CHƯƠNG 1 NHỮNG VẤN ĐỀ LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ THÔNG TIN KẾ TOÁN VÀ TỔ CHỨC THÔNG TIN KẾ TOÁN 1. KHÁI QUÁT VỀ THÔNG TIN KẾ TOÁN 1. Khái niệm và vai trò của thông tin kế toán a. Khái niệm về thông tin kế toán * Khái niệm về thông tin Từ điển tiếng Việt định nghĩa: “Thông tin là truyền tin cho nhau để biết”.
Thông tin có thể được tiếp nhận qua việc thu thập và xử lý dữ liệu … giúp tăng thêm sự nhận thức và hiểu biết của con người về một sự kiện, một hiện tượng nào đó. Nói một cách khác: “Thông tin là những dữ kiện, con số, hình ảnh … đã được xử lý, mang ý nghĩa phù hợp với nhu cầu cụ thể của người sử dụng” [7, tr.14] * Khái niệm về thông tin kế toán Trước hết cần hiểu khái niệm Hệ thống thông tin kế toán bao gồm nguồn nhân lực, các phương tiện, các phương pháp kế toán được tổ chức khoa học nhằm tạo lập và cung cấp thông tin kế toán cho người sử dụng. Do đó, có thể hiểu: “Thông tin kế toán là những thông tin có được do hệ thống thông tin kế toán xử lý và cung cấp đáp ứng theo nhu cầu của người sử dụng”. Thông tin kế toán có những tính chất sau: Là thông tin kế toán tài chính Là thông tin hiện thực, đã xảy ra Là thông tin có độ tin cậy vì mọi số liệu kế toán đều phải có chứng từ hợp lý, hợp lệ Luan van 9 Là thông tin có giá trị pháp lý b.
Vai trò của thông tin kế toán Hoạt động kinh doanh của bất kỳ một doanh nghiệp nào cũng đều có liên hệ đến nhiều đối tượng: từ người quản lý tại đơn vị đến các đối tượng bên ngoài, như: Nhà nước, các tổ chức tài chính … Mỗi đối tượng trên có những nhu cầu thông tin riêng cần quan tâm. Do vậy, xem xét vai trò của thông tin kế toán cần xem xét theo từng nhóm đối tượng riêng biệt. Có thể thấy vai trò của thông tin kế toán thể hiện qua hai nhóm đối tượng chính là các nhà quản lý ở doanh nghiệp và các đối tượng khác bên ngoài doanh nghiệp. Cụ thể: * Đối với các nhà quản lý ở doanh nghiệp: Thông tin kế toán có vai trò rất quan trọng trong công tác quản lý.
+ Giúp nhà quản lý ở doanh nghiệp kiểm tra, kiểm soát toàn bộ số tài sản hiện có, tình hình biến động và sử dụng các tài sản trong hoạt động kinh doanh theo đúng các mục tiêu đã định, tránh tình trạng thất thoát hay sử dụng lãng phí tài sản. + Giúp nhà quản lý kiểm tra, kiểm soát tình hình sử dụng các khoản vay nợ, tình hình huy động và sử dụng vốn chủ sở hữu, qua đó đánh giá tình hình thực hiện nghĩa vụ của đơn vị đối với người cho vay, nhà nước, người lao động và các tổ chức khác. + Thông qua thông tin do kế toán cung cấp, nhà quản lý có thể xây dựng các kế hoạch ngắn hạn và dài hạn trong hoạt động đầu tư và huy động vốn, xây dựng các chiến lược và chính sách kinh doanh phù hợp. + Là cơ sở để các nhà quản lý ra các quyết định liên quan đến tài sản và nguồn vốn của mình.
