Tổng quan nghiên cứu

Công tác lưu trữ (CTLT) là một lĩnh vực quan trọng trong quản lý nhà nước, đóng vai trò thiết yếu trong việc bảo quản, khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ (TLLT) phục vụ công tác quản lý, nghiên cứu và phát triển xã hội. Tại Ủy ban nhân dân (UBND) quận Sơn Trà, thành phố Đà Nẵng, khối lượng tài liệu phát sinh hàng năm rất lớn, đòi hỏi công tác lưu trữ phải được tổ chức khoa học và hiệu quả. Tuy nhiên, qua khảo sát giai đoạn 2021-2023, CTLT tại UBND quận Sơn Trà còn tồn tại nhiều hạn chế như thiếu kho lưu trữ chuyên dụng, nhân sự kiêm nhiệm, quy trình nghiệp vụ chưa đồng bộ, và ứng dụng công nghệ thông tin chưa toàn diện.

Mục tiêu nghiên cứu nhằm nâng cao chất lượng CTLT tại UBND quận Sơn Trà thông qua việc đánh giá thực trạng, phân tích các yếu tố ảnh hưởng và đề xuất các giải pháp phù hợp. Phạm vi nghiên cứu tập trung vào tài liệu hồ sơ giấy và tài liệu điện tử tại các phòng, ban chuyên môn thuộc UBND quận trong khoảng thời gian từ 2021 đến 2023. Nghiên cứu có ý nghĩa quan trọng trong việc hỗ trợ cải cách hành chính, nâng cao hiệu quả quản lý tài liệu, đồng thời góp phần phát triển hệ thống lưu trữ hiện đại, đáp ứng yêu cầu chuyển đổi số và quản lý công minh, hiệu quả.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp nghiên cứu

Khung lý thuyết áp dụng

Nghiên cứu dựa trên các lý thuyết và mô hình quản lý công tác lưu trữ, bao gồm:

  • Lý thuyết công tác lưu trữ: Định nghĩa CTLT là toàn bộ quy trình quản lý nhà nước và nghiệp vụ nhằm thu thập, bảo quản, tổ chức và sử dụng hiệu quả TLLT phục vụ quản lý và nghiên cứu. CTLT bao gồm hai nội dung chính: hoạt động quản lý (xây dựng văn bản, tổ chức nhân sự, kho lưu trữ, kiểm tra) và hoạt động nghiệp vụ (lập hồ sơ, chỉnh lý, bảo quản, khai thác tài liệu).

  • Tiêu chuẩn chất lượng theo ISO 9001:2015: Chất lượng được hiểu là mức độ đáp ứng các yêu cầu và mong đợi của khách hàng, trong đó CTLT phải đảm bảo tính chính xác, đầy đủ, kịp thời và bảo mật tài liệu.

  • Mô hình đánh giá chất lượng CTLT: Nghiên cứu đề xuất 12 tiêu chí đánh giá chất lượng CTLT, chia thành hai nhóm chính: nhóm tiêu chí về hoạt động quản lý (6 tiêu chí) và nhóm tiêu chí về hoạt động nghiệp vụ lưu trữ (6 tiêu chí), dựa trên các văn bản pháp luật và thực tiễn tại UBND quận Sơn Trà.

Các khái niệm chuyên ngành được sử dụng gồm: Tài liệu lưu trữ (TLLT), Công tác lưu trữ (CTLT), Văn thư lưu trữ (VTLT), Kho lưu trữ chuyên dụng, Hồ sơ công việc, Số hóa tài liệu, Chuyển đổi số trong lưu trữ.

Phương pháp nghiên cứu

Nghiên cứu sử dụng phương pháp kết hợp:

  • Phương pháp hệ thống: Hệ thống hóa cơ sở lý luận, pháp lý và xây dựng cấu trúc đề án.

  • Phân tích, so sánh, tổng hợp: Đánh giá các yếu tố ảnh hưởng, thực trạng CTLT tại UBND quận Sơn Trà, so sánh với các nghiên cứu trước và tiêu chuẩn pháp luật.

  • Quan sát thực tế: Theo dõi hoạt động lưu trữ, kho lưu trữ, trang thiết bị và quy trình nghiệp vụ tại UBND quận.

