CHƯƠNG 1 KHÁI QUÁT CHUNG VỀ CÔNG TÁC VĂN PHÒNG 1.Những vấn đề chung về văn phòng. Khái niệm văn phòng. Trong một cơ quan, đơn vị, tổ chức hay doanh nghiệp nào muốn duy trì hoạt động được nhịp nhàng, liên tục và thông suốt thì phải cần có bộ phận văn phòng. Văn phòng là một tổ chức không thể thay thế và gắn liền với quá trình ra đời, tồn tại và phát triển của cơ quan, đơn vị, có vị trí, vai trò quan trọng đặc biệt có cơ cấu tổ chức chặt chẽ.
Hiện nay có nhiều quan điểm khác nhau về văn phòng. - Theo phương diện “Tổ chức” văn phòng được hiểu như sau: + “Văn phòng là bộ phận cấu thành, giúp việc của một cơ quan, tổ chức” (Vương Hoàng Tuấn(2000), Kỹ năng và nghiệp vụ văn phòng, NXB trẻ, TPHCM). + “Văn phòng là một bộ phận tồn tại trong cơ quan, tổ chức để thực hiện chức năng theo yêu cầu của nhà quản trị cơ quan, tổ chức đó” (Nguyễn Hữu Tri(2005), Quản trị văn phòng, NXB Khoa học và Kỹ thuật). Như vậy theo quan điểm này thì tất cả các bộ phận cấu thành giúp việc trong một cơ quan, tổ chức đều được gọi là văn phòng.
- Theo phương diện “địa điểm làm việc” thì văn phòng được hiểu như sau: + “Văn phòng là địa điểm làm việc của một cơ quan, tổ chức” (Từ điển Bách khoa Việt Nam,NXB Từ điển Bách khoa,2005). + “Văn phòng là trụ sở làm việc của cơ quan”(Vương Hoàng Tuấn(2000), Kỹ năng và Nghiệp vụ văn phòng, NXB trẻ, TPHCM). - Theo phương diện “chức năng” thì văn phòng được hiểu như sau: + “Văn phòng là bộ phận phụ trách công việc văn thư hành chính trong một cơ quan”. + “Văn phòng là nơi soạn thảo, xử lý công văn giấy tờ phục vụ cho hoạt động lãnh đạo, quản lý có hiệu quả” (Đào Xuân Chúc(2006),Tập bài giảng Quản trị văn phòng, Trường Khoa học xã hội và nhân văn).
6 Luan van Theo phương diện chức năng thì văn phòng là bộ phận phụ trách công việc văn thư, giấy tờ, hành chính của một cơ quan. Từ những phương diện nêu trên có thể hiểu chung nhất về văn phòng như sau: “Văn phòng là bộ máy điều hành tổng hợp của cơ quan, đơn vị; là nơi thu thập, xử lý, cung cấp, truyền đạt thông tin trợ giúp cho hoạt động quản lý; là nơi chăm lo dịch vụ hậu cần đảm bảo các điều kiện vật chất cho hoạt động của cơ quan, đơn vị” [7,9] 1.Vai trò của văn phòng. Văn phòng của bất kỳ cơ quan, tổ chức nào ra đời cũng là một tất yếu khách quan. Văn phòng giữ một vai trò then chốt có ảnh hưởng to lớn đến hiệu quả và chất lượng hoạt động của cơ quan.
Nói cách khác văn phòng vừa là bộ phận đầu não vừa là bộ mặt của cơ quan, là nơi thu nhận và phát ra những lượng thông tin kịp thời nhất cho lãnh đạo xử lý, đảm bảo tốt công việc phục vụ hoạt động của cơ quan đạt hiệu quả cao. Vai trò quan trọng của văn phòng được thể hiện trên những phương diện sau: - Văn phòng là trung tâm thực hiện quá trình quản lý, điều hành của cơ quan, tổ chức. Bởi vì các quyết định chỉ đạo của thủ trưởng đều phải thông qua văn phòng để chuyển giao đến các phòng, ban, đơn vị khác. Văn phòng có trách nhiệm theo dõi, đôn đốc, nhắc nhở việc thực hiện các quyết định và sự chỉ đạo của lãnh đạo cơ quan.
- Văn phòng là nơi tiếp nhận các mối quan hệ, là cửa ngõ của mỗi cơ quan. Bởi vì trong mỗi tổ chức luôn có các mối quan hệ đối nội, đối ngoại thông qua hệ thống văn bản đi, đến và văn bản nội bộ. Mọi thông tin đến hay đi đều phải thông qua bộ phận văn phòng. Từ những nguồn thông tin tiếp nhận được văn phòng sẽ phân loại thông tin để chuyển phát hoặc lưu trữ.
Bên cạnh đó văn phòng còn là nơi tiếp nhận tất cả các mối quan hệ, nhất là quan hệ đối ngoại của cơ quan. - Văn phòng là bộ máy làm việc của các nhà lãnh đạo. Văn phòng là bộ máy làm việc giúp thủ trưởng. Mọi công việc của văn phòng đều nhằm thực hiện các mục tiêu của nhà quản lý.
Với nhiệm vụ là thu thập và xử lý thông tin phục vụ lãnh đạo văn phòng cung cấp những căn cứ khoa học phục vụ cho việc ban hành các quyết định quản lý diễn ra thông suốt, thống nhất, liên tục, kịp thời của cơ quan, 7 Luan van đơn vị. - Văn phòng là cầu nối giữa chủ thể và các đối tượng quản lý trong và ngoài tổ chức. Ví dụ: các quyết định quản lý của thủ trưởng phải thông qua bộ phận văn phòng để làm các thủ tục phát hành để chuyển các phòng ban, cá nhân có liên quan. Các thông tin phản hồi cũng được thông qua văn phòng để chuyển đến thủ trưởng.
- Văn phòng là nơi cung cấp các dịch vụ tổng hợp cho hoạt động của cơ quan, tổ chức nói chung, các nhà lãnh đạo nói riêng. Mọi vấn đề hậu cần để đảm bảo cho hoạt động của cơ quan đều do văn phòng thực hiện. Trên đây là những vai trò cơ bản và quan trọng của văn phòng ở các cơ quan, tổ chức. Chính vì văn phòng giữ vai trò quan như vậy nên văn phòng là bộ phận không thể thiếu được ở các cơ quan, tổ chức.Chức năng của văn phòng.
Trong thực tế có rất nhiều quan niệm, cách nhìn khác nhau về văn phòng. Tuy nhiên bất kỳ văn phòng của cơ quan nào đều phải thực hiện hai chức năng chính là tham mưu, tổng hợp và hậu cần. Chức năng tham mưu, tổng hợp. Theo Từ điển Bách khoa Việt Nam(2005), NXB Từ điển Bách khoa: - “Tham mưu” là tư vấn, giúp góp ý kiến có tính chất chỉ đạo.
- “Tổng hợp” là thống kê, xử lý, tập hợp nhiều vấn đề. Giang Tất Thu(2011) “ Tổng hợp là sự xâu chuỗi, liên kết các hiện tượng, các yếu tố riêng rẽ nào đó hoặc các thành phần có mối quan hệ chặt chẽ thành một chính thể” “Văn phòng thực hiện chức năng tham mưu bao hàm các hoạt động tư vấn, góp ý kiến cho lãnh đạo về những công việc mà lãnh đạo thực hiện như: hoạch định, tổ chức, quản trị nguồn nhân sự, kiểm tra giám sát hoạt động của cơ quan, tổ chức” [13,15]. “Tham mưu là hoạt động trợ giúp góp phần tìm kiếm những quyết định tối ưu. Để có những quyết định tối ưu, người lãnh đạo cần căn cứ vào những ý kiến tham mưu của các cấp quản lý, những người trợ giúp.
Những ý kiến đó được tổng hợp, phân tích, chọn lọc để đưa ra những kết luận chung nhất nhằm cung cấp cho 8 Luan van lãnh đạo những thông tin, phương án đúng nhất. Hoạt động này rất cần thiết, hữu hiệu vì nó vừa mang tính tham vấn vừa mang tính chuyên sâu”.[7,9] Nhưng kết quả tham vấn trên đây phải xuất phát từ những thông tin ở đầu vào, đầu ra và những thông tin ngược trên nhiều lĩnh vực, nhiều đối tượng mà văn phòng thu thập được. “Văn phòng thực hiện chức năng tổng hợp là thống kê, phân tích, xử lý thông tin về nhiều vấn đề liên quan tới hoạt động quản lý của cơ quan để cung cấp, tham mưu cho lãnh đạo trong hoạt động quản lý”[13,15]. Đối với mỗi cơ quan, tổ chức việc thu thập thông tin là rất cần thiết.
Tất cả những thông tin và những vấn đề tham vấn cho nhà quản lý đều xuất phát từ những thông tin đầu vào, thông tin đầu ra, thông tin ngược và thông tin phản hồi trên mọi lĩnh vực của mọi đối tượng mà văn phòng đóng vai trò là đầu mối thu thập và đưa ra những thông tin hữu ích theo yêu cầu của những nhà quản lý. Chức năng này không chỉ có tác dụng thiết thực liên quan đến chức năng tham mưu mà còn có vai trò quan trọng đến sự thành công hay thất bại của tổ chức. Trong cơ quan, tổ chức chủ thể làm công tác tham mưu có thể là tập thể hay cá nhân. Bộ phận tham mưu thường được đặt tại văn phòng để giúp cho công tác tham mưu được thuận lợi.
Ngoài bộ phận tham mưu tại văn phòng còn có các bộ phận tham mưu cho lãnh đạo từng vấn đề mang tính chuyên sâu. Văn phòng là đầu mối tiếp nhận các phương án tham mưu từ các bộ phận chuyên môn tổng hợp lại thành thể thống nhất. Như vậy văn phòng vừa là nơi thực hiện công tác tham mưu vừa là nơi thu thập, tiếp nhận, tổng hợp thông tin, tổng hợp ý kiến của các bộ phận khác cung cấp cho lãnh đạo. Hai mặt tham mưu và tổng hợp có mối quan hệ chặt chẽ với nhau, không thể tách biệt.
Tổng hợp là cơ sở của tham mưu. Sẽ không thể tham mưu tốt, không thể có các biện pháp tốt nếu thông tin không có, hoặc thông tin không kịp thời, không được xử lý, phân tích chính xác và tổng hợp toàn diện. Ngược lại hoạt động tham mưu hiệu quả sẽ góp phần tăng cường công tác thông tin, hoạt động nắm bắt, tổng hợp thông tin và báo cáo sẽ được nhanh chóng hơn, chính xác hơn. Chức năng hậu cần.
“Hậu cần là việc đảm bảo cơ sở vật chất, trang thiết bị, kỹ thuật, y tế , môi trường và những yếu tố khác phục vụ cho hoạt động của cơ quan, tổ chức” ( Từ điển Bách khoa Việt Nam(2005), NXB Từ điển bách khoa). Đây là chức năng mà bất kỳ văn phòng nào cũng có. Hoạt động của bất kỳ cơ quan, tổ chức nào cũng không thể thiếu các điều kiện vật chất như nhà cửa, phương tiện, thiết bị, dụng cụ, tài chính…các điều kiện, phương tiện này phải được quản lý, sắp xếp, phân phối và không ngừng được bổ sung và cung cấp kịp thời, đầy đủ cho cơ quan. Nội dung công việc này thuộc chức năng hậu cần của văn phòng.
Văn phòng nên kế hoạch, tổ chức mua sắm, cung cấp, quản lý sử dụng trang thiết bị, phương tiện vật chất nhằm đặt hiệu quả cao nhất. Tóm lại văn phòng là đầu mối giúp lãnh đạo thực hiện công tác quản lý thông qua chức năng tham mưu-tổng hợp và hậu cần. Các chức năng này vừa độc lập, vừa hỗ trợ, bổ sung cho nhau nhằm khẳng định sự cần thiết, khách quan phải tồn tại văn phòng của mỗi cơ quan. Trên đây là hai chức năng cơ bản mà văn phòng nào cũng phải có.
Tuy nhiên tùy theo quy mô, cơ cấu tổ chức của từng cơ quan thì bộ phận văn phòng sẽ đảm nhận thêm các chức năng khác như: chức năng nhân sự, chức năng pháp chế… 1. Nhiệm vụ của văn phòng.