Phần mở đầu của văn bản thường nêu mục đích, lý do ban hành. Trong đó nêu những cơ sở pháp lý, cơ sở thực tiễn của việc ban hành văn bản đó. Phần nội dung Đây là phần quan trọng của văn bản và được trình bày tùy theo kết cấu nội dung của từng loại văn bản khác nhau. Tùy theo thể loại và nội dung mà văn bản có thể có các phần căn cứ pháp lý để ban hành.
Văn bản có thể được bố cục thành chương, mục, Điều, khoản, điểm hoặc được chia thành các phần, mục từ lớn đến nhỏ theo một trình tự nhất định: - Nghị quyết (cá biệt): Điều, khoản, điểm hoặc khoản, điểm; - Quyết định (cá biệt): Điều, khoản, điểm; - Quy chế kèm theo Quyết định có bố cục: chương, mục, điều, khoản, điểm; - Chỉ thị (cá biệt): khoản, điểm; - Các văn bản hành chính khác: phần, mục, khoản, điểm hoặc theo khoản, điểm. Đối với các văn bản có bố cục theo phần, chương, mục, điều thì các phần, chương, mục, điều phải có tiêu đề. Phần kết luận Trong văn bản dưới dạng Điều/Khoản phần kết luận thường nêu Điều khoản thi hành và hiệu lực của văn bản. Các văn bản hành chính khác phần kết luận thường trình bày mong muốn hoặc yêu cầu thực hiện.
Yêu cầu về hình thức văn bản Hình thức văn bản là thể loại văn bản mang tính hoàn chỉnh và thống nhất giữa mặt biểu hiện bên ngoài với nội dung hàm chứa của mỗi văn bản. Văn bản ban hành phải đúng hình thức, nghĩa là phải căn cứ vào nội dung mà chọn hình thức cho phù hợp để đạt được mục đích ban hành văn bản. Bên cạnh đó, cơ quan, tổ chức chỉ được ban hành những hình thức văn bản phù hợp với chức năng, nhiệm vụ, thẩm quyền [15, 64]. Yêu cầu về ngôn ngữ văn bản ➢ Văn phong và ngôn ngữ văn bản Phong cách ngôn ngữ hành chính là phong cách của tiếng Việt gọt rũa dùng trong các văn bản thuộc phạm vi công tác quản lý, tổ chức, điều hành và giao dịch của các cơ quan, đoàn thể, hiệp hội, tổ chức, công dân trong nước và quốc tế.
Văn phong trong văn bản quản lý là văn viết nên hiệu quả truyền đạt thông tin chủ yếu phụ thuộc vào việc lựa chọn các thuật ngữ và cách hành văn của người soạn thảo. Những yêu cầu về mặt văn phong hành chính công vụ phải đảm bảo những yêu cầu sau: – Tính chính xác, rõ ràng, mạch lạc; – Tính phổ thông, đại chúng; – Tính khách quan; – Tính trang trọng, lịch sự; – Tính khuôn mẫu. Thực tế cho thấy, nếu lựa chọn từ ngữ và văn phong không thích hợp cho từng loại văn bản sẽ làm hạn chế việc truyền đạt và tiếp nhận thông tin qua văn bản, dẫn đến không đạt được mục đích của việc ban hành văn bản. Tuỳ theo thể loại, phạm vi và đối tượng tác động của văn bản mà người soạn thảo sử dụng ngôn ngữ và cách hành văn sao cho phù hợp để đạt được mục đích của chủ thể ban hành.
Ngôn ngữ sử dụng phải chính xác, phổ thông, diễn đạt phải đơn giản, dễ hiểu. Nội dung văn bản phải được diễn đạt một cách rõ ràng, dễ hiểu, phù hợp với trình độ dân trí, sao cho mọi đối tượng có liên quan đến việc chấp hành và thi hành văn bản đều có thể nắm hiểu nội dung văn bản được đúng đắn và thống nhất. Yêu cầu này đặt ra là do văn bản quản lý nhà nước, nhất là các văn bản ban hành về chủ trương, chính sách và luật pháp có đối tượng thi hành rộng với trình độ nhận thức không đồng đều. Một văn bản ban hành có rõ ràng và dễ hiểu hay không thường tùy thuộc vào phương pháp diễn đạt và từ ngữ mà người soạn thảo sử dụng.
Ngắn gọn là một yêu cầu được đặt ra đối với việc soạn thảo văn bản quản lý nhà nước nói chung. Văn bản viết ngắn gọn sẽ giúp cho người giải quyết rút ngắn được thời gian đọc, tạo thuận lợi cho việc nắm hiểu nội dung văn bản và giải quyết văn bản đó. Ngoài ra, còn góp phần tiết kiệm văn phòng phẩm và công sức của cán bộ làm 15 công tác in ấn. Điều này sẽ thực sự có ý nghĩa đối với những cơ quan lớn mà mỗi văn bản ban hành phải sao in thành nhiều bản để gửi cho các cơ quan, đơn vị hữu quan.
Viết ngắn gọn là phong cách mang tính đặc thù của văn bản hành chính công vụ. Tuy nhiên, yêu cầu này chỉ mang tính tương đối và phải thực hiện trên cơ sở nội dung văn bản được trình bày một cách đầy đủ, chính xác, rõ ràng và dễ hiểu. Cần tránh khuynh hướng vì nhằm đảm bảo cho văn bản được ngắn gọn mà lược bỏ bớt những ý tưởng và thông tin cần thiết, khiến cho nội dung văn bản thiếu hoàn chỉnh, bị méo mó, khó hiểu và không đạt được mục đích đề ra cho việc ban hành văn bản đó. ➢ Về cơ bản, việc sử dụng ngôn ngữ và kết cấu các loại văn bản nên tuân theo những yêu cầu sau đây: - Yêu cầu về viết câu: Câu văn viết dài hay ngắn phụ thuộc vào cách hành văn của người soạn thảo (đôi khi phụ thuộc vào người duyệt văn bản) và loại văn bản.
Dù câu văn dài hay ngắn đều phải có đầy đủ các thành phần cơ bản của câu (chủ ngữ, vị ngữ và các thành phần khác), không được có từ thừa. Đối với các loại văn bản quản lý nhà nước nên sử dụng câu tường thuật đơn để diễn đạt. Trong trường hợp cần thiết phải sử dụng câu tường thuật phức (nhiều mệnh đề, nhiều bộ phận) cần chú ý tách câu một cách hợp lý. Trong văn bản quản lý nhà nước, không sử dụng câu nghi vấn và câu biểu cảm.
Tuy nhiên, trong một số loại giấy tờ người ta thường sử dụng loại câu này để biểu lộ tình cảm như các loại đơn, thư, điếu văn, diễn văn, bài phát biểu. - Yêu cầu về nghĩa của câu: Trong văn bản, câu văn viết phải có nghĩa. Nghĩa của câu phải phù hợp với tư duy của người Việt Nam. Để khắc phục hiện tượng các câu sai về ngữ nghĩa, khi đặt câu cần chú ý cho câu đạt được những yêu cầu sau đây: + Câu phải phản ánh đúng quan hệ trong thế giới khách quan; + Quan hệ giữa các thành phần trong câu, các vế câu phải hợp logic; + Quan hệ giữa các thành phần đẳng lập phải là quan hệ đồng loại cùng phạm trù ngữ nghĩa.
Nghĩa của câu phải phù hợp với chủ đề chung và chủ đề bộ phận của văn bản. Đó là cơ sở để tạo tính trọn vẹn về nội dung. 16 Để hoàn thiện về mặt hình thức của văn bản, đòi hỏi người soạn thảo phải biết sử dụng các từ để liên kết các câu, các đoạn văn với nhau trong một văn bản để tạo thành một thể thống nhất về hình thức. Dấu câu là một bộ phận của câu.
