Chương 1. Cơ sở lý luận về hiệu quả công tác văn phòng. Thực trạng hiệu quả công tác văn phòng tại Cục Quản lý hoạt động xây dựng – Bộ Xây dựng. Giải pháp nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tại Cục Quản lý hoạt động xây dựng – Bộ Xây dựng.
10 Luan van CHƢƠNG 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN PHÒNG 1. Khái quát về công tác văn phòng 1. Những vấn đề cơ bản về văn phòng 1.1 Khái niệm văn phòng Để duy trì hoạt động của các cơ quan, tổ chức của hệ thống chính trị ở nước ta (cơ quan nhà nước, tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội nghề nghiệp, tổ chức kinh tế, đơn vị vũ trang nhân dân) hay các tổ chức, doanh nghiệp và phục vụ cho công tác lãnh đạo quản lý ở các cơ quan, đơn vị, tổ chức đều phải thành lập văn phòng hoặc một bộ phận để thực hiện chức năng của văn phòng, ở đó thực hiện các hoạt động của công tác văn phòng với những nội dung chủ yếu như: tổ chức, thu thập xử lý, truyền tải quản lý sử dụng các thông tin bên ngoài và nội bộ, trợ giúp lãnh đạo thực hiện các hoạt động điều hành quản lý cơ quan, đơn vị… Bộ phận chuyên đảm trách các hoạt động nói trên được gọi là văn phòng. Đối với một đơn vị, cơ quan nhỏ, hoạt động văn phòng mang tính thuần nhất, đơn giản bộ phận văn phòng được tổ chức rất gọn nhẹ và ở đó cán bộ văn phòng phải kiêm nhiệm nhiều công việc.
Ở cơ quan lớn thì thành lập văn phòng, cơ quan nhỏ có phòng hành chính hoặc ghép phòng hành chính với phòng tổ chức hoặc phòng tổ chức sản xuất kinh doanh. Ở đó chỉ cần một đến hai người đảm đương tất cả các công việc của văn phòng. Từ những điều trên đã cho thấy văn phòng được thành lập là xuất phát từ nhu cầu khách quan do công việc của tổ chức quy định. Nhưng tùy theo tính chất, quy mô, trình độ, cơ chế hoạt động của tổ chức mà văn phòng được thành lập theo các hình thức khác nhau cho phù hợp.
11 Luan van Trên thực tế có rất nhiều khái niệm về văn phòng, do đặc điểm về chức năng, nhiệm vụ, khối lượng công việc, phạm vi hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức có khác nhau nên đơn vị làm công tác văn phòng cũng có tên gọi khác nhau dẫn đến nhiều cách hiểu về khái niệm văn phòng hoặc ở các góc độ tiếp cận khác nhau thì khái niệm về văn phòng cũng khác nhau. - Xét về nghĩa rộng: Văn phòng là bộ máy làm việc tổng hợp và trực tiếp trợ giúp cho việc điều hành của ban lãnh đạo một cơ quan, đơn vị. Theo quan niệm này thì ở các cơ quan thẩm quyền chung, cơ quan đơn vị có quy mô lớn thì thành lập văn phòng (ví dụ Văn phòng Quốc hội, Văn phòng Chính phủ, Văn phòng Tổng công ty…) còn ở các cơ quan, đơn vị có quy mô nhỏ thì văn phòng là phòng hành chính tổng hợp. - Xét về nghĩa hẹp: Văn phòng là trụ sở làm việc của một cơ quan, đơn vị, là địa điểm giao tiếp đối nội và đối ngoại của cơ quan đơn vị đó.
