Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu
Trong xu thế hội nhập kinh tế quốc tế, hoạt động giao nhận vận tải đóng vai trò mắt xích trung chuyển kết nối chuỗi sản xuất và lưu thông hàng hóa toàn cầu. Tại miền Bắc Việt Nam, thành phố Hải Phòng là trung tâm kinh tế biển trọng điểm với hệ thống hạ tầng gồm 50 bến cảng (chiếm 17,5% số bến cảng cả nước và 73% số cảng biển khu vực đồng bằng sông Hồng). Thành phố đã đưa vào vận hành bến số 1 và số 2 thuộc Cảng cửa ngõ quốc tế Hải Phòng (tiếp nhận tàu trọng tải trên 130.000 tấn), đồng thời phê duyệt chủ trương đầu tư các bến 3, 4, 5 và 6. Song song với kết nối cao tốc Hà Nội - Hải Phòng, Hải Phòng - Hạ Long và đường - cầu Tân Vũ - Lạch Huyện, khu vực này đã thu hút 28 dự án FDI vào lĩnh vực logistics với tổng vốn đăng ký đạt 116,1 triệu USD.
Tuy nhiên, thị trường dịch vụ giao nhận tại Hải Phòng tồn tại nhiều rào cản nội tại và áp lực khách quan. Đa số doanh nghiệp giao nhận trên địa bàn là doanh nghiệp vừa và nhỏ với quy mô vốn đăng ký dưới 10 tỷ đồng, hạn chế về năng lực tài chính và hạ tầng công nghệ để cạnh tranh trực tiếp với các tập đoàn xuyên quốc gia. Nhân sự tại các doanh nghiệp này thường phải kiêm nhiệm nhiều vị trí. Đặc biệt, đội ngũ kinh doanh (Sales) chịu áp lực chăm sóc khách hàng ngoài giờ, xử lý báo giá thủ công và đối mặt tình trạng khách hàng nộp chậm chứng từ. Ngoài ra, các biến động địa chính trị như cuộc khủng hoảng Biển Đỏ đã khiến giá cước vận tải container từ Việt Nam sang bờ Đông nước Mỹ trong tháng 01/2024 tăng 58% - 73% so với tháng 12/2023 (đạt mức 4.500 USD/container), cước sang cảng Hamburg (Đức) tăng gần gấp ba, làm suy giảm khối lượng đơn hàng và gia tăng mức độ cạnh tranh trên thị trường.
Khóa luận tốt nghiệp chuyên ngành Logistics của nhóm tác giả Nguyễn Thị Thanh Trúc, Nguyễn Thị Nhung và Nguyễn Ngọc Trang (Trường Đại học Hàng hải Việt Nam, 2024) thực hiện đề tài: "Nghiên cứu biện pháp nâng cao hiệu quả phân phối dịch vụ giao nhận tại Hải Phòng: Ứng dụng hệ thống gợi ý phát triển ứng dụng báo giá tự động".
Mục tiêu nghiên cứu được xác định cụ thể:
- Mục tiêu tổng quát: Nghiên cứu thực trạng phân phối dịch vụ giao nhận tại Hải Phòng, từ đó xây dựng giải pháp nâng cao hiệu quả phân phối dịch vụ giao nhận tại khu vực thành phố Hải Phòng.
- Mục tiêu cụ thể:
- Xác định thực trạng phân phối dịch vụ giao nhận tại thành phố Hải Phòng thông qua khảo sát thực tế.
- Xây dựng giải pháp phần mềm ứng dụng báo giá tự động mang tên SQT (Smart Quotation & Tracking) tích hợp hệ thống gợi ý (Recommender Systems) phù hợp với quy mô và phương thức vận hành của các doanh nghiệp logistics vừa và nhỏ tại Hải Phòng, hỗ trợ tối ưu hóa quy trình báo giá, quản lý hồ sơ và nâng cao chất lượng dịch vụ khách hàng.