  • Điều tra xã hội học: Thu thập dữ liệu qua phiếu khảo sát ý kiến cán bộ, công chức làm công tác lưu trữ tại 12 phòng chuyên môn và các đơn vị trực thuộc UBND quận Sơn Trà. Cỡ mẫu khảo sát gồm toàn bộ cán bộ liên quan, đảm bảo tính đại diện và khách quan.

  • Phân tích số liệu định lượng và định tính: Sử dụng số liệu thống kê về văn bản điện tử, hồ sơ giấy, nhân sự, trang thiết bị, báo cáo kiểm tra và các kết quả khảo sát để đánh giá chất lượng CTLT theo 12 tiêu chí.

Thời gian nghiên cứu tập trung trong giai đoạn 2021-2023, tại các phòng, ban chuyên môn thuộc UBND quận Sơn Trà, thành phố Đà Nẵng.

Kết quả nghiên cứu và thảo luận

Những phát hiện chính

  1. Chất lượng hoạt động quản lý lưu trữ:

    • 100% các phòng chuyên môn đã xây dựng và ban hành quy chế văn thư lưu trữ, danh mục hồ sơ và kế hoạch CTLT hàng năm.
    • Tuy nhiên, chưa có văn bản quy định chi tiết về quản lý tài liệu giấy, dẫn đến việc thực hiện chưa đồng bộ.
    • Bộ phận làm CTLT chủ yếu là kiêm nhiệm, chỉ 16,7% cán bộ có trình độ chuyên ngành lưu trữ.
    • Kho lưu trữ có diện tích 190 m² nhưng chưa đạt tiêu chuẩn kho chuyên dụng, trang thiết bị bảo quản còn thiếu (điều hòa, hệ thống chống đột nhập).
    • Chế độ báo cáo thống kê CTLT được thực hiện đầy đủ, đúng thời gian, với tỷ lệ báo cáo chính xác trên 90%.

  2. Chất lượng hoạt động nghiệp vụ lưu trữ:

    • Việc lập hồ sơ công việc điện tử đạt trên 90% văn bản đi và đến được xử lý điện tử.
    • Tài liệu giấy còn tồn đọng chưa được chỉnh lý hết, với 58 mét tài liệu chưa được xử lý trong tổng số 575 mét.
    • Việc xác định giá trị tài liệu và tiêu hủy tài liệu hết giá trị chưa được thực hiện triệt để.
    • Công tác bảo quản tài liệu chưa đảm bảo: nhiệt độ kho không ổn định, vệ sinh kho chưa thường xuyên, tài liệu còn ẩm mốc và rách nát.
    • Việc khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ chưa có sổ nhập, xuất và theo dõi đầy đủ, 100% đơn vị chưa bố trí phòng đọc và trang thiết bị phục vụ khai thác.

  3. Ứng dụng công nghệ thông tin trong lưu trữ:

    • Tỷ lệ văn bản điện tử chiếm trên 88% tổng số văn bản đến và đi trong giai đoạn 2021-2023.
    • Phần mềm quản lý văn bản và hồ sơ được sử dụng tương đối hiệu quả, tuy nhiên số hóa tài liệu giấy còn hạn chế, chỉ số hóa một phần nhỏ tài liệu tồn đọng.
    • Chuyển đổi số trong lưu trữ đang được triển khai nhưng còn nhiều thách thức về cơ sở hạ tầng và nhân lực.

Thảo luận kết quả

Kết quả khảo sát cho thấy CTLT tại UBND quận Sơn Trà đã có những bước tiến đáng kể trong việc xây dựng văn bản quản lý, tổ chức nhân sự và ứng dụng công nghệ thông tin. Việc 100% văn bản đi được xử lý điện tử và tỷ lệ văn bản đến điện tử trên 88% phản ánh sự chuyển đổi số tích cực. Tuy nhiên, các tồn tại như kho lưu trữ chưa đạt chuẩn, nhân sự kiêm nhiệm, tài liệu giấy chưa được chỉnh lý và số hóa đầy đủ, cũng như việc khai thác tài liệu chưa hiệu quả, cho thấy cần có sự đầu tư và cải tiến mạnh mẽ hơn.

So sánh với các nghiên cứu tại các địa phương khác, như Đồng Nai và Bộ Tư pháp, các vấn đề về nhân sự và kho lưu trữ cũng là điểm chung cần khắc phục. Việc thiếu nhân sự chuyên môn lưu trữ làm giảm hiệu quả tham mưu và thực hiện nghiệp vụ, đồng thời ảnh hưởng đến chất lượng bảo quản và khai thác tài liệu. Việc chưa có kho lưu trữ chuyên dụng và trang thiết bị bảo quản đầy đủ làm tăng nguy cơ hư hỏng tài liệu, ảnh hưởng đến giá trị sử dụng lâu dài.

Ứng dụng công nghệ thông tin là xu hướng tất yếu, tuy nhiên việc số hóa tài liệu giấy còn hạn chế do khối lượng lớn và thiếu nguồn lực. Việc xây dựng kho lưu trữ điện tử và áp dụng các công nghệ mới như trí tuệ nhân tạo, blockchain sẽ là hướng đi cần thiết trong tương lai.

Dữ liệu có thể được trình bày qua biểu đồ tỷ lệ văn bản điện tử theo năm, bảng đánh giá 12 tiêu chí chất lượng CTLT, và sơ đồ cơ cấu nhân sự làm lưu trữ để minh họa rõ nét thực trạng và tiến độ cải thiện.

Đề xuất và khuyến nghị

  1. Tuyển dụng và đào tạo nhân sự chuyên ngành lưu trữ

    • Tăng cường tuyển dụng cán bộ có trình độ chuyên môn lưu trữ, giảm tỷ lệ kiêm nhiệm hiện tại (16,7%).
    • Tổ chức các khóa đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ lưu trữ định kỳ cho cán bộ hiện có.
    • Mục tiêu: Đạt 100% cán bộ lưu trữ có chứng chỉ nghiệp vụ trong vòng 2 năm.
    • Chủ thể thực hiện: UBND quận Sơn Trà phối hợp Sở Nội vụ.

  2. Xây dựng và cải tạo kho lưu trữ chuyên dụng

    • Đầu tư cải tạo kho lưu trữ hiện tại hoặc xây dựng kho mới đạt tiêu chuẩn kỹ thuật về diện tích, nhiệt độ, độ ẩm và an ninh.
    • Trang bị đầy đủ thiết bị bảo quản như điều hòa trung tâm, hệ thống chống đột nhập, máy hút ẩm, camera giám sát.
    • Mục tiêu: Hoàn thành trong 3 năm tới.
    • Chủ thể thực hiện: UBND quận Sơn Trà, Sở Tài chính.

  3. Hoàn thiện quy trình nghiệp vụ và văn bản quản lý

    • Xây dựng văn bản quy định chi tiết về quản lý tài liệu giấy, quy trình lập hồ sơ, chỉnh lý, tiêu hủy tài liệu.
    • Ban hành quy chế khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ, bao gồm sổ nhập, xuất và phòng đọc tài liệu.
    • Mục tiêu: Ban hành trong 12 tháng tới.
    • Chủ thể thực hiện: Phòng Nội vụ quận Sơn Trà.

  4. Đẩy mạnh số hóa tài liệu và ứng dụng công nghệ thông tin

    • Tăng cường số hóa tài liệu giấy tồn đọng, xây dựng kho lưu trữ điện tử đồng bộ.
    • Áp dụng các công nghệ mới như trí tuệ nhân tạo để tự động phân loại, tìm kiếm tài liệu.
    • Mục tiêu: Số hóa ít nhất 70% tài liệu giấy trong 5 năm tới.
    • Chủ thể thực hiện: UBND quận Sơn Trà phối hợp Sở Thông tin và Truyền thông.

  5. Nâng cao nhận thức và trách nhiệm của lãnh đạo, cán bộ

    • Tổ chức các chương trình tuyên truyền, tập huấn về tầm quan trọng của CTLT.
    • Thiết lập cơ chế khen thưởng, xử lý vi phạm trong công tác lưu trữ.
    • Mục tiêu: Tăng cường sự quan tâm và chỉ đạo quyết liệt trong 1 năm tới.
    • Chủ thể thực hiện: UBND quận Sơn Trà, các phòng ban liên quan.

Đối tượng nên tham khảo luận văn

  1. Lãnh đạo và cán bộ quản lý UBND các cấp

    • Hiểu rõ thực trạng, các yếu tố ảnh hưởng và giải pháp nâng cao chất lượng CTLT, từ đó có định hướng chỉ đạo phù hợp.
    • Use case: Xây dựng kế hoạch cải cách hành chính, đầu tư cơ sở vật chất và nhân lực.