- Xét theo các phương diện tiếp cận khác nhau: + Nếu tiếp cận văn phòng theo phương diện tổ chức thì văn phòng là một đơn vị cấu thành tổ chức để thực hiện một phần chức năng nhiệm vụ của tổ chức. + Tiếp cận văn phòng theo tiêu chí chức năng thì văn phòng là một thực thể tồn tại để thực hiện các chức năng tham mưu, tổng hợp, hậu cần cho cơ quan, tổ chức. + Tiếp cận văn phòng theo tính chất hoạt động thì văn phòng là một thực thể tồn tại để thực hiện việc quản lý thông tin phục vụ cho công tác điều hành của nhà quản trị. Ngoài ra, nghiên cứu theo góc độ thực tế, văn phòng còn có thể hiểu là phòng làm việc của nhà lãnh đạo.
Văn phòng là trụ sở làm việc của cơ quan, của tổ chức, là địa điểm của mọi cán bộ, công chức hàng ngày đến đó để thực thi công việc. Văn phòng là bộ máy điều hành tổng hợp của cơ quan, của tổ chức. Văn phòng là bộ mặt của các tổ chức. 12 Luan van Tóm lại: “Văn phòng là một bộ phận của cơ quan, tổ chức có trách nhiệm thu thập, xử lý và tổng hợp thông tin phục vụ cho sự điều hành của lãnh đạo, đồng thời bảo đảm các điều kiện vật chất, kỹ thuật cho hoạt động chung cửa toàn cơ quan, tổ chức đó”[14, tr.
Chức năng, nhiệm vụ của văn phòng Văn phòng là bộ máy giúp việc của cơ quan, đơn vị, dựa trên quy mô và tính chất hoạt động của mỗi cơ quan mà văn phòng được tổ chức lớn nhỏ khác nhau. Nhưng dù ở bất kỳ một cơ quan tổ chức nào vẫn có thể thấy rằng văn phòng là đầu mối giúp lãnh đạo thực hiện các chức năng tham mưu, tổng hợp, hậu cần. Các chức năng này vừa độc lập, bổ sung, hỗ trợ cho nhau nhằm khẳng định sự cần thiết khách quan và sự tồn tại của bộ phận văn phòng trong mỗi cơ quan, tổ chức. a) Chức năng tham mưu, tổng hợp Trong hoạt động của bất kỳ một cơ quan nào, các nhà lãnh đạo trước khi đưa ra quyết định đều dựa trên rất nhiều yếu tố.
Bên cạnh yếu tố chủ quan của nhà lãnh đạo, muốn ra được những quyết định mang tính khoa học, tính thực tiễn nhà lãnh đạo cần căn cứ vào nhiều yếu tố khách quan như ý kiến tham gia góp ý của người trợ giúp tham mưu. Tất cả những ý kiến này được văn phòng tổng hợp, chọn lọc đưa ra kết luận chung nhất nhằm cung cấp cho nhà quản lý những thông tin, phương án, sự phán quyết kịp thời và đúng đắn. Trong các cơ quan đảng, nhà nước, của các bộ, ngành, chức năng của Văn phòng còn thể hiện ở việc tham mưu đắc lực cho lãnh đạo cơ quan trong xây dựng, tổ chức thực hiện chương trình, kế hoạch công tác, trong triển khai và kiểm tra thực hiện các quyết định lãnh đạo, quản lý, trong tổ chức quản lý và điều hành, điều phối công việc hàng ngày của cơ quan. Chức năng tham mưu của văn phòng được khẳng định trong hoạt động thực tế và được quy chế hóa, thể chế hóa trong các văn bản quan trọng của các cơ quan đảng và nhà nước.
13 Luan van - Hoạt động tham mưu trợ giúp của văn phòng rất cần thiết đối với các cấp quản lý. Hơn nữa những ý kiến đóng góp tham mưu của người trợ giúp còn mang tính chuyên sâu, giúp nhà lãnh đạo đưa ra những quyết định phù hợp với yêu cầu thực tiễn. Hoạt động thể hiện chức năng này như việc: + Truyền đạt các quyết định quản lý của lãnh đạo, theo dõi việc triển khai thực hiện các quyết định, tổng hợp tình hình hoạt động của các đơn vị để báo cáo lãnh đạo, đề xuất các biện pháp phục vụ sự chỉ đạo điều hành của lãnh đạo. + Tư vấn về văn bản cho thủ trưởng, lãnh đạo Chức năng tổng hợp và chức năng tham mưu có mối quan hệ gắn bó với nhau vì chức năng tham mưu tạo cơ sở, có tác dụng thiết thực với chức năng tổng hợp; ngược lại muốn làm tốt chức năng tham mưu thì phải làm tốt chức năng tổng hợp.