Đối tượng và phạm vi nghiên cứu:
- Đối tượng nghiên cứu: Thực trạng phân phối dịch vụ giao nhận tại Hải Phòng, cơ sở lý thuyết hệ thống gợi ý và giải pháp ứng dụng báo giá tự động cho doanh nghiệp giao nhận.
- Đối tượng khảo sát: Các cá nhân, tổ chức cung cấp dịch vụ giao nhận và các khách hàng sử dụng dịch vụ giao nhận trên địa bàn thành phố Hải Phòng.
- Phạm vi không gian: Thành phố Hải Phòng.
- Phạm vi thời gian: Từ tháng 10/2023 đến tháng 03/2024 (giai đoạn tập trung lượng lớn đơn hàng xuất nhập khẩu trong năm).
Cơ sở lý thuyết và phương pháp
Khóa luận xây dựng nội dung dựa trên hệ thống cơ sở lý thuyết chuyên ngành giao nhận vận tải và công nghệ thông tin:
- Quy tắc mẫu FIATA (1996): Sử dụng các định nghĩa chuẩn hóa của Liên đoàn các Hiệp hội Giao nhận Quốc tế (FIATA Model Rules for Freight Forwarding Services) về dịch vụ giao nhận, khái niệm người giao nhận (Freight Forwarder) và phân định trách nhiệm pháp lý theo hai tư cách: người giao nhận đóng vai trò đại lý (Agent) và người giao nhận đóng vai trò người chuyên chở chính (Principal Carrier).
- Tổng quan nghiên cứu thực nghiệm:
- Nghiên cứu của Lê Sơn Tùng về 3 nhóm áp lực chuyển đổi số trong logistics (áp lực cơ quan quản lý, áp lực tiêu chuẩn hóa, áp lực bắt chước).
- Nghiên cứu của Nguyễn Thị Kim Thoa và cộng sự dựa trên mô hình chất lượng dịch vụ SERVPERF (Cronin & Taylor, 1992) với 5 nhân tố: sự đồng cảm, tính hữu hình, sự tin cậy, sự đáp ứng, sự đảm bảo.
- Nghiên cứu của Nguyễn Thanh Bình và cộng sự về 7 nhân tố ảnh hưởng đến chất lượng dịch vụ logistics (giá cả, thời gian giao hàng, độ an toàn, cơ sở vật chất, chăm sóc khách hàng, sự tin cậy, hình ảnh thương hiệu).
- Lý thuyết Hệ thống gợi ý (Recommender Systems - RS): Khái niệm phân loại thông tin (Nguyễn Thái Nghe) và cơ chế gợi ý mục tin (Item Recommendation) dựa trên phản hồi tiềm ẩn (Implicit Feedback). Ứng dụng mô hình xếp hạng so sánh từng đôi (Pair-wise Ranking) của Rendle và cộng sự (2009) để xử lý dữ liệu hành vi người dùng thay vì dùng ma trận xếp hạng nhị phân truyền thống. Đồng thời kế thừa kết quả từ các nghiên cứu của Chi Zhou và cộng sự (2022), Nguyễn Thái Nghe và Nguyễn Tấn Phong (2014), Trần Nguyễn Minh Thư và Huỳnh Quang Nghi (2016).
Phương pháp nghiên cứu thực hiện:
- Phương pháp thu thập dữ liệu: Thu thập dữ liệu thứ cấp từ các báo cáo chuyên ngành logistics, tạp chí kinh tế, văn bản quản lý và công bố khoa học; thu thập dữ liệu sơ cấp thông qua bảng câu hỏi khảo sát trực tiếp và trực tuyến đối với nhân sự logistics và khách hàng tại Hải Phòng.
- Phương pháp xử lý dữ liệu: Sử dụng phương pháp định tính, phân tích tổng hợp và thống kê mô tả trên mẫu khảo sát thực tế $n = 82$. Đánh giá tính khả thi tài chính của dự án thông qua phương pháp xác định Giá trị hiện tại ròng (NPV) và Tỷ suất hoàn vốn nội bộ (IRR).
