Nghiên cứu ứng dụng ERP trong quản trị nguồn lực tại các doanh nghiệp bán lẻ hàng tiêu dùng ở Hoa Kỳ

Luận văn thạc sĩ kinh tế nghiên cứu ứng dụng quản trị nguồn lực doanh nghiệp enterprise resource planning erp của một số doanh nghiệp, khảo sát thực trạng, phân tích nguyên nhân,

• Tác giả: Lê Viết Bắc
• Người hướng dẫn: PGS, TS Nguyễn Văn Thoan
• Trường học: Trường Đại Học Ngoại Thương
• Chuyên ngành: Quản trị Kinh doanh
• Đề tài: Ứng Dụng ERP Trong Quản Trị Nguồn Lực Doanh Nghiệp Bán Lẻ Tại Mỹ
• Loại tài liệu: luận văn thạc sỹ
• Năm xuất bản: 2017
• Địa điểm: Hà Nội

Mục lục chi tiết

• MỞ ĐẦU
• 1. CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ QUẢN TRỊ NGUỒN LỰC DOANH NGHIỆP TRONG DOANH NGHIỆP BÁN LẺ HÀNG TIÊU DÙNG
• 1.1. Cơ sở lý luận về quản trị nguồn lực doanh nghiệp
• 1.2. Khái niệm quản trị nguồn lực doanh nghiệp
• 1.3. Đặc điểm của quản trị nguồn lực doanh nghiệp
• 1.4. Lợi ích và hạn chế của hệ thống quản trị nguồn lực doanh nghiệp
• 1.4.1. Lợi ích của hệ thống quản trị nguồn lực doanh nghiệp
• 1.4.2. Hạn chế của hệ thống quản trị nguồn lực doanh nghiệp
• 1.5. Bán lẻ và doanh nghiệp bán lẻ hàng tiêu dùng
• 1.5.1. Khái niệm bán lẻ và doanh nghiệp bán lẻ hàng tiêu dùng
• 1.5.2. Các loại hình doanh nghiệp bán lẻ hàng tiêu dùng
• 1.5.3. Vai trò của doanh nghiệp bán lẻ hàng tiêu dùng
• 1.6. Ứng dụng quản trị nguồn lực doanh nghiệp trong doanh nghiệp bán lẻ hàng tiêu dùng
• 1.6.1. Đặc điểm của hệ thống quản trị nguồn lực trong doanh nghiệp bán lẻ hàng tiêu dùng
• 1.6.2. Vai trò của ứng dụng ERP trong doanh nghiệp bán lẻ hàng tiêu dùng
• 1.6.3. Ứng dụng ERP trong doanh nghiệp bán lẻ hàng tiêu dùng
• 1.6.4. Các hình thức ứng dụng ERP trong doanh nghiệp bán lẻ hàng tiêu dùng
• 1.6.5. Kiến trúc hệ thống ERP trong doanh nghiệp bán lẻ hàng tiêu dùng
• 1.6.6. Triển khai dự án ERP trong doanh nghiệp bán lẻ hàng tiêu dùng
• 2. CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG ỨNG DỤNG QUẢN TRỊ NGUỒN LỰC DOANH NGHIỆP CỦA MỘT SỐ DOANH NGHIỆP BÁN LẺ HÀNG TIÊU DÙNG TẠI HOA KỲ VÀ TẠI VIỆT NAM
• 2.1. Thực trạng thị trường và tình hình ứng dụng ERP tại một số doanh nghiệp bán lẻ hàng tiêu dùng tại Hoa Kỳ
• 2.1.1. Thực trạng thị trường bán lẻ hàng tiêu dùng tại Hoa Kỳ
• 2.1.2. Đặc điểm của thị trường bán lẻ hàng tiêu dùng tại Hoa Kỳ
• 2.1.3. Phân tích ứng dụng ERP tại một số doanh nghiệp bán lẻ hàng tiêu dùng tại Hoa Kỳ
• 2.1.3.1. Ứng dụng ERP tại chuỗi siêu thị điện máy Best Buy
• 2.1.3.2. Ứng dụng ERP tại chuỗi cửa hàng bách hóa Kohl’s
• 2.1.3.3. Ứng dụng ERP tại chuỗi cửa hàng tạp hóa trực tuyến Freshdirect
• 2.1.4. Đánh giá việc ứng dụng ERP tại một số doanh nghiệp bán lẻ hàng tiêu dùng tại Hoa Kỳ
• 2.1.5. Một số bài học kinh nghiệm từ các doanh nghiệp bán lẻ hàng tiêu dùng tại Hoa Kỳ
• 2.1.5.1. Xác định rõ mục tiêu xây dựng hệ thống ERP
• 2.1.5.2. Lựa chọn nhà cung cấp phù hợp để xây dựng hệ thống ERP
• 2.1.5.3. Thay đổi và cập nhật hệ thống ERP theo xu hướng công nghệ để thỏa mãn nhu cầu của khách hàng
• 2.2. Thực trạng ứng dụng ERP tại một số doanh nghiệp bán lẻ hàng tiêu dùng tại Việt Nam
• 2.2.1. Thực trạng thị trường bán lẻ hàng tiêu dùng tại Việt Nam
• 2.2.2. Tình hình ứng dụng ERP tại một số doanh nghiệp bán lẻ hàng tiêu dùng tại Việt Nam
• 2.2.2.1. Ứng dụng ERP tại Công ty cổ phần thế giới số Trần Anh
• 2.2.2.2. Ứng dụng ERP tại Công ty cổ phần quốc tế LCC
• 2.2.3. Đánh giá việc ứng dụng ERP tại một số doanh nghiệp bán lẻ tại Việt Nam
• 2.2.3.1. Thuận lợi trong việc ứng dụng ERP
• 2.2.3.2. Khó khăn trong việc ứng dụng ERP
• 3. CHƯƠNG 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM TĂNG CƯỜNG ỨNG DỤNG QUẢN TRỊ NGUỒN LỰC DOANH NGHIỆP TẠI CÁC DOANH NGHIỆP BÁN LẺ HÀNG TIÊU DÙNG TẠI VIỆT NAM
• 3.1. Xu hướng ứng dụng ERP trong các doanh nghiệp bán lẻ hàng tiêu dùng trên thế giới và tại Việt Nam
• 3.1.1. Xu hướng thương mại điện tử di động
• 3.1.2. Xu hướng điện toán đám mây trong ERP
• 3.1.3. Xu hướng bán hàng đa kênh trong bán lẻ hàng tiêu dùng
• 3.2. Một số giải pháp cụ thể
• 3.2.1. Giải pháp nguồn nhân lực cho hệ thống ERP
• 3.2.2. Giải pháp về công nghệ cho hệ thống ERP
• 3.2.3. Giải pháp về cải tiến quy trình kinh doanh phù hợp ERP
• TÀI LIỆU THAM KHẢO
• PHỤ LỤC 1: BẢNG CÂU HỎI PHỎNG VẤN CHUYÊN GIA
• PHỤ LỤC 2: DANH SÁCH CƠ QUAN, ĐƠN VỊ CỦA CÁC CHUYÊN GIA THAM GIA PHỎNG VẤN

