chương 1 là nền tảng để thực hiện các chương tiếp theo. Chương 2:Thực trạng hiệu quả hoạt động lưu trữ tại Uỷ ban Giám sát tài chính Quốc gia. Chương này là cơ sở thực tiễn mô tả cụ thể thực trạng công tác lưu trữ tại Uỷ ban Giám sát tài chính Quốc gia về: Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức, thành phần, loại hình, khối lượng, nội dung, ý nghĩa của tài liệu lưu trữ tại Uỷ ban, và tình hìnhhoạt động lưu trữ tại Uỷ ban từ đó tác giả đánh giá những ưu điểm, hạn chế và những nguyên nhân ảnh hưởng đến hoạt động lưu trữ tại Uỷ ban Giám sát tài chính Quốc gia. Chương 3: Các giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động lưu trữ tại Uỷ ban Giám sát tài chính Quốc gia.
Trên cơ sở thực trạng từ những ưu điểm, hạn chế và nguyên nhân dẫn đến hạn chế tác giả đã đề xuất một số giải pháp cơ bản nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động lưu trữ tại Uỷ ban Giám sát tài chính Quốc gia. CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HOẠT ĐỘNG LƯU TRỮ CƠ QUAN 1. Tài liệu lưu trữ: khái niệm, loại hình và đặc điểm 1. Khái niệm tài liệu lưu trữ ‘‘Tài liệu lưu trữ” một trong những khái niệm có ý nghĩa nền tảng trong lưu trữ học.
Việc nhận diện chính xác, đầy đủ nội hàm và ngoại diện của khái niệm tài liệu lưu trữ có ý nghĩa đặc biệt quan trọng đối với việc nghiên cứu lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ. Với ý nghĩa đó, khái niệm tài liệu lưu trữ đã sớm được các nhà nghiên cứu quan tâm làm rõ. Cho đến nay, trên thế giới tồn tại 03 quan niệm khác nhau về thuật ngữ này. Trường phái thứ nhất định nghĩa về tài liệu lưu trữ căn cứ vào giá trị tiềm năng của tài liệu sau khi chúng hết giá trị hiện hành.
Tài liệu lưu trữ được định nghĩa như sau: “Tài liệu lưu trữ là những tài liệu hết giá trị hiện hành được bảo quản, có sự lựa chọn hoặc không có sự lựa chọn, bởi những ai có trách nhiệm về việc sản sinh ra nó hoặc bởi những người thừa kế nhằm mục đích sử dụng riêng của họ, hoặc bởi một cơ quan lưu trữ tương ứng vì giá trị lưu trữ của chúng ” Trường phái thứ hai định nghĩa tài liệu lưu trữ căn cứ vào nguồn gốc xuất xứ của tài liệu. Theo đó, tài liệu lưu trữ là “toàn bộ tài liệu nói chung, không phân biệt thời gian, hình thức và vật mang tin, được một cá nhân hoặc một tổ chức bất kỳ lập ra hoặc nhận được trong quá trình thực hiện các nhiệm vụ cơ bản của cá nhân hay tổ chức đó”. Cách định nghĩa này phổ biến trong giới nghiên cứu lưu trữ học Châu Âu và được quy định trong trong Luật lưu trữ của nước Cộng hòa Pháp năm 2004:“ Tài liệu lưu trữ là tập hợp những tài liệu được sản sinh ra hay nhận được bởi một cá nhân hoặc một tổ chức trong quá trình hoạt động của mình, dù ngày tháng, hình thức và vật mang tin của chúng như thế nào”. Trường phái thứ ba lại nhận diện tài liệu lưu trữ dựa về nơi bảo quản.Vì vậy, “Tài liệu lưu trữ là tài liệu được bảo quản trong các lưu trữ”.