Nội dung chính theo từng chương
CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HOẠT ĐỘNG GIAO NHẬN
Chương 1 hệ thống hóa các khái niệm, vai trò kinh tế và cơ chế pháp lý của hoạt động giao nhận hàng hóa. Dịch vụ giao nhận bao gồm chuỗi tác nghiệp liên quan đến vận chuyển, gom hàng, lưu kho, bốc dỡ, đóng gói, phân phối và các thủ tục hải quan, bảo hiểm, chứng từ.
Về địa vị pháp lý, tác giả phân tích hai trường hợp trách nhiệm của người giao nhận:
- Khi đóng vai trò là đại lý (Agent): Người giao nhận chịu trách nhiệm đối với các sai sót trong việc thực hiện chỉ dẫn của khách hàng, nộp chậm chứng từ, giao hàng sai địa chỉ hoặc thiếu sót khi mua bảo hiểm; không chịu trách nhiệm về lỗi của người chuyên chở bên thứ ba nếu chứng minh đã lựa chọn cẩn trọng.
- Khi đóng vai trò là người chuyên chở chính (Principal Carrier): Người giao nhận tự chịu trách nhiệm về hành vi của toàn bộ các nhà thầu phụ do mình thuê; được miễn trừ trách nhiệm trong các trường hợp bất khả kháng, lỗi do chủ hàng đóng gói sai quy cách, hoặc đặc tính tự nhiên của hàng hóa.
Chương này cũng tổng hợp các nghiên cứu trong nước về chuyển đổi số và các chiều đo chất lượng dịch vụ khách hàng, khẳng định sự cần thiết phải cải tiến công nghệ phục vụ hoạt động bán hàng và chăm sóc khách hàng trong ngành logistics.
CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG PHÂN PHỐI DỊCH VỤ GIAO NHẬN TẠI HẢI PHÒNG
Chương 2 trình bày bức tranh tổng thể về hạ tầng cảng biển, mạng lưới giao thông kết nối và tình hình kinh doanh dịch vụ giao nhận tại Hải Phòng. Tác giả tiến hành điều tra khảo sát với cỡ mẫu $n = 82$ đối tượng là nhân viên doanh nghiệp logistics và khách hàng sử dụng dịch vụ.
| Tiêu chí khảo sát |
Kết quả thống kê ($n = 82$) |
| Quy mô doanh nghiệp |
- Vừa và nhỏ: 58 người (70,73%) - Quy mô lớn: 24 người (29,27%) |
| Cơ cấu sở hữu vốn |
- Không có vốn FDI: 71 người (86,59%) - Doanh nghiệp có vốn FDI: 11 người (13,41%) |
| Đánh giá về tính cần thiết của CĐS |
- Cần thiết / Hoàn toàn cần thiết: 56 người (68,30%) - Bình thường: 25 người (30,49%) - Không cần thiết: 1 người (1,22%) |
| Tình trạng áp dụng CĐS trong vận hành |
- Chưa áp dụng: 53 doanh nghiệp (64,63%) - Đã áp dụng: 29 doanh nghiệp (35,37%) |
| Mức độ ứng dụng CĐS theo khâu |
- Khai báo thủ tục hải quan: 100,00% - Vận tải: 50,00% - Giao nhận: 46,34% - Kho bãi: 28,05% - Xếp dỡ: 14,63% |
| Rào cản lớn nhất đối với CĐS |
- Khó khăn về tài chính: 63 người (76,83%) - Nhận thức và nguồn nhân lực: 52 người (63,41%) - Trình độ công nghệ: 45 người (54,88%) |
Về chất lượng dịch vụ hiện tại, kết quả chỉ ra:
- Khả năng cung cấp báo giá kịp thời theo mong muốn khách hàng: 64,63% đánh giá mức bình thường, 18,29% không đồng ý, 14,63% đồng ý và 0,00% hoàn toàn đồng ý.
