Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu
Trong khoa học quản lý và tổ chức học, bộ máy văn phòng giữ vai trò huyết mạch đối với sự tồn tại và vận hành của mọi cơ quan, tổ chức. Dù ở cơ quan quản lý nhà nước hay các tổ chức phi chính phủ, doanh nghiệp, văn phòng luôn đảm nhiệm hai chức năng nền tảng là tham mưu - tổng hợp và bảo đảm hậu cần kỹ thuật, đóng vai trò như "bộ mặt" và cơ quan đầu não trợ giúp ban lãnh đạo điều hành công việc. Tuy nhiên, việc thiết kế và kiện toàn một bộ máy văn phòng tinh gọn, khoa học, thích ứng linh hoạt với yêu cầu phát triển thực tế luôn đặt ra nhiều thách thức đối với các nhà quản trị.
Phòng Thương mại và Công nghiệp Việt Nam (VCCI) là tổ chức quốc gia đại diện cho cộng đồng doanh nghiệp, người sử dụng lao động và các hiệp hội doanh nghiệp tại Việt Nam. Đây là một tổ chức độc lập, phi chính phủ (NGO), phi lợi nhuận, có tư cách pháp nhân và tự chủ về tài chính. Cùng với sự lớn mạnh nhanh chóng về quy mô tổ chức và nhiệm vụ hội nhập quốc tế, bộ máy cơ quan VCCI nói chung và Văn phòng VCCI nói riêng phải đối mặt với khối lượng công việc ngày càng phức tạp. Đòi hỏi cấp thiết đặt ra là phải đánh giá thực trạng tổ chức để tìm kiếm các giải pháp kiện toàn bộ máy văn phòng theo hướng tinh gọn, chuyên sâu và hiệu quả. Xuất phát từ bối cảnh đó, tác giả Lê Thị Liên đã thực hiện khóa luận tốt nghiệp ngành Quản trị văn phòng với đề tài: "Hoàn thiện tổ chức bộ máy Văn phòng tại Phòng Thương mại và Công nghiệp Việt Nam - VCCI" dưới sự hướng dẫn của ThS. Nguyễn Đăng Việt tại Trường Đại học Nội vụ Hà Nội (2018).
Khóa luận xác định hai mục tiêu nghiên cứu cụ thể:
- Tìm hiểu thực trạng về xây dựng và tổ chức bộ máy văn phòng tại Phòng Thương mại và Công nghiệp Việt Nam (VCCI).
- Đề xuất một số giải pháp nhằm hoàn thiện bộ máy văn phòng tại Phòng Thương mại và Công nghiệp Việt Nam (VCCI).
Để đạt được hai mục tiêu trên, nghiên cứu triển khai giải quyết sáu nhiệm vụ cụ thể được đánh số theo văn bản:
- Nghiên cứu cơ sở lí luận về văn phòng và tổ chức bộ máy văn phòng.
- Chỉ ra tầm quan trọng và tính tất yếu của việc hoàn thiện tổ chức bộ máy văn phòng.
- Tìm hiểu các đặc điểm cơ bản của Phòng Thương mại và Công nghiệp Việt Nam (VCCI) và sự ảnh hưởng đến quá trình tổ chức bộ máy văn phòng.
- Chỉ ra thực trạng về việc xây dựng và tổ chức bộ máy văn phòng tại Phòng Thương mại và Công nghiệp Việt Nam (VCCI).
- Đánh giá được ưu điểm, nhược điểm trong công tác tổ chức bộ máy văn phòng tại Phòng Thương mại và Công nghiệp Việt Nam (VCCI).
- Đưa ra các giải pháp nhằm hoàn thiện bộ máy văn phòng tại Phòng Thương mại và Công nghiệp Việt Nam (VCCI).
Đối tượng và phạm vi nghiên cứu của đề tài được giới hạn như sau:
- Đối tượng nghiên cứu: Công tác tổ chức bộ máy văn phòng tại Phòng Thương mại và Công nghiệp Việt Nam (VCCI).
- Phạm vi không gian: Khảo sát và nghiên cứu trực tiếp tại trụ sở Phòng Thương mại và Công nghiệp Việt Nam, địa chỉ: Số 9, phố Đào Duy Anh, quận Đống Đa, thành phố Hà Nội.
