Chương 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HIỆN ĐẠI HÓA CÔNG TÁC VĂN PHÒNG 1. Văn phòng Bất kỳ một tổ chức nào tồn tại cũng hướng đến một mục tiêu nhất định. Mục tiêu lớn hay nhỏ, trước mắt hay lâu dài. còn tuỳ thuộc vào tính chất hoạt động mà lĩnh vực mà tổ chức tham gia và môi trường tồn tại của tổ chức.
Muốn đạt được mục tiêu tổ chức cần được quản trị khoa học, hợp lý. Các nhà quản trị phải định hướng mục tiêu, tổ chức xếp đặt các yếu tố cấu thành theo một cơ cấu nhất định và điều hành chúng hoạt động theo mục tiêu đề ra cho tổ chức. Như vậy nhà quản trị phải tham gia nhiều lĩnh vực hoạt động phức tạp, nhất là khi quy mô trình độ phát triển của tổ chức được tăng cường. Để ra được những quyết định về mục tiêu phát triển và điều hành tổ chức hoạt động theo mục tiêu, quản trị phải có nhiều thông tin liên quan đến nhu cầu tồn tại của tổ chức, đến tính chất, đặc điểm hoạt động, tiềm năng của các yếu tố có trong tổ chức và tác động của môi trường đến quá trình thực hiện mục tiêu.
Không chỉ dừng lại ở chỗ có được thông tin, nhà quản trị cần phải xử lý và tổng hợp những thông tin thu thập để tạo ra những thông tin hữu ích cho việc ra quyết định. Đồng thời họ phải chuyển tải thông tin theo yêu cầu quản lý, sử dụng của mình. Nếu cứ để nhà quản trị tham gia vào các hoạt động thu, xử lý và tổng hợp thông tin như trên thì sẽ mất đi cơ hội ra quyết định, giảm thiểu thời gian quản lý điều hành hoạt động chung của tổ chức. Để giúp nhà quản trị có thông tin đầy đủ, chính xác kịp thời, các tổ chức đã hình thành bộ máy văn phòng để trợ giúp các nhà quản trị trong việc thu, xử lý, bảo quản, chuyển tải và sử dụng thông tin đảm bảo ra quyết định đúng cũng như đảm bảo các điều kiện vật chất cho các nhà quản trị hoạt động.
16 Luan van Như vậy văn phòng là một bộ phận không thể thiếu trong bất kỳ cơ quan đơn vị nào, dù cơ quan đơn vị có hoạt động trong lĩnh vực nào thì văn phòng cũng là công cụ trợ giúp đắc lực cho hoạt động điều hành quản lý. Văn phòng đóng vai trò quyết định hoạt động của cơ quan đơn vị nên việc tổ chức một văn phòng phải được nghiên cứu, sắp xếp sao cho hợp lý nhất. Văn phòng tồn tại là một tất yếu khách quan theo yêu cầu của các nhà quản trị. Tuỳ theo tính chất, quy mô hoạt động của tổ chức mà văn phòng được thành lập theo từng hình thức phù hợp.
Khái niệm văn phòng Văn phòng tồn tại găn với mỗi loại hình, cơ cấu tổ chức và để trợ giúp cho các nhà quản trị nên việc xác định về phạm vi độc lập của một văn phòng chỉ mang tính chất tương đối. Trên cơ sở này có thể xác định văn phòng theo các cách sau đây: Văn phòng được hiểu theo nghĩa chung nhất là nơi hoạt động mang tính chất giấy tờ (bàn giấy). Văn phòng là bộ phận phụ trách công tác công văn giấy tờ hành chính trong cơ quan đơn vị. Quan niệm này đồng nhất văn phòng với bộ phận văn thư của cơ quan, đơn vị[31].
Văn phòng là trụ sở làm việc của một cơ quan, đơn vị, là địa điểm mà hàng ngày các cán bộ, công chức đến đó để thực thi công việc (Ví dụ: Văn phòng UBND các cấp, văn phòng Tỉnh đoàn…) [31]. Văn phòng là bộ máy giúp việc cho thủ trưởng cơ quan trong công tác lãnh đạo, quản lý điều hành thực hiện chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, đơn vị [30]. Các quan niệm trên đây đều mới phản ánh các khía cạnh riêng rẽ của văn phòng. Để có một khái niệm đầy đủ về văn phòng chúng ta cần xem xét toàn diện các hoạt động diễn ra ở bộ phận này trong các cơ quan, đơn vị.
Ở đầu vào 17 Luan van văn phòng cần thu thập, xử lý, cung cấp thông tin từ bên ngoài và nội bộ giúp cho lãnh đạo cơ quan có quyết định đúng đắn. Đầu ra gồm những hoạt động phân phối, truyền tải, thu và xử lý thông tin phản hồi giúp cho công tác quản lý điều hành cơ quan đạt kết quả cao. Mặt khác hoạt động của các cơ quan đơn vị đều cần có các phương tiện vật chất kĩ thuật cần thiết. Văn phòng vừa là đơn vị nghiên cứu đề xuất ý kiến với thủ trưởng cơ quan, vừa là đơn vị trực tiếp thực hiện công việc sau khi có ý kiến phê duyệt của thủ trưởng như: tổ chức mua sắm, quản lý sử dụng các tài sản, trang thiết bị kĩ thuật, kinh phí hoạt động nhằm nâng cao hiệu quả sử dụng của các yếu tố này.
