Luận văn tốt nghiệp về công tác tham mưu tổng hợp tại văn phòng trường cao đẳng sư phạm Nam Định

Luận văn tốt nghiệp phân tích công tác tham mưu tổng hợp tại văn phòng Trường Cao đẳng Sư phạm Nam Định, cung cấp cái nhìn sâu sắc và thực tiễn.

• Tác giả: Nguyễn Hồng Thu
• Người hướng dẫn: ThS. Nguyễn Đăng Việt
• Trường học: Trường Cao đẳng Sư phạm Nam Định
• Chuyên ngành: Quản trị văn phòng
• Đề tài: Công tác tham mưu, tổng hợp tại văn phòng trường Cao đẳng Sư phạm Nam Định
• Loại tài liệu: khóa luận tốt nghiệp
• Năm xuất bản: 2017
• Địa điểm: Nam Định

Mục lục chi tiết

• LỜI CAM ĐOAN
• LỜI CẢM ƠN
• MỤC LỤC
• DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT
• PHẦN MỞ ĐẦU
• 0.1. Tính cấp thiết của đề tài
• 0.2. Lịch sử nghiên cứu vấn đề
• 0.3. Mục tiêu, nhiệm vụ nghiên cứu
• 0.4. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
• 0.5. Phương pháp nghiên cứu
• 0.6. Giả thuyết nghiên cứu
• 0.7. Đóng góp của đề tài
• 0.8. Cấu trúc dự kiến của đề tài
• 1. CHƯƠNG 1: LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC THAM MƯU, TỔNG HỢP CỦA VĂN PHÒNG
• 1.1. Một số khái niệm
• 1.1.1. Khái niệm văn phòng
• 1.1.2. Tham mưu, tổng hợp
• 1.1.3. Công tác tham mưu, tổng hợp
• 1.1.4. Vai trò công tác tham mưu, tổng hợp
• 1.1.5. Mối quan hệ giữa tham mưu và tổng hợp
• 1.1.6. Yêu cầu trong tham mưu, tổng hợp
• 1.1.7. Các nội dung tham mưu, tổng hợp của Văn phòng
• 2. CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC THAM MƯU, TỔNG HỢP CỦA VĂN PHÒNG TẠI TRƯỜNG CAO ĐẲNG SƯ PHẠM NAM ĐỊNH
• 2.1. Khái quát về trường Cao đẳng Sư phạm Nam Định
• 2.1.1. Lịch sử phát triển và hình thành
• 2.1.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của trường Cao đẳng Sư phạm Nam Định
• 2.2. Tổ chức và hoạt động của văn phòng trường Cao đẳng Sư phạm Nam Định
• 2.2.1. Vị trí, chức năng
• 2.2.2. Nhiệm vụ, quyền hạn
• 2.2.3. Cơ cấu tổ chức của Phòng Hành chính - Tổng hợp
• 2.3. Thực trạng công tác tham mưu, tổng hợp của Văn phòng tại trường Cao đẳng Sư phạm Nam Định
• 2.3.1. Tham mưu, tổng hợp trong công tác tổ chức cán bộ và bồi dưỡng cán bộ của Phòng Hành chính - Tổng hợp
• 2.3.2. Tham mưu, tổng hợp trong công tác Hành chính
• 2.3.3. Tham mưu, tổng hợp trong công tác pháp chế
• 2.3.4. Tham mưu, tổng hợp trong công tác đối ngoại
• 2.3.5. Tham mưu, tổng hợp trong công tác thi đua khen thưởng
• 2.3.6. Tham mưu, tổng hợp trong công tác hậu cần
• 3. CHƯƠNG 3: GIẢI PHÁP NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG CÔNG TÁC THAM MƯU, TỔNG HỢP CỦA VĂN PHÒNG TẠI TRƯỜNG CAO ĐẲNG SƯ PHẠM NAM ĐỊNH
• 3.1. Nhận xét, đánh giá
• 3.2. Xây dựng hoàn thiện đội ngũ làm công tác tham mưu, tổng hợp chuyên nghiệp
• 3.3. Hiện đại hóa Văn phòng trong công tác tham mưu, tổng hợp
• 3.4. Ứng dụng CNTT vào công tác tham mưu, tổng hợp
• 3.5. Ban hành văn bản quy định về công tác tham mưu, tổng hợp
• DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO

Tóm tắt

I. Giới thiệu về công tác tham mưu tổng hợp

Công tác tham mưu tổng hợp tại trường Cao đẳng Sư phạm Nam Định đóng vai trò quan trọng trong việc quản lý và điều hành hoạt động giáo dục. Hoạt động này không chỉ giúp lãnh đạo có cái nhìn tổng quát về tình hình thực tế mà còn cung cấp thông tin cần thiết để đưa ra quyết định kịp thời. Theo nghiên cứu, tham mưu tổng hợp là quá trình thu thập, phân tích và tổng hợp thông tin từ nhiều nguồn khác nhau nhằm phục vụ cho việc ra quyết định. Điều này đặc biệt quan trọng trong bối cảnh hiện đại hóa giáo dục, nơi mà thông tin và dữ liệu trở thành yếu tố quyết định cho sự thành công của các chương trình đào tạo. Việc nâng cao chất lượng công tác tham mưu tổng hợp sẽ góp phần cải thiện hiệu quả quản lý giáo dục, từ đó nâng cao chất lượng đào tạo tại trường.

1.1. Khái niệm và vai trò của tham mưu tổng hợp

Khái niệm tham mưu tổng hợp được hiểu là hoạt động cung cấp thông tin, ý kiến và đề xuất cho lãnh đạo nhằm hỗ trợ trong việc ra quyết định. Vai trò của công tác này không chỉ dừng lại ở việc cung cấp thông tin mà còn bao gồm việc phân tích, đánh giá và tổng hợp các dữ liệu liên quan đến hoạt động giáo dục. Theo các chuyên gia, một công tác tham mưu tổng hợp hiệu quả sẽ giúp lãnh đạo có cái nhìn sâu sắc hơn về các vấn đề đang diễn ra, từ đó đưa ra các quyết định chính xác và kịp thời. Điều này đặc biệt quan trọng trong việc quản lý nhân sự, tổ chức các chương trình đào tạo và phát triển giáo dục tại trường.

II. Thực trạng công tác tham mưu tổng hợp tại trường

Thực trạng công tác tham mưu tổng hợp tại trường Cao đẳng Sư phạm Nam Định hiện nay cho thấy nhiều điểm mạnh nhưng cũng tồn tại không ít hạn chế. Theo khảo sát, công tác này đã được thực hiện tương đối hiệu quả trong việc thu thập và xử lý thông tin. Tuy nhiên, vẫn còn nhiều vấn đề cần cải thiện, đặc biệt là trong việc ứng dụng công nghệ thông tin vào quy trình tham mưu tổng hợp. Việc thiếu hụt về nguồn nhân lực có chuyên môn cao trong lĩnh vực này cũng là một trong những nguyên nhân dẫn đến những hạn chế trong công tác tham mưu tổng hợp. Để nâng cao chất lượng công tác này, cần có những giải pháp cụ thể nhằm cải thiện quy trình làm việc và tăng cường đào tạo cho đội ngũ nhân viên.

2.1. Đánh giá thực trạng công tác tham mưu tổng hợp

Đánh giá thực trạng cho thấy công tác tham mưu tổng hợp tại trường đã có những bước tiến đáng kể. Tuy nhiên, vẫn còn nhiều vấn đề cần khắc phục. Một trong những vấn đề lớn nhất là việc thiếu sự đồng bộ trong quy trình thu thập và xử lý thông tin. Nhiều thông tin quan trọng chưa được tổng hợp kịp thời, dẫn đến việc lãnh đạo không có đủ dữ liệu để ra quyết định. Hơn nữa, việc thiếu hụt về công nghệ thông tin cũng làm giảm hiệu quả của công tác này. Cần thiết phải có những cải cách trong quy trình làm việc và đầu tư vào công nghệ để nâng cao chất lượng công tác tham mưu tổng hợp.

III. Giải pháp nâng cao chất lượng công tác tham mưu tổng hợp

Để nâng cao chất lượng công tác tham mưu tổng hợp tại trường Cao đẳng Sư phạm Nam Định, cần thực hiện một số giải pháp cụ thể. Đầu tiên, cần tăng cường đào tạo cho đội ngũ nhân viên về kỹ năng thu thập và phân tích thông tin. Thứ hai, việc ứng dụng công nghệ thông tin vào quy trình làm việc sẽ giúp cải thiện hiệu quả công tác này. Cuối cùng, cần thiết lập một hệ thống thông tin liên lạc hiệu quả giữa các phòng ban để đảm bảo thông tin được chia sẻ kịp thời và chính xác. Những giải pháp này không chỉ giúp nâng cao chất lượng công tác tham mưu tổng hợp mà còn góp phần nâng cao hiệu quả quản lý giáo dục tại trường.

3.1. Đề xuất giải pháp cụ thể

Đề xuất giải pháp cụ thể cho công tác tham mưu tổng hợp bao gồm việc xây dựng một chương trình đào tạo chuyên sâu cho nhân viên văn phòng, tập trung vào kỹ năng phân tích và tổng hợp thông tin. Bên cạnh đó, cần đầu tư vào hệ thống công nghệ thông tin hiện đại để hỗ trợ trong việc thu thập và xử lý dữ liệu. Cuối cùng, việc thiết lập các quy trình làm việc rõ ràng và hiệu quả sẽ giúp tăng cường sự phối hợp giữa các phòng ban, từ đó nâng cao chất lượng công tác tham mưu tổng hợp tại trường.