Có thể thấy: thông tin kế toán phục vụ cho nhóm đối tượng này phục vụ đắc lực cho hoạt động quản trị doanh nghiệp: từ công tác hoạch định đến Luan van 10 việc tổ chức, đánh giá, kiểm soát và ra quyết định. * Đối với các đối tượng bên ngoài doanh nghiệp: Nhu cầu thông tin kế toán của các đối tượng này thường khác nhau do sự khác biệt về lợi ích kinh tế, nhưng chung qui lại có hai nhóm. Một là nhu cầu thông tin phục vụ cho công tác quản lý nền kinh tế. Hai là nhu cầu thông tin phục vụ cho lợi ích riêng lẽ của các tổ chức kinh tế hay cá nhân có liên quan đến doanh nghiệp.
Cụ thể: - Đối với Nhà nước: Trong nền kinh tế thị trường, Nhà nước quản lý các tổ chức kinh tế trên cơ sở hệ thống luật pháp nên rất cần thông tin kế toán để kiểm tra, kiểm soát tình hình tuân thủ pháp luật của các tổ chức. Thông tin kế toán về tình hình hoạt động của các doanh nghiệp còn là cơ sở để các cơ quan quản lý nhà nước đánh giá tổng hợp thực trạng hoạt động của mỗi ngành, mỗi địa phương, mỗi khu vực kinh tế và toàn nền kinh tế; qua đó xây dựng các chính sách kinh tế vĩ mô phù hợp, đặc biệt là các chính sách về thuế. - Đối với các đối tượng khác: thông tin kế toán là cơ sở để ngân hàng, nhà đầu tư, nhà cung cấp và nhiều đối tượng có liên quan đánh giá thực trạng tài chính, hiệu quả hoạt động cũng như khả năng thanh toán các khoản nợ vay của các tổ chức kinh tế. Qua đó, có thể đưa ra những quyết định thích hợp về hợp tác kinh tế đối với từng tổ chức kinh tế.
Yêu cầu đối với thông tin kế toán Để phát huy vai trò của mình, thông tin kế toán cung cấp phải đáp ứng những yêu cầu sau đây: - Thông tin kế toán cung cấp phải bảo đảm tính thống nhất về nội dung và phương pháp tính toán. Cụ thể là: + Đối với thông tin kế toán tài chính, cần tuần thủ theo các nguyên tắc kế toán chung đã được chấp nhận để bảo đảm tính so sánh của thông tin khi Luan van 11 công bố ra bên ngoài. Khi đó, mọi tổ chức và cá nhân có thể đọc, hiểu và sử dụng thông tin kế toán trong việc ra quyết định. + Đối với thông tin kế toán quản trị, cần thống nhất với tài liệu kế hoạch hoặc các qui định bên trong nội bộ để thuận lợi cho việc quản lý các hoạt động ở đơn vị.
- Thông tin kế toán cung cấp phải phản ánh trung thực và khách quan thực tế hoạt động của đơn vị. Không nên quan niệm việc ghi sổ kế toán là chỉ để đối phó với những yêu cầu của Nhà nước, mà phải xem kế toán như là kim chỉ nam của người quản lý trong mọi hoạt động. Có như vậy, đơn vị mới khắc phục được tồn tại, phát huy những thế mạnh để đạt được mục đích với hiệu quả cao. - Thông tin kế toán cung cấp phải phản ánh kịp thời các hoạt động kinh tế tài chính xảy ra.
Mọi sự chậm trễ của thông tin đều bất lợi cho đơn vị, thông tin chậm trễ sẽ không còn tác dụng hoặc giảm phần lớn tác dụng. Yêu cầu này đòi hỏi kế toán phải được tổ chức khoa học và ứng dụng các tiến bộ của khoa học kỹ thuật vào công tác kế toán. - Thông tin kế toán cung cấp phải phản ánh đầy đủ, toàn diện về mọi hoạt động kinh tế, tài chính của đơn vị. Chỉ khi được cung cấp thông tin một cách đầy đủ, toàn diện về mọi hoạt động kinh tế tài chính của đơn vị, người quản lý mới có thể đưa ra những quyết định thích hợp, có phương hướng chỉ đạo đúng đắn với hoạt động của đơn vị.
