CHƯƠNG 1. CƠ SỞ LÝ LUẬN CỦA VIỆC NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG CÔNG TÁC LƯU TRỮ 1.1 Một số khái niệm 1.1 Công tác lưu trữ Mỗi cơ quan, tổ chức ra đời và phát triển đều sản sinh rất nhiều hồ sơ, tài liệu. Chính vì vậy, xuất phát từ những đòi hỏi khách quan trong hoạt động quản lý và sử dụng tài liệu nhằm mục đích phục vụ hiệu quả cho quá trình tồn tại, phát triển của chính cơ quan, tổ chức đó và hơn nữa là nhằm đáp ứng nhu cầu của xã hội, CTLT ra đời. CTLT được các nhà nước quan tâm, đầu tư thực hiện trên toàn thế giới.
CTLT “là một lĩnh vực hoạt động của nhà nước bao gồm tất cả những vấn đề lý luận, thực tiễn và pháp chế liên quan tới việc tổ chức khoa học, bảo quản và tổ chức khai thác, sử dụng có hiệu quả TLLT phục vụ công tác quản lý, công tác nghiên cứu khoa học lịch sử và các nhu cầu chính đáng khác của các cơ quan, tổ chức, cá nhân”. Theo Từ điển giải thích nghiệp vụ văn thư - lưu trữ Việt Nam của Dương Văn Khảm (năm 2011), Nhà xuất bản Văn hoá Thông tin-Hà Nội, CTLT được định nghĩa “là toàn bộ các quy trình quản lý nhà nước và quản lý nghiệp vụ lưu trữ nhằm thu thập, bổ sung, bảo quản, bảo vệ an toàn và tổ chức sử dụng có hiệu quả TLLT”. Với đề án này, nội dung của CTLT bao gồm hai nội dung như sau: - Nội dung về hoạt động quản lý gồm có: thực hiện các biện pháp quản lý về lưu trữ. Cụ thể là quản lý về xây dựng và ban hành văn bản về CTLT; tổ chức, bố trí nhân sự làm công tác lưu trữ; xây dựng kho tàng, đầu tư trang thiết bị phục vụ CTLT và thống kê, kiểm tra, xử lý vi phạm về CTLT.
- Nội dung về hoạt động chuyên môn nghiệp vụ lưu trữ gồm có: thực hiện các hoạt động chuyên môn nghiệp vụ lưu trữ như thu thập, bổ sung, chỉnh lý tài liệu, xác định giá trị tài liệu, bảo quản, thống kê và khai thác, sử dụng TLLT hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức.2 Chất lượng Quan điểm về chất lượng được thể hiện khác nhau trong từng lĩnh vực, với từng mục đích khác nhau. Trong quản lý và sản xuất, khái niệm chất lượng càng trở nên quan trọng. Có thể nói: chất lượng chính là mức độ mà một sản phẩm, dịch vụ hay quy trình đáp ứng được các yêu cầu, tiêu chuẩn và mong đợi từ phía khách hàng hay người sử dụng. Nó liên quan đến hoạt động sản xuất hàng hóa hoặc cung cấp sản phẩm, dịch vụ, đáp ứng các tiêu chí về các yếu tố như độ tin cậy, hiệu suất, sự thích hợp và sự đáng tin cậy trong quá trình sử dụng cũng như sự hài lòng của người tiêu dùng.
Chất lượng vừa là tiêu chuẩn, vừa là một tiến trình liên tục, trong đó tất cả các bộ phận của cơ quan, tổ chức đó bắt buộc phải có sự cam kết để cải thiện và duy trì nó theo thời gian. Khái niệm chất lượng (theo tiêu chuẩn ISO 9001:2015) “là mức độ mà một tập hợp các tính chất liên quan của sản phẩm (hay dịch vụ) đáp ứng được các yêu cầu và mong đợi của khách hàng”.3 Chất lượng công tác lưu trữ Qua việc phân tích các khái niệm đã nêu trên, có thể thấy rằng chất lượng CTLT là mức độ mà các tiêu chí, yêu cầu của hoạt động lưu trữ đáp ứng nhu cầu và kỳ vọng của cơ quan, tổ chức, cá nhân. Nói cách khác, chất lượng CTLT được thể hiện ở việc thực hiện đúng, đầy đủ và có hiệu quả các quy định của Đảng, pháp luật của Nhà nước về CTLT. Như vậy nâng cao chất lượng CTLT chính là việc nghiên cứu các giải pháp, phương pháp nhằm mục đích đạt được các yêu cầu, tiêu chí của hoạt động lưu trữ, từ đó đáp ứng được những nhu cầu và kỳ vọng của cơ quan, tổ chức, cá nhân.
Nâng cao chất lượng CTLT cũng chính là việc nâng cao chất lượng hoạt động quản lý và thực hiện chuyên môn nghiệp vụ của CTLT nhằm mục đích quản lý thống nhất và đảm bảo việc bảo quản an toàn tài liệu có giá trị, tránh tài liệu bị phân tán, hư hỏng và mất mát phục vụ tốt nhu cầu khai thác, sử dụng tài liệu của toàn xã hội. Bên cạnh đó, việc nâng cao chất lượng CTLT còn đề cập đến việc cải thiện và tối ưu hóa quá trình thu thập, quản lý, bảo quản tài liệu, thông tin trong cơ quan, tổ 9 chức. Hay nói cách khác, đó chính là việc áp dụng các phương pháp hiệu quả để hoạt động chuyên môn nghiệp vụ lưu trữ: thu thập, tổ chức, lưu trữ bảo quản và truy xuất thông tin, tài liệu một cách có tổ chức, khoa học và dễ dàng, thuận lợi.2 Các tiêu chí đánh giá chất lượng công tác lưu trữ Trong phần tổng quan tình hình nghiên cứu, tác giả đã giới thiệu một số nghiên cứu về chủ đề chất lượng CTLT tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động ở một số cơ quan QLNN, nhưng chưa có tiêu chí đánh giá chung hoặc chưa xây dựng được một bộ tiêu chuẩn đánh giá cụ thể về chất lượng CTLT tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động ở các cơ quan này. Có thể nói có rất ít hoặc chưa có nghiên cứu nào đề xuất các tiêu chí đánh giá chất lượng CTLT tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động tại UBND quận Sơn Trà.
