CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ DỊCH VỤ VẬN CHUYỂN HÀNG HÓA NHẬP KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN 1.1 Tổng quan về dịch vụ vận chuyển hàng hóa nhập khẩu bằng đường biển. Khái niệm dịch vụ vận chuyển hàng hóa nhập khẩu bằng đường biển Theo Giáo trình Quản trị logistics kinh doanh (PGS. An Thị Thanh Nhàn , 2011) thì: “Vận chuyển hàng hoá, xét theo quan điểm quản trị logistics, là sự di chuyển hàng hoá trong không gian bằng sức người hay phương tiện vận tải nhằm thực hiện các yêu cầu của mua bán, dự trữ trong quá trình sản xuất kinh doanh.” Theo quy tắc mẫu về dịch vụ giao nhận vận tải của Liên đoàn quốc tế các hiệp hội giao nhận (FIATA) đưa khái niệm về lĩnh vực này như sau: “Giao nhận vận tải là bất kỳ dịch vụ nào liên quan đến vận chuyển, gom hàng, lưu kho, xếp dỡ, đóng gói hay phân phối hàng hóa cũng như các dịch vụ phụ trợ và tư vấn có liên quan đến các dịch vụ kể trên, kể cả các vấn đề hải quan, tài chính, mua bảo hiểm, thanh toán, thu thập chứng từ liên quan đến hàng hóa.” Theo luật thương mại Việt Nam (2005): “Dịch vụ giao nhận hàng hóa là hành vi thương mại, theo đó người làm dịch vụ giao nhận hàng hóa nhận hàng từ người gửi, tổ chức việc vận chuyển, lưu kho, lưu bãi, làm các thủ tục, giấy tờ và các dịch vụ khác có liên quan để giao hàng cho người nhận theo sự ủy thác của chủ hàng, của người vận tải, hoặc của người làm dịch vụ giao nhận khác” Từ các khái niệm trên, ta có thể thấy dịch vụ vận chuyển hàng hóa nhập khẩu bằng đường biển là các dịch vụ thương mại liên quan đến quá trình vận tải nhằm thực hiện việc di chuyển hàng hóa, bao gồm các hoạt động vận chuyển, lưu kho tại cảng biển, xếp dỡ hàng hóa, vận tải nội địa, tư vấn và hỗ trợ các thủ tục nhập khẩu, làm thủ tục hải quan để giao nhận vận chuyển hàng hóa từ nước người gửi đến nước người nhận bằng đường biển cho người nhận dựa trên cơ sở hợp đồng đã kí giữa khách hàng với doanh nghiệp hoặc người vận tải, người giao nhận khác. Đặc điểm của dịch vụ vận chuyển hàng hóa nhập khẩu bằng đường biển Dịch vụ vận chuyển hàng hóa nhập khẩu bằng đường biển nằm trong phạm vi của dịch vụ giao nhận vận chuyển hàng hóa quốc tế nên cũng có những đặc điểm đặc thù sau: Tính vô hình, tức trong quá trình vận chuyển các chủ hàng, người sử dụng dịch vụ không nhìn thấy, không cân đo đong đếm được như hàng hóa hữu hình.
Chỉ khi tiêu dùng rồi khách hàng mới có thể cảm nhận được chất lượng dịch vụ thông qua các tiêu chí như: thời gian vận chuyển nhanh hay chậm, tỷ lệ hoàn thành đúng đơn hàng,. Tính không lưu trữ, đây là một đặc điểm dễ nhận thấy của dịch vụ vận chuyển hàng hóa nhập khẩu bằng đường biển. Hoạt động vận chuyển chỉ có thể cung ứng khi xuất hiện nhu cầu của khách hàng nên người cung cấp dịch vụ giao nhận vận tải không có khả năng sản xuất hàng loạt dịch vụ vận chuyển. Dịch vụ vận chuyển cung ứng ra bao nhiêu thì được sử dụng hết bấy nhiêu, nên nó không có khả năng tồn kho.
