Chương 1. CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ VÀ VAI TRÒ CỦA LÃNH ĐẠO VĂN PHÒNG TRONG VIỆC TỔ CHỨC VÀ QUẢN LÝ CÔNG TÁC VĂN THƯ 1.1 Công tác văn thư Theo giáo trình Lý luận và phương pháp công tác văn thư - PGS Vương Đình Quyền đưa ra khái niệm về công tác văn thư như sau: “Công tác văn thư là khái niệm dùng để chỉ toàn bộ công việc liên quan đến soạn thảo, ban hành văn bản, tổ chức quản lý, giải quyết văn bản, lập hồ sơ hiện hành nhằm bảo đảm thông tin văn bản cho hoạt động quản lý của các cơ quan, tổ chức”.2 Khái niệm tổ chức Có hai cách hiểu về tổ chức đó là hiểu theo nghĩa danh từ và hiểu theo nghĩa động từ. Tuy nhiên trong đề tài khóa luận của tôi thống nhất hiểu khái niệm tổ chức theo nghĩa của động từ. Giáo trình Quản trị học – NXB Thống Kê có đề cập tới định nghĩa tổ chức như sau: “Tổ chức là quá trình sắp xếp và bố trí công việc, giao quyền hạn và phân phối các nguồn lực của tổ chức sao cho chúng đóng góp một cách tích cực và có hiệu quả vào mục tiêu chung của cơ quan, tổ chức.3 Khái niệm quản lý Quản lý là một dạng hoạt động đa dạng, được tiếp cận từ nhiều góc độ khác nhau nên có nhiều cách hiểu khác nhau.
Theo Tập bài giảng Khoa học quản lý đại cương – TS Trần Ngọc Liêu đưa ra định nghĩa về quản lý như sau: “Quản lý là quá trình tác động có ý thức bằng quyền lực theo quy trình của chủ thể quản lý tới khách thể quản lý để phối hợp các nguồn lực nhằm 6 Luan van thực hiện mục tiêu của tổ chức trong điều kiện môi trường biến đổi.4 Khái niệm văn bản Hiện nay có nhiều quan điểm khác nhau về văn bản. Theo giáo trình “Văn bản học và Lưu trữ học đại cương” – NXB Giáo dục ấn hành năm 1996, khái niệm văn bản được hiểu theo hai nghĩa như sau: Hiểu theo nghĩa rộng: Văn bản là vật mang tin được ghi bằng ký hiệu ngôn ngữ. Hiểu theo nghĩa hẹp: Văn bản là khái niệm dùng để chỉ công văn, giấy tờ hình thành trong hoạt động của cơ quan, đoàn thể và xí nghiệp. Theo giáo trình “Thuật ngữ lưu trữ Việt Nam” của Cục Lưu trữ Nhà nước, xuất bản năm 1992, đã đưa ra định nghĩa về thuật ngữ “Văn bản” như sau: Hiểu theo nghĩa rộng: Văn bản là vật mang tin, được ghi bằng ký hiệu ngôn ngữ, có giá trị pháp lý.
Hiểu theo nghĩa hẹp: Văn bản là các công văn, giấy tờ hình thành trong hoạt động của các cơ quan như: Luật, Pháp lệnh, Nghị quyết, Thông báo, Quyết định, Chỉ thị. Thông tư, Kế hoạch. Có nhiều cách hiểu khác nhau về văn bản. Song, chung lại đều có các đặc điểm sau: - Đều là vật mang tin được ghi lại bằng ký hiệu ngôn ngữ.
- Đều là công văn, giấy tờ, hồ sơ, tài liệu được hình thành trong hoạt động của cơ quan, tổ chức. - Được dùng để ghi chép và truyền đạt thông tin.5 Khái niệm văn bản đi Theo điều 2 Thông tư 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 của Bộ Nội vụ về Hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan: “Văn bản đi là tất cả các loại văn bản, bao gồm văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hành chính và văn bản chuyên ngành (kể cả bản sao 7 Luan van văn bản, văn bản nội bộ và văn bản mật) do cơ quan, tổ chức phát hành.6 Khái niệm văn bản đến “Văn bản đến là tất cả các loại văn bản, bao gồm văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hành chính và văn bản chuyên ngành (kể cả bản Fax, văn bản được chuyển qua mạng, văn bản mật) và đơn, thư gửi đến cơ quan, tổ chức.7 Khái niệm hồ sơ, lập hồ sơ, danh mục hồ sơ Theo PGS Vương Đình Quyền: “Hồ sơ là một tập văn bản, tài liệu có liên quan với nhau về một vấn đề, một sự việc hay một đối tượng cụ thể hình thành trong quá trình giải quyết vấn đề, sự việc đó hoặc được kết hợp lại do có những đặc điểm giống nhau về hình thức như cùng tên loại văn bản, cùng tác giả, cùng thời gian ban hành”. “Lập hồ sơ là tập hợp những văn bản hình thành trong quá trình giải quyết công việc của cơ quan, tổ chức, cá nhân theo từng vấn đề, sự việc hoặc theo các đặc điểm khác của văn bản, đồng thời sắp xếp và biên mục chúng theo phương pháp khoa học.” Theo Điều 2 Thông tư 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 của Bộ Nội vụ giải thích từ ngữ : “Danh mục hồ sơ là bản kê hệ thống các hồ sơ dự kiến hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức trong một năm kèm theokis hiệu, đơn vị lập và thời hạn bảo quản của mỗi hồ sơ.” Danh mục hồ sơ dùng để hướng dẫn việc lập hồ sơ hiện hành, giúp các cơ quan, đơn vị lập hồ sơ được chủ động, chính xác, quản lý công văn giấy tờ được chặt chẽ, tạo thuận lợi cho việc giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan. Ngoài ra danh mục hồ sơ còn là công cụ hướng dẫn xác định giá trị và nộp lưu tài liệu.8 Khái niệm con dấu Có nhiều quan điểm khác nhau về khái niệm con dấu.
Theo giáo trình 8 Luan van “Nghiệp vụ văn thư” của trường Đại học Nội vụ Hà Nội: - Con dấu vật vật khắc chìm hoặc nổi với mục đích tạo nên một hình dấu cố định trên văn bản. - Con dấu thể hiện vị trí pháp lý và tư cách pháp nhân của cơ quan, tổ chức và khẳng định giá trị pháp lý đối với các văn bản và giấy tờ của cơ quan, tổ chức và các chức danh nhà nước. Con dấu được quản lý theo quy định của nhà nước. - Dấu là một thành phần thể thức của văn bản, thể hiện giá trị pháp lý của văn bản.
Theo Nghị định 99/2016/NĐ-CP ngày 01 tháng 7 năm 2016 của Chính Phủ về quản lý và sử dụng con dấu có đưa ra khái niệm về con dấu như sau: “Con dấu là phương tiện đặc biệt do cơ quan nhà nước có thẩm quyền đăng ký, quản lý, được sử dụng để đóng trên văn bản, giấy tờ của cơ quan, tổ chức, chức danh nhà nước”.2 Vị trí, ý nghĩa và yêu cầu của công tác văn thư 1.1 Vị trí Công tác văn thư là hoạt động quan trọng không thể thiếu trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức. Các cơ quan Đảng, Nhà nước, tổ chức chính trị - xã hội, tổ chức xã hội nghề nghiệp, tổ chức kinh tế, đơn vị vũ trang dù lớn hay nhỏ muốn thực hiện chức năng, nhiệm vụ của mình đều phải sử dụng văn bản và tài liệu để phổ biến các chủ trương, chính sách, phản ánh tình hình lên cấp trên, trao đổi, liên hệ, phối hợp công tác, ghi lại những sự kiện, hiện tượng xảy ra trong hoạt động hàng ngày. Nói đến công tác văn thư là nói đến những công việc liên quan đến văn bản, giấ y tờ. Trong đó có soạn thảo văn bản, ban hành văn bản, tổ chức quản lý và giải quyết văn bản, lập hồ sơ hiện hành nhằm đảm bảo thông tin cho hoạt động của các cơ quan tổ chức.
Nếu thiếu một trong các nội dung trên thì công tác văn thư có thể ảnh hưởng đến nhiều lĩnh vực hoạt động của cơ quan. 9 Luan van Công tác văn thư được xác định là một mặt hoạt động của bộ máy quản lý nói chung và là nội dung trong hoạt động văn phòng. Trong văn phòng công tác văn thư không thể thiếu được, chiếm một phần lớn trong hoạt động của văn phòng và là một mắt xích trong hoạt động quản lý của cơ quan, đơn vị. Như vậy công tác văn thư gắn liền với hoạt động của cơ quan, được xem như là một bộ phận quản lý.2 Ý nghĩa Công tác văn thư là hoạt động thường xuyên và liên tục của mỗi cơ quan, tổ chức.
Có ý nghĩa quan trọng đối với hoạt động của cơ quan. Làm tốt công tác văn thư đảm bảo cung cấp đầy đủ thông tin góp phần nâng cao năng suất công việc, chất lượng công tác của cơ quan, tổ chức và phòng chống tệ quan liêu giấy tờ. Trong hoạt động của cơ quan từ việc đề ra chủ chương, chính sách, xây dựng chương trình kế hoạch công tác cho đến phản ánh tình hình, nêu đề xuất, kiến nghị với cơ quan cấp trên, chỉ đạo cơ quan cấp dưới hoặc triển khai, giải quyết công việc. đều phải dựa vào các nguồn thông tin có liên quan.
Thông tin càng đầy đủ, chính xác và kịp thời thì hoạt động của cơ quan càng đạt hiệu quả. Thông tin phục vụ quản lý được cung cấp từ nhiều nguồn khác nhau, trong đó nguồn thông tin chủ yếu nhất, chính xác nhất là bằng văn bản vì văn bản và phương tiện chứa đựng, truyền đạt, phổ biến thông tin mang tính pháp lý. Công tác văn thư bao gồm nhiều việc, liên quan đến nhiều người, nhiều bộ phận, do đó kết quả của công tác văn thư không chỉ ảnh hưởng tới bản thân cơ quan mà còn có thể ảnh hưởng tới các cơ quan và tổ chức khác. Vì vậy làm tốt công tác văn thư sẽ giúp lãnh đạo cơ quan chỉ đạo công việc chính xác và hiệu quả, không để chậm việc, sót việc, tránh tệ quan liêu giấy tờ, mệnh lệnh hành chính.
Làm tốt công tác văn thư góp phần giữ gìn bí mật của Đảng, Nhà nước và mỗi cơ quan. 10 Luan van Làm tốt công tác văn thư tạo điều kiện thuận lợi cho công tác lưu trữ. Tài liệu hình thành trong họat động của cơ quan là nguồn bổ sung thường xuyên, chủ yếu cho lưu trữ hiện hành. Vì vậy nếu làm tốt công tác văn thư mọi công việc của cơ quan đều được văn bản hóa, giải quyết xong công việc, tài liệu đều được lập hồ sơ đầy đủ, nộp lưu vào lưu trữ cơ quan đúng quy định thì sẽ tạo điều kiện cho công tác lưu trữ tiến hành các khâu nghiệp vụ như sắp xếp, xác định giá trị, thống kê, bảo quản để phục vụ tốt cho công tác nghiên cứu hàng ngày và lâu dài về sau.3 Yêu cầu Nhanh chóng Là yêu cầu đối với hiệu suất công tác văn thư.
Khi thực hiện yêu cầu này phải xem xét mức độ quan trọng, mức độ khẩn cấp của văn bản để chuyển văn bản kịp thời, đúng người, bộ phận chịu trách nhiệm giải quyết, không để sót việc, chậm việc.