Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu

Khóa luận tốt nghiệp của sinh viên Nguyễn Thị Huệ (Lớp K48U2, Khoa Quản trị Nhân lực, Trường Đại học Thương Mại) dưới sự hướng dẫn của TS. Nguyễn Thị Liên tập trung giải quyết bài toán nâng cao chất lượng tuyển dụng tại một doanh nghiệp kinh doanh dịch vụ vận tải hành khách.

Về mặt lý thuyết, nguồn nhân lực là yếu tố quyết định sự tồn tại và phát triển của tổ chức; trong đó, tuyển dụng là khâu mở đầu nhằm tìm kiếm, lựa chọn nhân sự phù hợp với yêu cầu sản xuất kinh doanh. Về mặt thực tiễn, Công ty Cổ phần Vận tải Hùng Gia (hoạt động trong lĩnh vực vận tải hành khách công cộng, lữ hành, liên tỉnh) sau giai đoạn đầu phát triển vượt bậc đã gặp phải các khó khăn trong giai đoạn mở rộng: chi phí tuyển dụng phát sinh lớn nhưng kết quả chưa tương xứng với kế hoạch, các kênh tuyển mộ chưa được khai thác đồng bộ, và khâu đánh giá ứng viên vẫn còn nhiều sai sót.

Mục tiêu nghiên cứu tổng quát của đề tài là hệ thống hóa lý luận, phân tích thực trạng công tác tuyển dụng nhân lực tại Công ty Cổ phần Vận tải Hùng Gia giai đoạn 2012 – tháng 6/2015, từ đó đề xuất hệ thống giải pháp và kiến nghị nâng cao chất lượng tuyển dụng đến năm 2016.

Để đạt được mục tiêu trên, tác giả xác định 3 nhiệm vụ nghiên cứu cụ thể:

  1. Tóm lược một số vấn đề lý luận cơ bản liên quan đến hoạt động tuyển dụng nhân lực trong doanh nghiệp.
  2. Phân tích thực trạng công tác tuyển dụng nhân lực tại Công ty Cổ phần Vận tải Hùng Gia.
  3. Đề xuất các giải pháp nhằm nâng cao chất lượng tuyển dụng nhân lực tại Công ty Cổ phần Vận tải Hùng Gia.

Phạm vi nghiên cứu của khóa luận được xác định cụ thể:

  • Phạm vi không gian: Nghiên cứu thực trạng tuyển dụng nhân lực tại Công ty Cổ phần Vận tải Hùng Gia (trụ sở tại TP. Hải Phòng và các đơn vị trực thuộc).
  • Phạm vi thời gian: Nghiên cứu dữ liệu thứ cấp và thực trạng hoạt động trong hơn 3 năm, từ năm 2012 đến tháng 6 năm 2015; dữ liệu sơ cấp được thu thập trong thời gian thực tập từ ngày 26/02/2016 đến ngày 28/04/2016.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp

Khóa luận xây dựng nền tảng nghiên cứu dựa trên hệ thống giáo trình chuyên ngành quản trị nhân lực và tuyển dụng:

  • Khái niệm quản trị nhân lực: Tiếp cận theo quy trình của GS.TS. Trần Thị Kim Dung (2011, Quản trị nguồn nhân lực) và định nghĩa của TS. Nguyễn Ngọc Quân, ThS. Nguyễn Vân Điềm (2012, Giáo trình Quản trị nhân lực, NXB Đại học Kinh tế Quốc dân). Quản trị nhân lực được hiểu là tổng hợp các hoạt động tạo ra, duy trì, phát triển và sử dụng hiệu quả nguồn nhân lực nhằm đạt mục tiêu của tổ chức.
  • Khái niệm và quy trình tuyển dụng, tuyển mộ, tuyển chọn: Tác giả sử dụng khung khái niệm chuẩn từ Giáo trình Tuyển dụng nhân lực của TS. Mai Thanh Lan (2014, NXB Thống kê). Tuyển mộ là quá trình tìm kiếm, thu hút ứng viên; tuyển chọn là quá trình đánh giá năng lực ứng viên để lựa chọn người phù hợp nhất.
  • Hệ thống văn bản quy phạm pháp luật: Bộ luật Lao động Việt Nam, Luật Công đoàn và các quy định của Nhà nước về tuyển dụng, tiền lương tối thiểu, bảo hiểm xã hội, an toàn lao động và bình đẳng giới.
  • Hệ thống chỉ tiêu đánh giá tuyển dụng: Phân định thành chỉ tiêu định lượng (chi phí cho từng kênh, chi phí trung bình/ứng viên, tổng hồ sơ, tỷ lệ đạt sơ loại, tỷ lệ tuyển nội bộ, tỷ lệ hoàn thành kế hoạch, tỷ lệ hội nhập thành công, tỷ lệ trúng tuyển, tỷ lệ từ chối nhận việc, tỷ lệ nghỉ việc của nhân viên mới) và chỉ tiêu định tính (sự phù hợp văn hóa doanh nghiệp, mức độ hài lòng, thái độ làm việc, mức độ gắn kết).

