CHƯƠNG 1 CƠ SỞ KHOA HỌC VỀ CÔNG TÁC HIỆN ĐẠI HÓA VĂN PHÒNG 1. Một số khái niệm cơ bản 1. Khái niệm văn phòng Từ "văn phòng" bắt nguồn từ tiếng Latin "officium" và các từ tương đương trong nhiều ngôn ngữ khác, chủ yếu là các ngôn ngữ thuộc ngữ hệ Rôman, cho đến nay định nghĩa “Văn phòng” vẫn luôn được bàn luận sôi nổi. Sau khi tìm hiểu, nghiên cứu các cách hiểu phổ biến nhất về văn phòng đến thời điểm hiện tại, nhóm tác giả nhận thấy có một số quan điểm sau được coi là hoàn thiện nhất về khái niệm “văn phòng”: Xét tới tính chất hành chính công vụ, văn phòng được Hoàng Phê lý giải trong cuốn Từ điển Tiếng Việt (2016) được hiểu “Văn phòng là bộ phận phụ trách công việc giấy tờ, hành chính trong một cơ quan” [7].
Bằng việc nhìn nhận văn phòng theo nghĩa hẹp, tác giả Hoàng Phê coi văn phòng là một bộ phận trong cơ cấu tổ chức của cơ quan, doanh nghiệp, có nhiệm vụ là phụ trách giấy tờ và các công việc hành chính nội bộ có liên quan trong một tổ chức, cơ quan. Bên cạnh đó, thuật ngữ “Văn phòng” trong tiếng Anh là “Office” theo từ điển Oxford Learner’s Dictionaries được hiểu là “a room, set of rooms or building where people work, usually sitting at desks” – một căn phòng, một tập hợp các phòng hoặc tòa nhà nơi mọi người làm việc, thường ngồi ở bàn làm việc. Ở khái niệm này, văn phòng được nhận diện dưới góc độ không gian làm việc, được hiểu theo nghĩa chỉ nơi chốn địa điểm cụ thể. Trong một bài viết đăng tải tại Kỷ yếu Hội thảo khoa học Quản trị văn phòng – Lý luận và thực tiễn – PGS.
Đào Xuân Chúc (2005) đã đưa ra định nghĩa như sau: “Văn phòng là bộ máy điều hành tổng hợp của một cơ quan, doanh nghiệp; là nơi giao tiếp, thu thập và xử lý thông tin nhằm phục vụ cho hoạt động quản lý; là nơi đảm bảo điều kiện vật chất cho hoạt động của cơ quan, tổ chức”[1]. Dưới góc độ tiếp cận là nhu cầu dùng tin, tác giả Đào Xuân Chúc đã lý giải khái niệm văn phòng thông qua việc khẳng định tầm quan trọng của văn phòng trong việc thu thập, xử lý, cung cấp thông tin cho hoạt động của cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp, phục vụ trước nhất cho hoạt động quản lý. 7 Bên cạnh đó, trong một số cuốn sách, giáo trình, bài viết các nhà nghiên cứu còn đưa ra nhiều quan niệm về văn phòng khi tiếp cận qua góc nhìn rộng và hẹp, cụ thể: Tác giả Văn Tất Thu trong cuốn giáo trình xuất bản năm 2020 mang tên Giáo trình Quản trị văn phòng đã nhìn nhận văn phòng dưới góc độ tổ chức: “Văn phòng là một thực thể tồn tại khách quan tồn tại trong mỗi tổ chức để thực hiện các chức năng theo yêu cầu của nhà quản trị tổ chức đó”[9]. Nhận diện văn phòng dưới dạng một thực thể hiện hữu ở hầu hết các cơ quan, tổ chức, tác giả khẳng định văn phòng tồn tại nhằm thực hiện các chức năng chuyên môn có thể kể đến như chức năng tham mưu, chức năng tổ chức, chức năng đảm bảo thông tin… theo yêu cầu, mong muốn của nhà quản trị.