- Thông tin kế toán cung cấp phải rõ ràng, dễ hiểu, bảo đảm cho các đối tượng sử dụng đều có thể nhận thức đúng đắn hoạt động và kết quả hoạt động của đơn vị, thực hiện việc kiểm tra, kiểm soát hoạt động của đơn vị. KHÁI QUÁT VỀ TỔ CHỨC THÔNG TIN KẾ TOÁN Để có thể cung cấp thông tin kế toán một cách đầy đủ, chính xác, kịp thời, việc tổ chức thông tin kế toán tại một doanh nghiệp cần được tổ chức Luan van 12 theo một quy trình chặt chẽ và khoa học, bao gồm từ thu nhận, xử lý đến cung cấp thông tin kinh tế tài chính hữu ích cho người sử dụng. Tổ chức thông tin kế toán theo một quy trình hợp lý, khoa học, phù hợp với đặc điểm tổ chức quản lý của đơn vị sẽ góp phần làm tăng hiệu quả công tác quản lý và chất lượng của thông tin kế toán. Thu nhận thông tin ban đầu Đây là giai đoạn đầu tiên của quy trình kế toán, thực hiện chức năng thu thập các dữ liệu liên quan đến các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh trong doanh nghiệp.
Các nghiệp vụ kinh tế trong giai đoạn này được phân chia thành 2 nhóm: bên trong và bên ngoài. Các nghiệp vụ kinh tế bên ngoài liên quan đến các giao dịch giữa doanh nghiệp với các chủ thể độc lập ngoài doanh nghiệp như: người mua, người bán, ngân hàng, nhà nước và các cá nhân, tổ chức khác. Các nghiệp vụ kinh tế bên trong chính là quá trình kinh doanh diễn ra trong doanh nghiệp. Kế toán xem các nghiệp vụ kinh tế như là những dữ liệu đầu vào của quá trình kế toán.
Để thực hiện công việc này, kế toán sử dụng phương pháp chứng từ kế toán, đó là phương pháp “sao chụp” các nghiệp vụ kinh tế tài chính hình thành ở đơn vị. Theo đó, các dữ liệu đầu vào sẽ được thể hiện trên các chứng từ kế toán, đây là minh chứng khách quan cho sự hình thành các nghiệp vụ kinh tế và qua đó là cơ sở cho việc bảo vệ tài sản, giải quyết các mối quan hệ pháp lý liên quan đến nghiệp vụ kinh tế. Chứng từ được xem là đầu vào của hệ thống thông tin kế toán và là cơ sở cho quá trình xử lý thông tin ở bước tiếp theo của quy trình kế toán. *Việc lập chứng từ kế toán cần tuân thủ các nguyên tắc sau: Việc lập chứng từ kế toán phải đảm bảo yêu cầu: trung thực, chính xác, kịp thời, đầy đủ và về nội dung phải đảm bảo tính hợp lệ, hợp pháp.
Cụ thể: - Tất cả các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh liên quan đến hoạt Luan van 13 động của đơn vị kế toán đều phải lập chứng từ kế toán. - Chứng từ kế toán phải lập rõ ràng, đầy đủ, kịp thời, chính xác theo nội dung quy định trên mẫu. - Nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính trên chứng từ kế toán không được viết tắt, không được tẩy xóa, sửa chữa. - Chứng từ kế toán phải lập đủ số liên quy định.
- Người lập, người ký duyệt và những người khác ký tên trên chứng từ kế toán phải chịu trách nhiệm về nội dung của chứng từ kế toán Như vậy, thu thập thông tin thông qua việc lập chứng từ là bước đầu tiên của quy trình kế toán. Nó ảnh hưởng đầu tiên và trực tiếp đến chất lượng các khâu sau của công tác kế toán cũng như ảnh hưởng đến chất lượng thông tin kế toán.