Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu

Trong hệ thống tổ chức của các cơ quan, đơn vị và doanh nghiệp, bộ phận văn phòng giữ vai trò đầu mối thông tin, trực tiếp tham mưu, trợ giúp công tác điều hành của ban lãnh đạo và bảo đảm các điều kiện vật chất, kỹ thuật cho toàn bộ guồng máy hoạt động. Lời căn dặn của Chủ tịch Hồ Chí Minh năm 1950 tại Chiến khu Việt Bắc đối với cán bộ Văn phòng Trung ương Đảng được tác giả trích dẫn làm kim chỉ nam: "Công tác Văn phòng có tầm quan trọng đặc biệt, giúp cho cán bộ lãnh đạo nắm được tình hình. Cán bộ Văn phòng nắm tình hình sai thì lãnh đạo sẽ giải quyết công việc không đúng. cho nên phải luôn nêu cao tinh thần trách nhiệm, năng lực công tác và giữ bí mật, để phấn đấu thực hiện tốt nhiệm vụ được giao".

Đối với các tổ chức hành nghề công chứng thực hiện dịch vụ công theo sự ủy nhiệm của Nhà nước, việc tổ chức và quản lý văn phòng khoa học đóng vai trò quyết định trong việc bảo đảm an toàn pháp lý cho các giao dịch dân sự, kinh tế, phòng ngừa tranh chấp và nâng cao năng lực cạnh tranh trong nền kinh tế thị trường. Đứng trước áp lực cạnh tranh giữa các văn phòng công chứng trên địa bàn thành phố Hà Nội, Văn phòng Công chứng Thăng Long cần kiện toàn công tác tổ chức và quản trị nội bộ để nâng cao chất lượng dịch vụ và phát triển bền vững. Từ đòi hỏi thực tiễn đó, tác giả Vũ Trà My đã thực hiện khóa luận tốt nghiệp ngành Quản trị văn phòng với đề tài: "Công tác tổ chức và quản lý văn phòng tại văn phòng công chứng Thăng Long, thành phố Hà Nội".

Mục tiêu tổng quát của nghiên cứu là trên cơ sở hệ thống hóa lý luận và khảo sát thực trạng tổ chức, quản lý văn phòng, đề xuất các nhóm giải pháp hoàn thiện và nâng cao hiệu quả công tác tổ chức và quản lý văn phòng tại Văn phòng Công chứng Thăng Long.

Để thực hiện mục tiêu trên, tác giả xác định 3 nhiệm vụ nghiên cứu cụ thể:

  1. Hệ thống hóa cơ sở lý luận cơ bản về công tác tổ chức và quản lý văn phòng.
  2. Làm rõ thực trạng công tác tổ chức và quản lý văn phòng tại Văn phòng Công chứng Thăng Long, chỉ ra những ưu điểm, hạn chế cần khắc phục và nguyên nhân của những hạn chế đó.
  3. Đề xuất các giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả trong công tác tổ chức và quản lý văn phòng tại Văn phòng Công chứng Thăng Long.
  • Đối tượng nghiên cứu: Công tác tổ chức và quản lý văn phòng tại Văn phòng Công chứng Thăng Long, thành phố Hà Nội.
  • Phạm vi không gian: Văn phòng Công chứng Thăng Long, thành phố Hà Nội.
  • Phạm vi thời gian: Giai đoạn từ năm 2016 đến năm 2018.
  • Giả thuyết nghiên cứu: Nếu Văn phòng Công chứng Thăng Long tổ chức và quản lý văn phòng một cách khoa học sẽ góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động, gia tăng khả năng thích ứng và cạnh tranh trước những biến động của thị trường, đồng thời hoàn thành tốt chức năng cung cấp dịch vụ công, bảo đảm an toàn pháp lý cho các hợp đồng, giao dịch.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp

Khóa luận tiếp cận đối tượng nghiên cứu dưới góc độ quản trị văn phòng doanh nghiệp, tổng hợp các trường phái lý luận quản lý và hành chính học:

  • Khái niệm và bản chất văn phòng: Tổng hợp các quan điểm từ Từ điển tiếng Việt (Hoàng Phê, 2000), Từ điển Bách khoa Việt Nam (2005), Giáo trình Quản trị văn phòng (Nguyễn Thành Độ, 2012; Đào Xuân Chúc, 2004). Văn phòng doanh nghiệp được định nghĩa là bộ phận trực thuộc cơ cấu tổ chức doanh nghiệp, chịu trách nhiệm thu thập, xử lý, tổng hợp thông tin phục vụ điều hành và bảo đảm các điều kiện cơ sở vật chất kỹ thuật.
  • Lý thuyết về tổ chức và quản trị: Tiếp cận nguồn gốc thuật ngữ "organon" (Dương Quang Trung, 2005); các trường phái quản trị khoa học của F.W. Taylor, quản trị theo tiến trình của H. Fayol và S.P. Robbins, lý thuyết quản trị quan hệ con người của M.P. Follett, cùng các nghiên cứu quản trị của tác giả Việt Nam (Vũ Dũng, Nguyễn Quốc Chí, Nguyễn Thị Mỹ Lộc, Phan Huy Đường).
  • Lý thuyết quản trị nhân sự văn phòng: Kế thừa các quan điểm của Nguyễn Hữu Thân (2012), Đỗ Hoàng Toàn (1994), Trần Kim Dung về 5 nội dung cốt lõi: phân tích công việc, tuyển dụng, đào tạo - phát triển, chế độ đãi ngộ và đánh giá kết quả thực hiện công việc.
  • Khung nghiệp vụ văn phòng: Dựa trên các giáo trình chuyên ngành của Nghiêm Kỳ Hồng, Trần Như Nghiêm (2003, 2015), quan điểm tổ chức lao động khoa học của Kerry Gleeson (2003), và công cụ phân tích lưu đồ quy trình 4W1H (What - Who - When - Where - How).
  • Hệ thống văn bản pháp lý: Căn cứ vào các quy định của Luật Công chứng và các văn bản hướng dẫn thi hành liên quan đến tổ chức, hoạt động của tổ chức hành nghề công chứng.

Phương pháp nghiên cứu được triển khai đồng bộ bao gồm:

  • Phương pháp luận duy vật biện chứng và duy vật lịch sử: Đánh giá công tác tổ chức, quản lý văn phòng trong mối quan hệ vận động, gắn liền với bối cảnh kinh tế - xã hội và sự hoàn thiện thể chế công chứng tại Việt Nam.
  • Phương pháp phân tích - tổng hợp: Thu thập, xử lý các tài liệu giáo trình, bài báo khoa học, báo cáo hoạt động nội bộ của đơn vị; so sánh đối chiếu giữa lý luận quản trị với thực tế triển khai.
  • Phương pháp quan sát và ghi chép: Trực tiếp khảo sát tại các phòng, nhóm chuyên môn của Văn phòng Công chứng Thăng Long nhằm ghi nhận quy trình vận hành, bố trí nhân lực, xử lý hồ sơ và các bất cập phát sinh.
  • Phương pháp thu thập và xử lý thông tin: Tổng hợp các văn bản nội bộ, số liệu nhân sự, danh mục trang thiết bị kỹ thuật từ Phòng Hành chính tổng hợp.
  • Phương pháp hệ thống hóa tài liệu: Phân loại, sắp xếp các nguồn dữ liệu phục vụ việc lập luận và minh chứng cho các luận điểm trong khóa luận.

Nguồn dữ liệu của đề tài bao gồm các báo cáo tổng hợp, quy chế nội bộ, tài liệu thống kê nhân sự và danh mục tài sản do Phòng Hành chính tổng hợp cung cấp trong giai đoạn 2016-2018.

Nội dung chính theo từng chương

Chương 1: Cơ sở lý luận về văn phòng và công tác tổ chức và quản lý văn phòng

Chương này tập trung làm rõ hệ thống lý luận nền tảng về tổ chức và quản lý văn phòng:

  • Hệ thống hóa các khái niệm: Phân tích khái niệm văn phòng theo nghĩa hẹp (trụ sở, địa điểm làm việc) và nghĩa rộng (bộ máy giúp việc, trung tâm xử lý thông tin); định nghĩa tổ chức văn phòng là việc sắp xếp công việc, giao quyền hạn, phân bổ nguồn lực; định nghĩa quản lý văn phòng là sự tác động có quy trình lên con người, cơ sở vật chất và thông tin.
  • Nội dung tổ chức bộ máy văn phòng: Xác định quy trình 5 bước xây dựng bộ máy:
    1. Xác định chức năng, nhiệm vụ.
    2. Xác lập quy trình thực hiện nghiệp vụ qua công cụ 4W1H và lưu đồ.
    3. Lập sơ đồ tổ chức và định biên nhân sự dựa trên tầm hạn quản trị.
    4. Xây dựng bảng mô tả công việc cho từng vị trí.
    5. Bố trí, sắp xếp nhân sự phù hợp (tiêu chuẩn phù hợp trên 70%).
  • Nội dung tổ chức nhân sự văn phòng: Phân tích 5 khâu quản trị nhân sự bao gồm phân tích công việc, tuyển dụng, đào tạo bồi dưỡng, thực hiện chính sách đãi ngộ vật chất - tinh thần, và đánh giá kết quả lao động.
  • Tổ chức trang thiết bị và ứng dụng công nghệ thông tin: Khái quát quy trình quản lý tài sản từ khâu lập kế hoạch nhu cầu, lựa chọn nhà cung cấp, bàn giao, bảo dưỡng định kỳ, sửa chữa đến kiểm kê và thanh lý tài sản. Nhấn mạnh yêu cầu tin học hóa thông qua xây dựng hạ tầng mạng, máy tính, máy chủ và phần mềm chuyên biệt.
  • Tổ chức thực hiện các nghiệp vụ văn phòng cơ bản: Trình bày nguyên tắc và quy trình chuẩn hóa của 5 mảng nghiệp vụ: thu thập và xử lý thông tin lãnh đạo (5 bước), tổ chức và quản lý hội họp (3 bước chuẩn bị, tiến hành, kết thúc), tổ chức các chuyến đi công tác, quản lý văn bản đi - đến và lập hồ sơ hiện hành, cùng công tác lễ tân đối nội, đối ngoại.
  • Công cụ điều hành văn phòng: Phân tích vai trò của việc lập kế hoạch công tác (quy trình 4 bước), xây dựng quy chế làm việc nội bộ (kết cấu 4 phần), cơ chế giao quyền - ủy quyền, cơ chế phối hợp liên phòng ban và công tác kiểm tra, khen thưởng, kỷ luật.

Chương 2: Thực trạng công tác tổ chức và quản lý văn phòng tại văn phòng công chứng Thăng Long

Chương này cung cấp bức tranh thực nghiệm chi tiết về cơ cấu, nguồn lực và phương thức vận hành văn phòng tại đơn vị khảo sát:

  • Khái quát đơn vị: Văn phòng Công chứng Thăng Long hoạt động theo Luật Công chứng, do các thành viên tham gia góp vốn sáng lập và cùng điều hành. Tháng 4/2011, đơn vị đã đón đoàn đại biểu Hiệp hội công chứng Pháp đến thăm và trao đổi nghiệp vụ; là một trong những đơn vị đầu tiên mua bảo hiểm trách nhiệm nghề nghiệp cho công chứng viên. Cơ cấu tổ chức gồm Hội đồng thành viên, Ban điều hành, 3 phòng nghiệp vụ, Phòng quan hệ khách hàng, Phòng Kế toán - Tài chính - Nhân sự (Phòng Hành chính tổng hợp) và Phòng Lưu trữ hồ sơ.
  • Vị trí Phòng Hành chính tổng hợp: Thực hiện chức năng tham mưu cho Ban Giám đốc điều phối công việc; chia thành các nhóm: Kế toán - Tài chính, Lưu trữ - Quản trị mạng, Hành chính - Quản trị, Lễ tân, Quan hệ khách hàng, Đội xe - Bảo vệ - Tạp vụ. Đảm nhận 4 nhóm nhiệm vụ: quản lý nhân sự, hành chính quản trị tài sản, văn thư - lưu trữ, và kế toán - tài chính.
  • Số liệu cơ cấu lao động: Khóa luận thống kê toàn bộ 63 nhân sự của Văn phòng Công chứng Thăng Long tại Bảng 2.1:
Tiêu chí phân loại Nhóm phân loại Số lượng (người)
Tổng số nhân sự Toàn bộ cơ quan 63
Theo giới tính Nam 21
Nữ 42
Theo tính chất lao động Lao động trực tiếp 59
Lao động gián tiếp (Ban Giám đốc) 4
Theo chuyên môn nghiệp vụ Công chứng viên 16
Thư ký công chứng viên 8
Dịch thuật 4
Sao y 6
Kế toán - Tài chính 6
Lưu trữ - Quản trị mạng 5
Hành chính - Quản trị 8
Lễ tân 1
Quan hệ khách hàng 3
Đội xe 2
Bảo vệ - Tạp vụ 4
Theo trình độ đào tạo Trên đại học 5
Đại học 48
Cao đẳng 6
Trung cấp 4
Phổ thông 0
Theo độ tuổi Dưới 30 tuổi 13
Từ 30 đến 45 tuổi 38
Từ 45 đến 60 tuổi 12
  • Phân cấp nhân lực khối văn phòng: Tại Bảng 2.2, khối hành chính tổng hợp gồm 33 người: Quản lý cấp cao gồm 4 người (Tổng Giám đốc và 3 Giám đốc điều hành phụ trách Nhân sự, Hành chính, Nghiệp vụ công chứng); Quản lý cấp cơ sở gồm 1 người (phụ trách khối nghiệp vụ và khối hành chính); Nhân viên thừa hành gồm 28 người.
  • Thực trạng các quy trình quản trị nhân sự:
    • Tuyển dụng: Triển khai theo quy trình 9 bước (đề xuất nhu cầu -> thẩm định -> phê duyệt kế hoạch -> thông báo -> tiếp nhận sàng lọc hồ sơ -> phỏng vấn sơ bộ -> thi tuyển/phỏng vấn vòng hai -> ra quyết định và thỏa thuận đề nghị tuyển dụng -> lập hồ sơ lưu trữ). Áp dụng chính sách ưu tiên tuyển dụng con em cán bộ nhân viên.
    • Đào tạo: Thực hiện quy trình 6 bước; tổ chức khóa "đào tạo định hướng" cho nhân viên mới về văn hóa doanh nghiệp, quy trình chuyên môn và chế độ chính sách.
    • Đãi ngộ: Trả lương gắn với kết quả công việc, vị trí đảm nhiệm và doanh thu; chi trả phụ cấp liên lạc, hỗ trợ 100% công tác phí đi lại ngoài trụ sở, thưởng sáng kiến và hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ cuối năm.
  • Thực trạng trang thiết bị và ứng dụng công nghệ thông tin: Bảng 2.3 thống kê chi tiết trang thiết bị kỹ thuật tại Phòng Hành chính tổng hợp:
Tên trang thiết bị Kế toán - Tài chính Lưu trữ - Quản trị mạng Hành chính - Quản trị QHKH - Lễ tân Dùng chung toàn phòng
Máy vi tính 6 chiếc 5 chiếc 5 chiếc 4 chiếc -
Máy in 6 chiếc 3 chiếc 4 chiếc 3 chiếc -
Máy scan 1 chiếc 2 chiếc 2 chiếc 1 chiếc -
Máy photocopy Ricoh - - 2 chiếc - -
Máy hủy tài liệu - 1 chiếc 1 chiếc 1 chiếc -
Máy đếm tiền 1 chiếc - 1 chiếc - -
Điện thoại nội bộ 6 chiếc 5 chiếc 4 chiếc 3 chiếc -
Tủ đựng tài liệu 3 tủ sắt 2 cánh kính 2 tủ sắt 5 cánh 2 tủ sắt 4 cánh trượt 1 tủ sắt 3 cánh kính -
Bàn làm việc, ghế 1 bàn dài vách ngăn, 2 bàn riêng 1 bàn dài vách ngăn, 2 bàn nhỏ 1 bàn dài vách ngăn, 2 bàn nhỏ 3 bàn nhỏ, 1 bàn lễ tân -
Điều hòa nhiệt độ 1 chiếc 1 chiếc 1 chiếc 1 chiếc -
Cây nước nóng lạnh - - - - 3 cây nước
Camera giám sát HD CVI - - - - 6 chiếc
Máy chấm công - - - - 1 chiếc

Đơn vị ban hành và tuân thủ quy trình mua sắm, sửa chữa trang thiết bị gồm 7 bước gắn liền với Biểu mẫu số 04/HCKT-CCTL.