Nội dung chính

Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu

Trong tổ chức bộ máy của các cơ quan, đơn vị sự nghiệp công lập, bộ phận văn phòng giữ vai trò là trung tâm quản lý điều hành, hỗ trợ trực tiếp cho lãnh đạo thực hiện các chức năng quản lý hành chính. Công tác tham mưu, tổng hợp tồn tại như một đòi hỏi khách quan, tác động trực tiếp đến hiệu suất và chất lượng chỉ đạo, điều hành của thủ trưởng đơn vị. Trước bối cảnh đẩy mạnh công nghiệp hóa, hiện đại hóa và hội nhập quốc tế, hoạt động hành chính văn phòng đứng trước yêu cầu phải đổi mới, chuẩn hóa và khắc phục các tồn tại, hạn chế kéo dài trong khâu xử lý thông tin và đề xuất phương án công tác.

Trường Cao đẳng Sư phạm Nam Định là đơn vị sự nghiệp đào tạo giáo viên và cán bộ quản lý giáo dục thuộc hệ thống giáo dục quốc dân. Hoạt động quản lý của trường đòi hỏi sự gắn kết đồng bộ giữa công tác giảng dạy chuyên môn với bộ máy tham mưu, phục vụ. Nhằm đánh giá toàn diện hoạt động thực tế của bộ máy văn phòng nhà trường, khóa luận tốt nghiệp ngành Quản trị Văn phòng với đề tài "Công tác tham mưu, tổng hợp tại văn phòng trường Cao đẳng Sư phạm Nam Định" (tại một số phần văn bản còn được gọi là "Giải pháp nâng cao chất lượng công tác tham mưu, tổng hợp của Văn phòng tại Trường Cao đẳng Sư phạm Nam Định") do sinh viên Nguyễn Hồng Thu thực hiện dưới sự hướng dẫn của ThS. Nguyễn Đăng Việt vào năm 2017 tại Trường Đại học Nội vụ Hà Nội.

Văn bản khóa luận xác định hệ thống mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu cụ thể như sau:

• Mục tiêu nghiên cứu:
  1. Tìm hiểu cơ sở lý luận và thực tiễn về công tác tham mưu, tổng hợp của văn phòng.
  2. Làm rõ thực trạng, các mặt làm được, mặt chưa làm được cùng những hạn chế, yếu kém trong công tác tham mưu, tổng hợp tại Văn phòng Trường Cao đẳng Sư phạm Nam Định.
  3. Đánh giá, chỉ rõ các nguyên nhân và đề xuất hệ thống giải pháp nâng cao chất lượng, hiệu quả công tác tham mưu, tổng hợp tại văn phòng trường nhằm phục vụ công tác chỉ đạo của Ban Giám hiệu.
• Nhiệm vụ nghiên cứu:
  1. Đánh giá thực trạng công tác tham mưu, tổng hợp tại Văn phòng Trường Cao đẳng Sư phạm Nam Định.
  2. Xây dựng các giải pháp nhằm nâng cao chất lượng công tác tham mưu, tổng hợp tại trường trong thời gian tới.

Đối tượng và phạm vi nghiên cứu của đề tài được giới hạn rõ ràng:

• Đối tượng nghiên cứu: Công tác tham mưu, tổng hợp của văn phòng.
• Phạm vi nghiên cứu: Về không gian, đề tài tập trung khảo sát tại Văn phòng (cụ thể là Phòng Hành chính - Tổng hợp) Trường Cao đẳng Sư phạm Nam Định, địa chỉ số 813 đường Trường Chinh, thành phố Nam Định. Về thời gian, dữ liệu và thực tiễn hoạt động được tổng kết, đánh giá trong giai đoạn từ năm 2010 đến tháng 7 năm 2017.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp

Khóa luận tiếp cận vấn đề nghiên cứu dựa trên hệ thống lý luận của chuyên ngành Quản trị văn phòng và Hành chính học. Khái niệm văn phòng được phân tích đa chiều dưới ba phương diện: phương diện tổ chức (bộ phận cấu thành cơ cấu bộ máy cơ quan), phương diện chức năng (bộ phận thực hiện tham mưu, tổng hợp cho lãnh đạo) và phương diện tính chất (đầu mối thu thập, xử lý và cung cấp thông tin). Tác giả tổng hợp quan điểm của các nhà nghiên cứu trong nước như Hoàng Phê, Lê Tân, Nghiêm Kỳ Hồng, Lê Văn In, Nguyễn Hữu Tri và Văn Tất Thu để làm rõ bản chất của công tác tham mưu (hiến kế, đề xuất các phương án tối ưu dựa trên luận cứ khoa học) và công tác tổng hợp (xâu chuỗi, liên kết các sự vật, hiện tượng riêng lẻ thành một chỉnh thể thống nhất). Mối quan hệ giữa hai yếu tố được xác định theo nguyên lý: tổng hợp là cơ sở, điều kiện tiên quyết của tham mưu, còn tham mưu là đích đến của hoạt động tổng hợp.

Bên cạnh lý luận chuyên ngành, tác giả căn cứ vào hệ thống văn bản quy phạm pháp luật và tiêu chuẩn quản lý nhà nước:

• Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/04/2004 của Chính phủ về công tác văn thư.
• Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính.
• Công văn số 139/VTLT Nhà nước-TTTH về hướng dẫn quản lý văn bản đi, văn bản đến và lập hồ sơ trong môi trường mạng.
• Tiêu chuẩn hệ thống quản lý chất lượng TCVN ISO 9001:2008 áp dụng trong cơ quan hành chính, đơn vị sự nghiệp.
• Hệ thống quy định nội bộ của Trường Cao đẳng Sư phạm Nam Định: Quyết định số 135/QĐ-CĐSP ngày 15/02/2012 về chế độ họp; Quyết định số 162/QĐ-CĐSP ngày 12/11/2014 ban hành Quy định soạn thảo văn bản quản lý; Quyết định số 206/QĐ-CĐSP ngày 25/6/2015 ban hành Quy chế Công tác văn thư, lưu trữ.

Phương pháp nghiên cứu được triển khai kết hợp nhiều công cụ:

• Phương pháp duy vật biện chứng: Xem xét, đánh giá các hoạt động tham mưu, tổng hợp trong mối liên hệ khách quan với chức năng quản lý điều hành của nhà trường.
• Phương pháp nghiên cứu tài liệu và tổng hợp lý luận: Kế thừa kết quả từ các giáo trình Quản trị Văn phòng, Nghiệp vụ Hành chính Văn phòng và các đề tài nghiên cứu liên quan trước đó.
• Phương pháp chọn vùng nghiên cứu: Thu thập số liệu chuyên sâu tại Phòng Hành chính - Tổng hợp của trường.
• Phương pháp phỏng vấn và khảo sát thực tế: Phỏng vấn cán bộ quản lý (trong đó có lãnh đạo Phòng Hành chính - Tổng hợp) và khảo sát ý kiến cán bộ, viên chức về chất lượng xây dựng chương trình công tác.
• Phương pháp phân tích, so sánh và thống kê: Thống kê khối lượng văn bản phát hành, cơ cấu nhân sự, hiện trạng kho tài liệu để đánh giá điểm mạnh, hạn chế và nguyên nhân.

Nội dung chính theo từng chương

Chương 1: Lý luận chung về công tác tham mưu, tổng hợp của văn phòng

Chương này tập trung hệ thống hóa các vấn đề lý luận nền tảng về tổ chức và hoạt động văn phòng:

• Khái niệm và vai trò: Văn phòng là bộ máy điều hành tổng hợp, nơi thu thập, xử lý, cung cấp thông tin hỗ trợ quản lý và đảm bảo các điều kiện vật chất, dịch vụ hậu cần cho cơ quan. Công tác tham mưu, tổng hợp giữ vị trí hàng đầu, là công cụ trợ giúp tìm kiếm quyết định tối ưu cho quá trình lãnh đạo.
• Mối quan hệ nghiệp vụ: Tham mưu mang tính tổng hợp giúp vận hành thông suốt bộ máy, khác với tính chất tham mưu chuyên sâu của các đơn vị chuyên môn. Thông tin tổng hợp nếu sai lệch hoặc chậm trễ sẽ trực tiếp làm suy giảm chất lượng và độ chuẩn xác của các quyết định quản lý.
• Yêu cầu nghiệp vụ: Công tác tham mưu phải tuân thủ pháp luật, bám sát thực tế, bảo đảm tính trung thực, kịp thời và đề cao trách nhiệm cá nhân của người tham mưu. Công tác tổng hợp đòi hỏi tính toàn diện, tính chính xác và tính kịp thời.
• Nội dung cơ bản: Xác định sáu mảng công tác tham mưu, tổng hợp chủ yếu gồm: công tác tổ chức cán bộ và đào tạo bồi dưỡng; công tác hành chính (xây dựng chương trình công tác, văn thư, lưu trữ, nội quy quy chế, hội họp); công tác pháp chế; công tác thi đua - khen thưởng; công tác hậu cần và công tác tổng hợp thông tin, đối ngoại.

Chương 2: Thực trạng công tác tham mưu, tổng hợp của Văn phòng tại trường Cao đẳng Sư phạm Nam Định

Chương 2 trình bày bức tranh toàn diện về lịch sử hình thành, cơ cấu tổ chức và thực tế triển khai các mảng nghiệp vụ của văn phòng trường trong giai đoạn 2010–2017:

• Khái quát đơn vị: Trường có nguồn gốc từ Trường Sư phạm cấp II Nam Hà (thành lập năm 1969), trải qua các giai đoạn sáp nhập và đổi tên thành Trường Cao đẳng Sư phạm Hà Nam Ninh (1978), Trường Cao đẳng Sư phạm Nam Hà (1992, sáp nhập Trường Cán bộ quản lý giáo dục Nam Hà năm 1994) và chính thức mang tên Trường Cao đẳng Sư phạm Nam Định từ năm 1997. Phòng Hành chính - Tổng hợp là đơn vị tham mưu, giúp việc Hiệu trưởng về các mặt công tác hành chính, lễ tân, văn thư, lưu trữ, pháp chế, thi đua khen thưởng và điều phối kế hoạch làm việc.
• Cơ cấu đội ngũ nhân sự: Tính đến tháng 7/2017, Phòng Hành chính - Tổng hợp có 15 cán bộ, viên chức và người lao động.

STT	Trình độ đào tạo	Số lượng (Người)	Tỷ lệ (%)
1	Thạc sĩ	2	13,33%
2	Đại học và Cao đẳng	4	26,66%
3	Trung cấp	1	6,66%
4	Lao động khác	9	53,33%
Tổng	Toàn phòng	15	100%

Về cơ cấu giới tính, lao động nam chiếm 2/3 tổng số nhân sự của phòng, lao động nữ chiếm 1/3. Về độ tuổi, phần lớn cán bộ trong độ tuổi từ 30 đến 45 tuổi, có 1 cán bộ trên 50 tuổi.

• Nghiệp vụ xây dựng chương trình, kế hoạch công tác: Văn phòng duy trì lịch ban hành chương trình công tác: chương trình năm ban hành từ tháng 10 năm trước; chương trình quý ban hành từ ngày 15 của tháng cuối quý trước; chương trình tháng ban hành từ ngày 25 tháng trước; lịch công tác tuần ban hành vào thứ Sáu tuần trước. Khảo sát ý kiến cán bộ, giảng viên về chất lượng tham mưu xây dựng và thực hiện chương trình công tác cho kết quả: 73,2% đánh giá loại Tốt; 22,5% đánh giá loại Khá; 1,9% đánh giá Trung bình và 0,3% đánh giá Kém. Hạn chế được chỉ ra là chương trình đôi lúc còn máy móc, mang tính khuôn mẫu và phụ thuộc nhiều vào tính tự giác của các bộ phận.
• Nghiệp vụ văn thư và ban hành văn bản: Áp dụng mô hình văn thư tập trung với 2 cán bộ văn thư chuyên trách. Quá trình xử lý văn bản đến, văn bản đi, quản lý con dấu và lập hồ sơ hiện hành tuân thủ các quy định hiện hành. Giai đoạn 2010–2017, đơn vị tham mưu ban hành gần 30.000 văn bản các loại.

STT	Tên loại văn bản	Năm 2014	Năm 2015	Năm 2016
1	Quyết định	2.411	2.226	2.678
2	Công văn	2.832	2.892	2.423
3	Hợp đồng	67	110	125
4	Tờ trình	86	89	95
5	Báo cáo	90	54	80
6	Thông báo	431	357	423
7	Giấy mời	80	42	41
8	Giấy giới thiệu	241	35	24
9	Giấy ủy quyền	30	28	38
Tổng	Tổng số văn bản ban hành	6.001	5.833	5.927

• Nghiệp vụ lưu trữ: Kho lưu trữ có diện tích khoảng 50 m2 đặt tại tầng 4 khu nhà Hiệu bộ, trang bị hơn 100 mét giá cùng hệ thống tủ tài liệu. Kho đang bảo quản khối tư liệu gồm 1.560 bức ảnh (967 ảnh đã phân loại, sắp xếp), 140 băng ghi âm và 15 băng ghi hình. Công tác lưu trữ đã định kỳ thu thập tài liệu hàng năm, tuy nhiên cơ sở vật chất còn hạn chế, thiếu giá kệ chuyên dụng chuẩn hóa, tài liệu còn tình trạng bó gói xếp trong tủ theo cảm tính.
• Các mảng công tác khác: Công tác hội họp được thực hiện nền nếp theo Quyết định số 135/QĐ-CĐSP; thông tin phục vụ lãnh đạo thu thập qua 4 kênh (hội họp, trao đổi trực tiếp, văn bản, công nghệ thông tin). Đối với công tác pháp chế, trường chưa lập bộ phận chuyên trách mà chỉ bố trí 1 cán bộ kiêm nhiệm tại Phòng Hành chính - Tổng hợp, dẫn đến tiến độ xử lý văn bản pháp lý đôi khi chưa kịp thời.

