Tổng quan nghiên cứu

Thị trường y tế tư nhân tại Việt Nam đang chứng kiến sự cạnh tranh khốc liệt nhằm đáp ứng nhu cầu chăm sóc sức khỏe chất lượng cao của người dân. Theo thống kê của ngành y tế, mỗi năm có khoảng hơn 40.000 người Việt Nam ra nước ngoài khám chữa bệnh với tổng chi phí ước tính lên đến 2 tỷ USD. Nắm bắt xu hướng này, Bệnh viện Quốc tế City (CIH) được thành lập với quy mô 320 giường bệnh, đi vào hoạt động từ tháng 01/2014 dưới sự vận hành của tập đoàn y tế quốc tế Parkway Health. Tuy nhiên, kết quả khảo sát nội bộ vào tháng 02/2015 cho thấy dịch vụ nhận bệnh ngoại trú chỉ đạt 6/10 điểm – mức thấp nhất trong toàn bộ chuỗi dịch vụ của bệnh viện, trong khi dịch vụ khám lâm sàng đạt 8/10 điểm và tư vấn tài chính đạt 9/10 điểm.

Vấn đề nghiên cứu trọng tâm của đề tài xuất phát từ việc dịch vụ tiếp nhận là điểm chạm đầu tiên quyết định trải nghiệm của khách hàng, nhưng lại đang tồn tại nhiều rào cản về thủ tục hành chính, thời gian chờ và công tác hướng dẫn. Luận văn hướng đến mục tiêu đánh giá toàn diện thực trạng chất lượng tiếp nhận bệnh ngoại trú, nhận diện các nguyên nhân cốt lõi gây suy giảm mức độ thỏa mãn của người bệnh, từ đó đề xuất hệ thống giải pháp nâng cao chất lượng dịch vụ đến năm 2020.

Phạm vi nghiên cứu được triển khai tại 11 khoa khám bệnh chuyên khoa và 01 khoa khám sức khỏe tổng quát (EHS) thuộc Bệnh viện Quốc tế City trong giai đoạn từ tháng 06/2015 đến tháng 09/2015. Nghiên cứu mang ý nghĩa thực tiễn sâu sắc, giúp ban lãnh đạo tối ưu hóa thời gian tư vấn chuẩn 30 phút/bệnh nhân, cải thiện năng lực tiếp nhận trung bình trên 100 lượt khám mỗi ngày và giữ vững đà tăng trưởng lượng bệnh nhân từ 8% đến 12% qua từng tháng.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp nghiên cứu

Khung lý thuyết áp dụng

Nghiên cứu xây dựng cơ sở lập luận dựa trên sự kết hợp các mô hình chất lượng dịch vụ kinh điển trên thế giới. Trước hết, mô hình năm khoảng cách SERVQUAL của Parasuraman cùng các cộng sự năm 1988 xác lập 5 thành phần cốt lõi: Sự tin cậy, Sự đáp ứng, Năng lực phục vụ, Sự đồng cảm và Phương tiện hữu hình. Bên cạnh đó, mô hình chất lượng dịch vụ của Gronroos năm 1984 phân định rõ giữa chất lượng kỹ thuật và chất lượng chức năng, khẳng định người bệnh thường cảm nhận chất lượng dịch vụ thông qua khía cạnh chức năng nhiều hơn.

Để phù hợp với đặc thù y tế phi lâm sàng, tác giả kế thừa mô hình 8 thành phần chất lượng y tế của Padma cùng các cộng sự năm 2009 và khung đánh giá chất lượng bệnh viện KQCAH của Sower cùng các cộng sự năm 2001 dựa trên chuẩn JCAHO. Mô hình nghiên cứu đề xuất gồm 7 nhân tố tác động trực tiếp đến chất lượng dịch vụ nhận bệnh ngoại trú tại CIH:

  1. Cơ sở vật chất: Các phương tiện hữu hình, máy tính, thiết bị ngoại vi và không gian phòng chờ.
  2. Thông tin: Mức độ rõ ràng, kịp thời của các bảng biển chỉ dẫn và tài liệu truyền thông y tế.
  3. Chất lượng nhân sự: Năng lực chuyên môn, thái độ phục vụ và kỹ năng giao tiếp của nhân viên tiếp nhận (PSO), chăm sóc khách hàng (CSO).
  4. Độ tin cậy của bệnh viện: Sự chuẩn xác trong thanh toán viện phí, bảo mật hồ sơ và thực hiện đúng cam kết dịch vụ.
  5. Thủ tục hành chính: Tính tinh gọn của quy trình đăng ký, phân luồng và hoàn tất thủ tục khám.
  6. Thời gian tiếp nhận: Thời gian chờ đợi tại quầy, thời gian đăng ký và tốc độ xử lý dữ liệu.
  7. Hình ảnh bệnh viện: Uy tín thương hiệu, cách bài trí thể hiện sự tôn trọng và văn hóa phục vụ người bệnh.

Phương pháp nghiên cứu

Nghiên cứu áp dụng quy trình kết hợp chặt chẽ giữa phương pháp nghiên cứu định tính và định lượng. Giai đoạn định tính sơ bộ được thực hiện từ ngày 01/09/2015 đến 15/09/2015 thông qua phỏng vấn sâu 13 khách hàng (11 khách khám chuyên khoa và 2 khách khám sức khỏe EHS) cùng 33 nhân sự nội bộ (11 nhân viên PSO, 11 điều dưỡng và 11 bác sĩ chuyên khoa) để hiệu chỉnh thang đo.

Nghiên cứu định lượng chính thức sử dụng phương pháp chọn mẫu phân tầng kết hợp hạn ngạch với 275 phiếu khảo sát phát ra, thu về 251 phiếu hợp lệ tại 12 khoa phòng. Cỡ mẫu này hoàn toàn đáp ứng tiêu chuẩn của Hair cùng các cộng sự năm 2006, yêu cầu tỷ lệ tối thiểu 5 mẫu trên 1 biến quan sát đối với mô hình 47 biến (yêu cầu tối thiểu 235 mẫu). Dữ liệu được đo lường bằng thang đo Likert 5 mức độ và xử lý bằng phần mềm SPSS 16.0. Tác giả tiến hành kiểm định độ tin cậy thang đo bằng hệ số Cronbach's Alpha (loại bỏ 14 biến rác không đạt tiêu chuẩn), sau đó phân tích nhân tố khám phá EFA nhằm trích xuất các cấu trúc nhân tố có ý nghĩa thống kê cao nhất.

Kết quả nghiên cứu và thảo luận

Những phát hiện chính

Phân tích định lượng từ 251 phiếu khảo sát thực tế và dữ liệu trích xuất từ hệ thống quản lý bệnh viện (His/e-hos) đã chỉ ra 4 phát hiện trọng yếu:

Thứ nhất, nhóm yếu tố Thông tin và Chỉ dẫn bị người bệnh đánh giá ở mức thấp nhất trong thang đo, toàn bộ các biến quan sát đều dưới mức trung bình 3.00/5.00 điểm. Cụ thể, tiêu chí bảng thông tin truyền thông giáo dục sức khỏe chỉ đạt 2.7251 điểm; tiêu chí bảng chỉ dẫn thiết kế dễ hiểu đạt 2.9402 điểm; và mức độ bố trí bảng chỉ dẫn đầy đủ đạt 2.8406 điểm.

Thứ hai, yếu tố Thời gian và Thủ tục ghi nhận điểm số không khả quan. Mức độ cam kết cung ứng dịch vụ kịp thời chỉ đạt 2.9084 điểm, thời gian chờ khám chấp nhận được đạt 2.8606 điểm, và khả năng nhân viên tạo sự thoải mái cho bệnh nhân đạt 2.9084 điểm. Khảo sát thời gian lưu và chuyển màn hình trên hệ thống e-hos cho thấy độ trễ thao tác làm kéo dài thời gian tiếp nhận bệnh nhân đăng ký lần đầu lên mức 5 đến 7 phút mỗi lượt.

