Chương 1. Cơ sở lý luận về soạn thảo và ban hành văn bản; Chương 2. Thực trạng công tác soạn thảo và ban hành văn bản tại UBND thành phố Móng Cái; Chương 3. Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác soạn thảo và ban hành văn bản tại UBND thành phố Móng Cái.
6 Luan van Chƣơng 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN 1. Những vấn đề chung về văn bản quản lý nhà nƣớc 1. Khái niệm văn bản, văn bản quản lý nhà nước và đặc điểm của văn bản quản lý nhà nước Khái niệm văn bản Văn bản là khái niệm rộng và bao quát. Những khái niệm khác nhau về văn bản đề cập đến nhiều khía cạnh mà văn bản áp dụng.
Tùy thuộc vào tính chất và nội dung công việc mà chúng ta sử dụng khái niệm văn bản cho phù hợp. Từ “văn bản” theo tiếng Latinh là “actur” có nghĩa là hành động. Hành động ở đây áp dụng với cơ quan ban hành văn bản là việc văn bản thể hiện ý chí của cơ quan ban hành, là phương tiện chủ yếu đề lãnh đạo, điều hành, giao dịch. Văn bản là phương tiện để ghi và truyền đạt thông tin bằng ngôn ngữ hay (ký hiệu) nhất định.
Mỗi lĩnh vực hoạt động quản lý đối với đời sống xã hội khác nhau sẽ sản sinh ra các loại văn bản với nội dung và hình thức khác nhau. Một số khái niệm về văn bản: Văn bản là sản phẩm của lời nói, được thể hiện bằng hình thức viết tay. Tuy nhiên, văn bản không đơn thuần là tổng số từ ngữ, những câu nói được ghi trên giấy mà là kết quả tổ chức có ý thức của quá trình sáng tạo, nhằm thực hiện mục tiêu nào đó.[10; 10] Văn bản là tập hợp ngôn ngữ viết nhằm truyền đạt ý chí của cá nhân hay tổ chức tới các cá nhân hay tổ chức khác với mục đích thông báo hay đòi hỏi đối tượng tiếp nhận phải thực hiện những hành động nhất định, đáp ứng yêu cầu của người hay tổ chức soạn thảo. [8; 4] Văn bản là vật mang tin được ký hiệu bằng ngôn ngữ nhất định.
[12; 45] Văn bản là khái niệm dùng để chỉ công văn, giấy tờ hình thành trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức. [12; 47] Trong quá trình hoạt động quản lý nhà nước, văn bản là một phương tiện quan trọng để ghi lại và truyền đạt các quyết định quản lý, là hình thức cụ thể hóa pháp luật, là phương tiện để điều chỉnh những quan hệ xã hội thuộc phạm vi quản lý nhà nước. Đó là công cụ để điều hành không thể thiếu và là sản phẩm tất yếu của quá trình quản lý.[19; 6] 7 Luan van Khái niệm văn bản quản lý nhà nƣớc Đối với bộ máy nhà nước: văn bản quản lý nhà nước thực chất là các quyết định quản lý nhà nước do cơ quan nhà nước có thẩm quyền ban hành theo thể thức, thủ tục, thẩm quyền do Luật quy định, mang tính quyền lực đơn phương. Văn bản quản lý nhà nước là phương tiện để xác định và vận dụng các chuẩn mực pháp lý vào quá trình quản lý nhà nước.
Văn bản quản lý nhà nước chứa đựng thông tin bằng hình thức văn bản do chủ thể quản lý nhà nước có thẩm quyền ban hành dựa trên các quy định về thủ tục, trình tự quy định của pháp luật dưới các hình thức nhất định và được nhà nước đảm bảo thực hiện bằng những biện pháp khác nhau để điều chỉnh các mối quan hệ quản lý nội bộ hay cơ quan nhà nước với tổ chức, cá nhân. Một số khái niệm văn bản quản lý nhà nước: Văn bản quản lý nhà nước là văn bản do chủ thể quản lý nhà nước ban hành theo trình tự, thủ tục và hình thức pháp luật quy định, có nội dung là ý chí nhà nước hay truyền tải những thông tin trong hoạt động quản lý nhằm đạt mục tiêu quản lý hiệu quả.” [8; 6] Văn bản quản lý nhà nước là văn bản do các cơ quan nhà nước ban hành dùng để ghi chép, truyền đạt các quyết định quản lý và các thông tin cần thiết cho hoạt động quản lý theo đúng thể thức, thủ tục và thẩm quyền luật định.[12; 48] Văn bản quản lý nhà nước là những quyết định và thông tin quản lý thành văn (được văn bản hoá) do các cơ quan quản lý Nhà nước ban hành theo thẩm quyền, trình tự, thủ tục, hình thức nhất định và được Nhà nước đảm bảo thi hành bằng những biện pháp khác nhau nhằm điều chỉnh các mối quan hệ quản lý nội bộ nhà nước hoặc giữa các cơ quan nhà nước với các tổ chức và công dân. [21;9] Đặc điểm của văn bản quản lý nhà nƣớc Thứ nhất, văn bản quản lý nhà nước do chủ thể quản lý nhà nước ban hành Chủ thể quản lý nhà nước bao gồm: Nhà nước; các cơ quan, tổ chức nhà nước; các cá nhân được nhà nước ủy quyền thực hiện quyền quản lý nhà nước. Chủ thể ban hành văn bản bao gồm nhiều đối tượng khác nhau, ban hành các loại văn bản khác nhau.