Chương 3: Giải pháp nâng cao chất lượng công tác tham mưu, tổng hợp của Văn phòng tại trường Cao đẳng Sư phạm Nam Định

Dựa trên các hạn chế về cơ cấu nhân sự, trang thiết bị và quy trình phối hợp đã phân tích ở Chương 2, Chương 3 đề xuất bốn nhóm định hướng giải pháp chính:

• Xây dựng hoàn thiện đội ngũ làm công tác tham mưu, tổng hợp chuyên nghiệp: Nâng cao trình độ chuyên môn, nghiệp vụ văn phòng cho đội ngũ công chức, viên chức; rà soát, bố trí nhân sự phù hợp vị trí việc làm (hướng tới mục tiêu hoàn thành khung chương trình 100% vị trí việc làm vào năm 2020); chú trọng bồi dưỡng đạo đức công vụ và văn hóa công sở.
• Hiện đại hóa Văn phòng trong công tác tham mưu, tổng hợp: Cải thiện cơ sở vật chất, trang bị phương tiện làm việc hiện đại; đầu tư nâng cấp kho lưu trữ với hệ thống giá, tủ chuyên dụng, thiết bị bảo quản tài liệu tài liệu khoa học hơn.
• Ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác tham mưu, tổng hợp: Đẩy mạnh ứng dụng phần mềm quản lý văn bản và điều hành; số hóa quy trình luân chuyển thông tin nội bộ và chia sẻ dữ liệu giữa các khoa, phòng nhằm giảm thiểu việc sử dụng văn bản giấy.
• Ban hành văn bản quy định về công tác tham mưu, tổng hợp: Rà soát, chuẩn hóa hệ thống quy chế, quy trình phối hợp công tác giữa Phòng Hành chính - Tổng hợp với các đơn vị trực thuộc nhằm quy định rõ thẩm quyền, trách nhiệm và thời hạn xử lý công việc.

Kết quả và đóng góp

Nghiên cứu mang lại những kết quả và giá trị thực tế sau:

• Hệ thống hóa số liệu thực tiễn: Cung cấp bức tranh thực trạng hoạt động văn phòng tại một trường cao đẳng sư phạm địa phương thông qua hệ thống dữ liệu định lượng: cơ cấu nguồn nhân lực gồm 15 nhân sự (trong đó tỷ lệ trình độ đại học, thạc sĩ chiếm 39,99%, lao động khác chiếm 53,33%); thống kê chi tiết số lượng văn bản ban hành hàng năm từ 2014 đến 2016 (trung bình xấp xỉ 6.000 văn bản/năm); ghi nhận hiện trạng kho lưu trữ 50 m2 với 1.560 bức ảnh, 140 băng ghi âm và 15 băng ghi hình.
• Khảo sát mức độ hài lòng về kế hoạch công tác: Định lượng được sự đánh giá của cán bộ, giáo viên trong trường đối với công tác lập chương trình công tác (tổng tỷ lệ đánh giá Tốt và Khá đạt 95,7%).
• Đóng góp thực tiễn tác giả tự xác định: Cung cấp luận cứ khoa học để lãnh đạo nhà trường xây dựng các đề án kiện toàn tổ chức, nâng cao chất lượng điều hành của Văn phòng; đề xuất các giải pháp bám sát thực tế giúp cải tiến lề lối làm việc của viên chức và nâng cao hiệu quả tham mưu phục vụ Ban Giám hiệu; khẳng định là công trình đầu tiên nghiên cứu toàn diện về công tác tham mưu, tổng hợp tại Trường Cao đẳng Sư phạm Nam Định.

Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp

Khóa luận và văn bản khảo sát phản ánh một số điểm hạn chế cùng các hướng phát triển như sau:

• Hạn chế từ thực tiễn khảo sát:
  • Tỷ lệ lao động phổ thông, lao động khác tại phòng còn cao (53,33%), trong khi lực lượng có trình độ chuyên môn cao về hành chính, quản trị văn phòng còn mỏng.
  • Công tác xây dựng chương trình đôi lúc còn mang tính hình thức, khuôn mẫu máy móc, chưa phản ánh hết tính đặc thù của từng bộ phận trong trường.
  • Công tác pháp chế còn hạn chế do chỉ có 1 cán bộ kiêm nhiệm, chưa thành lập được bộ phận chuyên trách độc lập.
  • Cơ sở vật chất kho lưu trữ còn thiếu thốn, tài liệu chưa được chỉnh lý triệt để theo kệ ngăn khoa học mà còn xếp gói trong tủ sắt.
• Hướng nghiên cứu tiếp theo:
  • Mở rộng nghiên cứu cơ chế tham mưu, tổng hợp trong điều kiện các trường cao đẳng sư phạm chuyển đổi cơ cấu đào tạo, liên kết đào tạo đại học hoặc tái cơ cấu tổ chức bộ máy.
  • Nghiên cứu ứng dụng văn phòng điện tử, mô hình xử lý văn bản phi giấy tờ và số hóa toàn diện phông tài liệu lưu trữ nhà trường theo tiêu chuẩn mới.

Giá trị tham khảo

Báo cáo khóa luận có giá trị tham khảo cụ thể cho các nhóm đối tượng:

• Sinh viên ngành Quản trị văn phòng, Quản lý nhà nước, Lưu trữ học: Tài liệu cung cấp mẫu khảo sát thực tế về tổ chức bộ máy văn phòng cấp cơ sở, các mẫu bảng biểu thống kê văn bản đi - đến, số liệu nhân sự và các bước quy trình xây dựng văn bản, quy chế nội bộ.
• Cán bộ hành chính tại các cơ sở giáo dục đại học, cao đẳng: Có thể tham khảo phương pháp tổ chức mô hình văn thư tập trung, quy trình xây dựng lịch công tác tuần, tháng, quý và kinh nghiệm quản lý kho lưu trữ hỗn hợp (tài liệu giấy kết hợp ảnh, băng ghi âm, ghi hình).
• Các phần nội dung đáng tham khảo nhất trong văn bản:
  • Mục 2.3.2.1 về quy trình xây dựng chương trình công tác và các mốc thời gian ban hành kế hoạch.
  • Mục 2.3.2.3 và Bảng 2.2 về quy trình quản lý văn bản đi, đến và số liệu phân loại văn bản ban hành giai đoạn 2014–2016.
  • Hệ thống hóa các quyết định quản lý nội bộ về chế độ hội họp (Quyết định 135) và công tác văn thư, lưu trữ (Quyết định 206).

Câu hỏi thường gặp

1. Cơ cấu trình độ nhân lực của Phòng Hành chính - Tổng hợp Trường Cao đẳng Sư phạm Nam Định năm 2017 như thế nào? Tính đến tháng 7/2017, Phòng Hành chính - Tổng hợp có 15 cán bộ, viên chức và người lao động. Trong đó có 2 Thạc sĩ (chiếm 13,33%), 4 Đại học và Cao đẳng (chiếm 26,66%), 1 Trung cấp (chiếm 6,66%) và 9 lao động khác (chiếm 53,33%).

2. Số lượng văn bản do Trường Cao đẳng Sư phạm Nam Định ban hành trong giai đoạn 2014–2016 là bao nhiêu? Trong 3 năm khảo sát, trường ban hành tổng cộng 17.761 văn bản. Cụ thể từng năm: năm 2014 ban hành 6.001 văn bản; năm 2015 ban hành 5.833 văn bản; năm 2016 ban hành 5.927 văn bản. Hai loại văn bản chiếm số lượng áp đảo nhất luôn là Công văn (tổng cộng 8.147 văn bản trong 3 năm) và Quyết định (tổng cộng 7.315 văn bản trong 3 năm).

3. Lịch xây dựng và ban hành các chương trình công tác thường kỳ tại trường diễn ra vào thời điểm nào? Chương trình công tác năm sau được ban hành từ tháng 10 năm trước; chương trình công tác quý sau ban hành từ ngày 15 của tháng cuối quý trước; chương trình công tác tháng sau ban hành từ ngày 25 của tháng trước; lịch công tác tuần sau được ban hành định kỳ vào ngày thứ Sáu tuần trước.

4. Kho lưu trữ của Trường Cao đẳng Sư phạm Nam Định thời điểm khảo sát bảo quản khối lượng tài liệu nào? Kho lưu trữ có diện tích khoảng 50 m2 tại tầng 4 khu nhà Hiệu bộ, sử dụng hơn 100 mét giá cùng các tủ đựng tài liệu. Khối tư liệu gồm có 1.560 bức ảnh (trong đó 967 bức đã được phân loại, sắp xếp), 140 băng ghi âm và 15 băng ghi hình phản ánh các hoạt động của trường.

5. Công tác pháp chế tại trường được tổ chức và bố trí nhân sự ra sao? Thời điểm năm 2017, nhà trường chưa thành lập ban hoặc tổ pháp chế chuyên trách riêng biệt. Toàn bộ công tác phổ biến, giáo dục pháp luật, rà soát văn bản và thẩm định quy chế nội bộ do 1 cán bộ thuộc Phòng Hành chính - Tổng hợp kiêm nhiệm thực hiện.

Kết luận

Khóa luận tốt nghiệp của tác giả Nguyễn Hồng Thu đã làm rõ cơ sở lý luận chuyên ngành Quản trị văn phòng và phản ánh toàn diện thực trạng công tác tham mưu, tổng hợp tại Phòng Hành chính - Tổng hợp Trường Cao đẳng Sư phạm Nam Định giai đoạn 2010–2017. Bằng các số liệu khảo sát thực tế về tổ chức nhân sự, quy trình xây dựng kế hoạch, khối lượng văn bản ban hành và công tác lưu trữ, nghiên cứu đã chỉ ra những kết quả đạt được cùng các điểm hạn chế về cơ sở vật chất và nhân sự kiêm nhiệm. Trên cơ sở đó, bốn nhóm giải pháp về kiện toàn đội ngũ, hiện đại hóa cơ sở vật chất, ứng dụng công nghệ thông tin và hoàn thiện văn bản quản lý nội bộ đã được đề xuất có giá trị ứng dụng thiết thực cho nhà trường.