- Mức độ tận tình chăm sóc khách hàng đạt 69,51% đánh giá bình thường; tính nhanh chóng của dịch vụ chăm sóc khách hàng đạt 58,49% ở mức bình thường.
- Khảo sát bộ phận kinh doanh cho thấy tỷ lệ chào giá thành công đạt mức thấp (khoảng 5%, chủ yếu từ khách hàng cũ). Nhân viên sales gặp áp lực lớn do khách hỏi báo giá ngoài giờ làm việc, hỏi giá nhiều lần nhưng không ký hợp đồng, nộp chậm chứng từ và chậm thanh toán.
CHƯƠNG 3: NGHIÊN CỨU BIỆN PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ PHÂN PHỐI DỊCH VỤ GIAO NHẬN TẠI HẢI PHÒNG: ỨNG DỤNG HỆ THỐNG GỢI Ý PHÁT TRIỂN ỨNG DỤNG BÁO GIÁ TỰ ĐỘNG SQT
Chương 3 đề xuất xây dựng ứng dụng phần mềm SQT (Smart Quotation & Tracking) nhằm giải quyết các điểm nghẽn được phát hiện tại Chương 2.
1. Cơ sở thuật toán hệ thống gợi ý:
Ứng dụng sử dụng phản hồi tiềm ẩn (Implicit Feedback) của khách hàng $u$ đối với gói cước $i$ thông qua tỷ lệ số lượt click xem trên tổng số lượt xem các gói cước có cùng điểm đến:
$$r_{ui} = \frac{\text{Số lần ấn xem gói cước } i}{\text{Tổng số lần ấn xem các gói cước có cùng đích đến với gói cước } i}$$
Mô hình áp dụng phương pháp so sánh từng đôi (Pair-wise Ranking) của Rendle và cộng sự (2009) để thiết lập tập dữ liệu huấn luyện $D_S = {(u, i, j) \mid (u, i) \in S^+ \land (u, j) \notin S^+}$, giúp hệ thống tự động dự đoán và đề xuất Top-$N$ gói cước phù hợp nhất với nhu cầu người dùng.
2. Các chức năng chính của ứng dụng SQT:
- Báo giá tự động: Phân tích lịch sử tra cứu, tự động đề xuất bảng giá cập nhật và chương trình ưu đãi trên trang chủ ứng dụng, gửi thông báo qua app và email của khách hàng.
- Đặt lịch hẹn và trao đổi hồ sơ chứng từ: Nhân viên đặt hạn nộp chứng từ cho từng đơn hàng; hệ thống tự động gửi nhắc nhở 2 lần/ngày (sáng và chiều). Khi thời hạn còn 1 ngày, ứng dụng tăng tần suất thông báo theo các mốc: 12 giờ, 6 giờ, 3 giờ, 1 giờ, 30 phút và 15 phút trước khi hết hạn.
- Theo dõi tiến trình lô hàng qua GPS: Kết hợp sơ đồ cây ghi chú sự kiện theo mốc thời gian và hiển thị trực quan lộ trình di chuyển phương tiện trên bản đồ tích hợp GPS.
- Chức năng phụ: Báo lỗi chứng từ, cho phép thu hồi/sửa đổi chứng từ và lưu trữ lịch sử đơn hàng trong thời hạn 5 năm.
3. Phân khúc gói dịch vụ và đánh giá tài chính:
Nhóm tác giả xây dựng 3 gói phân phối phần mềm:
- Gói Basic: 10.000.000 đồng/năm (tối đa 1.000 user).
- Gói Standard: 15.000.000 đồng/năm (tối đa 1.500 user).
- Gói Premium: 25.000.000 đồng/năm (tối đa 3.000 user).