Phương pháp thu thập và xử lý dữ liệu được triển khai kết hợp giữa nguồn sơ cấp và thứ cấp:

  • Dữ liệu sơ cấp:
    • Phương pháp điều tra bảng hỏi: Nhằm nhận diện các nhân tố ảnh hưởng và đánh giá của nhân viên về quy trình tuyển dụng. Thời gian khảo sát từ ngày 01/03/2016 đến ngày 08/03/2016. Tổng số phiếu phát ra là 25 phiếu cho Giám đốc nhân sự, chuyên viên tuyển dụng, cán bộ nhân viên và nhân viên mới; thu về 23 phiếu, trong đó có 20 phiếu hợp lệ và 3 phiếu không hợp lệ. Dữ liệu được xử lý, định lượng bằng phần mềm Microsoft Excel.
    • Phương pháp phỏng vấn trực tiếp: Thực hiện với Trưởng phòng Nhân sự, Chuyên viên tuyển dụng (Dương Công Tuyến), Trưởng phòng Phát triển thị trường theo bộ câu hỏi chuẩn bị sẵn.
  • Dữ liệu thứ cấp: Thu thập từ Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh (2012–2014), báo cáo cơ cấu nhân lực, số liệu chi phí và kết quả tuyển dụng (2012–tháng 6/2015) do Phòng Hành chính – Nhân sự cung cấp, kết hợp các tài liệu từ báo chuyên ngành (Lao động và Xã hội, Thời báo Kinh tế).
  • Phương pháp xử lý dữ liệu: Phương pháp thống kê - so sánh (tương đối, tuyệt đối qua các năm), phương pháp phân tích tổng hợp và phương pháp đánh giá thực tiễn.

Nội dung chính theo từng chương

Chương 1: Tổng quan nghiên cứu đề tài

Chương 1 xác định tính cấp thiết của đề tài trên cả hai phương diện lý luận và thực tiễn tại doanh nghiệp vận tải. Tác giả tiến hành tổng quan các công trình nghiên cứu khóa luận/luận văn tốt nghiệp có liên quan trước đó tại Trường Đại học Thương Mại:

  • Luận văn của Vũ Thị Mai Trang (2014) về tuyển dụng tại Công ty TNHH Winmark Việt Nam (tập trung vào nhân tố ảnh hưởng nhưng thiếu giải pháp mở rộng kênh và giảm chi phí).
  • Luận văn của Nguyễn Thị Hồng Nhung (2014) tại Công ty CP Thực phẩm Minh Dương (đánh giá quy trình rõ ràng nhưng phân tích nhân tố còn chung chung).
  • Khóa luận của Nguyễn Thị Hồng Thương (2015) tại Công ty CP Thương mại FPT (số liệu đầy đủ nhưng hướng tiếp cận giải pháp khác biệt).

Từ việc chỉ ra khoảng trống nghiên cứu, tác giả khẳng định tính độc lập của đề tài tại Công ty Cổ phần Vận tải Hùng Gia, đồng thời công bố mục tiêu, nhiệm vụ, đối tượng, phạm vi, phương pháp nghiên cứu và bố cục 4 chương của khóa luận.