Tóm tắt

I. Giới thiệu về ERP và quản trị nguồn lực doanh nghiệp

ERP (Enterprise Resource Planning) là một hệ thống quản lý thông tin tích hợp, giúp các doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình và quản lý nguồn lực hiệu quả. Trong bối cảnh doanh nghiệp bán lẻ, việc ứng dụng ERP trở nên cần thiết để cải thiện hiệu suất và giảm chi phí. Hệ thống ERP cho phép doanh nghiệp quản lý các hoạt động như quản lý kho, quản lý chuỗi cung ứng, và quản lý tài chính một cách đồng bộ. Theo nghiên cứu của Philippe Mangin (2015), việc triển khai ERP có tác động tích cực đến hiệu quả kinh doanh, đặc biệt là trong các doanh nghiệp lớn. Điều này cho thấy rằng quản trị nguồn lực thông qua ERP không chỉ là một xu hướng mà còn là một yêu cầu thiết yếu trong kỷ nguyên số hóa.

1.1. Lợi ích của việc ứng dụng ERP

Việc ứng dụng ERP mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp bán lẻ. Đầu tiên, ERP giúp tối ưu hóa quy trình kinh doanh, từ đó nâng cao hiệu suất làm việc. Thứ hai, hệ thống này cung cấp thông tin chính xác và kịp thời, hỗ trợ quản lý tài chính và quản lý nhân sự hiệu quả hơn. Theo nghiên cứu của Hunton et al., các doanh nghiệp ứng dụng ERP có khả năng cải thiện chất lượng sản phẩm và dịch vụ khách hàng, từ đó gia tăng giá trị thị trường. Cuối cùng, ERP còn giúp doanh nghiệp dễ dàng thích ứng với các thay đổi trong môi trường kinh doanh, tạo ra lợi thế cạnh tranh bền vững.

