Chương 1: Cơ sở lý luận về văn phòng và công tác tổ chức và quản lý văn phòng. Chương 2: Thực trạng công tác tổ chức và quản lý văn phòng tại văn phòng công chứng Thăng Long. Chương 3: Giải pháp nâng cao hiệu quả công tác tổ chức và quản lý văn phòng tại Văn phòng Công chứng Thăng Long. 5 CHƢƠNG 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ VĂN PHÕNG VÀ CÔNG TÁC TỔ CHỨC VÀ QUẢN LÝ VĂN PHÕNG 1.
Một số khái niệm cơ bản 1. Khái niệm văn phòng Ở bất kì một cơ quan, đơn vị nào, để phục vụ cho công tác lãnh đạo, quản lý cũng cần phải có một bộ phận chuyên lo công tác thu thập xử lý, cung cấp truyền đạt thông tin (bên ngoài và nội bộ), trợ giúp cho công tác quản lý điều hành của ban lãnh đạo, bảo đảm các điều kiện vật chất cần thiết cho hoạt động của cơ quan, đơn vị, bộ phận đó được gọi là văn phòng. Khái niệm văn phòng có rất nhiều cách hiểu khác nhau. Trong các từ điển Tiếng Việt phổ thông, khái niệm văn phòng thường được giải thích là “bộ phận phụ trách công việc giấy tờ, hành chính trong một cơ quan”1 Theo nghĩa hẹp, văn phòng được hiểu là trụ sở, địa điểm làm việc, là nơi giao tiếp đối nội và đối ngoại của một cơ quan, tổ chức hoặc một nhà chức trách nhất định.
Theo nghĩa rộng, văn phòng là bộ máy giúp việc được lập ra để thực hiện chức năng giúp các cấp lãnh đạo trong việc tổ chức và điều hành các hoạt động chung trong cơ quan, tổ chức và là trung tâm xử lý thông tin phục vụ sự chỉ đạo, điều hành mọi mặt công tác của người lãnh đạo. Ngoài ra còn có thể hiểu văn phòng theo các cách tiếp cận sau: - Về phương diện tổ chức: văn phòng là một đơn vị trong cơ cấu tổ chức chung của cơ quan, tổ chức - Về chức năng, văn phòng có chức năng thực hiện các hoạt động tham mưu mang tính tổng hợp cho nhà quản lý - Về tính chất, văn phòng thực hiện việc quản lý thông tin, chủ yếu là thông tin văn bản, phục vụ cho hoạt động điều hạnh của nhà quản lý Phát triển khái niệm trên, Từ điển bách khoa Việt Nam (2005) đưa ra khái niệm “Văn phòng là địa điểm làm việc hoặc cơ cấu tổ chức giúp việc của một cơ quan hoặc tổ chức chính trị, kinh tế, văn hóa, xã hội. nào đó” Tác giả Nguyễn Thành Độ đã đưa ra khái niệm về văn phòng một cách khái quát như sau “văn phòng là bộ máy điều hành tổng hợp của một cơ quan, đơn vị; là nơi thu thập, xử lý, cung cấp, truyền đạt thông tin trợ giúp cho hoạt động quản lý; là nơi chăm lo dịch vụ hậu cần đảm bảo các điều kiện vật chất cho hoạt động của cơ quan, đơn vị”2. Như vậy chúng ta có nhể nhận diện văn phòng từ những góc nhìn khác nhau, do Hoàng Phê, (2000), Từ điển tiếng việt,, Viện ngôn ngữ học,NXB Hà Nội – Đà Nẵng, tr.1101 1 2 Nguyễn Thành Độ, (2012), Giáo trình quản trị văn phòng , NXB Đại học Kinh tế Quốc dân, tr.