Văn bản quản lý nhà nước được ban hành trên cơ sở danh nghĩa của cả cơ quan hoặc đại diện cơ quan là người đứng đầu. Đối với văn bản quản lý nhà nước, chỉ khi do các chủ thể nhà nước ban hành thì 8 Luan van mới đảm bảo tính pháp lý. Để ban hành văn bản quản lý nhà nước, nhà nước sẽ quy định về thẩm quyền và trao cho cơ quan ban hành thẩm quyền ban hành các loại văn bản. Thứ hai, văn bản quản lý nhà nước mang tính quyền lực nhà nước, thể hiện ý chí của giai cấp cầm quyền Văn bản quản lý nhà nước mang tính quyền lực Nhà nước, bắt buộc các chủ thể khác phải thực hiện và được đảm bảo thực hiện bởi Nhà nước bằng hình thức tự nguyện hoặc cưỡng chế.
Những ý chí của giai cấp cầm quyền - giai cấp công nhân đều được thể hiện bằng hình thức ban hành văn bản. Nội dung văn bản là tiếng nói chính thức nhất, mang nguyện vọng của giai cấp. Thứ ba, văn bản quản lý nhà nước được ban hành theo trình tự, thủ tục, thể thức quy định bởi nhà nước Văn bản quản lý nhà nước đòi hỏi phải được xây dựng, ban hành theo đúng thủ tục pháp luật quy định. Tùy theo mỗi loại văn bản trình tự, thủ tục, thể thức ban hành văn bản không giống nhau.
Trình tự, thủ tục ban hành văn bản quy phạm pháp luật được quy định trong Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật năm 2015. Trình tự, thủ tục ban hành văn bản hành chính được quy định tại Nghị định Số 110/NĐ-CP ngày 08 tháng 04 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư và Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08 tháng 02 năm 2010 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư và hướng dẫn tại Thông tư này. Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản quy phạm pháp luật được tuân theo Nghị định Số 34/NĐ-CP ban hành ngày 14 tháng 5 năm 2016 quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật. Thể thức và kỹ thuật trình bày các loại văn bản hành chính theo Thông tư Số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính.
Mỗi loại văn bản được sử dụng trong những trường hợp nhất định sẽ có trình tự, thủ tục, thể thức quy định riêng. Việc sử dụng đúng hình thức văn bản và tuân theo trình tự, thủ tục, thể thức văn bản sẽ góp phần tạo ra sự thống nhất cả về nội dung và hình thức của hệ thống văn bản, tạo điều kiện thuận lợi cho việc nghiên cứu, sử dụng 9 Luan van và thực hiện văn bản. Thứ tư, văn bản quản lý nhà nước chịu sự quản lý và được đảm bảo thực hiện bởi nhà nước Nhà nước ban hành Luật để điều chỉnh các hành vi trong xã hội, trong khi đó bản thân Luật cũng là văn bản. Vì vậy, việc thực hiện theo các nội dung quy định trong các văn bản của Nhà nước bản chất chính là việc tuân thủ pháp luât.
Văn bản quản lý nhà nước mang ý chí của nhà nước nên nhà nước ban hành văn bản luôn phải có tính áp đặt, ràng buộc quyền và nghĩa vụ đối với người thực hiện văn bản. Đối với những trường hợp thực hiện sai nội dung văn bản do Nhà nước ban hành, Nhà nước sẽ áp dụng những biện pháp ngăn chặn và xử lý phù hợp theo quy định của Luật pháp. Nhà nước đảm bảo việc thực hiện đúng nội dung văn bản quy định bằng việc đưa ra các biện pháp cưỡng chế. Vai trò của văn bản quản lý nhà nước Thứ nhất, văn bản quản lý nhà nước giúp đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý của các cơ quan quản lý nhà nước Thông tin của hoạt động quản lý rất quan trọng, đảm bảo thông tin được thông suốt cần có một phương tiện để truyền tin.
Cơ quan Nhà nước hoạt động được nhờ có thông tin, việc truyền tin bằng văn bản phải đảm bảo liên tục, thường xuyên. Trao đổi thông tin bằng hình thức văn bản giúp đảm bảo thông tin và giải quyết công viêc hiệu quả. Thứ hai, văn bản quản lý nhà nước là phương tiện truyền đạt các quyết định quản lý Các nhà quản lý thực hiện việc truyền đạt các quyết định của mình dưới hình thức ban hành các văn bản. Các văn bản hình thành trong quá trình quản lý chính là những bằng chứng pháp lý chính xác và thiết thực nhất.
Việc truyền đạt các quyết định quản lý được thực hiện bởi cơ quan quản lý cấp trên xuống cấp thấp hơn, cấp dưới lên cấp trên. Tất cả các thông tin truyền đạt thực hiện chủ yếu bằng văn bản. Văn bản quản lý nhà nước trở thành phương tiện để truyền đạt trong quá trình quản lý nhà nước. Thứ ba, văn bản quản lý nhà nước là phương tiện để kiểm tra, theo dõi hoạt động của bộ máy lãnh đạo và quản lý Kiểm tra là khâu không thể thiếu trong quá trình quản lý.
Để hoạt động quản lý 10 Luan van diễn ra tích cực và có hiệu quả cần làm tốt công tác kiểm tra. Kiểm tra là động lực thúc đẩy các cơ quan, tổ chức hoạt động một cách có hiệu quả.