Cả hai chức năng này đều nhằm mục đích trợ giúp cho thủ trưởng có cơ sở khoa học để lựa chọn quyết định tối ưu nhất, phục vụ cho mục tiêu hoạt động của cơ quan, tổ chức; quyết định đến sự thành công hay thất bại của cơ quan, tổ chức. - Để thực hiện chức năng tổng hợp, Văn phòng cần thực hiện tốt các nhiệm vụ sau: + Xây dựng và tổ chức thực hiện quy chế hoạt động của cơ quan, đơn vị Mọi cơ quan, tổ chức từ khi bắt đầu thành lập và đi vào hoạt động đều phải tuân theo những quy định về tổ chức, về cơ chế hoạt động và các điều kiện để duy trì hoạt động. Trình tự xây dựng dự thảo, lấy ý kiến tham gia hoàn chỉnh thông qua lãnh đạo, ban bố, thi hành, giám sát, bổ sung hoàn thiện nội quy, quy chế hoạt động của cơ quan là thuộc về công tác văn phòng. Đây là nhiệm vụ quan trọng đầu tiên mà văn phòng phải thực hiện khi cơ quan được tổ chức và đi vào hoạt động.
14 Luan van + Xây dựng và quản lý chương trình kế hoạch hoạt động của cơ quan, đơn vị Văn phòng phải giúp thủ trưởng tổ chức, chỉ đạo thực hiện, thường xuyên theo dõi và đôn đốc thực hiện chương trình, kế hoạch và lịch làm việc đó. Các đơn vị đều có định hướng mục tiêu thông qua chiến lược phát triển. Bản chiến lược chỉ dự định cho thời gian dài hạn 10-20 năm, còn mục tiêu, biện pháp cụ thể trong từng thời kỳ hoạt động: 5 năm, 1 năm, quý, tháng, tuần… cần phải có kế hoạch, chương trình cụ thể. Mỗi cơ quan, đơn vị có nhiều kế hoạch do các bộ phận khác nhau xây dựng.
Song muốn đạt được mục tiêu hoạt động thì phải biết khâu nối các kế hoạch trên thành một hệ thống kế hoạch hoàn chỉnh để các bộ phận khớp nối với nhau, hỗ trợ nhau cùng hoạt động. Kế hoạch tổng thể ấy sẽ do văn phòng dự thảo và đôn đốc các bộ phận khác trong đơn vị cùng triển khai thực hiện. Căn cứ vào chiến lược phát triển, văn phòng sẽ xây dựng kế hoạch cụ thể cho từng năm, tháng, quý, tuần cho cả cơ quan và từng bộ phận. Trên cơ sở những kế hoạch, chương trình đó mà các bộ phận chỉ đạo hoàn thành nhiệm vụ của mình.
Cũng qua việc chỉ đạo thực hiện chương trình, kế hoạch chung của đơn vị mà các bộ phận trong cơ quan, đơn vị còn liên hệ, phối hợp với nhau mật thiết hơn, đồng bộ hơn. b) Chức năng hậu cần Chức năng hậu cần là giải quyết mối quan hệ giữa văn phòng với toàn bộ cơ quan đơn vị. Với chức năng này văn phòng phải bảo đảm sự vận hành bình thường của mọi hoạt động trong cơ quan, tổ chức. Chức năng hậu cần là chức năng mang tính đặc thù trong văn phòng, có ý nghĩa quan trọng trong việc nâng cao hiệu quả, duy trì hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức.