Chương 1. Những vấn đề chung về công tác văn thư Chương 2. Thực trạng công tác văn thư tại Văn phòng Viện Hàn lâm Khoa học Xã hội Việt Nam Chương 3. Giải pháp nâng cao hiệu quả công tác văn thư tại Văn phòng Viện Hàn lâm Khoa học Xã hội Việt Nam 5 Luan van Chƣơng 1 NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ CÔNG TÁC VĂN THƢ 1.
Khái niệm công tác văn thƣ Văn bản là phƣơng tiện đƣợc các cơ quan, tổ chức dùng để ghi chép và truyền đạt thông tin phục vụ cho lãnh đạo, chỉ đạo và điều hành các mặt công tác. Trong đó, ngƣời ta phải tiến hành nhiều khâu xử lý nhƣ: soạn thảo, ban hành văn bản, duyệt, ký văn bản, chuyển giao, tiếp nhận văn bản, vào sổ đăng ký, lập hồ sơ,. những công việc này đƣợc gọi chung là công tác văn thƣ. Từ đó, công tác văn thƣ đã trở thành một thuật ngữ quen thuộc đối với cán bộ, viên chức mọi cơ quan, tổ chức.
Theo giáo trình “Lý luận và phƣơng pháp công tác văn thƣ” của Vƣơng Đình Quyền, NXB Đại học Quốc gia Hà Nội (2005): “Công tác văn thƣ là khái niệm dùng để chỉ toàn bộ công việc liên quan đến soạn thảo ban hành văn bản, tổ chức quản lý, giải quyết văn bản, lập hồ sơ hiện hành nhằm đảm bảo thông tin bằng văn bản cho hoạt động quản lý của các cơ quan, tổ chức”. Theo Điều 1Văn bản hợp nhất số 01/VBHN-BNV ngày 25/2/2014 của Bộ Nội vụ hợp nhất Nghị định về Công tác văn thƣ: “Công tác văn thƣ bao gồm các công việc về soạn thảo, ban hành văn bản; quản lý văn bản và tài liệu khác hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức, quản lý và sử dụng con dấu trong công tác văn thƣ”. Nhƣ vậy, khái niệm công tác văn thƣ đƣợc nêu trong Văn bản hợp nhất số 01/VBHN-BNV ngày 25/2/2014 của Bộ Nội vụ về Công tác văn thƣ là ngắn gọn và chuẩn xác. Khóa luận của tôi thống nhất sử dụng khái niệm đƣợc quy định trong văn bản này, để tiến hành khảo sát công tác văn thƣ tại Văn phòng Viện Hàn lâm KHXH VN.
Nội dung công tác văn thƣ 1. Soạn thảo và ban hành văn bản Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản đƣợc quy định tại Văn bản hợp nhất số 01/VBHN-BNV ngày 25/2/2014 của Bộ Nội vụ hợp nhất Nghị 6 Luan van định về Công tác văn thƣ, cụ thể nhƣ sau: - Căn cứ tính chất, nội dung của văn bản cần soạn thảo, ngƣời đứng đầu cơ quan, tổ chức giao cho đơn vị hoặc cá nhân soạn thảo hoặc chủ trì soạn thảo; - Đơn vị hoặc cá nhân có trách nhiệm thực hiện các công việc sau: + Xác định hình thức, nội dung và độ mật, độ khẩn của văn bản cần soạn thảo; + Thu thập, xử lý thông tin có liên quan; + Soạn thảo văn bản; + Trong trƣờng hợp cần thiết, đề xuất với ngƣời đứng đầu cơ quan, tổ chức việc tham khảo ý kiến của các cơ quan, tổ chức hoặc đơn vị, cá nhân có liên quan; nghiên cứu tiếp thu ý kiến để hoàn chỉnh bản thảo; + Trình duyệt bản thảo văn bản kèm theo tài liệu có liên quan. Quản lý và giải quyết văn bản đến Văn bản đến là tất cả các loại Văn bản, bao gồm Văn bản quy phạm pháp luật, Văn bản hành chính và Văn bản chuyên ngành (kể cả bản Fax, Văn bản đƣợc chuyển qua mạng, Văn bản mật) và đơn, thƣ gửi đến cơ quan, tổ chức Quy trình quản lý và giải quyết văn bản đến đƣợc quy định tại Thông tƣ số 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 của Bộ Nội vụ hƣớng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lƣu hồ sơ, tài liệu vào lƣu trữ cơ quan. Cụ thể nhƣ sau: - Tiếp nhận văn bản đến - Đăng ký văn bản đến - Trình, chuyển giao văn bản đến - Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến 1.