- Phạm vi thời gian: Tập trung vào các số liệu thống kê, báo cáo và văn bản tài liệu liên quan từ năm 2000 đến thời điểm hoàn thành nghiên cứu (năm 2018).
Cơ sở lý thuyết và phương pháp
Khóa luận thiết lập khung lý thuyết dựa trên các công trình nghiên cứu chuyên ngành quản trị văn phòng và tổ chức học tiêu biểu tại Việt Nam. Các khái niệm cốt lõi được tác giả hệ thống hóa bao gồm: khái niệm về văn phòng (dưới góc độ nghĩa rộng và nghĩa hẹp; góc nhìn tĩnh là cơ sở vật chất, con người và góc nhìn động là dòng lưu chuyển thông tin), khái niệm tổ chức và tổ chức bộ máy văn phòng theo các giáo trình của PGS. Nguyễn Hữu Tri (2005), GS. Nguyễn Thành Độ, ThS. Nguyễn Ngọc Diệp, ThS. Trần Phương Hiền (2012), TS. Nghiêm Kỳ Hồng và CS (2015), PGS. Phan Huy Tiến (2013). Theo đó, văn phòng được định nghĩa là bộ máy điều hành tổng hợp của cơ quan, đơn vị; là nơi thu thập, xử lý, cung cấp, truyền đạt thông tin trợ giúp cho hoạt động quản lý; chăm lo dịch vụ hậu cần bảo đảm các điều kiện vật chất cho hoạt động của đơn vị.
Khung phân tích chức năng - nhiệm vụ của văn phòng gồm ba chức năng trụ cột:
- Chức năng tham mưu - tổng hợp: Trợ giúp lãnh đạo đưa ra các quyết định điều hành tối ưu dựa trên phân tích, tổng hợp thông tin đa ngành.
- Chức năng giúp việc theo ngành: Lập kế hoạch, theo dõi lịch công tác, tổ chức hội nghị, lễ tân khánh tiết, văn thư - lưu trữ, soạn thảo văn bản.
- Chức năng hậu cần: Cung cấp, bảo quản, quản lý phương tiện, thiết bị, điều kiện vật chất phục vụ hoạt động cơ quan.
Tác giả vận dụng hệ thống tám nhiệm vụ và bảy nguyên tắc căn bản trong thiết kế tổ chức bộ máy văn phòng:
- Nguyên tắc về mục tiêu;
- Nguyên tắc về chức năng;
- Nguyên tắc về nhân viên;
- Nguyên tắc về trách nhiệm và quyền hạn;
- Nguyên tắc về ủy quyền;
- Nguyên tắc duy nhất của mệnh lệnh (chuỗi mệnh lệnh thứ bậc từ Chánh văn phòng);
- Nguyên tắc về phạm vi kiểm soát và nguyên tắc về tính linh hoạt của tổ chức.
Về phương diện văn bản pháp lý, nghiên cứu căn cứ vào:
- Quyết định số 58-CP ngày 27/4/1963 của Thủ tướng Chính phủ Phạm Văn Đồng thành lập Phòng Thương mại nước Việt Nam Dân chủ Cộng hòa;
- Quyết định số 123/2003/QĐ-TTg ngày 12/6/2003 của Thủ tướng Chính phủ;
- Quyết định số 2177/QĐ-TTg ngày 11/11/2016 của Thủ tướng Chính phủ phê duyệt Điều lệ Phòng Thương mại và Công nghiệp Việt Nam;
- Nghị quyết số 09-NQ/TW của Bộ Chính trị về xây dựng và phát huy vai trò của đội ngũ doanh nhân Việt Nam trong thời kỳ đẩy mạnh công nghiệp hóa, hiện đại hóa và hội nhập quốc tế.
Nghiên cứu sử dụng kết hợp sáu phương pháp nghiên cứu:
- Phương pháp khảo sát thực tế: Trực tiếp tham gia thực hiện các nghiệp vụ văn phòng như soạn thảo văn bản, lưu trữ và tổ chức hội họp tại cơ quan VCCI.
- Phương pháp quan sát: Quan sát cách tổ chức, bố trí vị trí việc làm và cơ cấu nhân sự trong văn phòng VCCI.
