Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu

Trong xu thế hội nhập kinh tế quốc tế và phát triển ngoại thương của Việt Nam, hoạt động nhập khẩu đóng vai trò bổ sung nguồn nguyên phụ liệu, máy móc thiết bị phục vụ dây chuyền công nghệ và sản xuất trong nước. Hoạt động giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu bằng đường biển giữ vị trí trọng yếu trong chuỗi cung ứng nhưng thường xuyên đối mặt với các rào cản về tính chất phức tạp của bộ chứng từ, thủ tục hành chính, thời gian giải phóng hàng và áp lực cạnh tranh gay gắt từ hơn 3.000 doanh nghiệp dịch vụ logistics trên cả nước.

Tại Công ty Cổ phần Eotygroup, bên cạnh hoạt động sản xuất kinh doanh sản phẩm chủ lực (vỉ cỏ nhân tạo, vỉ nan gỗ, hàng nội ngoại thất), doanh nghiệp còn mở rộng cung cấp các dịch vụ logistics, đại lý tàu biển, khai thuê hải quan và giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu. Xuất phát từ nhu cầu thực tiễn nhằm tối ưu hóa thời gian xử lý thủ tục, hạn chế sai sót chứng từ và nâng cao năng lực phục vụ khách hàng, đề tài "Hoàn thiện nghiệp vụ giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường biển theo phương thức FCL tại Công ty Cổ phần EotyGroup" đã được thực hiện với các nội dung nghiên cứu cụ thể:

  1. Mục tiêu nghiên cứu:

    • Hệ thống hóa cơ sở lý thuyết về nghiệp vụ giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường biển theo phương thức hàng nguyên container (FCL - Full Container Load).
    • Phân tích và đánh giá thực trạng quy trình tổ chức thực hiện nghiệp vụ giao nhận hàng nhập khẩu FCL tại Công ty Cổ phần Eotygroup; chỉ rõ các ưu điểm, hạn chế và nguyên nhân tồn tại.
    • Đề xuất các nhóm giải pháp có tính khả thi nhằm hoàn thiện quy trình giao nhận hàng FCL tại doanh nghiệp trong giai đoạn tiếp theo.

  2. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu:

    • Đối tượng nghiên cứu: Quy trình tổ chức thực hiện nghiệp vụ giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường biển theo phương thức FCL.
    • Phạm vi không gian: Phòng Xuất nhập khẩu tại Công ty Cổ phần Eotygroup (Địa chỉ: 39C Bình Phú, phường Tam Phú, TP. Thủ Đức, TP. Hồ Chí Minh).
    • Phạm vi thời gian: Khảo sát thực tế trong thời gian thực tập từ ngày 05/09/2022 đến ngày 28/10/2022; dữ liệu thứ cấp về kết quả hoạt động kinh doanh được thu thập trong giai đoạn 3 năm (2019 - 2021).

Cơ sở lý thuyết và phương pháp

Cơ sở lý thuyết

Báo cáo xây dựng nền tảng lý luận dựa trên các nguồn tài liệu học thuật và văn bản quy phạm pháp luật chuyên ngành:

  • Khái niệm và nguyên tắc dịch vụ giao nhận: Áp dụng định nghĩa theo Quy tắc mẫu của Liên đoàn các Hiệp hội Giao nhận Quốc tế (FIATA) và Điều 233, Điều 235 Luật Thương mại Việt Nam năm 2005 (trích từ Giáo trình Nghiệp vụ ngoại thương, PGS. Tạ Văn Lợi).
  • Chủ thể giao nhận: Khái niệm người giao nhận (Freight Forwarder) dựa trên Giáo trình Vận tải – Giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu (PGS. Hoàng Văn Châu).
  • Quy trình chuẩn giao nhận hàng nhập FCL: Khung quy trình 5 bước cơ bản căn cứ theo Giáo trình Vận tải và bảo hiểm trong ngoại thương (ThS. Nguyễn Thị Ngọc Thư).
  • Mô hình phân tích môi trường: Lý thuyết phân tích các yếu tố môi trường vĩ mô và vi mô, lý thuyết về đối thủ cạnh tranh theo mô hình của Michael E. Porter (1985).