6 Tính không sở hữu, đó là khi dịch vụ vận chuyển được thực hiện, với các công việc như bảo quản, xếp dỡ thì khách hàng chỉ nhận được kết quả là hàng hóa được di chuyển đến đích chứ không được giao quyền sở hữu với phương tiện vận tải, công vụ vận tải như tàu biển, xe tải. Tương tự hàng hóa được giao cho người vận chuyển nhưng quyền sở hữu hàng hóa lại không được chuyển giao trong hợp đồng vận chuyển. Người vận chuyển thay mặt người chủ hàng để di chuyển hàng hóa đến giao cho người nhận hàng. Tính không thể chia cắt – sản xuất đi đôi tiêu thụ, thể hiện sự đồng thời cả về không gian và thời gian giữa sản xuất và tiêu dùng dịch vụ vận chuyển.
Ví dụ, khi khách hàng thuê một người vận chuyển để đưa hàng hóa từ nơi này sang nơi khác thì khi hàng hóa được vận chuyển là lúc người vận chuyển đang cung cấp dịch vụ vận chuyển và khách hàng đang tiêu dùng dịch vụ vận chuyển được cung cấp. Sự đồng nhất về thời gian và không gian cung cấp dịch vụ được thể hiện ngay từ đầu quá trình cung cấp dịch vụ, đó là người vận chuyển cho nhân viên tới nơi khách hàng yêu cầu và bốc xếp hàng hóa lên phương tiện, vận chuyển hàng hóa đến nơi được yêu cầu và dỡ hàng hóa. Tính thay đổi, thể hiện ở việc dịch vụ vận chuyển không giống nhau giữa các lần sử dụng dịch vụ. Dù là cùng một nhân viên giao nhận vận chuyển, cùng một nhà cung cấp dịch vụ vận tải hay một loại hình dịch vụ, sản phẩm dịch vụ vận tải không bao giờ lặp lại do nhiều yếu tố như điều kiện thời tiết, trình độ của nhân viên, tâm lý của khách hàng,.
Tính thích ứng, do đặc điểm của sản phẩm vận tải là không có sản phẩm dở dang hay bán thành phẩm như các loại hàng hóa hữu hình nên dịch vụ vận tải luôn thích ứng với các yêu cầu thay đổi của người thuê. Ví dụ khi sử dụng dịch vụ tàu chợ, khách hàng có thể gửi hàng đến bất kì cảng nào nằm trong hành trình chuyên chở của tàu. Phân loại dịch vụ vận chuyển hàng hóa nhập khẩu bằng đường biển Dựa vào đối tượng vận chuyển (container), có thể chia nghiệp vụ vận chuyển hàng hóa nhập khẩu bằng đường biển thành các loại như sau: Vận chuyển hàng nguyên container (FCL – Full container load): FCL viết tắt của Full container load có nghĩa là vận chuyển nguyên container. Theo các hãng tàu, thuật ngữ FCL có thể hiểu là xếp hàng nguyên container, người gửi hàng và người nhận hàng chịu trách nhiệm đóng gói hàng và dỡ hàng khỏi container.
Khi người gửi hàng có khối lượng hàng đồng nhất đủ để chứa đầy một container hoặc nhiều container, người ta thuê một hoặc nhiều container để gửi hàng. Vận chuyển hàng lẻ bằng container (LCL –Less than container load): LCL là những lô hàng đóng chung trong một container mà người gom hàng (người chuyên chở hoặc người giao nhận) phải chịu trách nhiệm đóng hàng và dỡ hàng vào – ra container. Khi gửi hàng, nếu hàng không đủ để đóng nguyên một container, chủ hàng có thể gửi hàng theo phương pháp hàng lẻ. Người kinh doanh chuyên chở hàng lẻ gọi là người gom hàng (Consolidator) sẽ tập hợp những lô hàng lẻ của nhiều chủ hàng, tiến hành sắp xếp, phân loại, kết hợp các lô hàng lẻ đóng vào container, niêm phong kẹp chì theo quy chế 7 xuất khẩu và làm thủ tục hải quan, bốc container từ bãi chứa cảng gửi xuống tàu chở đi, dỡ container lên bãi chứa cảng đích và giao cho người nhận hàng lẻ.
