài ấy đều đuợc tiến hành thông qua văn phòng, không thể 10 Luan van thiếu văn phòng. Do đó, văn phòng đuợc coi là đầu mối thông tin liên lạc, là bộ phận quan trọng trong hoạt động của cơ quan, đơn vị, tổ chức; đồng thời, là bộ phận có mối quan hệ mật thiết, gắn liền với hoạt động của nhà lãnh đạo, quản lý trong cơ quan, đơn vị, tổ chức. Gắn với chức năng tham muu, tổng hợp, văn phòng còn là bộ máy giúp việc đắc lực, là trung tâm thu thập và xử lý hệ thống thông tin phục vụ cho các hoạt động của toàn bộ cơ quan, đơn vị, tổ chức nói chung, cho hoạt động điều hành, quản lý của nhà lãnh đạo, quản lý nói riêng.
Nhu vậy, có thể xem trong mỗi một cơ quan, đơn vị, tổ chức thì văn phòng có vị trí trung tâm, thực hiện các chức năng cơ bản nhất nhằm đảm bảo cho quá trình thông tin trong nội bộ và quá trình thông tin với bên ngoài đuợc thông suốt, phục vụ trực tiếp cho sự vận hành của cơ quan, đơn vị, tổ chức. Chức năng của văn phòng Chức năng của cơ quan tổ chức nói chung chính là mục tiêu, định hƣớng của các loại công việc mà cơ quan, tổ chức đó phải thực hiện. Mỗi cơ quan, tổ chức đều có bộ máy làm chức năng văn phòng với tên gọi là văn phòng, phòng hành chính.văn phòng thực hiện chức năng quản lý, tổ chức thực hiện các hoạt động nghiệp vụ cụ thể nhằm đảm bảo yêu cầu tham mƣu, tổng hợp, giúp việc cho công tác chỉ đạo, điều hành của lãnh đạo cơ quan, tổ chức và đảm bảo các điều kiện vật chất, kỹ thuật cho hoạt động chung của toàn cơ quan, tổ chức. Theo các tài liệu nghiên cứu gần đây, văn phòng bao gồm hai chức năng chính là chức năng tham mƣu tổng hợp và chức năng hậu cần.
Ngoài ra, văn phòng còn có chức năng thay mặt cơ quan, tổ chức trong các hoạt động giao tiếp với bên ngoài khi cần thiết. - Chức năng tham mưu, tổng hợp Với chức năng tham mƣu tổng hợp, văn phòng thực hiện những hoạt 11 Luan van động có nội dung bao hàm nhiều mặt, nhiều lĩnh vực và có tính chất tổng hợp trong việc tham vấn về tổ chức, điều hành công việc lãnh đạo, chỉ đạo và tổ chức công việc của lãnh đạo cơ quan, tổ chức. Tham mƣu bao hàm nội dung tham vấn, còn tổng hợp là thống kê, xử lý thông tin phục vụ cho hoạt động quản lý. Thực tế cho thấy hoạt động của cơ quan, tổ chức diễn ra phụ thuộc vào nhiều yếu tố chủ quan và khách quan khác nhau, vì vậy muốn có đƣợc những quyết định đúng đắn, khoa học, ngƣời lãnh đạo không thể chỉ dựa vào ý chí chủ quan của cá nhân, mà còn phải xét đến những yếu tố khách quan khác nhƣ ý kiến tham gia của các nhà tham vấn, những ngƣời trợ giúp, ý kiến của các cấp quản lý.
Những thông tin đa chiều đó đƣợc văn phòng tổng hợp, phân tích, chọn lọc để tham mƣu đƣa ra một kết luận chung nhất nhằm cung cấp cho lãnh đạo những thông tin, phƣơng án giải quyết kịp thời, đúng đắn; giúp cho thủ trƣởng cơ quan, tổ chức có cơ sở khoa học để lựa chọn quyết định quản lý tối ƣu phục vụ cho mục tiêu hoạt động của cơ quan. Chức năng tham mƣu của văn phòng đƣợc thực hiện ngay trong hoạt động tổng hợp. Chức năng tham mƣu, tổng hợp của văn phòng xuất phát từ vai trò là đầu mối tổng hợp giúp lãnh đạo cơ quan, đơn vị trong việc quản lý, xây dựng chƣơng trình công tác; theo dõi, đôn đốc việc thực hiện chƣơng trình công tác đó. - Chức năng hậu cần Hậu cần là chức năng đặc thù của văn phòng.
Chức năng hậu cần của văn phòng là việc quản lý tài chính, tài sản của cơ quan; tổ chức quản trị công sở, đảm bảo đầy đủ các khoản chi tiêu, mua sắm, sửa chữa, thay thế trang thiết bị phục vụ cho hoạt động thƣờng xuyên của cơ quan trên tinh thần tiết kiệm, hiệu quả, đúng chế độ, đúng nguyên tắc chi tiêu tài chính, không để thất thoát tiền, tài sản của nhà nƣớc, cơ quan, đơn vị.