Chương 1 trình bày tổng quan về nội dung của khóa luận gồm lí do lựa chọn đề tài, mục tiêu của đề tài, ý nghĩa của đề tài, phạm vi thực hiện, phương pháp thực hiện và bố cục của khóa luận. Trong xu thế hướng đến nền kinh tế tri thức, các tập đoàn lớn ở các nước phát triển đã xây dựng chiến lược và áp dụng thành công việc quản lý tri thức trong kinh doanh. Công ty ELCA Việt Nam đã nhận thấy tầm quan trọng của tri thức đối với tình hình kinh doanh hiện tại. Quản lý tri thức bao gồm rất nhiều hoạt động và hoạt động mà công ty ELCA Việt Nam quan tâm nhất ở thời điểm hiện tại là chuyển giao tri thức giữa các nhân viên cả trong phạm vi công ty và ở qui mô toàn tập đoàn.
Trong bối cảnh hiện tại của công ty, tác giả quyết định thực hiện thí điểm tại bộ phận IT.1 Khái niệm tri thức Tri thức là một khái niệm đa phương diện ở nhiều cấp độ khác nhau. Câu hỏi về ý nghĩa của thuật ngữ này là nguồn gốc của rất nhiều cuộc tranh luận lớn nhỏ. Các cuộc tranh luận này đã hấp dẫn các nhà tư tưởng vĩ đại nhất của thế giới từ Plato cho đến Popper mà vẫn chưa có một sự đồng thuận rõ ràng. Dưới đây là một số định nghĩa đáng chú ý về tri thức trong lĩnh vực quản lý tri thức: Drucker (1989): Tri thức là thông tin làm thay đổi một cái gì đó hoặc một ai đó.
Tri thức cũng có thể trở thành một cơ sở để hành động hoặc khiến cho cá nhân (hay tổ chức) có khả năng hành động khác nhau và hiệu quả hơn. Nonaka (1994): Tri thức là niềm tin hợp lý giúp làm tăng cường năng lực của một thực thể dẫn đến hành động có hiệu quả. Sveiby (1997): Tri thức như là một khả năng hành động. Pillania (2004, 2005, 2008): Tri thức là toàn bộ các nhân tố về trực giác, lý luận, hiểu biết chuyên sâu và kinh nghiệm có liên quan đến công nghệ, sản phẩm, quy trình, khách hàng, thị trường, đối thủ cạnh tranh v.v…cho phép doanh nghiệp hoạt động hiệu quả.
Có thể thấy rằng ngay cả khi không có một định nghĩa thống nhất về tri thức giữa các học giả, tri thức luôn luôn được xác định trong mối liên kết mạnh mẽ với bản thân các hành động hay khả năng tạo ra các hành động. Trong khi đa số các định nghĩa về tri thức trên đây khá chung chung, định nghĩa của Pilania (2004) là cụ thể hơn cả và dễ hiểu cho cộng đồng doanh nghiệp bởi vì nó bao gồm các khía cạnh xã hội lẫn nghề nghiệp và cũng phù hợp với những gì cần thiết cho thực tiễn kinh doanh. Hiện nay, có hai loại tri thức của tổ chức được đông đảo giới học thuật trong lĩnh vực quản lý tri thức chấp nhận: 8 Tri thức hiện: Kiến thức được hệ thống hóa và truyền đạt cho người khác thông qua sự trình diễn hoặc các phương tiện truyền thông như sách, bản vẽ và tài liệu. Tri thức hiện dễ tìm kiếm và quản lý nhưng chỉ chiếm khoảng 20% tảng băng tri thức.
Tri thức ẩn: Kinh nghiệm cá nhân sâu sắc, khả năng, nhận thức, hiểu biết nằm trong các cá nhân & nhóm. Tri thức ẩn khó để chia sẻ và quản lý nhưng lại thường là những tri thức có giá trị và nó chiếm khoảng 80% tảng băng tri thức. Hai hình thức của tri thức này phụ thuộc lẫn nhau và củng cố cho chất lượng tri thức theo kiểu: tri thức ẩn tạo dựng nền tảng cần thiết cho việc xác định cấu trúc để xây dựng và giải thích tri thức hiện. Nỗ lực phân biệt hai dạng khác nhau của tri thức là hết sức hữu ích cho doanh nghiệp vì nó có thể tạo điều kiện cho quá trình tự nhận thức của doanh nghiệp trên con đường hướng tới quản lý tri thức.2 Chuyển giao tri thức Cách tiếp cận đơn giản nhất đối với thuật ngữ chuyển giao tri thức đó là xem nó như là sự chia sẻ tri thức giữa nhiều người (Dyer & Nobeoka, 2000).
Chia sẻ tri thức bao hàm sự cho và nhận thông tin theo một ngữ cảnh được xác định bởi mối quan hệ giữa những người tham gia. Thông tin truyền đi sẽ được diễn dịch lại theo khả năng của người nhận. Vì thế, tri thức mà người nhận tiếp thu có thể sẽ không hoàn toàn giống với tri thức mà người gửi đã cho đi. Ngoài ra, chia sẻ tri thức còn bao hàm cả sự tạo ra tri thức trong đầu người nhận (Yang, 2007).
Trong một tổ chức, tri thức có thể được chuyển chuyển giao giữa những cá nhân, giữa các phòng ban, hay một cách tổng quát là giữa các cấp độ khác trong cấu trúc phân cấp của tổ chức.3 Mô hình chuyển giao tri thức Có hai mô hình chuyển giao tri thức thường được sử dụng trong giới học thuật là mô hình giao tiếp được phát triển bởi Szulanski (1996, 200) và mô hình xoắn ốc tri thức 9 được đề xuất bởi Nonaka, Toyama và Komo (2001). Trong khóa luận này, tác giả dựa theo mô hình giao tiếp vì nó phù hợp cho việc khảo sát chuyển giao tri thức giữa những cá nhân và/hoặc đơn vị thành phần trong tổ chức. Trong mô hình này, quá trình chuyển giao tri thức lần lượt trải qua ba giai đoạn.1 Bắt đầu Giai đoạn này bao gồm tất cả những hoạt động có liên quan tới sự hình thành ý tưởng và quyết định chuyển giao tri thức. Các hoạt động này bắt đầu bằng việc một thực thể trong tổ chức có nhu cầu về một loại tri thức nào đó.
Tiếp theo sẽ là bước tìm kiếm các giải pháp để thỏa mãn nhu cầu đó. Cuối cùng sẽ là bước tìm hiểu mức độ tiện lợi của việc chuyển giao loại tri thức đã được xác định.2 Thực hiện Quá trình thực hiện bắt đầu một khi một quyết định chuyển giao được đưa ra. Nó bao gồm xác định luồng tri thức giữa điểm nguồn và điểm đích, tạo ra những mối liên kết xã hội giữa người nhận và người cho, hiệu chỉnh phương thức chuyển giao nhằm đáp ứng nhu cầu người nhận và phòng tránh những vấn đề có thể gặp phải khi chuyển giao.3 Tích hợp Giai đoạn tích hợp được bắt đầu khi người nhận đạt được kết quả như ý sau khi áp dụng tri thức được chuyển giao. Trong giai đoạn này, người nhận sẽ đều đặn áp dụng tri thức để giải quyết vấn đề phát sinh trong công việc.
Việc sử dụng tri thức được chuyển giao sẽ dần trở thành một thói quen hằng ngày. Sự chuyển giao tri thức giữa hai bên sẽ được bồi đắp và phát triển. Tri thức có thể di chuyển tự do hơn và mang lại nhiều ứng dụng hơn cho tri thức hiện tại. 10 Bắt đầu Thực hiện Tích hợp Hình 2-1: Quá trình chuyển giao tri thức trong tổ chức 2.4 Kho tri thức và một số công cụ CNTT hỗ trợ chuyển giao tri thức Kho tri thức (Knowledge Base) là một công nghệ được sử dụng để lưu trữ những thông tin được dùng bởi một hệ thống máy tính.