Quản lý văn bản đi Văn bản đi là tất cả các loại Văn bản, bao gồm Văn bản quy phạm pháp luật, Văn bản hành chính và Văn bản chuyên ngành (kể cả bản sao Văn bản, Văn bản nội bộ và Văn bản mật) do cơ quan, tổ chức phát hành. 7 Luan van Quy trình quản lý và giải quyết văn bản đi đƣợc quy định tại Thông tƣ số 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 của Bộ Nội vụ hƣớng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lƣu hồ sơ, tài liệu vào lƣu trữ cơ quan. Cụ thể nhƣ sau: - Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày; ghi số và ngày, tháng, năm của văn bản. - Đăng ký văn bản đi - Nhân bản, đóng dấu cơ quan và dấu mức độ khẩn, mật - Làm thủ tục phát hành, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi - Lƣu văn bản đi 1.
Lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lƣu trữ cơ quan * Lập hồ sơ: Hồ sơ là một tập tài liệu có liên quan với nhau về một vấn đề, một sự việc, một đối tƣợng cụ thể hoặc có đặc điểm chung, hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức, cá nhân. Lập hồ sơ là là việc tập hợp, sắp xếp tài liệu hình thành hồ sơ trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc của cơ quan, tổ chức, cá nhân thành hồ sơ theo những nguyên tắc và phƣơng pháp nhất định Công tác lập hồ sơ đƣợc quy định tại Thông tƣ số 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 của Bộ Nội vụ hƣớng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lƣu hồ sơ, tài liệu vào lƣu trữ cơ quan. Cụ thể nhƣ sau: - Mở hồ sơ - Thu thập, cập nhật văn bản, tài liệu vào hồ sơ - Kết thúc hồ sơ * Giao nộp hồ sơ vào Lƣu trữ cơ quan: Thời hạn nộp lƣu hồ số, tài liệu từ các đơn vị, cá nhân vào Lƣu trữ cơ quan đƣợc quy định trong thời hạn 01 năm, kể từ ngày công việc kết thúc; đối với hồ số, tài liệu xây dựng cơ bản thì trong thời hạn 03 tháng, kể từ ngày 8 Luan van công trình đƣợc quyết toán. Thành phần hồ sơ, tài liệu nộp lƣu vào Lƣu trữ cơ quan gồm toàn bộ hồ số, tài liệu đƣợc xác định thời hạn bảo quản từ 05 nãm trở lên, trừ những loại hồ số, tài liệu sau: - Các hồ sơ nguyên tắc đƣợc dùng làm cãn cứ để theo dõi, giải quyết công việc thuộc trách nhiệm của mỗi cá nhân, đƣợc cá nhân giữ và có thể tự loại hủy khi Văn bản hết hiệu lực thi hành.
- Hồ sơ về những công việc giải quyết chƣa xong. - Hồ sơ phối hợp giải quyết công việc (trƣờng hợp trùng với hồ sơ của đơn vị chủ trì). - Các Văn bản, tài liệu gửi để biết, để tham khảo. Quản lý và sử dụng con dấu Con dấu là một vật thể đƣợc khắc chìm hoặc nổi với mục đích tạo nên một hình dấu cố định trên văn bản.