6 đó cũng có những cách diễn đạt khác nhau về khái niệm này. Trong đó có một khái niệm với tầm khái quát cao, được nhiều nhà nghiên cứu về quản trị văn phòng cũng như những người làm công tác văn phòng thừa nhận: “Văn phòng là bộ máy điều hành tổng hợp của một cơ quan, doanh nghiệp; là nơi giao tiếp thu nhận và xử lý thông tin nhằm phục vụ cho lãnh đạo, quản lý; là nơi đảm bảo điều kiện vật chất cho hoạt động của cơ quan, tổ chức”3. Từ những khái niệm văn phòng được nêu ở trên, trong đề tài này tôi tiếp cận theo hướng là văn phòng doanh nghiệp. Văn phòng doanh nghiệp là bộ phận trực thuộc cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp có trách nhiệm thu thập, xử lý và tổng hợp thông tin phục vụ cho hoạt động điều hành của nhà quản lý, giúp nhà quản lý điều hành công việc đồng thời đảm bảo các điều kiện vật chất, kỹ thuật cho hoạt động chung của toàn doanh nghiệp đó.
Khái niệm về tổ chức văn phòng “Tổ chức” là một thuật ngữ được sử dụng khá phổ biến. Nguyên nghĩa của "tổ chức" “organon” theo tiếng Hy lạp là để chỉ một cơ quan nào đó của cơ thể người, có chức năng nhất định, là kết cấu tự nhiên trong chỉnh thể người. Theo sự tiến bộ của xã hội, khái niệm tổ chức được mở rộng và được đưa vào trong đời sống xã hội. Tổ chức được ghép vào lĩnh vực xã hội, coi “tổ chức là một tổ hợp xã hội, một tập thể gồm những con người hợp lại với nhau để thực hiện một mục tiêu nào đó”4.
Từ điển Bách khoa Việt Nam định nghĩa: tổ chức là “hình thức tập hợp, liên kết các thành viên trong xã hội (cá nhân, tập thể) nhằm đáp ứng yêu cầu, nguyện vọng, lợi ích của các thành viên, cùng nhau hành động vì mục tiêu chung”5. Tuy nhiên, cần phải nhìn nhận rõ đặc trưng mang tính phổ biến của "tổ chức" là việc tập hợp, kết hợp, liên kết lại bao giờ cũng theo hình thức cơ cấu và quy luật vận động đã định hình. Qua đó giúp cho “một hệ thống gồm nhiều phân hệ, có những mối quan hệ hữu cơ hợp lý, rõ ràng, hợp tác và phối hợp chặt chẽ, tác động lẫn nhau trong một tổng thể, phát sinh một lực tổng hợp tác động cùng chiều lên một đối tượng nhằm đạt những mục tiêu chung đã định”6. Do vậy, Chúng ta có thể đi đến một cách hiểu thống nhất về Tổ chức như sau: Tổ chức là sự tập hợp những sự vật, con người thành nhóm theo những cơ cấu và quy luật vận động nhất định vì tính chỉnh thể, tính hướng đích trong bản thân nhóm đó 3 Đào Xuân Chúc, “văn phòng và quản trị văn phòng – Lý luận và thực tiễn”, Kỷ yếu thội thảo khoa học “Quản trị văn phòng-Lý luận và thực tiễn”, do Trường Đại học Khoa học xã hội và Nhân văn, Đại học Quốc gia Hà Nội tổ chức ngày 17/12/2004, tr.
Dương Quang Trung, Đề tài: “Một số vấn đề cơ bản của khoa học tổ chức nhà nước và tổ chức hành chính nhà nước”, Hà Nội, 2005, Tr5. 5 Từ điển Bách khoa Việt Nam, (2005), Tập 4. NXB Từ điển Bách khoa. 6 Từ điển Pháp - Việt, Pháp luật – Hành chính.
NXB Thế Giới 1992. 7 cũng như trong quan hệ của nhóm với những nhóm khác, chỉnh thế khác. Từ các phân tích, dẫn giải nêu trên về khái niệm tổ chức chúng ta có thể hiểu tổ chức văn phòng là quá trình sắp xếp và bố trí các công việc, giao quyền hạn và phân phối các nguồn lực của tổ chức sao cho chúng đóng góp một cách tích cực và có hiệu quả vào mục tiêu chung của doanh nghiệp. Khái niệm về quản lý văn phòng Quản lý là một dạng hoạt động đặc biệt quan trọng của con người.
