Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu

Trong bối cảnh toàn cầu hóa và hội nhập kinh tế quốc tế sâu rộng, dòng chảy lưu thông hàng hóa qua các hiệp định thương mại tự do (FTA) ngày càng gia tăng. Hoạt động xuất nhập khẩu và ngành dịch vụ logistics có mối quan hệ hữu cơ, gắn kết chặt chẽ; trong đó nhập khẩu vừa cung ứng nguồn nguyên liệu đầu vào cho sản xuất xuất khẩu, vừa phục vụ tiêu dùng nội địa. Tuy nhiên, phần lớn các doanh nghiệp kinh doanh xuất nhập khẩu không thể tự đảm nhận toàn bộ các công đoạn vận chuyển, thủ tục chứng từ và thông quan. Dịch vụ logistics đóng vai trò làm cầu nối thực hiện các nghiệp vụ này nhằm đảm bảo tính thông suốt và giảm thiểu chi phí phát sinh.

Khóa luận tốt nghiệp tập trung nghiên cứu, đánh giá thực trạng quy trình giao nhận hàng nguyên container (FCL - Full Container Load) nhập khẩu bằng đường biển tại Công ty TNHH Tralinks, từ đó nhận diện những hạn chế và đề xuất giải pháp hoàn thiện nghiệp vụ.

Mục tiêu nghiên cứu:

  1. Phân tích kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty TNHH Tralinks giai đoạn 2020 – 2022.
  2. Phân tích, mô tả chi tiết thực trạng quy trình giao nhận hàng FCL nhập khẩu bằng đường biển tại công ty thông qua một lô hàng điển hình.
  3. Đánh giá ưu điểm, hạn chế, các lỗi sai thường gặp; nhận diện cơ hội và thách thức để đề xuất các giải pháp, kiến nghị nhằm nâng cao chất lượng hoạt động giao nhận FCL nhập khẩu tại doanh nghiệp.

Đối tượng và phạm vi nghiên cứu:

  • Đối tượng nghiên cứu: Hoạt động giao nhận hàng nguyên container (FCL) nhập khẩu bằng đường biển tại Công ty TNHH Tralinks.
  • Phạm vi không gian: Công ty TNHH Tralinks (trụ sở tại TP. Hồ Chí Minh và các địa bàn tác nghiệp logistics cảng biển liên quan).
  • Phạm vi thời gian: Dữ liệu hoạt động kinh doanh và số liệu nghiệp vụ thứ cấp thu thập trong giai đoạn 2020 – 2022.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp

Khóa luận xây dựng khung phân tích dựa trên các quy định pháp luật hiện hành và cơ sở lý thuyết chuẩn về giao nhận vận tải quốc tế:

  • Cơ sở pháp lý và quy chuẩn: Điều 28 Luật Thương mại 2005 (quy định về xuất khẩu, nhập khẩu hàng hóa và các hình thức nhập khẩu trực tiếp, ủy thác, gia công, tạm nhập tái xuất); Nghị định số 19/2006/NĐ-CP (quy định về xuất xứ hàng hóa và các mẫu C/O ưu đãi/không ưu đãi); các quy tắc mẫu của Liên đoàn các Hiệp hội Giao nhận Vận tải Quốc tế (FIATA 2004) về dịch vụ giao nhận; điều kiện thương mại quốc tế Incoterms 2010.
  • Khái niệm và thuật ngữ chuyên ngành: Làm rõ khái niệm hàng nguyên container (FCL), vai trò của các chủ thể tham gia (người giao nhận - freight forwarder, chủ hàng, hãng tàu, cơ quan hải quan, cảng vụ), các loại chứng từ bắt buộc (B/L, Commercial Invoice, Packing List, C/O, D/O, tờ khai hải quan) và bản chất các loại phụ phí lưu bãi, lưu kho, lưu container (DEM, DET, Storage, THC, CIC, Cleaning fee).

Phương pháp nghiên cứu:

  • Thu thập dữ liệu sơ cấp: Quan sát trực tiếp thao tác nghiệp vụ chứng từ, thủ tục hiện trường và quy trình phần mềm tại các phòng ban của Công ty TNHH Tralinks trong thời gian thực tập.
  • Thu thập dữ liệu thứ cấp: Thu thập các báo cáo tài chính nội bộ giai đoạn 2020 – 2022, hồ sơ chứng từ của lô hàng cụ thể từ phòng Kế toán, phòng Operation, phòng Logistics; dữ liệu thống kê từ Hiệp hội Doanh nghiệp dịch vụ Logistics Việt Nam (VLA), Tổng cục Hải quan, Tổng cục Thống kê và Drewry Shipping.
  • Phương pháp phân tích: Sử dụng phương pháp thống kê mô tả, phương pháp so sánh (tuyệt đối và tương đối) để đánh giá biến động tài chính qua các năm, phương pháp sơ đồ hóa quy trình (process mapping) và phương pháp phân tích tình huống thực tế (case study) để mổ xẻ từng bước tác nghiệp.

Nội dung chính theo từng chương

Chương 1: Tổng quan về Công ty TNHH Tralinks

Chương 1 giới thiệu lịch sử hình thành, cơ cấu tổ chức và phân tích tình hình kinh doanh của Công ty TNHH Tralinks. Công ty được thành lập ngày 05/05/2016, là công ty con của Tradia (tập đoàn logistics tại Nhật Bản). Tralinks hoạt động chính trong lĩnh vực đại lý, môi giới vận tải, bốc xếp, kho bãi và giao nhận hàng hóa (đường biển, đường hàng không, chuyển phát nhanh door-to-door). Đến tháng 10/2016, công ty mở rộng thêm 2 chi nhánh tại Hà Nội và Hải Phòng.

Bộ máy quản lý gồm Ban Giám đốc và 4 phòng ban chức năng: Phòng Sales – Marketing, Phòng Operation (Bộ phận Chứng từ, Bộ phận CSKH), Phòng Logistics (Bộ phận Khai báo hải quan - KBHQ, Bộ phận Giao nhận) và Phòng Kế toán.

Chỉ tiêu Năm 2020 Năm 2021 Năm 2022 So sánh 2021/2020 (%) So sánh 2022/2021 (%)
Doanh thu (triệu đồng) 18.971 22.089 32.095 +16,436% +45,303%
Chi phí (triệu đồng) 15.500 24.942 27.913 +60,916% +11,912%
Lợi nhuận sau thuế (triệu đồng) 2.346 2.797 3.570 +19,224% +27,637%
Tỷ suất ROS (%) 12,407% 9,619% 10,424% -22,466% +8,365%

(Nguồn: Trích xuất từ Bảng 1.2 trong văn bản khóa luận)

Phân tích số liệu cho thấy năm 2021, dù doanh thu tăng trưởng nhờ khôi phục sản xuất sau giãn cách, nhưng chi phí tăng vọt 60,916% do tình trạng đứt gãy chuỗi cung ứng, thiếu vỏ container và giá cước vận tải biển tăng kỷ lục (vượt 10.000 USD/container 40 feet theo Drewry Shipping), làm tỷ suất ROS giảm từ 12,407% xuống 9,619%. Sang năm 2022, khi chuỗi cung ứng ổn định và giá cước hạ nhiệt, doanh thu đạt 32.095 triệu đồng, lợi nhuận sau thuế đạt 3.570 triệu đồng và chỉ số ROS phục hồi lên 10,424%.

Chương 2: Cơ sở lý luận về hoạt động giao nhận hàng FCL nhập khẩu

Chương 2 tổng hợp hệ thống lý thuyết về quy trình giao nhận hàng FCL nhập khẩu bằng đường biển, bao gồm các định nghĩa, vai trò của giao nhận đối với nền kinh tế và các nhân tố ảnh hưởng (nhân tố bên trong: bộ máy quản lý, tài chính, nhân sự, mạng lưới; nhân tố bên ngoài: tỷ giá, giá cước tàu biển, chính sách pháp luật, hạ tầng logistics, thuế và hạn ngạch).

Chương này làm rõ cơ chế tính và trách nhiệm thanh toán các loại phụ phí lưu bãi, lưu kho và lưu vỏ:

Tiêu chí DEM (Demurrage - Phí lưu bãi) DET (Detention - Phí lưu kho/vỏ) STORAGE (Phí lưu bãi tại cảng)
Bên thu phí Do hãng tàu thu Do hãng tàu thu Do cảng thu (trực tiếp hoặc qua hãng tàu)
Quy định đối với hàng nhập khẩu Tính phí khi vượt quá thời hạn cho phép lưu container hàng tại bãi cảng dỡ (POD). Tính phí khi chủ hàng mượn container kéo về kho riêng rút ruột và trả vỏ rỗng trễ hạn. Tính phí khi chủ hàng để container hàng lưu lại cảng quá hạn miễn phí quy định của cảng.