- Phương pháp mô tả: Phản ánh cấu trúc và tiến trình vận hành của bộ máy văn phòng sau quá trình khảo sát.
- Phương pháp nghiên cứu tài liệu: Thu thập, tổng thuật sách báo chuyên ngành, văn bản nội bộ và quy định pháp luật.
- Phương pháp thu thập và xử lý thông tin: Khai thác văn bản, báo cáo tổng kết hoạt động hàng năm của Văn phòng VCCI từ năm 2000 đến 2017.
- Phương pháp phân tích và tổng hợp: Xử lý định tính và định lượng các nguồn dữ liệu thu thập từ Phòng Tổ chức - Cán bộ để đưa ra nhận xét, đánh giá.
Nguồn dữ liệu chính bao gồm báo cáo thống kê nhân sự của Phòng Tổ chức - Cán bộ VCCI, tài liệu công khai trên cổng thông tin điện tử của VCCI (vcci.vn) và dữ liệu ghi nhận trực tiếp qua thực tập, khảo sát tại Văn phòng VCCI.
Nội dung chính theo từng chương
Chương I: Cơ sở lí luận về Văn phòng và Tổ chức bộ máy văn phòng
Chương I tập trung làm rõ các vấn đề lý luận nền tảng. Tác giả trình bày chi tiết khái niệm văn phòng theo hai cấp độ: nghĩa rộng (bộ máy làm việc tổng hợp trợ giúp ban lãnh đạo tại các cơ quan thẩm quyền chung hoặc đơn vị quy mô lớn) và nghĩa hẹp (trụ sở làm việc, địa điểm giao tiếp đối nội, đối ngoại). Văn phòng giữ vai trò trung tâm thực hiện quá trình quản lý điều hành, là cầu nối thông tin hai chiều giữa lãnh đạo và các đơn vị trực thuộc, đồng thời là đầu mối dịch vụ hậu cần.
Chương này cũng phân tích sự cần thiết khách quan của việc hoàn thiện tổ chức bộ máy văn phòng. Hoàn thiện bộ máy theo hướng chuyên sâu, tinh gọn, nâng cao hiệu lực là quy luật tất yếu nhằm khắc phục tình trạng cồng kềnh, chồng chéo chức năng, giảm thiểu chi phí quản lý hành chính và nâng cao năng suất lao động cho toàn thể tổ chức.
Chương II: Thực trạng về công tác xây dựng và tổ chức bộ máy văn phòng tại Phòng Thương mại và Công nghiệp Việt Nam-VCCI
Chương II đi sâu phân tích lịch sử hình thành, chức năng nhiệm vụ của VCCI và thực trạng cơ cấu tổ chức bộ máy văn phòng. Thành lập năm 1963 từ một cơ quan trực thuộc sự quản lý của Bộ Ngoại thương, đến năm 1993, VCCI chính thức tách thành một tổ chức độc lập. Theo Điều lệ được phê duyệt tại Quyết định số 2177/QĐ-TTg, cơ cấu toàn diện của VCCI gồm: Ban Thường trực; Các cơ quan của Ban chấp hành (Hội đồng Trung ương các Hiệp hội doanh nghiệp Việt Nam, Hội đồng Người sử dụng Lao động Việt Nam); Các ban, trung tâm chuyên môn (Văn phòng, Ban Quan hệ quốc tế, Ban Pháp chế, Ban Hội viên và Đào tạo, Ban Tài chính, Ban Tổ chức Cán bộ, Thư viện Thương mại, Trung tâm hỗ trợ doanh nghiệp nhỏ và vừa...); Hệ thống chi nhánh và văn phòng đại diện trên cả nước (TP.HCM, Đà Nẵng, Hải Phòng, Cần Thơ, Vũng Tàu, Nghệ An, Thanh Hóa, Khánh Hòa, Bình Thuận); Các đơn vị trực thuộc (Báo Diễn đàn Doanh nghiệp, Tạp chí Vietnam Business Forum, Viện Tin học Doanh nghiệp, các công ty TNHH MTV...); Các tổ chức bên cạnh và các Diễn đàn, Hội đồng doanh nghiệp quốc tế.
