chương 1 hình thành mục tiêu, ý nghĩa, phạm vi, đối tượng nghiên cứu. 8 Chương 2: CƠ SỞ LÝ THUYẾT – PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU 2.1 CƠ SỞ LÝ THUYẾT VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ 2.1 Báo cáo COSO 1992 về hệ thống kiểm soát nội bộ Dưới góc độ quản lý, quá trình nhận thức và nghiên cứu kiểm soát nội bộ đã dẫn đến sự hình thành nhiều định nghĩa khác nhau. Hiện nay, định nghĩa được chấp nhận rộng rãi là định nghĩa của COSO. COSO được thành lập nhằm nghiên cứu về kiểm soát nội bộ, cụ thể là nhằm thống nhất định nghĩa về kiểm soát nội bộ để phục vụ cho nhu cầu của các đối tượng khác nhau và đưa ra các bộ phận cấu thành để giúp các đơn vị có thể xây dựng một hệ thống kiểm soát nội bộ hữu hiệu.
Báo cáo của COSO được công bố dưới tiêu đề Kiểm soát nội bộ - Khuôn khổ hợp nhất (Internal Control - Intergrated framework) đã định nghĩa về kiểm soát nội bộ như sau: "Kiểm soát nội bộ là một quá trình bị chi phối bởi người quản lý, hội đồng quản trị và các nhân viên của đơn vị, nó được thiết lập để cung cấp một sự đảm bảo hợp lý nhằm đạt được các mục tiêu sau đây: • Sự hữu hiệu và hiệu quả của hoạt động. • Sự tin cậy của báo cáo tài chính. • Sự tuân thủ pháp luật và các quy định.” Báo cáo COSO năm 1992 gồm có 4 phần: • Phần 1: Tóm tắt dành cho nhà quản lý 9 Phần này cung cấp một cái nhìn tổng quát về kiểm soát nội bộ ở mức độ cao dành riêng cho các nhà quản lý, giám đốc điều hành, ban giám đốc, các nghị sĩ và cơ quan quản lý Nhà nước. • Phần 2: Khuôn khổ chung của kiểm soát nội bộ Đây là phần cơ bản nhất của Báo cáo COSO, trong đó có định nghĩa về kiểm soát nội bộ, mô tả các bộ phận cấu thành của kiểm soát nội bộ, đưa ra các tiêu chí cụ thể để đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ.
• Phần 3: Báo cáo cho bên ngoài Đây là tài liệu bổ sung, cung cấp hướng dẫn cho cho các tổ chức cách thức báo cáo cho các đối tượng bên ngoài về hệ thống kiểm soát nội bộ cho mục tiêu báo cáo thông tin tài chính. • Phần 4: Các công cụ đánh giá kiểm soát nội bộ Phần này đưa ra các công cụ hướng dẫn, gợi ý rất thiết thực cho việc đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ. Tóm lại, báo cáo COSO là tài liệu đầu tiên trên thế giới nghiên cứu về định nghĩa kiểm soát nội bộ một cách đầy đủ và có hệ thống. Đặc điểm là tầm nhìn rộng, mang tính quản trị, đề cập các vấn đề liên quan báo cáo tài chính, lĩnh vực hoạt động và tính tuân thủ.
Báo cáo COSO tạo lập một cơ sở lý thuyết rất cơ bản về kiểm soát nội bộ.2 Các bộ phận cấu thành hệ thống kiểm soát nội bộ 2.1 Môi trường kiểm soát Môi trường kiểm soát phản ánh sắc thái chung của một đơn vị, nó chi phối ý thức kiểm soát của mọi thành viên trong đơn vị và là nền tảng đối với các bộ 10 phận khác của kiểm soát nội bộ. Các nhân tố chính thuộc về môi trường kiểm soát là: • Tính chính trực và giá trị đạo đức. • Đảm bảo về năng lực. • Hội đồng Quản trị và Ủy ban Kiểm toán.
• Triết lý quản lý và phong cách điều hành của nhà quản lý. • Cơ cấu tổ chức. • Cách thức phân định quyền hạn và trách nhiệm. • Chính sách nhân sự.2 Đánh giá rủi ro Đối với mọi hoạt động của một đơn vị đều có thể phát sinh những rủi ro và khó có thể kiểm soát tất cả.
Vì vậy, các nhà quản lý phải đánh giá và phân tích những nhân tố ảnh hưởng tạo nên rủi ro làm cho những mục tiêu - kể cả mục tiêu chung và mục tiêu cụ thể cho từng hoạt đông - của đơn vị có thể không đạt được và phải cố gắng kiểm soát để tối thiểu hóa những tổn thất do các rủi ro này gây nên. Để giới hạn được rủi ro ở mức chấp nhận được, người quản lý phải dựa trên ba yếu tố sau: • Xác định mục tiêu của đơn vị. • Nhận dạng rủi ro. • Phân tích và đánh giá rủi ro.3 Hoạt động kiểm soát Hoạt động kiểm soát là những chính sách và thủ tục để đảm bảo cho các chỉ thị của nhà quản lý được thực hiện.