Quy trình giao nhận hàng FCL nhập khẩu tổng quát được chuẩn hóa gồm 8 bước:

  1. Ký kết hợp đồng dịch vụ logistics.
  2. Nhận và kiểm tra bộ chứng từ (Sales Contract, Commercial Invoice, B/L, Packing List, C/O, A/N...).
  3. Lấy lệnh giao hàng (D/O hoặc e-D/O) và nộp các phí local charges.
  4. Làm thủ tục hải quan điện tử qua hệ thống VNACCS/VCIS (8 bước tác nghiệp: đăng nhập thiết lập thông số, đăng ký tờ khai IDA, khai thông tin chung, khai thông tin chung 2, khai danh sách hàng, gửi IDA, khai chính thức IDC, nhận kết quả phân luồng Xanh/Vàng/Đỏ).
  5. Thực hiện nghĩa vụ nộp thuế nhập khẩu, thuế GTGT.
  6. Tổ chức vận chuyển nội địa (đăng ký làm thủ tục qua hệ thống ePort Tân Cảng, cấp lệnh Gate-In kéo container).
  7. Giao hàng cho người nhập khẩu tại kho riêng và ký biên bản bàn giao.
  8. Trả container rỗng về bãi/depot chỉ định của hãng tàu, thanh toán/hoàn cược container và lưu trữ hồ sơ chứng từ.

Chương 3: Đánh giá hoạt động giao nhận hàng FCL nhập khẩu tại Công ty TNHH Tralinks

Chương 3 đi sâu vào phân tích thực tế hoạt động giao nhận thông qua nghiên cứu trường hợp cụ thể: Lô hàng "Xe đạp" nhập khẩu từ ABC Group Import & Export Inc. cho người nhập khẩu là Công ty TNHH Thương mại Quốc tế & Dịch vụ A, trong đó Tralinks thực hiện dịch vụ giao nhận đầu nhập khẩu.

Đặc điểm của lô hàng:

  • Điều kiện giao hàng: CIF Cảng Cát Lái (Incoterms 2010).
  • Hãng tàu vận chuyển: COSCO.
  • Tổng trị giá lô hàng: 10.005 USD.
  • Phương thức thanh toán: Chuyển tiền bằng điện (TT) 100% trước khi giao hàng ra khỏi xưởng.

Mô tả các công đoạn thực tế tại Tralinks:

  • Xử lý chứng từ và D/O: Tiếp nhận thông báo hàng đến (A/N) từ hãng tàu COSCO, lấy e-D/O để tiết kiệm thời gian đi lại so với phương thức nhận D/O giấy truyền thống.
  • Khai báo hải quan trên phần mềm ECUS5 – VNACCS: Thiết lập thông số doanh nghiệp A, mở tờ khai IDA, nhập dữ liệu hàng hóa bằng cách đồng bộ từ file Excel (sử dụng tổ hợp phím Fn + F6) để nhập danh mục mặt hàng xe đạp nhanh chóng và chính xác. Sau khi truyền tờ khai chính thức IDC, hệ thống trả kết quả phân luồng, in tờ khai kèm mã vạch để thanh lý hải quan.
  • Tác nghiệp tại cảng và giao nhận: Nhân viên KBHQ thao tác trên hệ thống ePort Tân Cảng Sài Gòn, đăng ký container, tạo phiếu nhận container hàng và xuất biên nhận thanh toán điện tử cho lái xe. Lái xe sử dụng mã số đăng ký để làm thủ tục Gate-In trực tiếp tại cổng cảng Cát Lái mà không cần vào phòng chứng từ. Sau khi kéo hàng về kho khách hàng bàn giao an toàn, xe đưa vỏ container rỗng về đúng depot theo chỉ định trên giấy mượn container để lấy phiếu hạ rỗng, phục vụ thủ tục hoàn tiền cược vỏ tại hãng tàu.
  • Quyết toán và lưu trữ: Lập Debit Note gửi khách hàng A, xuất hóa đơn VAT, bàn giao bộ chứng từ gốc (Invoice, B/L, Packing List, C/O, giấy chứng nhận chất lượng) và lưu trữ bản sao theo quy định.

Đánh giá thực trạng vận hành: Chương 3 tổng hợp và đánh giá các chỉ tiêu vận hành giai đoạn 2020 – 2022 thông qua các số liệu: thời gian trung bình thông quan tờ khai, thời gian thực hiện toàn bộ lô hàng, cơ cấu chi phí phát sinh, tỷ lệ giao hàng đúng hạn, tỷ lệ tổn thất/hư hỏng hàng hóa và thống kê các lỗi nghiệp vụ thường gặp (sai sót thông tin chứng từ, chậm trễ cập nhật hạn miễn DEM/DET, lỗi áp mã HS code).