Vận chuyển hàng hóa bằng container kết hợp (FCL/LCL –LCL/FCL): Phương pháp gửi hàng này là sự kết hợp của phương pháp FCL và LCL. Tuỳ theo điều kiện cụ thể, chủ hàng có thể thoả thuận với người chuyên chở để áp dụng phương pháp gửi hàng kết hợp. Phương pháp gửi hàng kết hợp có thể là: • Gửi nguyên, giao lẻ (FCL/LCL) • Gửi lẻ, giao nguyên (LCL/FCL) Khi giao hàng bằng phương pháp kết hợp, trách nhiệm của chủ hàng và người chuyên chở cũng có sự thay đổi phù hợp. Ví dụ: Gửi nguyên, giao lẻ (FCL/LCL) thì trách nhiệm của chủ gửi và người chuyên chở khi gửi như là phương pháp gửi nguyên nhưng khi nhận, trách nhiệm của chủ nhận và người chuyên chở như phương pháp gửi hàng lẻ.
Quy trình vận chuyển hàng hóa nhập khẩu bằng đường biển Bước 1: Ký kết hợp đồng dịch vụ vận chuyển Công ty cung cấp dịch vụ vận chuyển hàng hóa nhập khẩu bằng đường biển sẽ tiến hành liên hệ với hãng tàu để đề xuất việc hợp tác và đàm phán các điều khoản cụ thể trong hợp đồng. Hợp đồng vận chuyển sẽ được thống nhất về các điều khoản như giá cước và các phí liên quan, bảo hiểm, trách nhiệm của các bên trong quá trình vận chuyển, thủ tục hải quan và giấy tờ,.Khi hợp đồng được ký kết, hãng tàu sẽ phải có trách nhiệm cung cấp thông tin và hỗ trợ cần thiết cho forwarder để thực hiện các dịch vụ của một đại lý bán cước vận tải, forwarder có quyền và nghĩa vụ đặt chỗ, làm thủ tục hải quan, theo dõi vận chuyển,.Khi kí kết hợp đồng với hãng tàu, trên thực tế công ty cần đảm bảo sản lượng hàng tháng/quý với hãng. Chỉ khi kí kết được hợp đồng hợp tác lâu dài và đảm bảo khối lượng đặt chỗ, công ty giao nhận vận chuyển mới lấy được một mức giá ưu đãi, cạnh tranh, thu hút khách hàng sử dụng dịch vụ của mình. Ngoài ra, công ty còn cần phải tìm kiếm khách hàng có nhu cầu vận chuyển hàng nhập khẩu bằng đường biển, đàm phán và kí kết hợp đồng cung ứng dịch vụ vận chuyển với khách hàng.
Nhân viên bộ phận kinh doanh của công ty sẽ tiến hành đàm phán với khách hàng về: Thông tin các bên liên quan, thông tin hàng hóa (tên hàng, khối lượng,…), giá vận cước đường biển, thời gian vận chuyển, địa điểm lấy hàng, địa điểm giao hàng, chi phí xếp dỡ, thủ tục hải quan.Sau khi hai bên đồng ý với các điều khoản trong hợp đồng sẽ tiến hành ký kết và công ty sẽ bắt đầu tiến hành cung ứng dịch vụ vận chuyển của mình. Bước 2: Nắm tình hình hàng hóa và phương tiện vận tải Người giao nhận cần phối hợp người nhận hàng (người nhập khẩu) nắm tình hình phương tiện vận tải hoặc tiến hành lưu cước, đăng ký chuyển phương tiện vận tải. Trường hợp đã có hợp đồng với người chuyên chở thực tế, người giao nhận cần liên lạc với hãng vận chuyển để biết lịch trình của phương tiện vận chuyển có thay đổi gì không. 8 Trường hợp cần lưu cước (Booking, note) với hãng tàu do người nhập khẩu là người chịu trách nhiệm vận chuyển quốc tế (Incoterms nhóm E và F) người giao nhận nắm bắt lịch trình chuyến tàu và thực hiện đặt chỗ.
Bước 3: Chuẩn bị chứng từ nhập khẩu Người giao nhận nhận pre-alert và bản chụp chứng từ từ đại lý nước ngoài, kiểm tra đối chiếu các thông tin trên vận đơn (POL, POD, Container/Seal, Shipping mark, Description of goods, G. Nếu có sai sót thì viết mail báo ngay cho đại lý, yêu cầu họ kiểm tra lại thông tin, và chỉnh sửa bill để khai nộp Manifest. Trước ngày tàu đến hãng tàu sẽ gửi giấy báo hàng đến (Arrival Notice), Trên A/N mà hãng tàu gửi thưởng có thông báo số cước và các Local charges phải nộp.