II. Thực trạng ứng dụng ERP tại doanh nghiệp bán lẻ tại Mỹ

Tại Mỹ, nhiều doanh nghiệp bán lẻ lớn như Walmart và Best Buy đã triển khai ERP từ rất sớm. Hệ thống này không chỉ giúp họ quản lý hiệu quả các hoạt động kinh doanh mà còn tối ưu hóa quản lý chuỗi cung ứng. Theo báo cáo của Kubick (2009), việc ứng dụng ERP đã giúp các doanh nghiệp này giảm thiểu chi phí và nâng cao chất lượng dịch vụ. Tuy nhiên, không phải tất cả các doanh nghiệp đều thành công trong việc triển khai ERP. Một số doanh nghiệp nhỏ gặp khó khăn trong việc tối ưu hóa lợi ích từ hệ thống này, dẫn đến việc không đạt được hiệu quả như mong đợi.

2.1. Các bài học kinh nghiệm từ doanh nghiệp bán lẻ tại Mỹ

Các doanh nghiệp bán lẻ tại Mỹ đã rút ra nhiều bài học kinh nghiệm từ việc triển khai ERP. Đầu tiên, việc xác định rõ mục tiêu và yêu cầu của hệ thống là rất quan trọng. Thứ hai, lựa chọn nhà cung cấp phù hợp cũng là một yếu tố quyết định đến thành công của dự án. Cuối cùng, việc thường xuyên cập nhật và cải tiến hệ thống ERP theo xu hướng công nghệ mới là cần thiết để đáp ứng nhu cầu của khách hàng. Những bài học này có thể áp dụng cho các doanh nghiệp bán lẻ tại Việt Nam để nâng cao hiệu quả ứng dụng ERP.

III. Giải pháp tăng cường ứng dụng ERP tại doanh nghiệp bán lẻ Việt Nam

Để tăng cường ứng dụng ERP tại các doanh nghiệp bán lẻ Việt Nam, cần có một số giải pháp cụ thể. Đầu tiên, cần nâng cao nhận thức về lợi ích của ERP trong quản lý nguồn lực. Thứ hai, doanh nghiệp cần đầu tư vào công nghệ thông tin và đào tạo nhân sự để đảm bảo việc triển khai ERP diễn ra suôn sẻ. Cuối cùng, việc xây dựng một chiến lược quản lý chuỗi cung ứng hiệu quả sẽ giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình và nâng cao hiệu suất. Theo nghiên cứu của Saghiria et al. (2017), việc áp dụng các công nghệ mới như điện toán đám mây và thương mại điện tử sẽ hỗ trợ doanh nghiệp trong việc triển khai ERP.

3.1. Đề xuất giải pháp cụ thể

Một số giải pháp cụ thể để tăng cường ứng dụng ERP bao gồm: (1) Tạo ra một môi trường làm việc thân thiện với công nghệ, khuyến khích nhân viên tham gia vào quá trình chuyển đổi. (2) Đầu tư vào các phần mềm ERP phù hợp với quy mô và nhu cầu của doanh nghiệp. (3) Thiết lập các kênh giao tiếp hiệu quả giữa các bộ phận để đảm bảo thông tin được chia sẻ kịp thời. Những giải pháp này không chỉ giúp doanh nghiệp nâng cao hiệu quả quản lý mà còn tạo ra lợi thế cạnh tranh trong thị trường bán lẻ ngày càng khốc liệt.

Nội dung chính

## Tổng quan nghiên cứu

Ngành bán lẻ hàng tiêu dùng tại Hoa Kỳ đóng góp khoảng 2/3 GDP quốc gia, với doanh số bán lẻ hàng năm tăng bình quân 4,5% từ năm 1993 đến 2015. Trong bối cảnh cuộc cách mạng công nghiệp 4.0, các doanh nghiệp bán lẻ hàng tiêu dùng đang chịu áp lực cạnh tranh ngày càng lớn, đòi hỏi phải nâng cao hiệu quả quản trị nguồn lực. Việc ứng dụng hệ thống Quản trị Nguồn lực Doanh nghiệp (ERP) đã trở thành xu thế tất yếu nhằm tối ưu hóa hoạt động kinh doanh, giảm chi phí và nâng cao chất lượng dịch vụ. Mục tiêu nghiên cứu tập trung vào việc khảo sát thực trạng ứng dụng ERP tại một số doanh nghiệp bán lẻ hàng tiêu dùng tại Hoa Kỳ, từ đó rút ra bài học kinh nghiệm và đề xuất giải pháp phù hợp cho các doanh nghiệp Việt Nam. Phạm vi nghiên cứu bao gồm các doanh nghiệp bán lẻ hàng tiêu dùng tại Hoa Kỳ và Việt Nam trong giai đoạn 2010-2017, với tầm nhìn đến năm 2020. Nghiên cứu có ý nghĩa quan trọng trong việc hỗ trợ doanh nghiệp Việt Nam nâng cao năng lực cạnh tranh, thích ứng với xu thế số hóa và phát triển bền vững.

## Cơ sở lý thuyết và phương pháp nghiên cứu

### Khung lý thuyết áp dụng

- **Lý thuyết Quản trị Nguồn lực Doanh nghiệp (ERP):** ERP là hệ thống phần mềm tích hợp các chức năng quản lý như kế toán, quản lý kho, nhân sự, bán hàng nhằm tối ưu hóa nguồn lực và quy trình kinh doanh.
- **Mô hình Công nghệ - Tổ chức - Môi trường (TOE):** Giải thích sự thành công của ERP dựa trên ba yếu tố: công nghệ (chất lượng hệ thống, quản lý dự án), tổ chức (sự tham gia lãnh đạo, phù hợp tổ chức), và môi trường (hỗ trợ bên ngoài).
- **Khái niệm Bán lẻ đa kênh (Omni-channel):** Mô hình phối hợp các kênh bán hàng trực tuyến và truyền thống nhằm nâng cao trải nghiệm khách hàng và hiệu quả kinh doanh.
- **Khái niệm Chuỗi cung ứng tự động hóa:** Ứng dụng công nghệ thông tin để tối ưu hóa quy trình cung ứng, giảm tồn kho và nâng cao hiệu quả vận hành.

### Phương pháp nghiên cứu

- **Nguồn dữ liệu:** Kết hợp số liệu sơ cấp thu thập qua phỏng vấn 12 chuyên gia từ 8 đơn vị doanh nghiệp bán lẻ, công ty công nghệ và cơ quan quản lý; số liệu thứ cấp từ sách chuyên khảo, báo cáo ngành, bài báo khoa học trong và ngoài nước.
- **Phương pháp phân tích:** Tổng hợp, mô tả, so sánh, đánh giá thực trạng ứng dụng ERP; nghiên cứu tình huống (case study) tại các doanh nghiệp bán lẻ hàng tiêu dùng tiêu biểu tại Hoa Kỳ như Best Buy, Kohl’s; phỏng vấn chuyên gia để thu thập ý kiến chuyên môn.
- **Timeline nghiên cứu:** Thực hiện từ tháng 3 đến tháng 5 năm 2017, tập trung phân tích giai đoạn 2010-2017 với tầm nhìn đến năm 2020.

## Kết quả nghiên cứu và thảo luận

### Những phát hiện chính

- **Phổ biến ứng dụng ERP tại Hoa Kỳ:** Các doanh nghiệp bán lẻ hàng tiêu dùng lớn như Best Buy, Kohl’s đã triển khai ERP từ những năm 2000, giúp tối ưu hóa quản lý kho, chuỗi cung ứng và nâng cao trải nghiệm khách hàng. Ví dụ, Best Buy giảm chi phí 965 triệu USD trong giai đoạn 2010-2015 nhờ cải tiến ERP.
- **Hiệu quả quản lý hàng tồn kho:** Tỷ lệ hàng tồn kho trên doanh thu của Best Buy giảm xuống còn 5,48 trong năm tài chính 2014, cho thấy hiệu quả trong quản lý tồn kho nhờ ERP.
- **Thách thức tại Việt Nam:** Ứng dụng ERP tại các doanh nghiệp bán lẻ Việt Nam còn hạn chế, chủ yếu ở các doanh nghiệp quy mô lớn, vốn lớn. Khó khăn bao gồm chi phí đầu tư cao, thời gian triển khai dài (2-5 năm), và sự phản kháng từ người dùng.
- **Bài học kinh nghiệm:** Xác định rõ mục tiêu xây dựng ERP, lựa chọn nhà cung cấp phù hợp, và cập nhật hệ thống theo xu hướng công nghệ là các yếu tố then chốt để thành công.

### Thảo luận kết quả

Việc ứng dụng ERP tại các doanh nghiệp bán lẻ hàng tiêu dùng tại Hoa Kỳ đã chứng minh hiệu quả rõ rệt trong việc nâng cao năng suất, giảm chi phí và cải thiện dịch vụ khách hàng. Các số liệu về doanh thu, chi phí và tỷ lệ tồn kho hỗ trợ cho nhận định này. So với các nghiên cứu trước đây, kết quả phù hợp với mô hình TOE, nhấn mạnh vai trò của công nghệ và tổ chức trong thành công ERP. Tại Việt Nam, mặc dù có nhiều tiềm năng, việc triển khai ERP còn gặp nhiều rào cản về chi phí và nguồn lực con người, cần có các giải pháp phù hợp để khắc phục. Dữ liệu có thể được trình bày qua biểu đồ so sánh tỷ lệ tồn kho, chi phí vận hành trước và sau khi áp dụng ERP, cũng như bảng tổng hợp các khó khăn và thuận lợi trong triển khai ERP tại Việt Nam.

## Đề xuất và khuyến nghị

- **Tăng cường đào tạo nguồn nhân lực:** Đào tạo chuyên sâu về ERP cho nhân viên và quản lý nhằm giảm sự phản kháng và nâng cao hiệu quả sử dụng hệ thống. Thời gian thực hiện: 6-12 tháng; chủ thể: doanh nghiệp phối hợp với các trung tâm đào tạo.
- **Lựa chọn nhà cung cấp ERP phù hợp:** Ưu tiên các nhà cung cấp có kinh nghiệm trong ngành bán lẻ, hỗ trợ kỹ thuật tốt và chi phí hợp lý. Thời gian: 3-6 tháng; chủ thể: ban quản lý dự án ERP.
- **Cập nhật và tích hợp công nghệ mới:** Áp dụng điện toán đám mây, thương mại điện tử di động và bán hàng đa kênh để nâng cao khả năng cạnh tranh. Thời gian: 1-2 năm; chủ thể: phòng công nghệ thông tin và đối tác công nghệ.
- **Cải tiến quy trình kinh doanh:** Chuẩn hóa và tối ưu hóa quy trình phù hợp với hệ thống ERP để tận dụng tối đa lợi ích. Thời gian: 6-12 tháng; chủ thể: phòng quản lý chất lượng và ban lãnh đạo.
- **Xây dựng kế hoạch tài chính rõ ràng:** Dự trù ngân sách đầu tư ERP chiếm khoảng 1-3% doanh số bán hàng, đảm bảo nguồn vốn ổn định cho triển khai và bảo trì. Thời gian: trước khi triển khai; chủ thể: phòng tài chính và ban quản lý dự án.

## Đối tượng nên tham khảo luận văn

- **Doanh nghiệp bán lẻ hàng tiêu dùng:** Nhận biết các bài học kinh nghiệm và giải pháp ứng dụng ERP để nâng cao hiệu quả quản lý và cạnh tranh trên thị trường.
- **Nhà quản lý dự án ERP:** Áp dụng các bước triển khai dự án, lựa chọn nhà cung cấp và quản lý thay đổi trong tổ chức.
- **Chuyên gia công nghệ thông tin:** Hiểu rõ các yêu cầu kỹ thuật và quy trình tích hợp ERP trong ngành bán lẻ.
- **Nhà nghiên cứu và sinh viên ngành Quản trị Kinh doanh:** Nghiên cứu thực tiễn về ứng dụng ERP, xu hướng công nghệ và quản lý chuỗi cung ứng trong ngành bán lẻ.

## Câu hỏi thường gặp

1. **ERP là gì và tại sao doanh nghiệp bán lẻ cần áp dụng?**  
ERP là hệ thống tích hợp quản lý các nguồn lực doanh nghiệp giúp tối ưu hóa quy trình, giảm chi phí và nâng cao hiệu quả kinh doanh. Doanh nghiệp bán lẻ cần ERP để quản lý tồn kho, chuỗi cung ứng và cải thiện dịch vụ khách hàng.

2. **Chi phí triển khai ERP thường chiếm bao nhiêu phần trăm doanh số?**  
Thông thường, chi phí đầu tư ERP chiếm khoảng 1-3% doanh số bán hàng, có thể lên đến 5% đối với doanh nghiệp phụ thuộc nhiều vào công nghệ.

3. **Những khó khăn phổ biến khi triển khai ERP là gì?**  
Khó khăn bao gồm chi phí cao, thời gian triển khai dài, sự phản kháng của người dùng và yêu cầu thay đổi quy trình kinh doanh.

4. **Làm thế nào để lựa chọn nhà cung cấp ERP phù hợp?**  
Cần đánh giá khả năng đáp ứng yêu cầu chức năng, dịch vụ hỗ trợ, kinh nghiệm trong ngành và khả năng tài chính của nhà cung cấp.

5. **Xu hướng công nghệ nào đang ảnh hưởng đến ERP trong ngành bán lẻ?**  
Điện toán đám mây, thương mại điện tử di động và bán hàng đa kênh là các xu hướng chính giúp ERP linh hoạt và hiệu quả hơn.

## Kết luận

- ERP là công cụ thiết yếu giúp doanh nghiệp bán lẻ hàng tiêu dùng nâng cao hiệu quả quản lý và cạnh tranh trong kỷ nguyên số.  
- Thực trạng ứng dụng ERP tại Hoa Kỳ đã chứng minh lợi ích rõ ràng, trong khi tại Việt Nam còn nhiều thách thức cần khắc phục.  
- Các bài học kinh nghiệm từ doanh nghiệp Hoa Kỳ như Best Buy và Kohl’s cung cấp hướng đi thiết thực cho doanh nghiệp Việt Nam.  
- Giải pháp đề xuất tập trung vào đào tạo nhân lực, lựa chọn nhà cung cấp, cập nhật công nghệ và cải tiến quy trình kinh doanh.  
- Đề nghị các doanh nghiệp và nhà quản lý nhanh chóng hành động để triển khai ERP hiệu quả, nâng cao năng lực cạnh tranh và phát triển bền vững trong tương lai gần.

Trích đoạn nội dung tài liệu

CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ QUẢN TRỊ NGUỒN LỰC DOANH NGHIỆP TRONG DOANH NGHIỆP BÁN LẺ HÀNG TIÊU DÙNG 1. Cơ sở lý luận về quản trị nguồn lực doanh nghiệp 1. Khái niệm quản trị nguồn lực doanh nghiệp ERP là viết tắt của “Enterprise Resource Planning” - “Lập kế hoạch nguồn lực doanh nghiệp”, hay “quản trị nguồn lực doanh nghiệp”. Thuật ngữ quản trị nguồn lực doanh nghiệp được sử dụng rộng rãi hơn, với nghĩa rộng hơn, do vậy, trong luận văn này tác giả sử dụng thống nhất thuật ngữ “quản trị nguồn lực doanh nghiệp”.

Theo O’Leary, Hệ thống quản trị nguồn lực doanh nghiệp (ERP) là các gói phần mềm mạnh mẽ cho phép các doanh nghiệp tích hợp nhiều chức năng khác nhau. Đặc biệt, hệ thống ERP có thể cung cấp nền tảng cho một loạt các ứng dụng thương mại điện tử dựa trên các quy trình kinh doanh, bao gồm từ đặt hàng dựa trên web và theo dõi đơn đặt hàng, kiểm kê quản lý kho và hàng hoá (O’Leary, 2000). Mục đích của hệ thống ERP là tích hợp các chức năng xử lý nghiệp vụ của tất cả các bộ phận trong một phần mềm máy tính duy nhất mà có thể đáp ứng tất cả nhu cầu đặc thù của các bộ phận khác nhau. Hệ thống quản trị nguồn lực doanh nghiệp (ERP) hoặc hệ thống ERP là một thuật ngữ được dùng liên quan đến một loạt hoạt động của công ty, do phần mềm máy tính hỗ trợ, để giúp cho công ty quản lý các hoạt động chủ chốt của nó, bao gồm: kế toán, phân tích tài chính, quản lý mua hàng, quản lý tồn kho, hoạch định và quản lý sản xuất, quản lý hậu cần, quản lý quan hệ với khách hàng, quản lý nhân sự, theo dõi đơn hàng, quản lý bán hàng, v.

Mục tiêu tổng quát của hệ thống này là đảm bảo các nguồn lực thích hợp của doanh nghiệp như nhân lực, vật tư, máy móc và tiền bạc có sẵn với số lượng đủ khi cần, bằng cách sử dụng các công cụ hoạch định và lên kế hoạch. Một phần mềm ERP là một phần mềm máy tính cho phép công ty cung cấp và tổng hợp số liệu của nhiều hoạt động riêng rẽ khác nhau để đạt được mục tiêu trên (Nguyễn Văn Hồng và các tác giả, 2012). Vậy, trong luận văn này, tác giả sử dụng thuật ngữ “quản trị nguồn lực doanh nghiệp ERP” cho hệ thống phần mềm ERP trong doanh nghiệp. Đặc điểm của quản trị nguồn lực doanh nghiệp Đặc trưng của phần mềm ERP là có cấu trúc phân hệ (module).

Phần mềm có cấu trúc phân hệ là một tập hợp gồm nhiều phần mềm riêng lẻ, mỗi phần mềm có một chức năng riêng. Từng phân hệ có thể hoạt động độc lập nhưng do bản chất của hệ thống ERP, chúng kết nối với nhau để tự động chia sẻ thông tin với các phân hệ khác nhằm tạo nên một hệ thống mạnh hơn. Các phân hệ cơ bản của một phần mềm ERP điển hình có thể như sau: Tài chính kế toán, Quản lý kho bãi, Hậu cần, vận chuyển, Bán hàng, Quản lý nhân sự Hình 1. Các chức năng của hệ thống ERP Nguồn: Tạp chí bán lẻ, 2016 Điểm phân biệt cơ bản nhất của ERP so với cách áp dụng nhiều phần mềm quản lý rời rạc khác (như phần mềm kế toán, quản lý nhân sự, quản lý bảo hành.) là tính tích hợp.

ERP chỉ là một phần mềm duy nhất và các modules của nó thực hiện các chức năng tương tự như các phần mềm quản lý rời rạc nhưng các modules này còn làm được nhiều hơn thế trong môi trường tích hợp. Tính tích hợp của hệ thống ERP được gọi là tính "Tổng thể hữu cơ" do các modules có mối quan hệ chặt chẽ với nhau như các bộ phận trong cơ thể chúng ta. Vì sự khác biệt cơ bản này mà cách tiếp cận xây dựng hệ thống ERP của các công ty phần mềm và cách hiểu về phần mềm ERP của chúng ta cũng khác đi so với cách hiểu về phần mềm thông Luan van 11 thường. ERP là phần mềm mô phỏng và quản lý các hoạt động của doanh nghiệp theo quy trình.

Cách tổ chức nhân sự theo phòng ban của tất cả các doanh nghiệp hiện nay là cách tổ chức nhân sự theo từng nhóm mà doanh nghiệp cho là tốt nhất để có thể dễ dàng tác nghiệp và quản lý phục vụ mục tiêu hoàn thành các nhiệm vụ sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Cách tổ chức theo phòng ban này cũng rất khác nhau từ doanh nghiệp này sang doanh nghiệp khác kể cả với các doanh nghiệp hoạt động trong cùng ngành nghề. Có một khái niệm khác trong hoạt động của doanh nghiệp là khái niệm quy trình. Nếu như cơ cấu tổ chức theo phòng ban của doanh nghiệp được thể hiện theo chiều dọc thì các bước của quy trình lại được tổ chức theo chiều ngang.

Một quy trình hoạt động của doanh nghiệp bao gồm nhiều bước, mỗi bước thực hiện một chức năng nào đó, mỗi bước có hệ thống thông tin (hoặc dữ liệu) đầu vào và có kết quả là hệ thống thông tin (hoặc dữ liệu) đầu ra, thông tin đầu vào của bước này là thông tin đầu ra của bước trước và thông tin đầu ra của bước này cũng là thông tin đầu vào của bước kế tiếp. Một điều dễ nhận ra là một quy trình hoạt động của doanh nghiệp đặc biệt là các quy trình chính có thể liên quan đến nhiều phòng ban của doanh nghiệp, tức là để cho quy trình hoạt động đến các bước sau cùng thì cần có sự tham gia về nhân sự từ nhiều phòng ban. Các phần mềm quản lý rời rạc thường phục vụ cho hoạt động của một phòng ban cụ thể (như phòng kinh doanh, phòng kế toán, phòng nhân sự.) và như một "ốc đảo" đối với các phần mềm của phòng ban khác. Các công việc chuyển thông tin từ phòng ban này sang phòng ban khác được thực hiện một cách thủ công (như theo hình thức chuyển văn bản, copy file.) với năng xuất thấp và không có tính kiểm soát.

Các modules của ERP cũng phục vụ cho các phòng ban nhưng hơn thế, nó giải quyết mối quan hệ giữa các phòng ban khi mô phỏng tác nghiệp của đội ngũ nhân viên theo quy trình. Thông tin được luân chuyển tự động giữa các bước của quy trình và được kiểm soát chặt chẽ. Các báo cáo trên phần mềm ERP có thể lấy thông tin từ nhiều bước trong quy trình và thậm chí từ nhiều quy trình khác nhau. Cách làm này tạo ra năng xuất lao động và hiệu quả quản lý thông tin rất cao cho doanh nghiệp.