Chương 4: Một số giải pháp và kiến nghị nhằm nâng cao hoạt động giao nhận hàng FCL nhập khẩu tại Công ty TNHH Tralinks

Chương 4 phân tích định hướng phát triển của công ty, nhận diện các cơ hội (sự bùng nổ thương mại điện tử, các hiệp định FTA thế hệ mới) và thách thức (áp lực cạnh tranh gay gắt từ các tập đoàn logistics đa quốc gia sở hữu hạ tầng vượt trội). Tác giả đề xuất 3 nhóm giải pháp trọng tâm:

  1. Giải pháp tối thiểu hóa thời gian giao nhận: Chuẩn hóa quy trình kiểm tra chéo bộ chứng từ ngay khi nhận bản mềm; khai thác tối đa tính năng import dữ liệu tự động từ Excel lên phần mềm ECUS5; đẩy mạnh ứng dụng e-D/O và thủ tục ePort; chủ động theo dõi lịch trình tàu qua hệ thống định vị để điều phối xe đầu kéo kịp thời.
  2. Giải pháp tối thiểu hóa chi phí giao nhận: Thiết lập bảng theo dõi hạn miễn phí DEM, DET và Storage của từng hãng tàu cho từng lô hàng nhằm loại trừ triệt để chi phí phạt lưu bãi/lưu vỏ; đàm phán hợp đồng nguyên tắc với các đơn vị vận tải bộ và depot để có mức giá ưu đãi; kiểm soát quy trình kiểm tra tình trạng vỏ container trước khi nhận và sau khi hạ để tránh phí sửa chữa container không đáng có.
  3. Giải pháp nâng cao chất lượng dịch vụ giao nhận: Tăng cường đào tạo chuyên môn về phân loại mã HS, cập nhật chính sách thuế xuất nhập khẩu mới cho nhân viên KBHQ; nâng cao kỹ năng chăm sóc khách hàng và phản ứng nhanh khi phát sinh sự cố phát sinh tại cảng; xây dựng quy trình kiểm soát rủi ro và giải quyết khiếu nại hàng hóa hư hỏng.

Kết quả và đóng góp

  • Kết quả phân tích tài chính và vận hành: Khóa luận đã hệ thống hóa bức tranh tài chính của Công ty Tralinks trong 3 năm (2020 – 2022). Doanh thu tăng trưởng từ 18.971 triệu đồng lên 32.095 triệu đồng; lợi nhuận sau thuế năm 2022 đạt 3.570 triệu đồng; chỉ số ROS phục hồi vượt ngưỡng 10% sau cú sốc chi phí năm 2021 do đại dịch Covid-19.
  • Chuẩn hóa quy trình tác nghiệp: Tác giả đã mô tả chi tiết quy trình 8 bước giao nhận FCL nhập khẩu gắn với các hệ thống công nghệ thông tin thực tế đang áp dụng tại Việt Nam (hệ thống thông quan ECUS5 – VNACCS, cổng dịch vụ cảng điện tử ePort Tân Cảng Sài Gòn, lệnh giao hàng điện tử e-D/O).
  • Đóng góp ứng dụng: Nghiên cứu trường hợp lô hàng xe đạp (10.005 USD, điều kiện CIF) cung cấp tài liệu minh họa trực quan cho quy trình nghiệp vụ; các giải pháp đề xuất về kiểm soát hạn DEM/DET, số hóa chứng từ và nâng cao kỹ năng khai báo hải quan có giá trị ứng dụng trực tiếp tại doanh nghiệp.

Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp

  • Hạn chế: Dữ liệu nghiên cứu thực nghiệm giới hạn tại một doanh nghiệp logistics quy mô vừa (Công ty TNHH Tralinks) trong khung thời gian 2020 – 2022. Phạm vi minh họa tình huống thực tế tập trung vào một lô hàng FCL đường biển mặt hàng bách hóa thông thường (xe đạp), chưa mở rộng sang các loại hàng đặc thù như hàng lạnh, hàng hóa chất nguy hiểm hoặc hàng siêu trường siêu trọng. Một số thông tin định danh của khách hàng phải thay đổi vì lý do bảo mật thương mại.
  • Hướng nghiên cứu tiếp: Mở rộng nghiên cứu quy trình giao nhận hàng FCL đối với đa dạng chủng loại hàng hóa đặc biệt; đánh giá hoạt động logistics đa phương thức (kết hợp đường biển - đường bộ - đường sắt) và nghiên cứu tích hợp công nghệ chuỗi cung ứng số toàn diện (chuyển đổi số logistics).