Nghiên cứu khảo sát sâu biến động nhân lực của VCCI từ năm 1993 (chỉ có 130 cán bộ) đến giai đoạn 2000–2017:
| Năm |
Tổng số nhân sự (Người) |
Đội ngũ quản lý (Người) |
Đội ngũ cán bộ, nhân viên (Người) |
| 2000 |
200 |
30 |
170 |
| 2005 |
460 |
52 |
408 |
| 2010 |
785 |
118 |
667 |
| 2015 |
930 |
183 |
747 |
| 2017 |
1.120 |
304 |
816 |
Về chất lượng chuyên môn của đội ngũ cán bộ, nhân viên VCCI:
- 100% cán bộ, nhân viên có trình độ từ trung cấp trở lên (trong đó trung cấp chiếm 20%).
- 85% có trình độ đại học và trên đại học (45% trình độ đại học, 25% được đào tạo tại nước ngoài hoặc tham gia khóa đào tạo tại Việt Nam do chuyên gia nước ngoài giảng dạy, 10% có trình độ Tiến sĩ trở lên).
- 32% nhân sự thành thạo từ hai ngoại ngữ trở lên.
Về cơ cấu bộ máy lãnh đạo Văn phòng VCCI, đơn vị vận hành dưới sự chỉ đạo của Chánh văn phòng (ông Phan Hồng Giang) cùng 05 Phó Chánh văn phòng trực tiếp phụ trách các khối nghiệp vụ chuyên biệt. Khóa luận đánh giá: Bên cạnh các ưu điểm về trình độ học vấn, kinh nghiệm của đội ngũ nhân sự và cơ sở vật chất tương đối hoàn thiện, bộ máy văn phòng VCCI vẫn bộc lộ những nhược điểm về cơ cấu phân bổ phòng ban, sự chồng chéo chức năng trong quản lý điều hành và các bất cập liên quan đến quy định trách nhiệm vật chất, kỷ luật lao động.
Chương III: Một số giải pháp nhằm hoàn thiện bộ máy văn phòng tại Phòng Thương mại và Công nghiệp Việt Nam
Dựa trên thực trạng khảo sát, Chương III đề xuất định hướng và hệ thống các giải pháp hoàn thiện bộ máy Văn phòng VCCI, bao gồm:
- Xác định mục tiêu và phương hướng hoàn thiện bộ máy: Hướng đến mô hình tổ chức tinh gọn, giảm bớt tầng nấc trung gian, nâng cao tính chuyên nghiệp và thích ứng với yêu cầu hội nhập kinh tế quốc tế.
- Hoàn thiện cơ cấu tổ chức các phòng ban chức năng trực thuộc Văn phòng VCCI: Sắp xếp lại các bộ phận theo hướng liên thông nghiệp vụ, phân định rành mạch giữa bộ phận tham mưu - tổng hợp và bộ phận dịch vụ hậu cần kỹ thuật.
- Sắp xếp, bố trí lại đội ngũ cán bộ - nhân viên trong các phòng ban: Căn cứ vào bản mô tả công việc, năng lực chuyên môn và trình độ ngoại ngữ để phân công đúng người, đúng việc, khắc phục tình trạng quá tải cục bộ hoặc dôi dư lao động.
- Hoàn thiện chức năng, nhiệm vụ của bộ phận quản lý các phòng ban: Quy định rõ quyền hạn, phạm vi kiểm soát và cơ chế ủy quyền của Chánh văn phòng cùng các Phó Chánh văn phòng để đảm bảo tính duy nhất của mệnh lệnh chỉ đạo.
- Tăng cường kỷ luật lao động và quy định rõ trách nhiệm vật chất: Xây dựng quy chế làm việc chặt chẽ, gắn đánh giá thi đua khen thưởng với năng suất công việc và nâng cao ý thức bảo vệ tài sản công của cán bộ văn phòng.
Kết quả và đóng góp
Nghiên cứu đạt được các kết quả cụ thể phản ánh qua hệ thống dữ liệu có trong văn bản:
- Ghi nhận bức tranh phát triển nguồn nhân lực VCCI qua gần hai thập kỷ: Tổng quy mô nhân sự tăng gấp 5,6 lần từ năm 2000 (200 người) đến năm 2017 (1.120 người). Trong đó, đội ngũ cán bộ quản lý tăng hơn 10 lần (từ 30 người lên 304 người), phản ánh sự mở rộng nhanh chóng của mạng lưới tổ chức VCCI.