Thứ ba, tồn tại khoảng cách lớn giữa chất lượng khối hành chính tiếp nhận và khối khám chữa bệnh chuyên môn. Trong khi dịch vụ lâm sàng và cận lâm sàng đạt điểm đánh giá 8/10, dịch vụ nhận bệnh chỉ đạt 6/10 điểm (thấp hơn khoảng 25% so với kỳ vọng chung). Có đến hơn 40% bệnh nhân phỏng vấn sâu phản ánh việc phải di chuyển lòng vòng qua nhiều khâu không cần thiết giữa lầu 1 và lầu 2.

Thứ tư, công tác đặt hẹn và chăm sóc khách hàng qua điện thoại bộc lộ nhiều điểm nghẽn. Tỷ lệ cuộc gọi phải chờ chuyển tiếp qua tổng đài viên kéo dài, có khoảng 15% ý kiến phàn nàn về tình trạng bị ngắt cuộc gọi giữa chừng hoặc thông tin tư vấn giữa các bộ phận BO, Marketing và Phòng khám thiếu tính nhất quán.

Thảo luận kết quả

Khi xem xét dữ liệu tăng trưởng bệnh nhân từ tháng 01 đến tháng 09/2015, sản lượng khám ngoại trú tại CIH có xu hướng tăng đều qua các tháng (dao động từ 8% đến hơn 12% mỗi tháng, ngoại trừ tháng 02 giảm do kỳ nghỉ Tết Nguyên Đán). Các kết quả nghiên cứu định lượng có thể được trực quan hóa hiệu quả thông qua biểu đồ cột thể hiện biến thiên lượng bệnh và bảng ma trận đối sánh điểm trung bình giữa 7 nhân tố chất lượng dịch vụ.

Nguyên nhân chính dẫn đến sự không hài lòng ở khâu nhận bệnh bắt nguồn từ sự phân mảng trong quy trình. Hệ thống hạ tầng công nghệ thông tin His vận hành chưa thực sự mượt mà khiến nhân viên PSO mất nhiều thời gian nhập liệu thủ công. Bên cạnh đó, sơ đồ chỉ dẫn không gian tại khu vực sảnh và hành lang các khoa chưa được tối ưu hóa theo hành trình trải nghiệm của người bệnh.

Kết quả này hoàn toàn tương đồng với các nghiên cứu trước đây tại Việt Nam, tiêu biểu là nghiên cứu của Lê Nguyễn Minh Duy năm 2014 tại Bệnh viện Ngoại Thần Kinh Quốc Tế và nghiên cứu của Đào Khánh Uyên năm 2013 tại các bệnh viện công TP.HCM, khẳng định năng lực phục vụ ban đầu và phương tiện hữu hình là những tiền tố mang tính quyết định đến lòng trung thành của người bệnh. Việc cải thiện khâu tiếp nhận chính là chìa khóa then chốt để chuyển đổi thành công lượng bệnh nhân ngoại trú sang điều trị nội trú tại bệnh viện.

Đề xuất và khuyến nghị

Dựa trên các phát hiện thực nghiệm, luận văn đề xuất 4 nhóm giải pháp chiến lược nhằm chuẩn hóa và nâng cao chất lượng dịch vụ nhận bệnh ngoại trú tại CIH:

Thứ nhất, tái cấu trúc hệ thống biển báo chỉ dẫn và nâng cấp cơ sở vật chất tiếp đón. Ban Giám đốc chỉ đạo Phòng Cơ sở hạ tầng thiết kế lại toàn bộ hệ thống sơ đồ định vị tại khu vực lầu 1 và lầu 2 theo tiêu chuẩn song ngữ trực quan, bố trí thêm các màn hình LCD hiển thị số thứ tự tự động tại quầy PSO của 11 khoa ngoại trú. Mục tiêu nâng điểm đánh giá hệ thống chỉ dẫn từ 2.84 lên trên 4.20/5.00 điểm, hoàn thành trong Quý 1/2016.