Có hai loại thông tin trong kho tri thức bao gồm: thông tin có cấu trúc phức tạp và thông tin không có cấu trúc. Kho tri thức được sử dụng nhằm mục đích kết nối với hệ thống chuyên gia qua đó đẩy mạnh việc chia sẻ, thu thập và tổ chức tri thức. Nhiều kho tri thức được thiết kế với sự tích hợp công nghệ trí tuệ nhân tạo. Vì thế không chỉ có thể lưu trữ dữ liệu mà nó còn có thể tự tìm kiếm giải pháp cho những vấn đề phát sinh mới bằng cách sử dụng dữ liệu liên quan đến những kinh nghiệm trong quá khứ đã được lưu trữ như là một phần của kho tri thức hiện hành.
Dựa trên nền tảng của cơ sở dữ liệu, kho tri thức xây dựng tri thức theo trình tự như sau: 1. Tạo ra tri thức mới theo một chủ đề. Mở rộng tri thức thông qua các cuộc thảo luận, tiếp nhận phản hồi từ người dùng, các ý tưởng sáng tạo và các kiến thức mới được tiếp thu. Hiệu chỉnh tri thức đã được mở rộng thành dạng tri thức mới tốt hơn 4.
Duy trì lịch sử về các lần sửa đổi. Một số công cụ công nghệ thông tin khác được phân loại dựa vào chức năng và sự hỗ trợ cho quá trình chuyển giao tri thức trong tổ chức. Bảng 2-2 liệt kê một vài công cụ phục vụ giao tiếp và công nghệ phục vụ ra quyết định được sử dụng rộng rãi để hỗ trợ chuyển giao tri thức.5 Mô hình ảnh hưởng của công cụ CNTT lên quá trình chuyển giao tri thức Trong luận án tiến sĩ của Pham (2008), tác giả đã khảo sát 218 cá nhân làm việc ở 36 công ty trong lĩnh vực CNTT ở Hà Nội và Hồ Chí Minh. Kết quả của luận án này đã nêu ra các yếu tố có ảnh hưởng lên hoạt động chuyển giao tri thức, trong đó có yếu tố công cụ CNTT.
Yếu tố này có ảnh hưởng tích cực lên quá trình chuyển giao tri thức. Hơn nữa, nó cũng gián tiếp tác động lên hiệu quả hoạt động của tổ chức. Trong khuôn khổ của khóa luận này, tác giả dựa vào kết quả nghiên cứu của Pham (2009) về mô hình sự ảnh hưởng của công cụ CNTT lên quá trình chuyển giao tri thức như hình dưới đây. Hình 2-1: Mô hình ảnh hưởng của công cụ CNTT lên quá trình chuyển giao tri thức (Pham, 2008) Yếu tố công cụ CNTT được chia thành ba yếu tố con gồm: tần suất sử dụng công cụ CNTT, mức độ cảm nhận về tính dễ sử dụng và mức độ cảm nhận về tính hữu dụng.
Yếu tố con đầu tiên có tác động trực tiếp lên quá trình chuyển giao tri thức. Hai yếu tố con còn lại thì tác động trực tiếp lên tần suất sử dụng của công cụ CNTT và qua đó cũng gián tiếp tác động lên quá trình chuyển giao tri thức. 12 Tóm tắt chương Tri thức bao gồm tri thức hiện và tri thức ẩn. Tri thức hiện dễ quản lý, dễ tìm kiếm nhưng chỉ chiếm phần nhỏ trong tảng băng tri thức.
Ngược lại, tri thức ẩn khó kiểm soát, khó nắm bắt nhưng lại chiếm phần lớn cả về khối lượng lẫn chất lượng trong tảng băng tri thức. Chuyển giao tri thức được xem như một khía cạnh rất quan trọng trong quản lý tri thức. Nó là hoạt động truyền tải tri thức từ đối tượng đang nắm giữ tri thức sang đối tượng đang cần tri thức hay tới những nơi mà tri thức có thể được áp dụng.