Chương 2: Tóm lược một số vấn đề lý luận cơ bản về tuyển dụng nhân lực

Chương 2 hệ thống hóa cơ sở lý thuyết chuyên ngành:

  • Khái niệm và bản chất: Làm rõ mối quan hệ giữa quản trị nhân lực, tuyển dụng, tuyển mộ và tuyển chọn.
  • Nội dung quy trình tuyển dụng:
    • Lập kế hoạch: Phân tích 3 mô hình xây dựng kế hoạch nhân sự (từ dưới lên, từ trên xuống, hỗn hợp) và các nội dung chuẩn bị (phương án truyền thông, thành lập hội đồng, dự toán ngân sách).
    • Tuyển mộ: So sánh ưu - nhược điểm của nguồn nội bộ và nguồn bên ngoài; phân tích phương pháp thông báo tuyển dụng 3 bước (xác định đối tượng, thiết kế thông báo, triển khai đăng tuyển).
    • Tuyển chọn: Quy trình xử lý hồ sơ, các hình thức thi tuyển (tự luận, trắc nghiệm, tay nghề), quy trình phỏng vấn 5 bước (Thiết lập quan hệ -> Khai thác thông tin chiếm 65-70% thời lượng -> Mô tả công việc -> Giới thiệu doanh nghiệp -> Kết thúc), đánh giá ứng viên, ra quyết định tuyển chọn và công tác hội nhập nhân viên mới (về công việc và môi trường văn hóa).
  • Hệ thống tiêu chí đánh giá và nhân tố ảnh hưởng: Xác lập hệ thống chỉ tiêu định lượng, định tính; phân tích 6 nhóm nhân tố môi trường tác động gồm luật pháp, cạnh tranh thị trường lao động, ngành nghề kinh doanh, chính sách nhân sự, văn hóa doanh nghiệp và năng lực tài chính.

Chương 3: Phân tích thực trạng tuyển dụng nhân lực tại Công ty Cổ phần Vận tải Hùng Gia

Chương 3 phân tích chi tiết dữ liệu thực tế tại doanh nghiệp:

  • Tổng quan doanh nghiệp: Công ty thành lập ngày 11/10/1999 (Giấy phép 48/GP-HD do UBND TP. Hải Phòng cấp), hợp tác giữa Công ty AC electronic (Singapore) và đối tác Việt Nam. Trụ sở tại 53/60 Phan Bội Châu, Q. Hồng Bàng, Hải Phòng; có chi nhánh tại TP.HCM (thành lập 2006, hạch toán độc lập từ 2008). Doanh nghiệp vận hành hệ thống xe buýt (tuyến 64, 74, 80), xe tour du lịch và xe giường nằm chất lượng cao tuyến Hải Phòng đi các tỉnh Tây Bắc (Lào Cai, Lai Châu, Điện Biên, Hà Giang, Sơn La). Cơ cấu tổ chức theo mô hình trực tuyến - chức năng gồm 2 trung tâm (Trung tâm Tuyến, Trung tâm Bus-Tour) và các phòng ban chuyên môn.
Chỉ tiêu tài chính Đơn vị Năm 2012 Năm 2013 Năm 2014 So sánh 2013/2012 So sánh 2014/2013
Tổng doanh thu Tỷ đồng 60,20 68,29 76,67 +8,08 +8,38
Tổng chi phí Tỷ đồng 55,36 62,85 58,98 +7,49 -3,87
Lợi nhuận gộp Tỷ đồng 14,43 16,37 18,89 +1,94 +2,52
Lợi nhuận thuần Tỷ đồng 5,29 5,55 7,61 +0,26 +2,06
Tỷ suất lợi nhuận % 8,78 8,12 9,29 -0,66 +1,17
Tỷ suất chi phí % 6,79 6,88 9,49 +0,09 +2,16
  • Tình hình nhân lực: Tổng lao động tăng từ 268 người (2012) lên 389 người (2013), 415 người (2014) và đạt 503 người (tháng 6/2015). Cơ cấu lao động theo giới tính năm 2015 tương đối cân bằng (Nam 49% - 245 người; Nữ 51% - 258 người). Lao động trẻ từ 20–28 tuổi chiếm 68%. Tỷ trọng lao động phổ thông giảm 18,89% trong giai đoạn 2012–6/2015. Bộ phận Hành chính – Nhân sự năm 2014 có 9 người (2 Thạc sĩ, 6 Đại học, 1 Cao đẳng).
Bộ phận chuyên môn (Tháng 06/2015) Số lượng (người) Tỷ lệ cơ cấu (%)
Bộ phận Hành chính nhân sự 10 2,04
Bộ phận Kế toán công ty và 2 trung tâm 45 9,20
Bộ phận Kiểm soát chất lượng 11 2,05
Bộ phận Kỹ thuật 40 8,20
Bộ phận Kiểm soát nội bộ 2 0,40
Bộ phận Mua hàng 6 1,00
Bộ phận Lái xe, tiếp viên 325 66,50
Bộ phận Marketing / Kinh doanh 37 7,60
Bộ phận Điều độ 2 trung tâm 14 2,90
  • Thực trạng quy trình tuyển dụng: Quy trình chuẩn gồm 6 bước: Xác định nhu cầu -> Đăng thông báo -> Thu nhận và xử lý hồ sơ -> Phỏng vấn -> Ra quyết định -> Hội nhập. Kế hoạch tuyển dụng thường lập trước 10 ngày. Năm 2014, công ty có nhu cầu tuyển 4 QA, 5 nhân viên kinh doanh tour, 8 thợ sửa chữa ô tô và 3 chuyên viên tuyển dụng.
Chỉ tiêu tuyển dụng Năm 2012 Năm 2013 Năm 2014 Tháng 6/2015
Tổng số hồ sơ tiếp nhận 881 1.001 958 1.287
Số lượng hồ sơ qua sơ loại 686 589 648 725
Số lượng tuyển dụng thực tế 239 179 256 276
  • Nguồn và phương pháp tuyển mộ: Kênh website/mạng xã hội chiếm 56%, giới thiệu nội bộ chiếm 32%, hội chợ việc làm chiếm 8%, trung tâm giới thiệu việc làm chiếm 4%. Ngân sách tuyển dụng hàng năm khoảng 120 triệu đồng (năm 2015 tuyển 55 người, chi phí bình quân hơn 2 triệu đồng/ứng viên đã bao gồm đào tạo). Chi phí cho khối kỹ thuật chiếm tỷ trọng áp đảo (80,5% năm 2012; 87,9% năm 2013; 85,4% năm 2014).
  • Phương pháp và kết quả phỏng vấn: Phỏng vấn theo mẫu chiếm 48%, phỏng vấn không chỉ dẫn chiếm 24%, phỏng vấn tình huống chiếm 16%, phỏng vấn căng thẳng chiếm 12%. Đánh giá hình thức phỏng vấn: Tốt/Rất tốt chiếm 56%, Khá/Trung bình chiếm 40%, Yếu chiếm 4%. Đánh giá phương pháp phỏng vấn: Tốt/Rất tốt chiếm 44%, Khá chiếm 40%.
  • Đánh giá của nhân viên về hội nhập: Rất hài lòng 4%, Hài lòng 36%, Bình thường 52%, Không hài lòng 8% (do tiêu chí đánh giá chưa rõ ràng, còn mang tính cảm tính).

Chương 4: Đề xuất một số giải pháp nhằm nâng cao chất lượng tuyển dụng nhân lực tại Công ty Cổ phần Vận tải Hùng Gia

Chương 4 vạch ra định hướng và nhóm giải pháp hoàn thiện:

  • Định hướng kế hoạch năm 2016: Duy trì tốc độ tăng trưởng doanh thu 12–19%, phát triển thị trường mới chiếm 25% tổng doanh thu.
  • Kế hoạch nhân sự năm 2016: Xác định tổng nhu cầu nhân sự cần tuyển bổ sung là 31 người cho các phòng ban trực thuộc.
Đơn vị / Phòng ban Nhân sự hiện có Tổng nhu cầu Số lượng cần tuyển thêm
Ban lãnh đạo 2 2 0
Phòng Kinh doanh 46 57 10
Phòng Nhân sự 3 5 3
Phòng Kế toán 3 7 4
Phòng Đào tạo 29 33 4
Phòng Hồ sơ 7 11 4
Phòng Hành chính 3 6 3
Phòng Kiểm soát 4 8 5
Tổng cộng 97 129 31
  • Giải pháp đề xuất:
    1. Nâng cao hiệu quả sử dụng chi phí tuyển dụng: Sử dụng công thức tính chi phí trên số lượng ký hợp đồng chính thức và tỷ lệ % ứng viên/chi phí tuyển dụng; ưu tiên kênh tuyển dụng miễn phí cho vị trí đơn giản, chỉ dùng headhunt cho vị trí cấp cao.
    2. Hoàn thiện quá trình phỏng vấn, thi tuyển: Chuẩn hóa bộ câu hỏi trắc nghiệm chuyên môn, chỉ số IQ/EQ, xây dựng thang đo đánh giá ứng viên khách quan.
    3. Nâng cao chất lượng ra quyết định tuyển dụng: Giảm thiểu sự thiên vị cá nhân, dựa trên tổng hợp điểm phiếu đánh giá tiêu chí.
    4. Hoàn thiện công tác đánh giá và hội nhập: Xây dựng hệ thống chỉ tiêu đo lường sau tuyển dụng, chuẩn hóa chương trình đào tạo hội nhập kỹ năng mềm và chuyên môn.
    5. Các giải pháp bổ trợ: Thành lập tổ chức công đoàn, củng cố văn hóa doanh nghiệp (tổ chức du lịch, sự kiện nội bộ) và thực hiện chính sách đãi ngộ, thưởng nóng minh bạch.

Kết quả và đóng góp

Văn bản khóa luận đã cung cấp bức tranh số liệu xác thực về hoạt động tuyển dụng của doanh nghiệp vận tải:

  • Minh chứng sự tăng trưởng quy mô lao động từ 268 người (2012) lên 503 người (tháng 6/2015), phản ánh sự mở rộng tuyến vận tải đường dài Tây Bắc và mạng lưới xe buýt nội tỉnh.
  • Lượng hóa các kênh tuyển mộ với tỷ trọng cụ thể: 56% qua website/mạng xã hội, 32% qua người quen giới thiệu, 8% hội chợ việc làm, 4% trung tâm giới thiệu việc làm.
  • Phân tích cơ cấu chi phí tuyển dụng cho thấy sự mất cân đối khi khối kỹ thuật, lái xe - phụ xe chiếm trên 80% đến 87,9% tổng chi phí tuyển dụng qua các năm (2012–2014).
  • Chỉ ra các lỗ hổng thực tiễn: Khâu đánh giá ứng viên còn mang tính cảm tính dẫn đến 8% nhân viên không hài lòng; doanh nghiệp chưa xây dựng hệ thống chỉ tiêu đánh giá tuyển dụng định lượng sau tuyển dụng.

Về mặt đóng góp học thuật và ứng dụng, đề tài là công trình khảo sát đầu tiên về chất lượng tuyển dụng tại Công ty Cổ phần Vận tải Hùng Gia, cung cấp bảng chỉ tiêu kế hoạch nhân lực chi tiết năm 2016 (tuyển thêm 31 nhân sự) và các tiêu chuẩn kiểm soát chi phí thực tế cho ban lãnh đạo công ty.

Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp

Khóa luận chỉ rõ các hạn chế từ thực tiễn và phạm vi dữ liệu:

  • Quá trình đánh giá ứng viên để ra quyết định tuyển dụng cuối cùng trong doanh nghiệp còn gặp khó khăn, thiếu thang đo chuẩn hóa nên dễ phát sinh ý kiến trái chiều giữa các thành viên hội đồng.
  • Công ty chưa thiết lập được quy trình khoa học để đánh giá hiệu quả tuyển dụng sau giai đoạn thử việc và hội nhập nhằm phát hiện lỗ hổng quy trình.
  • Thị trường lao động ngành dịch vụ vận tải và cung ứng nhân lực có tính cạnh tranh cao, nguồn tuyển bên ngoài dồi dào về số lượng nhưng chất lượng chuyên môn và ngoại ngữ chưa đáp ứng kịp yêu cầu mở rộng.
  • Hướng nghiên cứu tiếp theo cần mở rộng phạm vi khảo sát quy mô mẫu lớn hơn (ngoài 20 phiếu hợp lệ ban đầu), đồng thời hoàn thiện hệ thống văn bản hóa kế hoạch tuyển dụng chi tiết cho các năm tiếp theo.