Thứ hai, tối ưu hóa phần mềm quản lý và tinh gọn quy trình hành chính. Phòng Công nghệ thông tin (IT) phối hợp với Trưởng phòng Dịch vụ khách hàng (BO) nâng cấp hệ thống phần mềm His/e-hos, tinh giản các trường dữ liệu bắt buộc nhằm giảm thời gian lưu và chuyển màn hình thao tác xuống dưới 90 giây/bệnh nhân. Thời gian thực hiện trong vòng 3 tháng đầu năm 2016.

Thứ ba, đào tạo nâng cao kỹ năng giao tiếp và chuẩn hóa dịch vụ khách hàng. Phòng Nhân sự và Giám đốc Tiếp thị (CMO) xây dựng chương trình đào tạo định kỳ 2 khóa/tháng cho đội ngũ nhân viên tiếp nhận (PSO), lễ tân và nhân viên dẫn bệnh (Concierge). Thiết lập bộ tiêu chuẩn ứng xử chuyên nghiệp, phấn đấu nâng tỷ lệ hài lòng về thái độ nhân viên đạt trên 95% trước Quý 2/2016.

Thứ tư, chuyên nghiệp hóa kênh tổng đài đặt hẹn và chăm sóc sau khám. Bộ phận Dịch vụ khách hàng triển khai giải pháp tổng đài thông minh tự động điều hướng cuộc gọi đến đúng chuyên khoa, đồng thời thiết lập quy trình gửi tin nhắn SMS và gọi điện nhắc lịch hẹn tái khám trước 24 giờ cho 100% bệnh nhân ngoại trú. Lộ trình triển khai bắt đầu từ Quý 4/2015.

Đối tượng nên tham khảo luận văn

Nội dung và kết quả nghiên cứu của luận văn mang lại giá trị thực tiễn cao cho 4 nhóm đối tượng chính:

  1. Ban Giám đốc và Nhà quản trị bệnh viện tư nhân: Tài liệu cung cấp góc nhìn chiến lược về phương thức quản trị chất lượng phi lâm sàng, giúp nhận diện các lỗ hổng vận hành và phân bổ ngân sách đầu tư hợp lý nhằm gia tăng lợi thế cạnh tranh.
  2. Trưởng bộ phận Dịch vụ khách hàng và Tiếp nhận bệnh (BO/PSO): Sử dụng làm cẩm nang hướng dẫn để tái thiết kế luồng quy trình đón tiếp, xây dựng bảng mô tả công việc và thiết lập chỉ số KPI đánh giá hiệu suất của nhân viên tiền sảnh.
  3. Chuyên viên Quản lý chất lượng y tế: Tham khảo khung mô hình đánh giá 7 nhân tố tích hợp từ SERVQUAL và JCAHO để xây dựng bộ công cụ kiểm toán chất lượng dịch vụ định kỳ tại cơ sở y tế.
  4. Học viên cao học và Nhà nghiên cứu ngành Quản trị kinh doanh/Quản trị bệnh viện: Cung cấp nguồn tài liệu học thuật giá trị về phương pháp nghiên cứu hỗn hợp, kỹ thuật xử lý dữ liệu SPSS (Cronbach's Alpha, EFA) và bộ câu hỏi khảo sát thực chứng trong lĩnh vực dịch vụ y tế.

Câu hỏi thường gặp

Dịch vụ nhận bệnh ngoại trú tại CIH bao gồm những khâu cụ thể nào?
Dịch vụ nhận bệnh bao gồm 11 khâu phi lâm sàng: đặt hẹn tổng đài, hướng dẫn và dẫn bệnh, tiếp nhận đăng ký ban đầu, tiếp nhận bảo hiểm y tế/tư nhân, thu ngân thanh toán, hỗ trợ bồi thường, đặt hẹn và nhắc hẹn tái khám, quản lý trả kết quả cận lâm sàng, cung cấp bệnh án và giải đáp thắc mắc dịch vụ.