Trích đoạn nội dung tài liệu

chương 1, tôi đã tiến hành hệ thống hóa cơ sở lý luận về công tác tham mưu, tổng hợp dưới một số khía cạnh bao gồm khái niệm, tầm quan trọng, nguyên tắc, nội dung, mối quan hệ giữa tham mưu, tổng hợp. 16 Luan van CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC THAM MƯU, TỔNG HỢP CỦA VĂN PHÒNG TẠI TRƯỜNG CAO ĐẲNG SƯ PHẠM NAM ĐỊNH 2. Khái quát về trường Cao đẳng Sư phạm Nam Định 2. Lịch sử phát triển và hình thành - Năm 1965 tỉnh Nam Hà được thành lập trên cơ sở hợp nhất hai tỉnh Nam Định và Hà Nam.

- Năm 1969 trường Sư phạm cấp II Nam Hà được thành lập. - Năm 1976 tỉnh Hà Nam Ninh được thành lập trên cơ sở hợp nhất Nam Hà và Ninh Bình. - Năm 1978 Trường Sư phạm 10+3 Hà Nam Ninh được nâng cấp thành Trường Cao đẳng Sư phạm Hà Nam Ninh ( đóng tại xã Liên Bảo, huyện Vụ Bản). - Năm 1990 trường chuyển về địa chỉ 813- Trường Chinh- Thành phố Nam Định.

- Năm 1992 tỉnh Ninh Bình được tách ra, trường đổi tên là trường Cao đẳng Sư phạm Nam Hà - Năm 1994 trường Cán bộ quản lý giáo dục Nam Hà sát nhập vào trường Cao đẳng Sư phạm Nam Hà - Năm 1997 tỉnh Hà Nam được tách ra, trường đổi tên là trường Cao đẳng Sư phạm Nam Định. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của trường Cao đẳng Sư phạm Nam Định * Chức năng, sứ mạng của trường Trường Cao đẳng Sư phạm Nam Định là đơn vị sự nghiệp đào tạo, nằm trong hệ thống giáo dục đại học, thuộc hệ thống giáo dục quốc dân. Có mục đích đào tạo sinh viên trở thành giáo viên, cán bộ quản lý, nhân viên nghiệp vụ của trường trung học cơ sở, tiểu học, mầm non, có lòng yêu nghề, gắn bó 17 Luan van với sự nghiệp giáo dục - đào tạo, có phẩm chất chính trị đạo đức tốt, có kiến thức và kỹ năng giáo dục, giảng dạy tương xứng với trình độ đào tạo, có sức khoẻ, có hiểu biết cần thiết về văn thể mỹ, có năng lực tiếp cận với kiến thức và phương pháp giảng dạy tiên tiến, đáp ứng được yêu cầu phát triển sự nghiệp giáo dục của tỉnh. Trường Cao đẳng Sư phạm Nam Định còn nhằm mục đích xây dựng nhà trường trở thành trung tâm văn hoá, khoa học của địa phương.

Tiến tới nâng cấp, xây dựng trở thành trường Đại học. * Quyền hạn của trách nhiệm của trường Trường Cao đẳng Sư phạm Nam Định được quyền tự chủ và tự chịu trách nhiệm theo quy định của pháp luật và Điều lệ trường cao đẳng về quy hoạch, kế hoạch phát triển nhà trường, tổ chức các hoạt động đào tạo, khoa học và công nghệ, tài chính, quan hệ quốc tế, tổ chức và nhân sự, cụ thể là: - Xây dựng và tổ chức thực hiện quy hoạch, kế hoạch phát triển của nhà trường phù hợp với sự phát triển kinh tế - xã hội của địa phương và cả nước - Xây dựng nội dung, chương trình kế hoạch giảng dạy, học tập theo chương trình khung của Bộ Giáo dục và Đào tạo. Tổ chức tuyển sinh theo chỉ tiêu của Nhà nước, đào tạo, công nhận tốt nghiệp và cấp văn bằng tốt nghiệp cho sinh viên theo quy định của Bộ Giáo dục và Đào tạo. - Quyết định thành lập các tổ chức trực thuộc Trường theo cơ cấu tổ chức đã được phê duyệt, việc thành lập các pháp nhân thuộc Trường phải thực hiện đúng quy định của pháp luật; bổ nhiệm các chức vụ từ Chủ nhiệm khoa, Trưởng các phòng, ban và tương đương trở xuống; quyết định điều động cán bộ trong Trường và các vấn đề liên quan đến công tác cán bộ cấp phòng, khoa trở xuống.