Giá trị tham khảo

Khóa luận có giá trị tham khảo thiết thực đối với:

  • Sinh viên chuyên ngành Quản trị Nhân lực, Quản trị Kinh doanh thực hiện đề tài tốt nghiệp liên quan đến quy trình tuyển mộ, tuyển chọn tại doanh nghiệp dịch vụ/vận tải.
  • Các nhà quản trị nhân sự, cán bộ tuyển dụng tại các doanh nghiệp vừa và nhỏ tham khảo phương pháp phân bổ chi phí tuyển dụng giữa khối văn phòng và khối kỹ thuật/vận hành.
  • Bộ phận nhân sự tham khảo mẫu phân tích quy trình phỏng vấn 5 bước và bảng theo dõi chỉ tiêu hồ sơ sơ loại qua các năm.

Câu hỏi thường gặp

1. Cơ cấu nhân lực của Công ty Cổ phần Vận tải Hùng Gia tập trung lớn nhất ở bộ phận nào?
Theo số liệu thống kê tháng 06/2015, bộ phận Lái xe và tiếp viên chiếm tỷ trọng lớn nhất với 325 người (chiếm 66,50% tổng số lao động), tiếp theo là bộ phận Kế toán (45 người - 9,20%) và Kỹ thuật (40 người - 8,20%).

2. Nguồn tuyển mộ nào được công ty sử dụng phổ biến nhất và hiệu quả đạt được ra sao?
Nguồn thông báo tuyển dụng trên các trang web điện tử và mạng xã hội chiếm tỷ trọng cao nhất (56%), tiếp đến là qua sự giới thiệu của người trong công ty (32%). Tuy nhiên, tỷ lệ hồ sơ đạt chất lượng qua vòng sơ loại từ kênh website còn thấp do công ty chưa tiếp cận đúng đối tượng mục tiêu.

3. Khảo sát thực tế về phương pháp phỏng vấn tại công ty ghi nhận kết quả như thế nào?
Khảo sát nhân viên cho thấy phương pháp phỏng vấn theo mẫu được áp dụng nhiều nhất (chiếm 48%), phỏng vấn không chỉ dẫn chiếm 24%, phỏng vấn tình huống chiếm 16% và phỏng vấn căng thẳng chiếm 12%.

4. Kế hoạch tuyển dụng nhân sự bổ sung của công ty cho năm 2016 đặt ra mục tiêu bao nhiêu người?
Theo bảng kế hoạch nhân sự năm 2016, công ty dự kiến tăng tổng quy mô từ 97 người lên 129 người, tương ứng nhu cầu tuyển thêm 31 nhân viên (trong đó Phòng Kinh doanh cần tuyển nhiều nhất là 10 người, Phòng Kiểm soát tuyển 5 người, Kế toán 4 người, Đào tạo 4 người, Hồ sơ 4 người, Nhân sự 3 người, Hành chính 3 người).

Kết luận

Khóa luận tốt nghiệp của sinh viên Nguyễn Thị Huệ đã hoàn thành việc hệ thống hóa lý luận và đánh giá toàn diện thực trạng tuyển dụng tại Công ty Cổ phần Vận tải Hùng Gia giai đoạn 2012 – tháng 6/2015. Thông qua các dữ liệu định lượng và khảo sát thực tế, tác giả chỉ rõ ưu điểm về quy trình cùng các tồn tại về chi phí khối kỹ thuật và tính cảm tính trong đánh giá ứng viên. Hệ thống giải pháp đề xuất về kiểm soát ngân sách, chuẩn hóa thi tuyển - phỏng vấn và kế hoạch nhân sự năm 2016 mang tính ứng dụng cao, hỗ trợ đắc lực cho mục tiêu mở rộng kinh doanh của doanh nghiệp.