  2. Cán bộ làm công tác văn thư, lưu trữ

    • Nắm bắt các tiêu chí đánh giá chất lượng, quy trình nghiệp vụ và ứng dụng công nghệ trong lưu trữ.
    • Use case: Cải tiến quy trình lập hồ sơ, bảo quản và khai thác tài liệu.

  3. Nhà nghiên cứu và sinh viên chuyên ngành quản lý công, lưu trữ

    • Tham khảo phương pháp nghiên cứu, khung lý thuyết và kết quả thực tiễn để phát triển nghiên cứu sâu hơn.
    • Use case: Tham khảo tài liệu học tập, làm luận văn, đề tài nghiên cứu.

  4. Các cơ quan quản lý nhà nước về lưu trữ và cải cách hành chính

    • Đánh giá thực trạng và đề xuất chính sách, tiêu chuẩn quản lý lưu trữ phù hợp với điều kiện địa phương.
    • Use case: Xây dựng văn bản pháp luật, hướng dẫn nghiệp vụ lưu trữ.

Câu hỏi thường gặp

  1. Tại sao công tác lưu trữ lại quan trọng đối với UBND quận Sơn Trà?
    CTLT giúp bảo quản, khai thác tài liệu phục vụ quản lý nhà nước, nghiên cứu và phục vụ nhân dân. Tài liệu lưu trữ là căn cứ pháp lý và thông tin quan trọng trong hoạt động hành chính.

  2. Những yếu tố nào ảnh hưởng lớn nhất đến chất lượng công tác lưu trữ?
    Nhận thức của lãnh đạo và nhân viên, tổ chức bộ phận lưu trữ, trình độ nhân sự, hệ thống văn bản quản lý, ứng dụng công nghệ thông tin và cơ sở vật chất là các yếu tố then chốt.

  3. UBND quận Sơn Trà đã ứng dụng công nghệ thông tin như thế nào trong công tác lưu trữ?
    UBND quận sử dụng phần mềm quản lý văn bản và hồ sơ điện tử, tỷ lệ văn bản điện tử chiếm trên 88%. Tuy nhiên, số hóa tài liệu giấy còn hạn chế và cần được đẩy mạnh.

  4. Những tồn tại chính trong công tác lưu trữ tại UBND quận Sơn Trà là gì?
    Nhân sự kiêm nhiệm, kho lưu trữ chưa đạt chuẩn, tài liệu giấy chưa được chỉnh lý và số hóa đầy đủ, quy trình nghiệp vụ chưa hoàn chỉnh, khai thác tài liệu chưa hiệu quả.

  5. Giải pháp nào được đề xuất để nâng cao chất lượng công tác lưu trữ?
    Tuyển dụng và đào tạo nhân sự chuyên ngành, xây dựng kho lưu trữ chuyên dụng, hoàn thiện quy trình nghiệp vụ, đẩy mạnh số hóa tài liệu, nâng cao nhận thức và trách nhiệm của cán bộ.

Kết luận

  • CTLT tại UBND quận Sơn Trà đã đạt được nhiều kết quả tích cực trong xây dựng văn bản quản lý, tổ chức nhân sự và ứng dụng công nghệ thông tin, nhưng vẫn còn nhiều hạn chế cần khắc phục.
  • 12 tiêu chí đánh giá chất lượng CTLT cho thấy 4 tiêu chí đạt yêu cầu, 7 tiêu chí đạt một phần và 1 tiêu chí chưa đạt, phản ánh thực trạng đa chiều của công tác lưu trữ.
  • Các yếu tố ảnh hưởng chính gồm nhận thức lãnh đạo, nhân sự chuyên môn, cơ sở vật chất, quy trình nghiệp vụ và ứng dụng công nghệ.
  • Đề xuất các giải pháp cụ thể, khả thi nhằm nâng cao chất lượng CTLT trong 2-5 năm tới, góp phần thúc đẩy cải cách hành chính và chuyển đổi số tại địa phương.
  • Nghiên cứu cung cấp cơ sở khoa học và thực tiễn cho lãnh đạo, cán bộ lưu trữ, nhà nghiên cứu và các cơ quan quản lý trong việc phát triển công tác lưu trữ hiện đại, hiệu quả.

Hành động tiếp theo: UBND quận Sơn Trà cần triển khai ngay các giải pháp đề xuất, đồng thời theo dõi, đánh giá định kỳ để điều chỉnh phù hợp, đảm bảo CTLT đáp ứng yêu cầu phát triển trong thời đại công nghệ số.