Hay như trong bài viết năm 2005 mang tên “Một số nhận thức về văn phòng, quản trị văn phòng và đào tạo nhân lực quản trị văn phòng trong tương lai”, PGS. Nguyễn Hữu Tri cho rằng hai từ “văn phòng” có thể được xác định hiểu theo hai nghĩa là nghĩa rộng và nghĩa hẹp từ góc độ về khoa học tổ chức như sau: - Văn phòng theo nghĩa rộng (văn phòng toàn bộ) bao gồm toàn bộ bộ máy quản lý của đơn vị từ cao cấp đến cơ sở với các nhân sự làm quản trị cho hệ thống quản lý nói riêng. Văn phòng toàn bộ có đầy đủ tư cách pháp nhân trong hoạt động đối nội, đối ngoại để thực hiện mục tiêu chung của tổ chức. - Văn phòng theo nghĩa hẹp (văn phòng chức năng) chỉ bao gồm bộ máy trợ giúp nhà quản trị những việc trong chức năng được giao; là một bộ phận cấu thành trong cơ cấu tổ chức, chịu sự điều hành của nhà quản trị cấp cao.
Văn phòng chức năng không phải một pháp nhân độc lập trong các quan hệ đối ngoại. Qua các góc nhìn và cách tiếp cận khác nhau khi bàn luận về định nghĩa văn phòng, nhiều khái niệm đã được đưa ra như trên, nhóm tác giả nhận thấy quan điểm và góc tiếp cận của PGS.TS Vũ Thị Phụng trong cuốn Giáo trình Lý luận về Quản trị văn phòng (2021) đã thể hiện đầy đủ vị trí, chức năng, nhiệm vụ cơ bản của văn phòng hiện nay. Do đó, nhóm tác giả xin được sử dụng khái niệm “văn phòng” này làm cơ sở lý luận xuyên suốt bài nghiên cứu của mình: “Văn phòng là bộ máy tham mưu, giúp việc trực tiếp cho lãnh đạo, có chức năng đảm bảo thông tin, điều kiện làm việc; giúp lãnh đạo tổ chức, thực thi và kiểm soát công việc thông qua hoạt động quản lý hành chính”[8]. Khái niệm công tác văn phòng Công tác văn phòng là một vấn đề được rất nhiều học giả cũng như các nhà quản trị gia quan tâm.
Do nội dung của công tác văn phòng rất rộng về phạm vi nghiên 8 cứu và phong phú trong thực tế vận dụng nên ở mỗi góc nhìn, người ta lại đưa những quan điểm, định nghĩa khác nhau về công tác văn phòng. Tuy mỗi cách nhìn đó chưa hoàn toàn đầy đủ, toàn diện nhưng trên tổng thể, cách nhìn đó đã góp phần to lớn vào việc nhận thức và thực hiện công tác văn phòng trong các tổ chức, cơ quan, doanh nghiệp. Tác giả Nghiêm Kỳ Hồng, trong bài viết “Một số vấn đề trong nghiên cứu về Quản trị văn phòng và lưu trữ học” (2014) cho rằng: “Công tác văn phòng chỉ các hoạt động tham mưu tổng hợp, thu nhận và xử lý thông tin phục vụ quản lý và đảm bảo điều kiện vật chất cho cơ quan do bộ phận văn phòng (văn phòng/ phòng hành chính) của cơ quan thực hiện trong một không gian văn phòng nhất định với những con người làm công tác văn phòng chuyên trách có nhiệm vụ, quyền hạn và tiêu chuẩn nghiệp vụ được quy định đối với các chức danh công chức, viên chức văn phòng (chánh văn phòng, trưởng phòng hành chính, thư ký văn phòng, nhân viên văn thư, cán sự văn thư, chuyên viên văn thư, cán sự lưu trữ, chuyên viên lưu trữ, nhân viên đánh máy, kỹ thuật viên đánh máy. Trong quan điểm này, tác giả Nghiêm Kỳ Hồng đã tổng hợp gần như đầy đủ đặc điểm vốn có của công tác văn phòng.