Quan niệm này phổ biến trong các nhà lưu trữ học Liên Xô và và các nước Đông Âu trước đây. Tinh thần của cách định nghĩa này được phát triển và cụ thể hóa trong luật lưu trữ của Liên bang Nga năm 2004. Theo đó tài liệu lưu trữ “Là vật mang vật chất với thông tin được ghi trên đó có các yếu tố thể thức cho phép nhận dạng dưới nó và thuộc diện bảo quản do ý nghĩa của vật mang vật chất và ý nghĩa của thông tin đã định đối với công dân, xã hội và nhà nước”. Ở Việt Nam, trong những năm trở lại đây, việc nghiên cứu lý luận công tác lưu trữ cũng đã dành được sự quan tâm của các học giả, trong đó việc hoàn thiện, thống nhất các thuật ngữ của khoa học lưu trữ được đặc biệt quan tâm.
Kế thừa ` 7 những thành tựu của khoa học lưu trữ thế giới, ngay từ những năm cuối của thế kỷ XX, các nhà nghiên cứu lưu trữ học ở Việt Nam đã xác định: “Tài liệu lưu trữ là những tài liệu có giá trị được lựa chọn từ trong khối tài liệu của các cơ quan, đoàn thể, xí nghiệp và cá nhân được bảo quản cố định trong các lưu trữ để khai thác sử dụng phục vụ cho các mục đích chính trị, kinh tế, văn hóa, khoa học, lịch sử. của xã hội”. Trên cơ sở đó, khái niệm tài liệu lưu trữ ở Việt Nam dần được hoàn thiện và cụ thể hóa trong luật Lưu trữ Việt Nam 2011“Tài liệu lưu trữ là tài liệu có giá trị phục vụ hoạt động thực tiễn, nghiên cứu khoa học, lịch sử được lựa chọn để lưu trữ. Tài liệu lưu trữ bao gồm bản gốc, bản chính; trong trường hợp không còn bản gốc, bản chính thì được thay thế bằng bản sao hợp pháp”.
Và đây cũng là khái niệm được tác giả sử dụng làm cơ sở lý luận cho luận văn. Các loại hình tài liệu lưu trữ Cho đến nay, trên thế giới có rất nhiều cách phân chia tài liệu lưu trữ khác nhau dựa trên cách nhận diện tài liệu lưu trữ và các tiêu chí phân loại khác nhau. Căn cứ vào đặc điểm ghi tin của tài liệu, chất liệu thể hiện của tài liệu. ở Việt Nam, về cơ bản tài liệu lưu trữ được phân chia thành các loại như: Tài liệu hành chính: Là loại tài liệu phổ biến nhất, tồn tại chủ yếu trên chất liệu giấy, phản ánhhoạt động quản lý của các cơ quan nhà nước, tổ chức chính trị, tổ chức chính trị – xã hội, tổ chức xã hội nghề nghiệp, tổ chức xã hội, các đơn vị vũ trang nhân dân và các tổ chức khác.
Hiện nay, việc áp dụng khoa học công nghệ vào công tác văn thư lưu trữ của các cơ quan cũng đã được quan tâm nhằm nâng cao hiệu quả của công tác văn thư lưu trữ nhưng tài liệu hành chính vẫn khẳng định được vai trò quan trọng của mình đối với công tác văn thư lưu trữ nói riêng và hoạt động của các cơ quan nói chung. Tài liệu khoa học – công nghệ (bao gồm cả tài liệu kỹ thuật, chuyên môn đặc thù): Là loại tài liệu được hình thành trong quá trình nghiên cứu và ứng dụng các quy luật tồn tại trong tự nhiên, xã hội và tư duy của con người, bao gồm nghiên cứu cơ bản, nghiên cứu triển khai – ứng dụng, nghiên cứu phát triển, thiết kế, thi công các công trình xây dựng cơ bản, thiết kế chế tạo các sản phẩm công nghiệp, điều tra, thăm dò địa chất, khoáng sản, điều kiện khí tượng thủy văn, đo vẽ địa hình và các khu vực lãnh thổ, địa giới hành chính quốc gia, vùng trời, vùng biển và hải đảo, vỏ trái đất. Tài liệu lưu trữ văn học – nghệ thuật: Là tài liệu ghi lại quá trình và kết quả lao động sáng tạo trong các lĩnh vực văn học, nghệ thuật như: kịch, tuồng, chèo, nhạc, họa, văn, thơ, ca. ` 8 Tài liệu lưu trữ nghe – nhìn: là những tài liệu tồn tại dưới dạng ảnh, phim điện ảnh và ghi âm, ghi hình.
