CHƯƠNG 1 TỔNG QUAN VỀ CÔNG TÁC QUẢN LÝ DỰ ÁN ĐẦU TƯ TRONG GIAI ĐOẠN CHUẨN BỊ ĐẦU TƯ 1.1 Khái quát chung về công tác quản lý dự án đầu tư xây dựng công trình Trước hết, cần phải hiểu Quản lý dự án (Project Management – PM) là gì? Quản lý dự án là một nghề, thuật ngữ quản lý dự án được dùng đế miêu tả một hoạch định về việc tổ chức trong việc quản lý những hoạt động đang diễn ra. Những hoạt động này thường được gọi là quản lý theo dự án. Định nghĩa về quản lý dự án là một việc rất khó, tuy nhiên có thể hiểu quản lý dự án như sau: Theo lý thuyết hệ thống thì: “Quản lý dự án là điều khiển một quá trình hoạt động của hệ thống trong một quỹ đạo mong muốn, nhằm đạt được mục đích cuối cùng là tạo ra các sản phẩm như mục tiêu đề ra” [1]. Như vậy, theo cách này quản lý dự án là điều khiển một hệ thống đã có trước, với một loạt các điều kiện ràng buộc, các nguyên tắc, các phát sinh xảy ra trong quá trình sản xuất.
Ben Obinero Uwakweh (Trường Đại học Cincinnati – Mỹ): 5 “Quản lý dự án là sự lãnh đạo và phối hợp các nguồn lực và vật tư để đạt được các mục tiêu định trước về: Phạm vi, chi phí, thời gian, chất lượng và sự hài lòng của các bên tham gia. Đó là sự điều khiển các hoạt động của một hệ thống (dự án) trong một quỹ đạo mong muốn. Với các điểu kiện ràng buộc và các mục tiêu định trước” [2]. Theo Viện quản lý dự án quốc tế PMI (2007): “Quản lý dự án chính là sự áp dụng các hiểu biết, khả năng, công cụ và kỹ thuật vào một tập hợp rộng lớn các hoạt động nhằm đáp ứng yêu cầu của một dự án cụ thể” [3].
Tóm lại: Quản lý dự án là việc áp dụng những hiểu biết , kỹ năng, công cụ, kỹ thuật vào hoạt động dự án nhằm đạt được những yêu cầu và mong muốn từ dự án. Để thực hiện mục tiêu dự án, các nhà đầu tư phải lên kế hoạch tổ chức, chỉ đạo, phối hợp, điều hành, khống chế và định giá toàn bộ quá trình từ lúc bắt đầu đến lúc kết thúc dự án. Quản lý dự án còn là quá trình lập kế hoạch tổng thể, điều phối thời gian, nguồn lực và giám sát quá trình phát triển của dự án từ khi bắt đầu đến khi kết thúc nhằm đảm bảo cho dự án hoàn thành đúng thời hạn, trong phạm vi ngân sách được duyệt và đạt được các yêu câu đã định về kỹ thuật và chất lượng sản phẩm dịch vụ, bằng những phương pháp và điều kiện tốt nhất cho phép. Quản lý dự án là một trong các kỹ năng tiên tiến và hiện đại đang được áp dụng có hiệu quả trên thế giới và tại Việt Nam.
Mỗi dự án có địa điểm khác nhau, không gian và thời gian khác nhau, thậm chí trong quá trình thực hiện dự án còn có sự thay đổi mục tiêu, ý tưởng từ chủ đầu tư. Cho nên việc điều hành quản lý dự án cũng luôn thay đổi linh hoạt, không có công thức nhất định. Trong khoảng một thập niên trở lại đây, cùng với xu hướng hội nhập khu vực hóa, toàn cầu hóa trong mọi lĩnh vực kinh tế và cả lĩnh vực đầu tư xây dựng. Công tác quản lý đầu tư xây dựng ngày càng trở nên phức tạp đòi hỏi phải có sự phối hợp của nhiều cấp, nhiều ngành, nhiều đối tác và nhiều bộ môn liên quan.