Các chính sách và thủ tục này giúp thực thi những hành động với mục đích chính là giúp kiểm soát các rủi ro mà đơn vị đang hay có thể gặp phải. Có nhiều loại hoạt động kiểm soát khác nhau có thể được thực hiện, và dưới đây là những hoạt động kiểm soát chủ yếu trong đơn vị: • Phân chia trách nhiệm đầy đủ • Kiểm soát quá trình xử lý thông tin và nghiệp vụ • Kiểm soát vật chất 11 • Kiểm tra độc lập việc thực hiện • Phân tích rà soát hay soát xét lại việc thực hiện 2.4 Thông tin và truyền thông Thông tin và truyền thông là điều kiện không thể thiếu cho việc thiết lập, duy trì và nâng cao năng lực kiểm soát trong đơn vị thông qua việc hình thành các báo cáo để cung cấp thông tin về hoạt động chính và sự tuân thủ, bao gồm cả cho nội bộ và bên ngoài.5 Giám sát Giám sát là quá trình mà người quản lý đánh giá chất lượng của hệ thống kiểm soát. Điều quan trọng trong giám sát là phải xác định kiểm soát nội bộ có vận hành đúng như thiết kế hay không và có cần thiết phải sửa đổi chúng cho phù hợp với từng giai đoạn phát triển của đơn vị hay không. Để đạt kết quả tốt, nhà quản lý cần thực hiện những hoạt động giám sát thường xuyên hoặc định kỳ.
Giám sát thường xuyên đạt được thông qua việc tiếp nhận các ý kiến góp ý của khách hàng, nhà cung cấp,. hoặc xem xét các báo cáo hoạt động và phát hiện các biến động bất thường. Giám sát định kỳ được thực hiện thông qua các cuộc kiểm toán định kỳ do kiểm toán viên nội bộ, hoặc do kiểm toán viên độc lập thực hiện.3 Sự hữu hiệu hệ thống kiểm soát nội bộ vững mạnh Hệ thống kiểm soát nội bộ của các tổ chức khác nhau được vận hành với các mức độ hữu hiệu khác nhau. Tương tự như thế, một hệ thống kiểm soát nội bộ cụ thể của một tổ chức cũng sẽ vận hành với mức độ hữu hiệu khác nhau ở những thời điểm khác nhau.
Báo cáo của COSO cho rằng, một hệ thống kiểm soát nội bộ hữu hiệu (xét ở một thời điểm xác định) nếu Hội đồng quản trị và nhà quản lý đảm bảo hợp lý được năm tiêu chí sau đây: • Họ hiểu rõ mục tiêu hoạt động của tổ chức đạt được ở mức độ nào. • Báo cáo tài chính đang được lập và trình bày một cách đáng tin cậy. • Pháp luật và các quy định đang được tuân thủ. • Năm bộ phận của hệ thống kiểm soát nội bộ có hiện hữu không? 12 • Nếu có, chúng có hoạt động hữu hiệu không? Có thể thấy, sự hiện hữu của năm bộ phận cấu thành của một hệ thống kiểm soát nội bộ cũng chính là tiêu chí để đánh giá sự hữu hiệu của hệ thống kiểm soát nội bộ.4 Hạn chế của hệ thống kiểm soát nội bộ Ở bất kỳ đơn vị nào, dù đã đầu tư rất nhiều trong thiết kế và vận hành hệ thống, thế nhưng vẫn không thể có một hệ thống kiểm soát nội bộ hoàn toàn hữu hiệu.
Bởi lẽ ngay cả khi có thể xây dựng được một hệ thống hoàn hảo về cấu trúc, tính hữu hiệu thật sự của nó vẫn tùy thuộc vào nhân tố chủ yếu là con người, tức là phụ thuộc vào năng lực làm việc và tính đáng tin cậy của lực lượng nhân sự. Nói cách khác, hệ thống kiểm soát nội bộ chỉ có thể giúp hạn chế tối đa những sai phạm mà thôi, vì nó có các hạn chế tiềm tàng xuất phát từ những nguyên nhân sau đây: • Những hạn chế xuất phát từ bản thân con người như sự vô ý, bất cẩn, đãng trí, đánh giá hay ước lượng sai, hiểu sai chỉ dẫn của cấp trên hoặc các báo cáo của cấp dưới. • Khả năng đánh lừa, lẩn tránh của nhân viên thông qua sự thông đồng với nhau hay với các bộ phận bên ngoài đơn vị. • Hoạt động kiểm soát thường chỉ nhằm vào các nghiệp vụ thường xuyên phát sinh mà ít chú ý đến những nghiệp vụ không thường xuyên, do đó những sai phạm trong các nghiệp vụ này thường hay bị bỏ qua.
• Yêu cầu thường xuyên và trên hết của người quản lý là chi phí bỏ ra cho hoạt động kiểm soát phải nhỏ hơn giá trị thiệt hại ước tính do sai sót hay gian lận gây ra. • Luôn có khả năng là các cá nhân có trách nhiệm kiểm soát đã lạm dụng quyền hạn của mình nhằm phục vụ cho mưu đồ riêng. • Điều kiện hoạt động của đơn vị thay đổi nên dẫn tới những thủ tục kiểm soát không còn phù hợp. 13 Chính những hạn chế nói trên của kiểm soát nội bộ là nguyên nhân khiến cho kiểm soát nội bộ không thể bảo đảm tuyệt đối, mà chỉ bảo đảm hợp lý trong việc đạt được các mục tiêu của mình.2 KHUNG NGHIÊN CỨU Đề tài tập trung nghiên cứu vào việc đánh giá các nhân tố cấu thành nên hệ thống kiểm soát nội bộ theo COSO 1992, bao gồm: • Môi trường kiểm soát Đánh giá thái độ, nhận thức và hành động của Ban Quản trị và Hội đồng Quản trị thông qua các nhân tố hình thành nên môi trường kiểm soát, bao gồm o Sự chính trực và giá trị đạo đức o Sự ủy thác nhiệm vụ theo năng lực o Hội đồng Quản trị o Triết lý quản lý và phong cách điều hành o Cơ cấu tổ chức o Phân chia quyền hạn và trách nhiệm o Chính sách nhân sự • Đánh giá rủi ro Đánh giá sự hiểu biết đầy đủ về quá trình nhận biết, phân tích và quản lý rủi ro liên quan đến hệ thống kế toán và thiết lập các báo cáo tài chính.