- Thống kê chi tiết trình độ chuyên môn: Đội ngũ nhân lực sở hữu nền tảng học vấn cao với 85% đạt trình độ đại học trở lên, 10% có học vị Tiến sĩ và 32% sử dụng thành thạo từ hai ngoại ngữ.
- Làm rõ cấu trúc điều hành đặc thù của Văn phòng VCCI với một Chánh văn phòng và năm Phó Chánh văn phòng phụ trách các mảng công việc.
Các giải pháp tác giả đưa ra có tính khả thi đối với công tác quản trị nội bộ:
- Kiến nghị mô hình tổ chức phòng ban mới cho Văn phòng VCCI nhằm tinh giản đầu mối.
- Đề xuất tiêu chuẩn phân bổ nhân sự theo vị trí công tác và nâng cao kỷ luật lao động, trách nhiệm vật chất đối với tài sản văn phòng.
Về mặt học thuật và thực tiễn, đóng góp của khóa luận nằm ở việc bổ sung một nghiên cứu trường hợp (case study) cụ thể về tổ chức bộ máy văn phòng tại một tổ chức phi chính phủ đặc thù. Trong khi các nghiên cứu trước đây (như nghiên cứu của Trần Thị Linh tại UBND quận Hải Châu, Đà Nẵng hay Phạm Thị Tâm tại Thị ủy Quảng Yên, Quảng Ninh) chủ yếu tập trung vào cơ quan hành chính nhà nước hoặc cơ quan Đảng, khóa luận của Lê Thị Liên đã lấp đầy khoảng trống nghiên cứu về mô hình văn phòng của tổ chức quốc gia đại diện giới doanh nghiệp và người sử dụng lao động tự chủ tài chính tại Việt Nam.
Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp
Khóa luận có một số giới hạn nhất định bắt nguồn từ phạm vi nghiên cứu:
- Phạm vi khảo sát không gian chỉ tập trung tại Trụ sở chính của VCCI tại Hà Nội (Số 9 Đào Duy Anh), chưa khảo sát so sánh với bộ máy văn phòng tại hệ thống các chi nhánh lớn như TP. Hồ Chí Minh, Đà Nẵng, Cần Thơ, Hải Phòng.
- Về phạm vi thời gian, các chuỗi số liệu định lượng về nhân sự dừng lại ở mốc năm 2017.
- Về phương pháp, nghiên cứu chủ yếu sử dụng phương pháp quan sát, khảo sát thực tế và phân tích tài liệu thứ cấp; chưa áp dụng các công cụ đo lường định lượng chuyên sâu (như khảo sát bảng hỏi diện rộng về mức độ hài lòng hoặc định mức lao động hành chính).
Hướng nghiên cứu mở rộng tiếp theo có thể xem xét:
- Đánh giá cơ chế phối hợp dọc giữa Văn phòng Trụ sở chính VCCI với bộ máy văn phòng của các chi nhánh, văn phòng đại diện trên toàn quốc.
- Nghiên cứu ứng dụng công nghệ thông tin trong vận hành "văn phòng điện tử" phù hợp với Nghị quyết 09-NQ/TW và các chuẩn mực quản trị hiện đại.
Giá trị tham khảo
Khóa luận là nguồn tài liệu hữu ích cho:
- Sinh viên và giảng viên chuyên ngành Quản trị văn phòng, Quản lý công, Tổ chức học tại các trường đại học, học viện tham khảo làm tài liệu học tập, nghiên cứu về thiết kế tổ chức bộ máy.
- Cán bộ làm công tác văn phòng, tổ chức - nhân sự tại các hiệp hội ngành nghề, các tổ chức phi chính phủ (NGO) hoặc các đơn vị sự nghiệp tự chủ tài chính đang tìm kiếm mô hình kiện toàn bộ máy giúp việc.
- Các chương đáng tham khảo nhất gồm: Chương I với hệ thống hóa lý thuyết về 7 nguyên tắc tổ chức bộ máy văn phòng; Chương II với các bảng số liệu thực tế về cơ cấu nhân sự và mô hình tổ chức của VCCI.
Câu hỏi thường gặp
1. VCCI được thành lập vào thời gian nào và hiện hoạt động theo văn bản pháp lý nào?
VCCI được thành lập theo Quyết định số 58-CP ngày 27/4/1963 của Thủ tướng Chính phủ Phạm Văn Đồng với tên gọi ban đầu là Phòng Thương mại nước Việt Nam Dân chủ Cộng hòa. Đầu năm 1982, đơn vị đổi tên thành Phòng Thương mại và Công nghiệp Việt Nam. Đến năm 1993, VCCI tách khỏi Bộ Ngoại thương để hoạt động độc lập. Tại thời điểm nghiên cứu, tổ chức và hoạt động của VCCI tuân thủ theo Điều lệ được Thủ tướng Chính phủ phê duyệt tại Quyết định số 2177/QĐ-TTg ngày 11/11/2016.
2. Quy mô nhân lực của VCCI biến động như thế nào qua các năm trong giai đoạn 2000–2017?
Theo số liệu thống kê của Phòng Tổ chức - Cán bộ VCCI ghi nhận trong khóa luận, tổng nhân sự VCCI tăng liên tục qua các giai đoạn: từ 200 người (năm 2000) lên 460 người (năm 2005), 785 người (năm 2010), 930 người (năm 2015) và đạt 1.120 người (năm 2017). Trong đó, đội ngũ cán bộ quản lý tăng từ 30 người (năm 2000) lên 304 người (năm 2017).
3. Cơ cấu trình độ chuyên môn của đội ngũ cán bộ, nhân viên VCCI đạt tỷ lệ như thế nào?
Đội ngũ cán bộ, nhân viên VCCI có 100% đạt trình độ từ trung cấp trở lên, bao gồm: 20% trình độ trung cấp, 45% trình độ đại học, 25% được đào tạo ở nước ngoài hoặc tham gia các khóa do chuyên gia nước ngoài giảng dạy tại Việt Nam, và 10% có trình độ Tiến sĩ trở lên. Ngoài ra, 32% nhân sự sử dụng thành thạo từ hai ngoại ngữ trở lên.
4. Cơ cấu lãnh đạo Văn phòng VCCI tại thời điểm khóa luận khảo sát gồm những ai?
Bộ máy lãnh đạo Văn phòng VCCI gồm 06 thành viên: đứng đầu là Chánh văn phòng (ông Phan Hồng Giang) cùng 05 Phó Chánh văn phòng trực tiếp quản lý, điều hành và giám sát các hoạt động cụ thể của các phòng ban trực thuộc.
5. Khóa luận đề xuất những nhóm giải pháp chính nào để hoàn thiện bộ máy Văn phòng VCCI?
Tác giả đề xuất bốn nhóm giải pháp cụ thể tại Chương III: (1) Hoàn thiện cơ cấu tổ chức của các phòng ban trong Văn phòng VCCI theo mô hình mới; (2) Sắp xếp, bố trí lại đội ngũ cán bộ - nhân viên theo vị trí và năng lực; (3) Hoàn thiện chức năng, nhiệm vụ của bộ phận quản lý các phòng ban; (4) Tăng cường kỷ luật lao động và thực hiện nghiêm trách nhiệm vật chất.
Kết luận
Khóa luận tốt nghiệp của tác giả Lê Thị Liên đã giải quyết toàn diện bài toán tổ chức bộ máy văn phòng tại Phòng Thương mại và Công nghiệp Việt Nam (VCCI) trên cơ sở kết hợp chặt chẽ giữa lý luận quản trị văn phòng và số liệu thực tế. Công trình phân tích rõ quá trình phát triển quy mô tổ chức, đặc điểm cơ cấu nhân sự trình độ cao và chỉ ra các tồn tại trong mô hình quản lý của Văn phòng VCCI. Các giải pháp kiện toàn được tác giả xây dựng có căn cứ thực tiễn, đóng góp tài liệu tham khảo cụ thể cho công tác tổ chức hành chính tại các tổ chức phi chính phủ và hiệp hội kinh tế tại Việt Nam.