Như vậy, ngoài cách nhìn nhận doanh nghiệp theo cơ cấu tổ chức phòng ban, cách thứ hai để phân tích hoạt động của doanh nghiệp là tìm hiểu về các quy trình Luan van 12 hoạt động của doanh nghiệp. Khi xây dựng hệ thống quản lý chất lượng theo ISO, bạn sẽ thấy rõ nét nhất về các quy trình. Với mỗi doanh nghiệp, các quy trình được phân ra thành các quy trình sản xuất kinh doanh chính và các quy trình phụ trợ. Các quy trình sản xuất kinh doanh chính là đối tượng đầu tiên được mô phỏng trên hệ thống ERP.

Tóm lại, ERP được định nghĩa tổng quát là giải pháp quản trị tổng thể doanh nghiệp. Về hình thức, một giải pháp ERP là tập hợp các phân hệ quản lý toàn bộ công đoạn trong quy trình sản xuất hay kinh doanh của doanh nghiệp gồm: hoạch định, dự báo, kiểm soát quá trình, vật tư đầu vào, sản phẩm đầu ra, phân phối, kế toán, nhân sự. Đây là dạng sản phẩm đặc biệt kết hợp công nghệ thông tin hiện đại, tân tiến với kinh nghiệm quản lý. Vì thế, việc đầu tư cho một giải pháp ERP không đơn thuần chỉ là mua một phần mềm mà còn là chuẩn hóa các quy trình hoạt động của doanh nghiệp bằng công nghệ thông tin.

Lợi ích và hạn chế của hệ thống quản trị nguồn lực doanh nghiệp 1. Lợi ích của hệ thống quản trị nguồn lực doanh nghiệp Tiếp cận thông tin quản trị đáng tin cậy: ERP giúp các nhà quản lý dễ dàng tiếp cận các thông tin quản trị đáng tin cậy để có thể đưa ra các quyết định dựa trên cơ sở có đầy đủ thông tin. Nếu không có hệ thống ERP, một cán bộ quản lý cấp cao phải dựa vào nhiều nguồn để có được thông tin cần thiết dùng cho việc phân tích tình hình tài chính và hoạt động của công ty. Với hệ thống ERP, điều này có thể được thực hiện một cách dễ dàng bằng cách sử dụng một phần mềm ứng dụng và trong thời gian thực.

Ngoài ra, hệ thống ERP tập trung các dữ liệu từ mỗi phân hệ vào một cơ sở quản lý dữ liệu chung giúp cho các phân hệ riêng biệt có thể chia sẻ thông tin với nhau một cách dễ dàng. Hơn nữa, hệ thống ERP không chỉ thu thập và xử lý khối lượng lớn các giao dịch hàng ngày, mà còn nhanh chóng lập ra các phân tích phức tạp và các báo cáo đa dạng. Công tác kế toán chính xác hơn: Phần mềm kế toán hoặc phân hệ kế toán của phần mềm ERP giúp các công ty giảm bớt những sai sót mà nhân viên thường mắc phải trong cách hạch toán thủ công. Phần mềm kế toán cũng giúp các nhân viên kiểm toán nội bộ và các cán bộ quản lý cao cấp kiểm tra tính chính xác của các tài Luan van 13 khoản.

Hơn nữa, một phần mềm kế toán được thiết kế tốt sẽ hỗ trợ cho việc ứng dụng các quy trình kế toán và các biện pháp kiểm soát nội bộ chất lượng (Nguyễn Bích Liên). Cải tiến quản lý hàng tồn kho: Phân hệ quản lý hàng tồn kho trong phần mềm ERP cho phép các công ty theo dõi hàng tồn kho chính xác và xác định được mức hàng tồn kho tối ưu, nhờ đó mà giảm nhu cầu vốn lưu động và đồng thời giúp tăng hiệu quả sản xuất. Quản lý nhân sự hiệu quả hơn: Phân hệ quản lý nhân sự và tính lương giúp sắp xếp hợp lý các quy trình quản lý nhân sự và tính lương, do đó làm giảm chi phí quản lý đồng thời giảm thiểu các sai sót và gian lận trong hệ thống tính lương. Các quy trình kinh doanh được xác định rõ ràng hơn: Các phân hệ ERP thường yêu cầu công ty xác định rõ ràng các quy trình kinh doanh để giúp phân công công việc được rõ ràng và giảm bớt những rối rắm và các vấn đề liên quan đến các hoạt động tác nghiệp hàng ngày của công ty.