Phần mở đầu Phần 2: Cơ sở luận về KPI SVTH: Nguyễn Thùy Trang 4 MSSV: 2054092048 Báo cáo thực tập GVHD: TS. Nguyễn Thế Khải Phần 3: Thực trạng đánh giá KPI nhân viên kinh doanh tại Công ty Cổ phần Nông nghiệp Huỳnh Gia Phần 4: Giải pháp nâng cao hiệu quả đánh giá KPI nhân viên kinh doanh tại Công ty Cổ phần Nông nghiệp Huỳnh Gia Phần 5: Kết luận PHẦN 2: CƠ SỞ LUẬN VỀ KPI 2. KHÁI NIỆM KPI KPI - Key Performance Indicator được hiểu là các chỉ số đo lường hiệu suất cốt yếu, hay còn được gọi là chỉ số đánh giá hiệu quả hoạt động, được xây dựng nhằm đánh giá hiệu quả, sự tăng trưởng của các hoạt động doanh nghiệp so với mục tiêu đề ra. PHÂN BIỆT KPI VÀ CÁC CHỈ SỐ ĐO LƯỜNG HIỆU SUẤT KPI được sử dụng bởi các lợi ích trong hoạt động quản trị, đánh giá và nâng cao hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp.
Vì thế, đa số các doanh nghiệp đều xây dựng hệ thống KPI để vận hành vào tổ chức của mình. Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp vẫn chưa thực sự hiểu rõ về KPI và nhầm lẫn với các chỉ số đo lường hiệu suất khác như: PI, KRI. Hình 1: Các chỉ số đo lường hiệu suất (Nguồn: Internet – Bài viết chỉ số đánh giá trọng yếu KPI, everest.vn) KRI - Key Result Indicator, chỉ số kết quả cốt yếu: thể hiện kết quả hoạt động của doanh nghiệp với các mục tiêu (Sự hài lòng khách hàng, tài chính, kinh doanh,….) hay cho biết doanh nghiệp đã làm được gì PI - Performance Indicators là chỉ số hiệu suất: Giúp doanh nghiệp biết mình cần làm gì. SVTH: Nguyễn Thùy Trang 5 MSSV: 2054092048 Báo cáo thực tập GVHD: TS.
Nguyễn Thế Khải KPI - Key Performance Indicator, chỉ số hiệu suất cốt yếu: Chỉ ra doanh nghiệp phải làm những gì để có thể giúp tăng hiệu suất đáng kể cho tổ chức. ĐẶC ĐIỂM CỦA CHỈ SỐ KPI KPI được sử dụng trong doanh nghiệp với hình thức là các chỉ số đo lường hiệu quả. Tùy thuộc vào hình thức tổ chức, hoạt động kinh doanh, vị trí nhân sự mà có các số lượng và chỉ số KPI khác nhau, tương ứng phù hợp với mỗi cá nhân. Tuy nhiên, các chỉ số KPI vẫn có chung các đặc điểm: - KPI là chỉ số phi tài chính: Không thể hiện dưới dạng các đơn vị tiền tệ như: vnđ, đô la, Euro,… - Được đánh giá thường xuyên: KPI là chỉ số được theo dõi và đánh giá thường xuyên, tùy thuộc vào tình hình thực tế của mỗi doanh nghiệp mà tần suất đánh giá được tiến hành theo tuần/tháng/quý/năm.
- Có sự tham gia của giám đốc điều hành và đội ngũ quản lý cấp cao: Các chỉ số KPI được thể hiện cũng chính là một trong những chất xúc tác giúp hỗ trợ ban điều hành, quản lý doanh nghiệp đưa ra các quyết định của mình, hỗ trợ cho việc hoàn thành mục tiêu chiến lược của tổ chức. - KPI được thể hiện thông qua việc đòi hỏi nhân viên phải hiểu và có hành động điều chỉnh phù hợp: Tùy thuộc vào từng vị trí nhân sự, hình thức và đặc thù tính chất công việc mà có KPI tương ứng đối với mỗi cá nhân. Thông qua đó có thể thực hiện được việc đo lường và đánh giá hiệu quả công việc của mỗi nhân sự. Đồng thời, nó cũng cho người lao động biết được mức độ hoàn thành công việc của chính mình và thực hiện điều chỉnh tương ứng.