Kế hoạch tài chính 10 năm (2024 - 2034) dự toán chi phí đầu tư ban đầu $C_0 = 1.200$ triệu đồng. Doanh thu dự kiến tăng từ 250 triệu đồng (năm 2024 với 13 doanh nghiệp sử dụng) lên 2.290 triệu đồng (năm 2034 với 118 doanh nghiệp sử dụng). Tính toán với thuế suất thu nhập doanh nghiệp 20% và tỷ suất chiết khấu 7% cho thấy Giá trị hiện tại ròng $NPV > 0$, thời gian hoàn vốn đầu tư đạt từ 4 đến 5 năm (giai đoạn 2024 - 2028).
4. Lộ trình phát triển ứng dụng:
- Giai đoạn 1: Vận hành tính năng báo giá tự động, quản lý đơn hàng, theo dõi GPS và nhắc lịch chứng từ.
- Giai đoạn 2: Bổ sung chức năng lập chứng từ tự động, hợp đồng thông minh (Smart Contract) và cổng thanh toán trực tuyến.
- Giai đoạn 3: Nâng cấp thành hệ sinh thái logistics toàn diện, phân quyền tác nghiệp cho khách hàng, nội bộ doanh nghiệp và các đại lý vận tải quốc tế.
Kết quả và đóng góp
-
Kết quả nghiên cứu thực nghiệm:
- Khóa luận đã lượng hóa được thực trạng ứng dụng công nghệ tại Hải Phòng qua khảo sát 82 đối tượng, chỉ rõ khoảng trống lớn trong khâu tự động hóa báo giá và chăm sóc khách hàng.
- Xác định chính xác ba rào cản chuyển đổi số lớn nhất của doanh nghiệp giao nhận địa phương: rào cản tài chính (76,83%), năng lực nhận thức/nhân sự (63,41%) và rào cản công nghệ (54,88%).
-
Giải pháp công nghệ và mô hình ứng dụng:
- Thiết kế hoàn chỉnh giải pháp phần mềm SQT với kiến trúc gồm 3 chức năng cốt lõi (Báo giá tự động qua hệ thống gợi ý RS, Đặt lịch hẹn và lưu trữ chứng từ, Định vị lộ trình GPS) và luồng phân quyền thao tác riêng biệt giữa khách hàng và nhân viên logistics.
- Xây dựng bài toán kinh tế cụ thể với 3 gói dịch vụ thương mại hóa, chứng minh tính khả thi về mặt tài chính với thời gian thu hồi vốn 4-5 năm và NPV dương.
-
Đóng góp học thuật và thực tiễn:
- Về mặt lý luận, đề tài mở rộng phạm vi ứng dụng của lý thuyết hệ thống gợi ý (Recommender Systems) từ lĩnh vực thương mại điện tử và giải trí sang lĩnh vực dịch vụ logistics B2B.
- Về mặt thực tiễn, đề tài cung cấp một mô hình chuyển đổi số chi phí thấp, phân kỳ rõ ràng, phù hợp trực tiếp với điều kiện nguồn vốn hạn chế của các doanh nghiệp giao nhận vừa và nhỏ tại Hải Phòng.
Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp
- Hạn chế của nghiên cứu:
- Quy mô mẫu khảo sát thực nghiệm còn khiêm tốn ($n = 82$), chưa bao phủ toàn bộ các nhóm quy mô và loại hình doanh nghiệp logistics tại các khu vực phụ cận.
- Giải pháp SQT mới dừng lại ở mức thiết kế kiến trúc chức năng, mô hình toán học và hoạch định dự toán tài chính, chưa tiến hành lập trình thử nghiệm và triển khai trên môi trường vận hành thực tế.
- Hướng nghiên cứu tiếp theo:
- Mở rộng phạm vi khảo sát liên tỉnh tại các trung tâm cảng biển lớn khác (như Quảng Ninh, Đà Nẵng, TP. Hồ Chí Minh, Bà Rịa - Vũng Tàu).
- Triển khai lập trình thực tế các module thuộc Giai đoạn 2 và Giai đoạn 3 (Smart Contract, thanh toán số, quản trị phân quyền đa cấp đại lý quốc tế) và đánh giá độ chính xác của thuật toán gợi ý trên dữ liệu giao dịch thực.