  • Đánh giá chung: Tác giả chỉ rõ ưu điểm về bộ máy tổ chức phân định rõ ràng, nhân sự có trình độ cao (tỷ lệ đại học và trên đại học chiếm 84,1%), trang thiết bị được đầu tư đồng bộ. Bên cạnh đó, nhược điểm tồn tại là một bộ phận lao động mới tuyển dụng thiếu kinh nghiệm thực tế, áp lực công việc lớn và sự phối hợp giữa một số khâu nghiệp vụ đôi lúc còn thiếu nhịp nhàng.

Chương 3: Giải pháp nâng cao hiệu quả công tác tổ chức và quản lý văn phòng tại Văn phòng Công chứng Thăng Long

Dựa trên định hướng phát triển trở thành tổ chức hành nghề công chứng chuyên nghiệp, văn bản đề xuất 6 nhóm giải pháp:

  • Nhóm giải pháp trước mắt: Rà soát, chuẩn hóa lại chức năng nhiệm vụ của từng vị trí; khắc phục ngay các vướng mắc trong khâu phối hợp giải quyết hồ sơ giấy tờ giữa bộ phận hành chính và bộ phận công chứng viên; hoàn thiện quy trình kiểm soát giờ giấc làm việc qua hệ thống máy chấm công.
  • Nhóm giải pháp lâu dài: Xây dựng chiến lược phát triển nguồn nhân lực gắn với quy hoạch cán bộ kế cận; hoàn thiện hệ thống quy chế, quy định nội bộ và văn hóa công sở; duy trì việc trích lập ngân sách đầu tư cơ sở vật chất định kỳ.
  • Nhóm giải pháp về đào tạo nguồn nhân lực sử dụng công nghệ thông tin: Mở các lớp bồi dưỡng kỹ năng tin học văn phòng nâng cao, tập huấn khai thác phần mềm quản lý văn bản, cơ sở dữ liệu ngăn chặn và tra cứu công chứng cho toàn thể nhân viên.
  • Nhóm giải pháp về tổ chức lao động khoa học văn phòng: Sắp xếp lại không gian làm việc bảo đảm tiện nghi và tính thẩm mỹ; phân bổ định mức công việc hợp lý; tăng cường áp dụng lưu đồ kiểm soát công việc để giảm thiểu thời gian chờ đợi của khách hàng.
  • Nhóm giải pháp tin học hóa công tác văn phòng: Nâng cấp đường truyền mạng, máy chủ và hệ thống máy tính; mở rộng ứng dụng phần mềm chuyên ngành công chứng, kết nối dữ liệu liên thông phục vụ tra cứu thông tin ngăn chặn tài sản; số hóa hồ sơ lưu trữ.
  • Nhóm giải pháp về kiểm tra, giám sát công tác văn phòng: Tăng cường kiểm tra định kỳ và đột xuất việc thực thi nội quy, quy chế làm việc; thiết lập cơ chế giám sát chất lượng phục vụ thông qua lấy ý kiến phản hồi của khách hàng; gắn kết quả kiểm tra với bình xét thi đua, khen thưởng và kỷ luật.