Đặc điểm sử dụng những tài liệu này là trực tiếp nghe, nhìn thấy hình ảnh. Đó là các âm bản và dương bản của những cuộn phim điện ảnh, bức ảnh, băng ghi âm, ghi hình và những tài liệu dùng cho máy tính. Tài liệu được hình thành phần lớn ở các cơ quan kinh tế, quân sự, ngoại giao, cơ quan phát thanh, truyền hình, các nhà nhiếp ảnh, nhạc sĩ các cơ sở sản xuất phim. Hiện nay tài liệu này được sử dụng rất phổ biến.
Tài liệu lưu trữ điện tử: là tài liệu được tạo lập ở dạng thông điệp dữ liệu hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức, cá nhân được lựa chọn để lưu trữ hoặc được số hóa từ tài liệu lưu trữ trên các vật mang tin khác. Với việc phát triển của khoa học công nghệ như hiện nay, tài liệu lưu trữ điện tử ngày càng trở lên phổ biến và khẳng định được những ưu điểm vượt trội trong công tác lưu trữ. Mặc dù vậy, loại tài liệu này cũng đặt ra những thách thức rất lớn cho hệ thống cơ sở hạ tầng kỹ thuật và tiềm ẩn những nguy cơ về an toàn thông tin. Đặc điểm của tài liệu lưu trữ Trên cơ sở định nghĩa về tài liệu lưu trữ ở Việt Nam thì tài liệu lưu trữ mang những đặc điểm sau: Tài liệu lưu trữ chứa đựng thông tin quá khứ có giá trị: Đó là thông tin về các sự kiện, hiện tượng, biến cố lịch sử, những hoạt động của nhà nước, cơ quan hoặc một nhân vật tiêu biểu trong quá trình vận động không ngừng của tự nhiên và xã hội đã xảy ra trong quá khứ, gọi chung là chứa đựng thông tin quá khứ.
Thời điểm để phân biệt giữa hai loại thông tin này trong công tác văn thư và công tác lưu trữ được quy ước là thời điểm văn bản, tài liệu đã kết thúc giai đoạn văn thư kế tiếp được chuyển sang giai đoạn lưu trữ. Trong lý luận và thực tiễn công tác văn thư và lưu trữ Việt Nam, giai đoạn lưu trữ được phân thành lưu trữ lịch sử và lưu trữ cơ quan. Chính vì vậy đã có sự khẳng định rằng, tài liệu lưu trữ là tài liệu vừa có giá trị lịch sử và vừa có giá trị bán hiện hành. Tài liệu lưu trữ có độ chính xác cao: Tài liệu lưu trữ là bản chính, bản gốc hoặc bản sao hợp pháp của văn bản, tài liệu.
Để được gọi là bản chính, bản gốc hoặc bản sao, văn bản phải đảm bảo các yêu cầu về thể thức và hình thức trình bày. Hơn nữa trong quá trình giải quyết văn bản, văn bản còn có thể có thêm những đặc điểm khác, ví dụ, ngoài các thể thức theo quy định như chữ ký của người có thẩm quyền, dấu của cơ quan, địa danh và ngày tháng làm ra, văn bản có thể có thêm bút phê, các ghi chúcủa người có thẩm quyền trong quá trình xử lý. Trong thực tiễn, người ta gọi chúng là những tài liệu gốc và sử liệu gốc. ` 9 Tài liệu lưu trữ có nguồn gốc xuất xứ rõ ràng, độ tin cậy cao: Tài liệu lưu trữ được hình thành trong chính hoạt động của các tổ chức, cơ quan doanh nghiệp và cá nhân trong quá trình thực thi những chức năng nhiệm vụ hoặc chức trách được luật pháp quy định.