- Gắn liền với các các nhân, nhóm phụ trách, phòng ban và tổ chức tương ứng để hoàn thành. - Tác động đáng kể, ảnh hưởng đến các yếu tố thành công then chốt của doanh nghiệp: Thông qua các chỉ số KPI, doanh nghiệp có thể biết được hiệu suất, mức độ hoàn thành mục tiêu, từ đó biết được mình cần phải làm gì, đề xuất thay đổi để phù hợp với định hướng lâu dài của tổ chức. SVTH: Nguyễn Thùy Trang 6 MSSV: 2054092048 Báo cáo thực tập GVHD: TS. Nguyễn Thế Khải 2.
NGUYÊN TẮC XÂY DỰNG KPI KPI được sử dụng nhiều trong các doanh nghiệp. Với nhiều vai trò khác nhau trong tổ chức, KPI mang đến nhiều lợi ích trong nhiều hoạt động, các chỉ số thể hiện rõ được thực tế năng lực của nhân viên. Thông qua đó có thể thấy được hạn chế đang tồn tại trong doanh nghiệp, xây dựng các giải pháp, chương trình đào tạo để nâng cao được hiệu suất. Mặc khác, để KPI có thể mang lại được hiệu quả thì khi thực hiện xây dựng các chỉ số KPI cần phải đạt tiêu chuẩn với nguyên tắc SMART.
S – Specific: Các chỉ số cần phải cụ thể và rõ ràng, người lao động có thể hiểu rõ được các việc cần phải làm để đạt được hiệu quả công việc. M – Measurable: KPI cần phải đo lường được, có thể bằng nhiều đơn vị khác nhau (tiền tệ, sự hài lòng khách hàng, đơn hàng,…. A – Achievale: Đảm bảo tính khả thi, có thể thực hiện được của chỉ số KPI sát với tình hình doanh nghiệp. R – Realistic: KPI thể hiện tính thực tế, với các chỉ số liên kết chặt chẽ với mục tiêu doanh nghiệp và mang tính hành động rõ ràng.
T – Timebound: Để biết biết được hiệu suất thực tế thì KPI cần phải có thời gian hoàn thành cụ thể. LỢI ÍCH CỦA KPI TRONG ĐÁNH GIÁ HIỆU QUẢ CÔNG VIỆC CỦA NHÂN VIÊN KPI là công cụ hiệu quả trong đánh giá công việc, được sử dụng trong các tổ chức, doanh nghiệp. Với mỗi doanh nghiệp, tùy thuộc vào chức năng, nhiệm vụ của từng phòng ban hay cá nhân thì xây dựng bảng chỉ số KPI tương ứng. Với mục đích cuối cùng là hoàn thành mục tiêu chiến lược nói chung của doanh nghiệp và cụ thể hóa là hoàn thành được KPI của phòng ban và nhỏ hơn là KPI cá nhân.
Việc này thể hiện rõ thông qua các lợi ích mà KPI mang lại trong đánh giá hiệu quả công việc của mỗi cá nhân. - Đầu tiên, thông qua các thông số thể hiện trong KPI, chúng ta có thể thấy được mức độ hoàn thành mục tiêu công việc của mỗi các nhân. Thông qua đó, năng lực của nhân viên cũng được thể hiện. Đây cũng chính là cơ sở giúp nhà quản lý thực hiện đánh giá nhân viên và đưa ra các quyết định ảnh hưởng trực tiếp SVTH: Nguyễn Thùy Trang 7 MSSV: 2054092048 Báo cáo thực tập GVHD: TS.
Nguyễn Thế Khải đến người lao động nói riêng và doanh nghiệp nói chung. Các quyết định này thể hiện rõ tính minh bạch, cụ thể thông qua mức độ hoàn thành công việc và tăng tính thuyết phục đối với nhân viên. Mặc khác, KPI cũng gắn liền với mức thưởng, hoa hồng, phúc lợi và hội thăng tiến của mỗi cá nhân. Nó trở thành nguồn động lực nâng cao hiệu quả công việc của người lao động, góp phần hoàn thành mục tiêu chiến lược cuối cùng của doanh nghiệp.