Thứ nhất, công việc của công tác văn phòng chính là nhóm các hoạt động tham mưu tổng hợp, thu nhận và xử lý thông tin, đảm bảo điều kiện vật chất cho cơ quan. Thứ hai, bộ phận và con người thực hiện là các chức danh công chức, viên chức văn phòng được quy định theo pháp luật. Theo tác giả Nguyễn Hữu Tri trong cuốn Giáo trình “Quản trị văn phòng” (2005) đã đưa ra khái niệm: “Công tác văn phòng là chỉnh thể bao gồm việc tổ chức, quản lý và sử dụng thông tin dữ liệu để duy trì hoạt động của cơ quan, tổ chức nhằm đạt được kết quả mong muốn”. Bằng cách nhìn nhận công tác văn phòng như một chỉnh thể thống nhất, hoàn chỉnh và dưới góc độ thông tin, PGS.
Nguyễn Hữu Tri coi công tác văn phòng là các công việc liên quan đến tổ chức, quản lý và sử dụng thông tin dữ liệu nhằm mục đích duy trì hoạt động của cơ quan phục vụ mục tiêu đạt kết quả mong muốn. Tác giả Lưu Kiếm Thanh với quan điểm: “Công tác văn phòng là công tác quan trọng không thể thiếu được trong hoạt động của tất cả các cơ quan. Trong các cơ quan nhà nước văn phòng là đơn vị tổ chức giúp việc trực tiếp cho lãnh đạo, là nơi tổng hợp, xử lý, phân tích thông tin phục vụ việc ra quyết định quản lý, điều hành của lãnh đạo”. Quan điểm của nhận định này khẳng định tầm quan trọng và là yếu tố tất yếu của một cơ quan, đặc biệt xét trong lĩnh vực cơ quan nhà nước thì vai trò này lại được thể hiện rõ nét hơn khi là được vị tổ chức giúp việc trực tiếp cho lãnh đạo, có liên quan trực tiếp đến việc ra quyết định quản lý, điều hành của lãnh đạo cơ quan.
9 Cùng quan điểm đó, tác giả Mike Harvey khi đề cập đến công tác quản trị văn phòng trong cuốn “Quản trị hành chính văn phòng”, bản dịch Cao Xuân Đỗ (2000) đã nhận định: “Công tác văn phòng có thể được xem như một từ ngữ tổng quát bao gồm tổ chức, quản trị và quản lý một thực thể có liên quan đến việc xử lý dữ kiện và thông tin”[10]. Qua những khái niệm của các tác giả và qua tìm hiểu của bản thân, quan điểm của nhóm nghiên cứu nhìn nhận “Công tác văn phòng là các hoạt động liên quan đến tổ chức, quản lý và điều hành văn phòng để thực hiện các chức năng, nhiệm vụ của văn phòng nhằm hoàn thành mục tiêu chung của cơ quan, tổ chức”. Khái niệm hiện đại hóa Lịch sử hiện đại hóa trên thế giới đã trải qua hàng trăm năm và tới thời điểm hiện tại xu hướng này vẫn diễn ra sôi nổi với sự tham gia của hầu hết các quốc gia và vùng lãnh thổ. Thế giới luôn luôn vận động và phát triển không ngừng, như quan điểm của chủ nghĩa Mác Lenin vận động chính là phương thức tồn tại của thế giới vật chất, bằng vận động và thông qua vận động mà sự vật hiện tượng tồn tại và thể hiện đặc tính của mình.
Xã hội con người trong từng giai đoạn luôn có sự biến đổi đó chính là vận động, từ chế độ công xã nguyên thủy, đến chiếm hữu nô lệ, phong kiến, lên tư bản chủ nghĩa và hiện tại là cộng sản chủ nghĩa. Gắn liền với quá trình vận động đó, cụm từ “hiện đại hóa” ra đời với ý nghĩa phản ánh quá trình chuyển biến của xã hội từ truyền thống sang hiện đại. Tác giả Eisenstadt và Rostow đã coi quá trình phát triển của xã hội bắt đầu từ thời kỳ cơ khí hóa đến công nghiệp hóa được xem là “hiện đại hóa”. Đây là cách hiểu theo thực tế quá trình phát triển và sự thay đổi trong phương thức, phương tiện sản xuất của thời đại.
Giai đoạn này bắt đầu từ cuộc cách mạng công nghiệp lần thứ nhất từ năm 1784 với đặc trưng mở ra kỷ nguyên sản xuất cơ khí, cơ giới hóa.