Giá trị tham khảo
Khóa luận là nguồn tài liệu hữu ích cho:
- Sinh viên và học viên cao học: Các chuyên ngành Logistics, Quản lý chuỗi cung ứng, Kinh tế vận tải và Kinh tế đối ngoại có thể tham khảo cấu trúc phân tích dịch vụ giao nhận, thiết kế bảng câu hỏi khảo sát và phương pháp ứng dụng hệ thống gợi ý vào quy trình kinh doanh.
- Doanh nghiệp giao nhận và vận tải vừa và nhỏ: Tham khảo cấu trúc các chức năng của ứng dụng SQT và phương án phân bổ chi phí đầu tư công nghệ để định hình lộ trình chuyển đổi số phù hợp với nguồn lực tài chính.
- Các nhà nghiên cứu công nghệ và logistics: Tham khảo mô hình chuẩn hóa tỷ lệ phản hồi tiềm ẩn ($r_{ui}$) và phương pháp xếp hạng so sánh từng đôi áp dụng cho các gói cước vận tải biển.
Câu hỏi thường gặp
1. Khảo sát của khóa luận chỉ ra rào cản lớn nhất đối với việc chuyển đổi số của các doanh nghiệp giao nhận tại Hải Phòng là gì?
Kết quả khảo sát tại Bảng 2.3 cho thấy khó khăn về tài chính là rào cản lớn nhất, chiếm 76,83% số lượt bình chọn (63/82 người). Hai rào cản tiếp theo là nhận thức/nguồn nhân lực (63,41%) và trình độ công nghệ (54,88%).
2. Thuật toán của ứng dụng SQT tính toán phản hồi tiềm ẩn của khách hàng đối với gói cước vận tải như thế nào?
Hệ thống không yêu cầu người dùng đánh giá sao mà tự động ghi nhận số lượt click xem gói cước. Phản hồi tiềm ẩn ($r_{ui}$) của người dùng $u$ cho gói cước $i$ được tính bằng tỷ lệ giữa số lần ấn xem gói cước $i$ trên tổng số lần ấn xem toàn bộ các gói cước có cùng địa điểm đích đến.
3. Tần suất nhắc nhở nộp chứng từ của ứng dụng SQT được thiết lập ra sao khi sắp đến hạn chót?
Ứng dụng nhắc định kỳ 2 lần mỗi ngày (đầu giờ sáng và đầu giờ chiều). Khi thời hạn chỉ còn 1 ngày, hệ thống tự động tăng tần suất gửi thông báo qua ứng dụng và email theo 6 mốc thời gian: 12 giờ, 6 giờ, 3 giờ, 1 giờ, 30 phút và 15 phút trước khi hết hạn.
4. Dự án ứng dụng SQT có cơ cấu giá và thời gian hoàn vốn dự kiến như thế nào?
Ứng dụng gồm 3 gói dịch vụ: Basic (10 triệu đồng/năm), Standard (15 triệu đồng/năm) và Premium (25 triệu đồng/năm). Với tổng vốn đầu tư ban đầu 1,2 tỷ đồng, dự án đạt Giá trị hiện tại ròng $NPV > 0$ và thời gian hoàn vốn ước tính từ 4 đến 5 năm (trong giai đoạn 2024 - 2028).
Kết luận
Khóa luận tốt nghiệp đã phân tích chi tiết thực trạng phân phối dịch vụ giao nhận và nhận diện các điểm nghẽn công nghệ tại các doanh nghiệp vừa và nhỏ trên địa bàn Hải Phòng. Trên cơ sở đó, nhóm tác giả đã đề xuất giải pháp ứng dụng hệ thống gợi ý phát triển phần mềm báo giá tự động và quản lý tiến trình SQT với mô hình kinh tế khả thi. Công trình thể hiện sự kết hợp chặt chẽ giữa lý luận chuyên ngành logistics và định hướng ứng dụng công nghệ thông tin trong thực tiễn kinh doanh.