Trong tiếng Việt có nhiều loại dấu câu như: dấu chấm (.), dấu phẩy (,), dấu chấm phẩy (;), dấu hỏi chấm (?), dấu chấm than (!), dấu hai chấm (:), dấu ngoặc đơn (( )), dấu ngoặc kép (“ ”), dấu ba chấm (…)… Mỗi loại dấu câu có chức năng riêng. Trong văn bản cần sử dụng dấu câu một cách chính xác và hợp lý. Thận trọng khi dùng các dấu hỏi chấm (?), dấu ba chấm (…). Bên cạnh việc sử dụng dấu câu để ngắt các thành phần trong một câu, còn cần sử dụng dấu câu để ngắt đoạn.
Việc sử dụng dấu ngắt đoạn đúng không những giúp cho văn bản hoàn thiện về mặt hình thức mà còn tăng hiệu quả về nội dung, ngược lại sẽ làm giảm hiệu quả truyền đạt thông tin của văn bản. - Sử dụng ngôn ngữ viết, cách diễn đạt đơn giản, dễ hiểu. - Dùng từ ngữ phổ thông; không dùng từ ngữ địa phương và từ ngữ nước ngoài nếu không thực sự cần thiết. Đối với thuật ngữ chuyên môn cần xác định rõ nội dung thì phải được giải thích trong văn bản.
- Không viết tắt những từ, cụm từ không thông dụng. Đối với những từ, cụm từ được sử dụng nhiều lần trong văn bản thì có thể viết tắt nhưng các chữ viết tắt lần đầu của từ, cụm từ phải được đặt trong ngoặc đơn ngay sau từ, cụm từ đó. - Việc viết hoa được thực hiện theo quy tắc chính tả tiếng Việt. - Khi viện dẫn lần đầu văn bản có liên quan, phải ghi đầy đủ tên loại, trích yếu nội dung văn bản; số, ký hiệu văn bản; ngày, tháng, năm ban hành văn bản và tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản (trừ trường hợp đối với luật và pháp lệnh); trong các lần viện dẫn tiếp theo, có thể ghi tên loại và số, ký hiệu của văn bản đó.
Cần lưu ý một số điểm sau: - Sử dụng thời hiện tại, quá khứ và tương lai đúng với nội dung mà văn bản muốn thể hiện. - Các hành vi của chủ thể pháp luật xảy ra ở những thời điểm khác nhau. - Các quy phạm pháp luật phần lớn chỉ áp dụng đối với các hành vi xảy ra sau khi quy phạm pháp luật được ban hành có hiệu lực, trừ rất ít những quy phạm có hiệu lực hồi tố. 17 - Khi diễn đạt một quy phạm pháp luật thì cần chú ý đến việc xác định thời điểm hành vi mà quy định chúng ta cần soạn thảo sẽ điều chỉnh.
Điều này được thực hiện một cách chính xác nếu chúng ta sử dụng đúng các thời quá khứ, hiện tại, tương lai. Không ít các văn bản không chú ý đến vấn đề này nên dễ dẫn đến sự hiểu sai và áp dụng sai các quy định được ban hành. - Bảo đảm độ chính xác cao nhất về chính tả và thuật ngữ. - Cách diễn đạt một quy phạm pháp luật phải bảo đảm độ chính xác về chính tả và thuật ngữ.
Sai sót chính tả có thể xử lý được dễ dàng bởi đội ngũ biên tập, sai sót về thuật ngữ thì chỉ có các nhà soạn thảo mới khắc phục được. - Khi soạn thảo văn bản, người soạn thảo có những tư tưởng riêng của mình nên họ biết cần dùng thuật ngữ nào cho phù hợp, phản ánh đúng nội dung các quy định cần soạn thảo. Yêu cầu về quy trình soạn thảo và ban hành văn bản ➢ Chuẩn bị - Phân công soạn thảo: Căn cứ tính chất, nội dung của văn bản cần soạn thảo, người đứng đầu cơ quan, tổ chức giao cho đơn vị hoặc cá nhân soạn thảo hoặc chủ trì soạn thảo. Việc phân công dựa trên chức năng, nhiệm vụ, vị trí việc làm.