Phương pháp nghiên cứu

  • Phương pháp mô tả và thống kê: Sử dụng các kỹ thuật thống kê số liệu kinh doanh, lập bảng biểu, phân tích và so sánh chỉ tiêu doanh thu, chi phí, lợi nhuận nhằm đánh giá bức tranh tài chính và thực trạng nghiệp vụ của doanh nghiệp.
  • Phương pháp nghiên cứu định tính: Quan sát trực tiếp thao tác nghiệp vụ tại hiện trường, ghi chép nhật ký thực tập công việc chứng từ - giao nhận hàng tuần và phỏng vấn cán bộ quản lý (Chủ tịch HĐQT, Trưởng phòng Xuất nhập khẩu) cùng các nhân viên chuyên trách trong công ty.

Nguồn dữ liệu

  • Dữ liệu sơ cấp: Thu thập từ quan sát thực tế xử lý các lô hàng FCL, thao tác phần mềm khai báo hải quan điện tử và tiếp nhận thông tin từ các phòng ban.
  • Dữ liệu thứ cấp: Báo cáo tài chính, bảng kết quả hoạt động kinh doanh giai đoạn 2019 - 2021 do Phòng Kế toán cung cấp; sơ đồ quy trình nghiệp vụ nội bộ do Phòng Giao nhận cung cấp; các văn bản pháp luật và biểu thuế xuất nhập khẩu hiện hành.

Nội dung chính theo từng chương

Chương 1: Cơ sở lý thuyết về nghiệp vụ giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường biển theo phương thức FCL

Chương 1 khái quát các khái niệm cốt lõi, đặc điểm và vai trò của dịch vụ giao nhận đường biển:

  • Đặc điểm dịch vụ: Mang tính vô hình, không tạo ra sản phẩm vật chất mới mà chỉ thay đổi vị trí không gian của đối tượng vận chuyển; có tính thụ động do phụ thuộc vào nhu cầu khách hàng, thể chế pháp luật; chịu sự chi phối mạnh bởi tính thời vụ của hàng hóa xuất nhập khẩu.
  • Quy trình lý thuyết: Thiết lập 5 giai đoạn tiêu chuẩn gồm: (1) Nhận và kiểm tra bộ chứng từ hàng nhập; (2) Lấy lệnh giao hàng (D/O); (3) Khai báo thủ tục hải quan cho lô hàng; (4) Nhận hàng tại cảng; (5) Vận chuyển hàng về kho và rút hàng ra khỏi container.
  • Hệ thống nhân tố tác động: Phân loại các nhóm nhân tố môi trường bên ngoài (chính trị, pháp luật, hiệp định thương mại tự do WTO, ASEAN, AFTA, APEC; kinh tế; khoa học công nghệ; khách hàng; vận tải; đối thủ cạnh tranh) và môi trường bên trong (nguồn nhân lực, năng lực quản trị, tiềm lực tài chính, cơ sở vật chất kỹ thuật).

Chương 2: Cơ sở thực tiễn việc tổ chức thực hiện nghiệp vụ giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường biển theo phương thức FCL tại Công ty Cổ phần Eotygroup

Chương 2 tập trung phân tích thực trạng hoạt động sản xuất kinh doanh và diễn tiến nghiệp vụ giao nhận tại đơn vị:

  • Lịch sử hình thành: Eotygroup tiền thân thành lập từ năm 2014 (thi công cỏ nhân tạo), đăng ký pháp nhân công ty cổ phần tháng 03/2018; tháng 08/2019 sản xuất và xuất khẩu vỉ cỏ nhân tạo ra thị trường quốc tế.
  • Kết quả hoạt động kinh doanh giai đoạn 2019 - 2021:
Chỉ tiêu Năm 2019 (tỷ đồng) Năm 2020 (tỷ đồng) Năm 2021 (tỷ đồng) So sánh 2020/2019 (%) So sánh 2021/2020 (%)
Doanh thu 3,758 4,374 26,695 +16,22% +511,00%
Chi phí 3,433 4,337 26,577 +25,87% +513,86%
Lợi nhuận trước thuế 0,325 0,037 0,118 -88,54% +218,88%
Lợi nhuận sau thuế 0,260 0,029 0,102 -88,71% +246,53%