Giá trị tham khảo

  • Đối tượng tham khảo: Sinh viên chuyên ngành Kinh doanh quốc tế, Kinh tế đối ngoại, Logistics và Quản lý chuỗi cung ứng; nhân viên mới (chứng từ, hiện trường, khai báo hải quan) tại các công ty dịch vụ giao nhận vận tải vừa và nhỏ.
  • Nội dung giá trị nhất: Quy trình từng bước khai báo hải quan trên phần mềm ECUS5 – VNACCS (đặc biệt là thao tác nhập dữ liệu danh mục hàng bằng Excel qua phím Fn + F6); quy trình làm thủ tục Gate-In qua ePort Tân Cảng Sài Gòn; bảng phân biệt chi tiết cơ chế thu phí và trách nhiệm đối với DEM, DET, STORAGE.

Câu hỏi thường gặp

1. Khóa luận sử dụng lô hàng thực tế nào để minh họa quy trình giao nhận FCL nhập khẩu tại Tralinks?
Khóa luận sử dụng lô hàng nhập khẩu "Xe đạp" giữa người bán là ABC Group Import & Export Inc. và người mua là Công ty TNHH Thương mại Quốc tế & Dịch vụ A. Lô hàng có tổng trị giá 10.005 USD, điều kiện giao hàng CIF Cảng Cát Lái (Incoterms 2010), thanh toán bằng phương thức TT 100% trước khi giao hàng ra khỏi xưởng và vận chuyển bởi hãng tàu COSCO.

2. Tình hình kinh doanh và chỉ số ROS của Công ty Tralinks biến động ra sao trong giai đoạn 2020 – 2022?
Doanh thu công ty tăng trưởng liên tục từ 18.971 triệu đồng (2020) lên 22.089 triệu đồng (2021) và đạt 32.095 triệu đồng (2022). Tỷ suất ROS năm 2020 đạt 12,407%, năm 2021 giảm xuống 9,619% do chi phí cước biển và phí mất cân bằng container (CIC) tăng cao trong đại dịch, sau đó phục hồi lên mức 10,424% vào năm 2022.

3. Sự khác nhau giữa phí DEM, DET và STORAGE trong giao nhận hàng FCL nhập khẩu là gì?
DEM (phí lưu bãi) do hãng tàu thu khi container hàng lưu tại bãi cảng vượt quá số ngày miễn phí; DET (phí lưu kho/vỏ) do hãng tàu thu khi chủ hàng giữ container rút ruột tại kho riêng và trả vỏ rỗng trễ hạn; STORAGE (phí lưu bãi cảng) do doanh nghiệp cảng thu trực tiếp hoặc thông qua hãng tàu khi container hàng nằm tại bãi cảng quá thời hạn cảng quy định.

4. Kỹ thuật nhập danh sách hàng hóa có nhiều mặt hàng trên phần mềm ECUS5 – VNACCS được thực hiện như thế nào?
Người khai báo sử dụng tổ hợp phím Fn + F6 trên giao diện phần mềm ECUS5 để tải dữ liệu từ file Excel có sẵn, thực hiện khớp nối các cột dữ liệu tương ứng giữa file Excel và hệ thống, sau đó nhấn "Ghi" để đồng bộ danh sách hàng hóa vào tờ khai IDA một cách tự động và chính xác.

5. Sau khi hoàn tất giao nhận, công ty forwarder phải bàn giao và lưu giữ những chứng từ nào?
Công ty giao nhận bàn giao lại cho bên nhập khẩu: 01 bản sao Hợp đồng ngoại thương, 01 bản chính Hóa đơn thương mại, 01 bản chính Vận đơn đường biển, 01 bản chính Phiếu đóng gói, 01 bản chính C/O và 01 bản chính Chứng nhận số lượng - chất lượng. Công ty lưu giữ lại bản sao của Hợp đồng, Invoice, B/L, Packing List, 02 bản sao Tờ khai hải quan và 01 bản sao Hóa đơn VAT.

Kết luận

Khóa luận tốt nghiệp của tác giả Văn Phương Hiền đã hoàn thành mục tiêu nghiên cứu về đánh giá hoạt động giao nhận hàng nguyên container (FCL) nhập khẩu bằng đường biển tại Công ty TNHH Tralinks giai đoạn 2020 – 2022. Công trình kết hợp chặt chẽ giữa hệ thống lý luận ngoại thương, số liệu phân tích tài chính doanh nghiệp và quy trình tác nghiệp thực tế trên phần mềm ECUS5 – VNACCS cùng hệ thống ePort. Các giải pháp kiểm soát thời gian, cắt giảm chi phí DEM/DET và chuẩn hóa chứng từ được đề xuất có tính khả thi cao, đóng góp thiết thực cho công tác hoàn thiện dịch vụ logistics tại doanh nghiệp.