Con dấu thể hiện vị trí pháp lý và tƣ cách pháp nhân của cơ quan, tổ chức và khẳng định giá trị pháp lý đối với các văn bản, giấy tờ của cơ quan, tổ chức và các chức danh nhà nƣớc. Dấu là một thành phần thể thức của văn bản, thể hiện giá trị pháp lý củavăn bản. Việc quản lý và sử dụng con dấu đƣợc Chính phủ quy định chi tiết trong Nghị định số 99/2016/NĐ-CP ngày 01/7/2016 của Chính phủ quy định về quản lý và sử dụng con dấu. - Nguyên tắc đóng dấu: + Nội dung của con dấu phải trùng với tên cơ quan ban hành văn bản; + Con dấu chỉ đƣợc đóng lên các văn bản, giấy tờ sau khi đã có chữ ký của cấp có thẩm quyền (cấp trƣởng, cấp phó hoặc cấp dƣới trực thuộc đƣợc ủy quyền của thủ trƣởng cơ quan, tổ chức đó); + Không đƣợc đóng dấu vào các văn bản không hợp lệ; không đƣợc đóng dấu khống chỉ (văn bản chƣa có chữ ký của cấp có thẩm quyền) hoặc văn bản chƣa ghi nội dung; 9 Luan van + Dấu đƣợc đóng rõ nét lên các văn bản và trùm lên 1/3 chữ ký về bên trái; + Dấu đóng mờ phải đƣợc đóng lại.
- Các chế độ quản lý con dấu: + Con dấu khắc xong phải đăng ký lƣu chiểu mẫu tại cơ quan công an cấp giấy phép khắc dấu, chỉ sau khi đƣợc cấp giấy chứng nhận đã đăng ký mẫu dấu, cơ quan, tổ chức mới đƣợc thông báo sử dụng con dấu mới. Khi sử dụng con dấu mới, phải nộp lại con dấu cũ cho cơ quan côngan; + Con dấu phải do Thủ trƣởng cơ quan hoặc Chánh văn phòng giao cho một ngƣời giữ. Ngƣời đƣợc giao giữ, bảo quản con dấu của cơ quan, tổ chức phải là ngƣời có trách nhiệm, đủ tin cậy, có trình độ chuyên môn về văn thƣ và phải chịu trách nhiệm trƣớc pháp luật về việc giữ và đóngdấu; + Con dấu phải để lại cơ quan, đơn vị và phải đƣợc quản lý chặt chẽ. Có giá để con dấu, đƣợc bảo quản trong hòm két, tủ có khóa chắc chắn.
Không đem con dấu về nhà hoặc đi công tác. Trong trƣờng hợp thật cần thiết để giải quyết công việc ở xa cơ quan, tổ chức có thể mang con dấu đi theo, nhƣng phải bảo quản cẩn thận và phải chịu trách nhiệm về việc mang con dấu ra khỏi cơ quan, đơn vị; + Không đƣợc làm biến dạng con dấu. Nếu để mất con dấu, đóng dấu không đúng quy định, lợi dụng việc bảo quản, sử dụng con dấu để hoạt động phạm pháp sẽ bị xử lý hành chính hoặc truy tố trƣớc pháp luật. Khi mất con dấu phải báo ngay cho cơ quan công an cấp giấy phép khắc dấu đó.
Con dấu đang sử dụng bị mòn, hỏng, hoặc mẫu dấu không đúng với quy định phải xin phép khắc lại con dấu mới, nộp lại con dấu cũ; + Nghiêm cấm dùng con dấu giả, sử dụng con dấu không đúng quy định. Vị trí, vai trò của công tác văn thƣ * Vị trí: Công tác văn thƣ đƣợc xác định là một hoạt động của bộ máy quản lý nói chung. Trong văn phòng, công tác văn thƣ là hoạt động không thể thiếu đƣợc và là nội dung quan trọng, chiếm một phần lớn trong nội dung hoạt động 10 Luan van của văn phòng. Nhƣ vậy, công tác văn thƣ gắn liền với hoạt động của mỗi cơ quan, có ảnh hƣởng trực tiếp đến chất lƣợng quản lý của mỗi cơ quan, tổ chức.
* Vai trò: - Công tác văn thư đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý của các cơ quan.