Do đó, công tác quản lý dự án đầu tư xây dựng đòi hỏi phải có sự phát triển sâu rộng, và mang tính chuyên nghiệp hơn mới có thể đáp ứng nhu cầu xây dựng các công trình dân dụng ở nước ta trong thời gian tới. Thực tiễn đó đã thúc đẩy sự ra đời một công việc mới mang tính chuyên nghiệp thực sự: Quản lý dự án – một nghề 6 đòi hỏi tính tổng hợp và chuyên nghiệp từ các tổ chức và cá nhân tham gia hoạt động tư vấn, kể cả trong nước và nước ngoài. Mỗi dự án đầu tư xây dựng đều có thời điểm bắt đầu và thời điểm kết thúc rõ ràng nên dự án có một vòng đời. Vòng đời của đự án (Project life cycle) bao gồm nhiều giai đoạn phát triển từ ý tưởng đến việc triển khai nhằm đạt được kết quả và đến khi kết thúc dự án.
Thông thường, các dự án đều có vòng đời bốn giai đoạn, bao gồm: Giai đoạn hình thành dự án; giai đoạn nghiên cứu phát triển; giai đoạn thực hiện & quản lý; giai đoạn kết thúc. Tiến trình công việc chính như: Xây dựng ý tưởng ban đầu, xác định qui mô và mục tiêu, đánh giá các khả năng, tính khả thi của dự án, xác định các nhân tố và cơ sở thực hiện dự án; 7 Hình 1.1Vòng đời của một dự án Thập niên qua, cùng với xu hướng hội nhập quốc tế trong các lĩnh vực kinh tế - xã hội của đất nước, trong đó có đầu tư xây dựng. Công tác quản lý ĐTXD giai đoạn này cũng trở nên phức tạp hơn và cần có sự phối hợp của nhiều cấp, nhiều ngành và đơn vị liên quan. Do đó đòi hỏi đơn vị được giao quản lý dự án ĐTXD phải có tính chuyên nghiệp mới đáp ứng yêu cầu xây dựng và phù hợp với điều kiện hiện nay.
Mỗi dự án ĐTXD có địa điểm và không gian thực hiện khác nhau, quá trình triển khai dự án cũng có những diễn biến riêng, đòi hỏi công tác quản lý cần linh hoạt nhưng phải tuân thủ các quy định của pháp luật để công trình đảm bảo chất lượng, an toàn, tiến độ và tiết kiệm chi phí. Có thể nói, quản lý dự án ĐTXD là một quá trình phức tạp, chịu nhiều tác động của yếu tố tự nhiên và xã hội, tuy nhiên mục tiêu chất lượng công trình luôn được đặt lên hàng đầu. Các dự án ĐTXD đều có một đặc điểm chung là có thời điểm bắt đầu và thời điểm kết thúc. Thông thường, quá trình của dự án gồm các giai đoạn sau: hình thành (trước khi có dự án), nghiên cứu phát triển (giai đoạn chuẩn bị đầu tư), thực hiện và kết thúc đầu tư, sau đầu tư.
Quá trình thực hiện dự án ĐTXD thường có sự tham gia của các chủ thể: nhà tài trợ, cơ quan quản lý Nhà nước, chủ đầu tư, ban quản lý dự án, các nhà thầu. Kinh nghiệm cho thấy, ở dự án nào đơn vị quản lý có đủ năng lực và tính chuyên nghiệp cao, quá trình quản lý tuân theo trình tự quy định thì chất lượng công trình sẽ bảo đảm. Dự án đầu tư xây dựng công trình được hiểu là các dự án đầu tư có liên quan tới hoạt động xây dựng cơ bản như xây dựng nhà cửa, đường xá, cầu cống,.Tuy nhiên cũng cần nhấn mạnh rằng, không phải tất cả các dự án đầu tư đều có liên quan tới hoạt động xây dựng cơ bản. Vì thế, đối với những dự án đầu tư không liên quan tới hoạt động xây dựng cơ bản không gọi là dự án đầu tư xây dựng.
Đầu tư xây dựng cơ bản là lĩnh vực quan trọng, giữ vai trò chủ yếu trong việc xây dựng cơ sở vật chất – kỹ thuật, thực hiện công nghiệp hóa, hiện đại hóa đất nước. Việt Nam, đất nước có 70% dân số hoạt động trong lĩnh vực nông nghiệp, nông thôn thì đầu tư xây dựng cơ bản trong lĩnh vực thủy lợi giữ vai trò rất quan trọng, nó là nền tảng để xây dựng cơ sở hạ tầng phục vụ phát triển nông nghiệp, nông thôn và nhiều ngành kinh tế khác. 8 Vai trò của Quản lý dự án trong đầu tư xây dựng: - Thông qua quản lý dự án có thể tránh được những sai sót trong những công trình lớn, phức tạp: Cùng với sự phát triển của khoa học kỹ thuật và không ngừng nâng cao đời sống nhân dân, nhu cầu xây dựng các dự án công trình quy mô lớn, phức tạp cũng ngày càng nhiều. Ví dụ, công trình xây dựng các doanh nghiệp lớn, các công trình thủy lợi, các trạm điện và các công trình phục vụ ngành hàng không.
Cho dù là nhà đầu tư hay người tiếp quản dự án đều khó gánh vác được những tổn thất to lớn do sai lầm trong quản lý gây ra. Thông qua việc áp dụng phương pháp quản lý dự án khoa học hiện đại giúp việc thực hiện các dự án công trình lớn, phức tạp đạt được mục tiêu đề ra một cách thuận lợi. - Áp dụng phương pháp quản lý dự án sẽ có thể khống chế, điều tiết hệ thống mục tiêu dự án: Nhà đầu tư (khách hàng) luôn có rất nhiều mục tiêu đối với một dự án công trình, những mục tiêu này tạo thành hệ thống mục tiêu của dự án. Trong đó, một số mục tiêu có thể phân tích định lượng, một số lại không thể phân tích định lượng.
Trong quá trình thực hiện dự án, thường chú trọng đến một số mục tiêu định lượng mà coi nhẹ những mục tiêu định tính. Chỉ khi áp dụng phương pháp quản lý dự án trong quá trình thực hiện dự án mới có thể tiến hành điều tiết, phối hợp, khống chế giám sát hệ thống mục tiêu tổng thể một cách có hiệu quả. Một dự án có quy mô lớn sẽ liên quan đến rất nhiều bên tham gia dự án như người tiếp quản dự án, khách hàng, đơn vị thiết kế, nhà cung ứng, các ban ngành chủ quản nhà nước và công chúng xã hội. Chỉ khi điều tiết tốt các mối quan hệ này mới có thể tiến hành thực hiện công trình dự án một cách thuận lợi.
- Quản lý dự án thúc đẩy sự trưởng thành nhanh chóng của các nhân lực chuyên ngành: Mỗi dự án khác nhau lại đòi hỏi phải có các nhân lực chuyên ngành khác nhau. Vì thế, quản lý dự án thúc đẩy việc sử dụng và phát triển nhân lực, giúp các nhân lực có thể phát huy đến mức cao nhất năng lực của họ. Nhu cầu vốn cho đầu tư xây dựng cơ bản nói chung và thủy lợi nói riêng là rất lớn. Trong điều kiện ngân sách Nhà nước còn nhiều khó khăn, nguồn vốn hỗ trợ phát triển chính thức (ODA) rất quan trọng.
Nguồn vốn ODA đã hỗ trợ đắc lực cho sự phát triển 9 cơ sở hạ tầng kinh tế - xã hội ở Việt Nam. Hàng loạt các dự án xây dựng cơ sở hạ tầng được đầu tư từ nguồn vốn này như nhà ở, đường giao thông, trường học, bệnh viện, công trình thủy lợi,. đã và đang được đưa vào sử dụng phát huy hiệu quả đầu tư.