Quản lý chứa đựng nội dung rộng lớn, đa dạng phức tạp và luôn vận động, biến đổi, phát triển. Vì vậy, khi nhận thức về quản lý, có nhiều cách tiếp cận và quan niệm khác nhau. - Cách định nghĩa thứ nhất: F.W Taylor (1856-1915) là một trong những người đầu tiên khai sinh ra khoa học quản lý và là “ông tổ” của trường phái “quản lý theo khoa học”, tiếp cận quản lý dưới góc độ kinh tế - kỹ thuật đã cho rằng:“Quản lý là hoàn thành công việc của người chỉ huy thông qua người khác và biết được một cách chính xác họ đã hoàn thành công việc tốt nhất và rõ nhất”7 Cách định nghĩa thứ hai, coi trọng tính hệ thống công việc trong tổ chức. Tiêu biểu là định nghĩa của H.
Fayol (1886-1925) là người đầu tiên tiếp cận quản lý theo quy trình ,là người có tầm ảnh hưởng to lớn trong lịch sử tư tưởng quản lý từ thời kỳ cận - hiện đại tới nay và được phát triển bởi J. Robbins: “ Quản lý là tiến trình bao gồm việc hoạch định, tổ chức và kiểm tra các hoạt động của các thành viên trong tổ chức và việc sử dụng tất cả các nguồn lực khác nhau của tổ chức nhằm đạt được mục tiêu đã đề ra”8. Cách định nghĩa thứ ba nhấn mạnh đến phương pháp kĩ thuật quản lý tác động vào con người, điển hình là M.P Follet (1868-1933) tiếp cận quản lý dưới góc độ quan hệ con người, khi nhấn mạnh tới nhân tố nghệ thuật trong quản lý đã cho rằng: “Quản lý là nghệ thuật đạt được mục tiêu thông qua người khác”9 Ở Việt Nam, cũng có rất nhiều tác giả đưa ra các khái niệm quản lý khác nhau như: - Vũ Dũng đưa ra khái niệm: “Quản lý là sự tác động có định hướng, có mục đích, có kế hoạch và có hệ thống thông tin của chủ thể đến khách thể của nó”.10 - Theo Nguyễn Quốc Chí và Nguyễn Thị Mỹ Lộc cho rằng: “Hoạt động quản lý là tác động có định hướng, có chủ đích của chủ thể quản lý (người quản lý) đến khách thể quản lý (người bị quản lý) trong một tổ chức nhằm làm cho tổ chức vận hành và đạt mục đích của tổ chức”11. 7 Phan Huy Đường (2017), Giáo trình Khoa học quản lý, NXB Đại học Quốc gia Hà Nội, Tr.12 8 Phan Huy Đường (2017), Giáo trình Khoa học quản lý, NXB Đại học Quốc gia Hà Nội, tr.12 9 Phan Huy Đường, (2017), Giáo trình Kho học quản lý, NXB Đại học Quốc gia Hà Nội, tr.12 10 Vũ Dũng, (2011), Giáo trình Tâm lý học quản lý, NXB Đại học sư phạm, tr.47 Nguyễn Quốc Chí và Nguyễn Thị Mỹ Lộc (2012), Đại cương khoa học quản lý, NXB Đại học giáo dục, Đại 11 học quốc gia Hà Nội, tr.
8 Kế thừa những nhân tố hợp lý của các tiếp cận và quan niệm về quản lý trong lịch sử tư tưởng quản lý cho đến nay, có thể tổng hợp và rút ra định nghĩa về quản lý như sau: Quản lý là tác động có ý thức, bằng quyền lực, theo quy trình của chủ thể quản lý tới đối tượng quản lý để phối hợp các nguồn lực nhằm thực hiện mục tiêu của tổ chức trong điều kiện môi trường biến đổi. Từ định nghĩa này, có thể thấy rằng: - Quản lý là biểu hiện mối quan hệ giữa con người với con người, đó là quan hệ giữa chủ thể quản lý với đối tượng quản lý.