Kết quả và đóng góp

Khóa luận đạt được các kết quả cụ thể thông qua số liệu khảo sát thực tế tại Văn phòng Công chứng Thăng Long:

  • Hệ thống dữ liệu định lượng đầy đủ: Ghi nhận quy mô 63 lao động với cơ cấu nữ chiếm 66,7% (42/63 người); lao động trực tiếp chiếm 93,7% (59/63 người); trình độ chuyên môn cao với 76,2% trình độ đại học (48 người) và 7,9% trên đại học (5 người); độ tuổi lao động trẻ trung, tập trung từ 30 đến 45 tuổi chiếm 60,3% (38 người). Khối văn phòng thuộc Phòng Hành chính tổng hợp có 33 nhân sự, phân cấp 3 tầng rõ rệt (4 quản lý cấp cao, 1 quản lý cấp cơ sở, 28 nhân viên).
  • Chuẩn hóa các quy trình quản trị nội bộ: Khảo sát và hệ thống hóa thành công 3 quy trình thực tế gồm quy trình tuyển dụng nhân sự (9 bước), quy trình đào tạo nhân sự (6 bước), và quy trình mua sắm, sửa chữa trang thiết bị kỹ thuật (7 bước theo Biểu mẫu 04/HCKT-CCTL). Thống kê chi tiết danh mục 13 chủng loại trang thiết bị, máy móc văn phòng của 4 nhóm làm việc.
  • Đóng góp của tác giả tự nêu:
    • Ý nghĩa lý luận: Khóa luận góp phần hệ thống hóa lý luận về quản trị văn phòng áp dụng cụ thể cho mô hình văn phòng doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực dịch vụ công chứng; làm tài liệu tham khảo cho sinh viên chuyên ngành Quản trị văn phòng.
    • Ý nghĩa thực tiễn: Cung cấp luận cứ thực chứng giúp Ban Giám đốc Văn phòng Công chứng Thăng Long nhìn nhận thực trạng tổ chức bộ máy, từ đó áp dụng các giải pháp tổ chức lao động khoa học, đẩy mạnh tin học hóa nhằm nâng cao chất lượng dịch vụ và uy tín thương hiệu.

Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp

  • Hạn chế của đề tài: Khóa luận giới hạn phạm vi nghiên cứu trong mốc thời gian từ năm 2016 đến năm 2018 tại một tổ chức hành nghề công chứng cụ thể trên địa bàn Hà Nội. Dữ liệu tập trung chủ yếu vào khối hành chính tổng hợp và các nghiệp vụ hỗ trợ, chưa phân tích chuyên sâu các nghiệp vụ công chứng độc lập của công chứng viên. Ngoài ra, việc nghiên cứu chưa khảo sát so sánh đối chứng với các phòng công chứng công lập hoặc các văn phòng công chứng khác trên cùng địa bàn.
  • Hướng nghiên cứu tiếp: Mở rộng nghiên cứu so sánh mô hình quản trị văn phòng giữa tổ chức hành nghề công chứng tư nhân và đơn vị sự nghiệp công chứng nhà nước; nghiên cứu tác động của việc chuyển đổi số toàn diện và áp dụng cơ sở dữ liệu công chứng điện tử liên thông đối với việc tinh gọn bộ máy văn phòng.

Giá trị tham khảo

Tài liệu khóa luận có giá trị tham khảo thiết thực cho các nhóm đối tượng sau:

  • Sinh viên, học viên ngành Quản trị văn phòng, Quản lý công và Luật: Là tài liệu tham khảo điển hình về phương pháp khảo sát thực trạng tổ chức bộ máy văn phòng doanh nghiệp, cách thiết kế bảng biểu nhân sự, và kỹ năng phân tích quy trình nghiệp vụ hành chính.
  • Cán bộ quản lý tại các văn phòng công chứng và doanh nghiệp dịch vụ pháp lý: Tham khảo trực tiếp quy trình tuyển dụng 9 bước, quy trình mua sắm tài sản 7 bước, tiêu chuẩn định mức trang thiết bị hành chính, và cơ cấu tổ chức bộ máy phòng hành chính tổng hợp để áp dụng vào thực tế đơn vị mình.
  • Phần nội dung đáng tham khảo nhất: Hệ thống bảng số liệu thống kê nhân sự (Bảng 2.1, Bảng 2.2), danh mục trang thiết bị cơ sở vật chất (Bảng 2.3), cùng lưu đồ 5 bước xây dựng bộ máy văn phòng tại Chương 1.