Tại sao nghiên cứu lại loại bỏ 3 nhân tố trong mô hình gốc của Padma (2009)?
Tác giả loại bỏ 3 nhóm nhân tố gồm Quy trình chăm sóc lâm sàng, Các chỉ số an toàn và Trách nhiệm xã hội do các yếu tố này thuộc phạm trù chuyên môn y khoa thuần túy hoặc mang tính vĩ mô, không nằm trong phạm vi tác nghiệp trực tiếp của bộ phận tiếp nhận ngoại trú.

Quy mô mẫu 251 phiếu khảo sát có đảm bảo độ tin cậy khoa học không?
Quy mô 251 mẫu hoàn toàn đáp ứng tiêu chuẩn phân tích nhân tố khám phá EFA theo khuyến nghị của Hair cùng các cộng sự (tỷ lệ tối thiểu 5 mẫu/biến quan sát cho 47 biến yêu cầu 235 mẫu). Thang đo sau khi loại bỏ 14 biến không đạt đều có hệ số Cronbach's Alpha đạt chuẩn tin cậy cao.

Phần mềm quản lý His/e-hos ảnh hưởng như thế nào đến trải nghiệm của bệnh nhân?
Thời gian xử lý dữ liệu và chuyển màn hình trên hệ thống e-hos còn chậm khiến thao tác đăng ký hồ sơ bệnh án lần đầu bị kéo dài từ 5 đến 7 phút. Điều này tạo ra điểm nghẽn cục bộ tại quầy PSO, làm tăng thời gian chờ khám của người bệnh xuống mức đánh giá 2.8606/5.00 điểm.

Luận văn đưa ra giải pháp trọng tâm nào để cải thiện thời gian tiếp nhận bệnh nhân?
Nghiên cứu kiến nghị tối ưu hóa mã nguồn phần mềm His để rút ngắn thời gian xử lý dữ liệu xuống dưới 90 giây/lượt, kết hợp phân luồng khám bệnh qua hệ thống đặt lịch trực tuyến và triển khai màn hình thông báo số thứ tự tự động tại tất cả 11 khoa ngoại trú.

Kết luận

  • Luận văn đã phân tích sâu sắc thực trạng chất lượng dịch vụ nhận bệnh ngoại trú tại Bệnh viện Quốc tế City (CIH), làm rõ nguyên nhân khiến dịch vụ này chỉ đạt mức đánh giá 6/10 điểm trong năm 2014.
  • Xây dựng và kiểm định thành công mô hình nghiên cứu gồm 7 nhân tố đặc thù cho dịch vụ y tế phi lâm sàng với cỡ mẫu thực tế 251 khách hàng tại 12 khoa phòng.
  • Nhận diện chính xác 2 điểm nghẽn lớn nhất của CIH nằm ở hệ thống biển báo chỉ dẫn không gian (2.8406 điểm) và thời gian chờ đợi xử lý thủ tục hành chính (2.8606 điểm).
  • Đề xuất hệ thống 4 nhóm giải pháp mang tính khả thi cao về nâng cấp cơ sở vật chất, cải tiến phần mềm His, chuẩn hóa đào tạo nhân sự PSO và tự động hóa quy trình đặt hẹn.
  • Đóng góp nguồn dữ liệu học thuật và thực tiễn quan trọng giúp các cơ sở y tế tư nhân nâng cao năng lực cạnh tranh và chuẩn hóa trải nghiệm chăm sóc sức khỏe khách hàng.

Quý độc giả, nhà quản trị bệnh viện và học viên quan tâm có thể khai thác toàn diện mô hình thang đo cùng bộ giải pháp chi tiết trong toàn văn luận văn thạc sĩ để ứng dụng hiệu quả vào công tác quản trị dịch vụ y tế thực tiễn.