- Kết quả thực hiện công việc được thể hiện trong KPI, giúp các vị trí chức danh và các nhà quản lý biết rõ được mức độ hoàn thành mục tiêu của nhân viên, và các mục tiêu chưa đạt để từ đó định hướng thay đổi, nâng cao hiệu quả hoạt động và năng lực cá nhân. Doanh nghiệp kịp thời thay đổi, đề xuất các chương trình đào tạo nâng cao năng lực cá nhân hoặc có thể thay đổi KPI để có thể phù hợp với tình hình thực tế và nguồn nhân lực hiện có. - KPI cũng là một công cụ hữu hiệu trong hoạt động quản lý nguồn nhân lực. Các nhà quản lý có thể theo dõi được các hoạt động ngoài giờ, quản lý thời gian làm việc của cá nhân.
Nhân viên có thể phân định rõ, mục tiêu nào là quan trọng hơn trong công việc của mình để ưu tiên thực hiện thông qua KPI cá nhân. QUY TRÌNH XÂY DỰNG KPI ĐÁNH GIÁ HIỆU QUẢ CÔNG VIỆC CỦA NHÂN VIÊN Để xây dựng được hệ thống các chỉ số đánh giá KPI của từng nhân viên cụ thể, doanh nghiệp cần xem xét cụ thể về tình hình của tổ chức, vị trí công việc từng nhân viên mà tiến hành thực hiện xây dựng bảng KPI phù hợp. Và các chỉ số KPI của từng cá nhân được hoàn thành cũng được tiến thành thông qua các bước cơ bản: Bước 1: Xác định bộ phận, người xây dựng KPI Mỗi doanh nghiệp sẽ có những bộ phận chịu trách nhiệm về việc xây dựng hệ thống KPI cho doanh nghiệp mình. Tùy thuộc vào cơ cấu tổ chức, hình thức kinh doanh, năng lực quản lý mà người xây dựng KPI có thể quản lý của từng bộ phận, phòng ban dưới sự hỗ trợ của của các nhà chuyên trách về nguồn nhân lực hoặc có thể là bộ phận chức năng phụ trách thực hiện.
Dù cho phòng ban hay cá nhân nào thực hiện việc xây SVTH: Nguyễn Thùy Trang 8 MSSV: 2054092048 Báo cáo thực tập GVHD: TS. Nguyễn Thế Khải dựng KPI thì cũng phải đảm bảo về việc hiểu rõ được các yêu cầu, nhiệm vụ của từng chức danh. Bước 2: Xác định các chức năng, nhiệm vụ của bộ phận/phòng ban Các bộ phận, phòng ban trong tổ chức đều có các chức năng và nhiệm vụ riêng của mình. Vì thế, khi xây dựng chỉ số KPI, người xây dựng KPI cần phải đảm bảo các chỉ số phù hợp, tương ứng với nhiệm vụ, gắn liền với chức năng của bộ phận, phòng ban.
Bước 3: Xác định các vị trí chức danh và trách nhiệm chính Với mỗi cá nhân, cần phải xác định rõ được vị trí chức danh. Thông qua bảng mô tả công việc, xác định được trách nhiệm chính tương ứng mà cá nhân cần phải thực hiện. Đó chính là cơ sở để xây dựng các chỉ số KPI vì thế các chỉ số này cần phải đảm bảo cụ thể, rõ ràng, thực tế và có thể thực hiện được. Bước 4: Xác định các chỉ tiêu KPI và thu thập dữ liệu Đây là một trong những bước quan trọng trong việc hoàn thiện KPI cho từng vị trí chức danh.
Các chỉ tiêu KPI được xác lập cần phải đảm bảo theo nguyên tắc SMART, cụ thể rõ ràng, đo lường được, có tính khả thi, thực tế và cụ thể thời gian hoàn thành. Thông qua các nguồn dữ liệu được thu thập theo các phương pháp phù hợp với tình hình thực tế của tổ chức như: thông qua hoạt động đánh giá, khảo sát, phỏng vấn chuyên sâu, hệ thống theo dõi và thu thập dữ liệu,…. - KPI bộ phận: được xác lập dựa trên nhiệm vụ, chức năng của bộ phận. Đây cũng chính là cơ sở nền tảng để thiết lập KPI của từng vị trí chức danh trong phòng ban - KPI từng vị trí chức danh: Cụ thể hóa của các bộ phận, phòng ban chính là các vị trí chức danh.