Từ các quan niệm trên, chúng ta có thể nêu định nghĩa đầy đủ nhất về văn phòng: “Văn phòng là bộ máy điều hành tổng hợp của cơ quan, đơn vị, là nơi thu thập xử lý, cung cấp, truyền đạt thông tin trợ giúp cho hoạt động quản lý, là nơi chăm lo dịch vụ hậu cần, đảm bảo các điều kiện vật chất văn phòng cho hoạt động của cơ quan, đơn vị” [30]. Chức năng của văn phòng Văn phòng là một thực thể tồn tại khách quan bởi vậy nó cũng có những điều kiện tồn tại như bất kỳ một thực thể nào, thông qua môi trường đặc trưng mà nó tồn tại. Sự tồn tại và phát triển tuỳ theo quy mô và tính chất hoạt động của mỗi cơ quan đơn vị mà tổ chức văn phòng được hình thành lớn nhỏ khác nhau. Nhưng dù tổ chức theo cách nào thì văn phòng cũng phải được gắn liền với việc thực hiện ba chức năng cơ bản sau: 1.
Chức năng tham mưu Trong hoạt động của cơ quan đơn vị phụ thuộc vào rất nhiều yếu tố khách quan và chủ quan, trong đó có yếu tố chủ quan thuộc về người quản lý, bởi vậy muốn ra được quyết định mang tính khoa học, người quản lý cần căn cứ vào các yếu tố khách quan như những ý kiến tham gia của các cấp quản lý, của những 18 Luan van người trợ giúp. Những ý kiến đó được văn phòng chọn lọc cung cấp thông tin cho lãnh đạo ra quyết định quản lý, từ đó cũng hình thành hoạt động tham mưu. Chức năng tham mưu là chức năng nghiên cứu các văn bản, quy định nhà nước của ngành, nắm bắt kịp thời các thông tin liên quan đến lĩnh vực hoạt động của cơ quan để tham mưu cho lãnh đạo; giúp lãnh đạo đề ra các quyết định chỉ đạo, điều hành công việc; đưa ra các phương án quản lý giúp cho hoạt động của cơ quan ngày một hiệu quả hơn. Hoạt động này rất cần thiết và luôn tỏ ra hữu hiệu vì nó mang tính chuyên vấn và tính chuyên sâu trong các trường hợp trợ giúp lãnh đạo.
Chức năng tham mưu được thể hiện trong mỗi nhiệm vụ cụ thể như xây dựng quy chế làm việc và tổ chức làm việc theo quy chế; giúp lãnh đạo xây dựng và tổ chức thực hiện chương trình công tác; thông tin tổng hợp phục vụ lãnh đạo; thẩm định về phạm vi, yêu cầu, quy trình, tiến độ, thể thức của các đề án; kiến nghị xử lý các vấn đề thuộc chức năng lãnh đạo của cơ quan, tổ chức; biên tập, kiểm tra và chịu trách nhiệm về thủ tục, thể thức của văn bản. Chức năng tổng hợp Từ những kết quả tham vấn phải xuất phát từ những thông tin ở các đầu vào, đầu ra và thông tin ngược trên mọi lĩnh vực, của mọi đối tượng mà văn phòng là đầu mối thu thập, phân tích, quản lý, sử dụng thông tin phải tuân theo những nguyên tắc, trình tự nhất định, mới có thế mang lại hiệu quả thiết thực cho công tác của cơ quan đơn vị. Trong công tác văn phòng thông tin đầu vào đóng một vai trò rất quan trọng. Việc thu thập thông tin và xử lý thông tin đã phục vụ cho việc dự báo các vấn đề xảy ra trong quá trình hoạt động của cơ quan đơn vị, giúp lãnh đạo có được những quyết định đúng đắn để kịp thời xử lý công việc.
Bên cạnh đó công tác thông tin giúp lãnh đạo phân tích dữ liệu thông 19 Luan van số để vạch ra những chiến lược quan trọng lâu dài cũng như các kế hoạch trung hạn hoặc ngắn hạn nhằm nâng cao hiệu quả trong hoạt động. Trong văn phòng, chức năng thông tin tổng hợp không chỉ có tác dụng thiết thực đến chức năng tham mưu mà còn có vai trò trong sự thành công hay thất bại của cơ quan đơn vị. Chính vì ỳ nghĩa to lớn của chức năng này, nên các cơ quan, đơn vị luôn luôn phải quan tâm củng cố và hiện đại hoá công tác văn phòng. Chú trọng đầu tư các trang thiết bị thông tin điện tử, hệ thống máy tính nối mạng internet, để đáp ứng với sự phát triển không ngừng của lưu lượng thông tin ngày càng phong phú đa dạng như hiện nay.
Chức năng hậu cần Bất kỳ cơ quan tổ chức nào muốn đi vào hoạt động không thể bỏ qua bước đầu quan trọng đó là chuẩn bị các yếu tố về cơ sở vật chất như: Nhà xưởng, trang thiết bị, tài chính và phương tiện. Ngoài ra còn phải thực hiện tổ chức các cuộc họp, các chuyến đi công tác cho lãnh đạo và công tác lễ tân, tiếp khách. Những điều kiện về trang thiết bị và công tác đó thuộc về hoạt động hậu cần trong công tác của văn phòng. Hậu cần thường là những công việc dịch vụ như tạo ra cơ sở vật chất để cán bộ nhân viên thực hiện nhiệm vụ của họ, tăng thêm hiệu quả làm việc.
Thực hiện nhiệm vụ quản lý các khoản đảm bảo cho đời sống của cán bộ nhân viên. Làm công cụ quản lý trong việc chuẩn bị chỉ tiêu kế hoạch và góp phần vào việc hoàn tất các chỉ tiêu kế hoạch đó. Công tác hậu cần còn là diện mạo của cơ quan qua việc xây dựng cơ sở vật chất, xây dựng uy tín bằng công tác đối nội, đối ngoại của cơ quan. Chức năng tham mưu, tổng hợp và phục vụ đan xen nhau, có quan hệ mật thiết với nhau: tham mưu là để phục vụ, trong phục vụ có tham mưu.