Câu hỏi thường gặp

1. Cơ cấu nhân lực của Văn phòng Công chứng Thăng Long trong giai đoạn nghiên cứu có đặc điểm gì nổi bật?

Toàn bộ văn phòng có 63 lao động. Nhân sự có trình độ học vấn cao với 5 người có trình độ trên đại học và 48 người tốt nghiệp đại học (tổng tỷ lệ đại học trở lên chiếm 84,1%). Tỷ lệ nữ giới chiếm ưu thế với 42 người (66,7%) so với 21 nam giới. Lực lượng lao động trẻ từ 30 đến 45 tuổi chiếm đa số với 38 người (60,3%).

2. Quy trình tuyển dụng nhân sự tại Văn phòng Công chứng Thăng Long được tiến hành qua bao nhiêu bước?

Quy trình tuyển dụng tại đơn vị gồm 9 bước: (1) Bộ phận chuyên môn đề xuất nhu cầu; (2) Cán bộ tuyển dụng thẩm định và trình phê duyệt; (3) Giám đốc điều hành phê duyệt kế hoạch, lập hội đồng tuyển dụng; (4) Thông báo tuyển dụng nội bộ và đăng website; (5) Tiếp nhận và sàng lọc hồ sơ; (6) Phỏng vấn sơ bộ (10-15 phút); (7) Làm bài kiểm tra trắc nghiệm kết hợp phỏng vấn vòng hai; (8) Thỏa thuận nguyện vọng của ứng viên và ra quyết định tuyển dụng; (9) Lập và lưu trữ hồ sơ nhân sự.

3. Phòng Hành chính tổng hợp của Văn phòng Công chứng Thăng Long được trang bị những phương tiện kỹ thuật nào?

Phòng được trang bị đồng bộ phục vụ 4 nhóm nghiệp vụ với: 20 máy vi tính, 16 máy in, 6 máy scan, 2 máy photocopy Ricoh (tại nhóm Hành chính - Quản trị), 3 máy hủy tài liệu, 2 máy đếm tiền, 18 máy điện thoại nội bộ, 8 tủ sắt tài liệu chuyên dụng, cùng các trang thiết bị dùng chung gồm 3 cây nước nóng lạnh, 6 camera giám sát HD CVI, 1 máy chấm công và 4 máy điều hòa.

4. Quy trình mua sắm, sửa chữa trang thiết bị tại đơn vị sử dụng biểu mẫu nào và gồm mấy bước?

Quy trình mua sắm, sửa chữa gồm 7 bước chặt chẽ, bắt đầu từ việc bộ phận có nhu cầu lập giấy đề nghị theo Biểu mẫu 04/HCKT-CCTL gửi bộ phận Hành chính - Kế toán kiểm tra, lập tờ trình xin duyệt chủ trương, khảo sát tối thiểu 2 nhà cung cấp để so sánh giá, trình duyệt mua sắm, bàn giao nghiệm thu, hạch toán tài sản và làm thủ tục thanh toán hoàn ứng.

5. Văn phòng Công chứng Thăng Long có chính sách ưu tiên nào trong công tác tuyển dụng nhân sự?

Văn phòng áp dụng chính sách ưu tiên tuyển dụng đối với con em của cán bộ, nhân viên đang công tác tại công ty nếu đáp ứng đủ các tiêu chuẩn chuyên môn của vị trí tuyển dụng. Chính sách này được đưa ra nhằm tạo sự gắn bó, xây dựng niềm tin và giúp người lao động yên tâm công tác lâu dài.

Kết luận

Khóa luận tốt nghiệp của sinh viên Vũ Trà My đã hệ thống hóa toàn diện cơ sở lý luận về quản trị văn phòng doanh nghiệp và phản ánh sát thực mô hình tổ chức, quản lý tại Văn phòng Công chứng Thăng Long giai đoạn 2016-2018. Thông qua hệ thống số liệu chi tiết về 63 cán bộ nhân viên, bảng danh mục trang thiết bị và các quy trình tác nghiệp chuẩn hóa, công trình đã chỉ rõ những thế mạnh về cơ cấu nhân sự chất lượng cao cũng như các hạn chế trong vận hành thực tế. Hệ thống 6 nhóm giải pháp đề xuất có tính ứng dụng cao, cung cấp cơ sở thực chứng giá trị cho việc kiện toàn bộ máy hành chính tại các tổ chức hành nghề công chứng hiện nay.