(Nguồn: Phòng Kế toán - Công ty Cổ phần Eotygroup)

  • Thực trạng quy trình nghiệp vụ 6 bước tại Eotygroup:
    1. Nhận thông tin và chuẩn bị thủ tục nhập khẩu: Tiếp nhận yêu cầu qua email, kiểm tra điều kiện giấy phép nhập khẩu (thời gian xin cấp phép thông thường mất 8 - 13 ngày, một số mặt hàng đặc thù mất từ 14 ngày trở lên).
    2. Tiếp nhận và kiểm tra bộ chứng từ: Đối chiếu thông tin giữa Hợp đồng, Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice), Phiếu đóng gói (Packing List), Vận đơn (B/L) và C/O. Thời gian kiểm tra thông thường mất 5 - 10 phút/bộ, trường hợp lô hàng phức tạp hoặc có C/O kéo dài đến 1 giờ.
    3. Nhận thông báo hàng đến (A/N) và lấy lệnh D/O: Khai thác lệnh giao hàng điện tử (EDO) giúp tiết kiệm chi phí đi lại; chỉ trực tiếp đến hãng tàu đối với lô hàng nộp B/L gốc hoặc đăng ký mẫu email nhận EDO lần đầu.
    4. Khai báo hải quan trên phần mềm ECUS5/VNACCS: Thực hiện quy trình 6 bước từ khai thông tin trước (IDA), đăng ký chính thức tờ khai (IDC), lấy kết quả phân luồng và in tờ khai.
    5. Hoàn tất thủ tục hải quan tại cảng và giao nhận hàng: Xử lý theo 3 mức độ phân luồng (Luồng xanh: thông quan nhanh; Luồng vàng: kiểm tra hồ sơ giấy; Luồng đỏ: kiểm hóa thực tế hàng hóa tại bãi CY); phối hợp điều xe và nhận phiếu giao nhận container (EIR).
    6. Trả rỗng, hoàn cược và quyết toán hồ sơ: Đưa vỏ container về bãi quy định, thu hồi tiền cược cont, lập bảng kê chi phí bàn giao cho khách hàng (thời hạn thu hồi công nợ theo quy định là 14 ngày, tuy nhiên thực tế thường bị kéo dài từ 25 đến 30 ngày).
  • Đánh giá SWOT: Xác lập hệ thống 10 điểm mạnh (nhân viên thành thạo nghiệp vụ, ứng dụng EDO và ECUS5, tài chính ổn định), 9 điểm yếu (thiếu hụt nhân sự chuyên trách, nhân viên kiêm nhiệm nhiều khâu, chậm thu hồi công nợ), 4 cơ hội (chính sách giảm thuế từ các FTA, nhu cầu logistics tăng trưởng) và 4 thách thức (cạnh tranh gay gắt, giá cước vận tải biển biến động, lịch tàu thay đổi thất thường).

Chương 3: Hoàn thiện việc tổ chức thực hiện nghiệp vụ giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường biển theo phương thức FCL tại Công ty Eotygroup

Chương 3 xây dựng hệ thống giải pháp khắc phục các điểm nghẽn trong vận hành:

  • Mục tiêu phát triển đến năm 2026: Đảm bảo 100% các lô hàng giao nhận được xử lý trôi chảy, không phát sinh chi phí phạt hay chậm trễ; tăng quy mô nhân sự phòng Xuất nhập khẩu lên 3 - 4 nhân sự chuyên trách; nâng cao chất lượng trang thiết bị phục vụ nghiệp vụ.
  • Các nhóm giải pháp cụ thể:
    1. Hoàn thiện quy trình kiểm tra chứng từ: Thiết lập bảng kiểm (checklist) chuẩn hóa các mục thông tin bắt buộc nhằm hạn chế sai sót khi xử lý nhiều lô hàng đồng thời; phân công rõ trách nhiệm kiểm tra chéo giữa nhân viên chứng từ và nhân viên hiện trường.
    2. Mở rộng quy mô nhân sự phòng Xuất nhập khẩu: Tuyển dụng bổ sung nhân sự chuyên trách riêng biệt cho mảng chứng từ và mảng giao nhận hiện trường nhằm chấm dứt tình trạng quá tải và kiêm nhiệm khi vào mùa cao điểm.
    3. Đào tạo và nâng cao chất lượng nguồn nhân lực: Tổ chức các khóa tập huấn nội bộ về cập nhật biểu thuế, xử lý mã HS, nâng cao kỹ năng xử lý tình huống phát sinh với hải quan cảng và hãng tàu, trau dồi trình độ ngoại ngữ chuyên ngành.

Kết quả và đóng góp

Kết quả chính từ số liệu khảo sát

  • Làm rõ cơ cấu tổ chức phân quyền và phản ánh toàn diện tình hình tài chính của công ty với bước tăng trưởng doanh thu từ 3,758 tỷ đồng (2019) lên 26,695 tỷ đồng (2021).
  • Xác định cụ thể các mốc thời gian tác nghiệp thực tế: thời gian kiểm tra chứng từ (5 - 60 phút), thời gian chuẩn bị hồ sơ xin cấp phép nhập khẩu (8 - 14 ngày), thời gian thu hồi công nợ thực tế (25 - 30 ngày so với quy định 14 ngày).
  • Phản ánh rõ nét thực trạng thiếu hụt nhân sự tại Phòng Xuất nhập khẩu của công ty khi toàn bộ khối lượng công việc chỉ do 1 nhân viên chứng từ và 1 nhân viên giao nhận phụ trách.

Giải pháp và đóng góp thực tiễn

  • Báo cáo đã xây dựng giải pháp mang tính ứng dụng thực tế cho Công ty Cổ phần Eotygroup, tập trung vào 3 trọng tâm: chuẩn hóa quy trình kiểm soát chứng từ, mở rộng định biên nhân sự phòng Xuất nhập khẩu lên 3 - 4 người và xây dựng kế hoạch đào tạo chuyên sâu.
  • Cung cấp tài liệu tổng kết quy trình vận hành thực tế phương thức FCL trên hệ thống phần mềm ECUS5/VNACCS và cơ chế xử lý EDO, phục vụ công tác chuẩn hóa nghiệp vụ nội bộ tại doanh nghiệp.

Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp

  • Hạn chế: Báo cáo được thực hiện trong khung thời gian thực tập 2 tháng (từ tháng 09/2022 đến tháng 10/2022) tại một doanh nghiệp cụ thể, do đó phạm vi số liệu khảo sát chỉ giới hạn ở quy trình nhập khẩu đường biển theo phương thức hàng nguyên container (FCL), chưa đi sâu phân tích các phương thức vận chuyển khác.
  • Hướng nghiên cứu mở rộng: Mở rộng phạm vi phân tích sang quy trình giao nhận hàng lẻ (LCL), giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu bằng đường hàng không (air freight), cũng như nghiên cứu giải pháp tối ưu hóa chi phí quản lý chuỗi cung ứng tổng thể cho các mặt hàng xuất khẩu của công ty.

Giá trị tham khảo

Báo cáo là tài liệu tham khảo hữu ích đối với:

  • Sinh viên chuyên ngành Quản trị kinh doanh, Kinh doanh Quốc tế, Logistics và Xuất nhập khẩu: Nắm bắt chi tiết các bước nghiệp vụ thực tế, cách thức thao tác tờ khai trên phần mềm ECUS5/VNACCS, các bước xử lý lệnh giao hàng điện tử (EDO) và quy trình làm thủ tục thông quan tại cảng biển.
  • Doanh nghiệp vừa và nhỏ ngành giao nhận - logistics: Tham khảo kinh nghiệm xây dựng quy trình kiểm soát chứng từ, bài học quản trị rủi ro công nợ khách hàng và phương thức phân bổ nhân sự phòng xuất nhập khẩu.

Câu hỏi thường gặp

1. Quy trình giao nhận hàng nhập khẩu FCL tại Công ty Cổ phần Eotygroup gồm những bước nào?
Quy trình thực tế tại công ty gồm 6 bước: (1) Nhận thông tin từ khách hàng, kiểm tra thủ tục nhập khẩu; (2) Tiếp nhận và kiểm tra bộ chứng từ; (3) Nhận thông báo hàng đến (A/N) và lấy lệnh giao hàng (D/O/EDO); (4) Khai báo hải quan trên phần mềm ECUS5/VNACCS; (5) Hoàn thành thủ tục hải quan tại cảng, nhận và giao hàng; (6) Trả container rỗng, bàn giao hồ sơ, thu hồi cược cont và quyết toán chi phí.

2. Kết quả hoạt động kinh doanh của Eotygroup giai đoạn 2019 - 2021 biến động ra sao?
Doanh thu của công ty tăng trưởng mạnh qua các năm: đạt 3,758 tỷ đồng năm 2019; 4,374 tỷ đồng năm 2020 (+16,22%) và tăng vọt lên 26,695 tỷ đồng năm 2021 (+511% so với 2020). Lợi nhuận sau thuế sau khi sụt giảm từ 259,96 triệu đồng (2019) xuống 29,35 triệu đồng (2020) do chi phí tăng, đã phục hồi lên mức 101,72 triệu đồng trong năm 2021.

3. Khó khăn lớn nhất về mặt nhân sự phòng Xuất nhập khẩu tại Eotygroup là gì?
Phòng Xuất nhập khẩu của công ty có quy mô rất mỏng, chỉ gồm 1 nhân viên chứng từ và 1 nhân viên giao nhận hiện trường. Khi phát sinh nhiều đơn hàng cùng lúc hoặc vào mùa cao điểm, nhân sự bị quá tải, phải kiêm nhiệm chéo dẫn đến nguy cơ sai sót thông tin và chậm trễ tiến độ làm thủ tục tại cảng.

4. Khâu thanh toán công nợ dịch vụ tại công ty đang gặp vướng mắc gì?
Theo quy định hợp đồng, khách hàng phải thanh toán đầy đủ chi phí trong vòng 14 ngày sau khi hoàn thành dịch vụ. Tuy nhiên trên thực tế, thời gian thu hồi công nợ thường bị kéo dài từ 25 đến 30 ngày do khách hàng chậm duyệt hồ sơ hoặc cố tình trì hoãn, gây áp lực lên dòng tiền và công tác kế toán.

5. Mục tiêu hoàn thiện nghiệp vụ giao nhận của Eotygroup đến năm 2026 được xác định như thế nào?
Mục tiêu đến năm 2026 là 100% các lô hàng giao nhận được xử lý trôi chảy, không phát sinh lỗi; tăng định biên nhân sự phòng Xuất nhập khẩu lên 3 - 4 nhân viên có chuyên môn vững vàng; trang bị đầy đủ công cụ làm việc hiện đại để nâng cao năng suất và năng lực cạnh tranh.

Kết luận

Báo cáo thực tập tốt nghiệp của tác giả Bùi Thị Ngọc Vương đã phản ánh chi tiết thực trạng tổ chức thực hiện nghiệp vụ giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường biển theo phương thức FCL tại Công ty Cổ phần Eotygroup. Công trình kết hợp chặt chẽ giữa khung lý thuyết ngoại thương chuẩn mực với số liệu thực tế qua 8 tuần khảo sát và phân tích dữ liệu tài chính 3 năm (2019 - 2021). Các phát hiện về hạn chế nhân sự, độ trễ công nợ và các giải pháp đề xuất về chuẩn hóa chứng từ, tuyển dụng, đào tạo mang giá trị ứng dụng thiết thực cho hoạt động vận hành của doanh nghiệp.