Do vậy, nghiên cứu này kế thừa kết quả của những nghiên cứu trước đó và tham chiếu những quy định trong hệ thống văn bản quy phạm pháp luật về Lưu trữ để đề xuất một số tiêu chí (chủ yếu) đánh giá chất lượng CTLT tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động tại UBND quận Sơn Trà. Theo đó, việc đánh giá chất lượng CTLT tại UBND quận Sơn Trà được đánh giá dựa trên 02 nhóm tiêu chí chính với 12 tiêu chí cụ thể như sau: 1.1 Nhóm tiêu chí đánh giá chất lượng về hoạt động quản lý Nhóm tiêu chí đánh giá chất lượng về hoạt động quản lý CTLT gồm có các tiêu chí sau: Tiêu chí về chất lượng xây dựng và ban hành văn bản quản lý công tác lưu trữ (tiêu chí 1) Tiêu chí này được đánh giá đạt khi đáp ứng được ba điều kiện là: (i) có quy chế cụ thể về CTLT tài liệu; (ii) có danh mục hồ sơ và (iii) có kế hoạch CTLT hàng năm. Đánh giá đạt một phần khi một hoặc hai trong ba điều kiện nêu trên được đáp ứng. Đánh giá không đạt khi cả ba điều kiện nêu trên không được đáp ứng.
Tiêu chí về chất lượng tổ chức bộ phận có chức năng tham mưu và tổ chức thực hiện công tác lưu trữ (tiêu chí 2) Tiêu chí này được đánh giá đạt khi đáp ứng được hai điều kiện là: (i) có tổ chức bộ phận quản lý hoặc bố trí người làm CTLT và (ii) trình độ chuyên môn của 10 người làm CTLT tốt nghiệp đúng chuyên ngành lưu trữ hoặc tốt nghiệp chuyên ngành khác nhưng có chứng chỉ bồi dưỡng nghiệp vụ lưu trữ. Đánh giá đạt một phần khi chỉ đáp ứng được điều kiện (i), nhưng không đáp ứng được điều kiện (ii) (cụ thể là trình độ chuyên môn của người làm CTLT tốt nghiệp không đúng chuyên ngành lưu trữ và chưa có chứng chỉ bồi dưỡng lưu trữ). Đánh giá không đạt khi cả hai điều kiện (i) và (ii) không được đáp ứng. Tiêu chí về chất lượng tổ chức tập huấn, bồi dưỡng, cán bộ làm công tác lưu trữ (tiêu chí 3) Tiêu chí này được đánh giá đạt khi đáp ứng được điều kiện là có cử cán bộ làm CTLT tham gia hoạt động bồi dưỡng, đào tạo, tập huấn nâng cao trình độ chuyên môn, nghiệp vụ về lưu trữ do các cơ quan chuyên môn tổ chức.
Đánh giá đạt một phần khi có cử cán bộ làm CTLT tham gia tập huấn, đào tạo, nhưng không đầy đủ. Đánh giá không đạt khi không cử cán bộ làm CTLT tham gia hoạt động tập huấn, bồi dưỡng, đào tạo. Tiêu chí về chất lượng bố trí, sắp xếp kho tàng, trang thiết bị bảo quản tài liệu lưu trữ (tiêu chí 4) Tiêu chí này được đánh giá đạt khi đáp ứng được ba điều kiện là (i) có bố trí kho lưu trữ độc lập (đủ diện tích để bảo quản an toàn tài liệu); (ii) có nội quy kho lưu trữ cơ quan và (iii) có đầy đủ trang thiết bị bảo quản TLLT. Đánh giá đạt một phần khi một hoặc hai trong ba điều kiện nêu trên được đáp ứng.
Đánh giá không đạt khi cả ba điều kiện nêu trên không được đáp ứng. Tiêu chí về chất lượng thống kê về công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ (tiêu chí 5) Tiêu chí này được đánh giá đạt khi đáp ứng được điều kiện là có thực hiện chế độ báo cáo thường xuyên hoặc đột xuất về CTLT và TLLT theo quy định. Đánh giá đạt một phần khi có thực hiện chế độ báo cáo thường xuyên, hoặc đột xuất, nhưng báo cáo không đầy đủ, thiếu chính xác. Đánh giá không đạt khi điều kiện này không thực hiện báo cáo.
11 Tiêu chí về chất lượng kiểm tra và xử lý vi phạm trong công tác lưu trữ (tiêu chí 6) Tiêu chí này được đánh giá đạt khi đáp ứng được điều kiện là có kế hoạch kiểm tra định kỳ hàng năm, kiểm tra gián tiếp qua báo cáo bằng văn bản, có hướng dẫn khắc phục và xử lý vi phạm. Đánh giá đạt một phần khi có thực hiện kiểm tra nhưng không đầy đủ hoặc không hướng dẫn khắc phục, xử lý vi phạm. Đánh giá không đạt khi điều kiện này không thực hiện kiểm tra, hướng dẫn khắc phục và xử lý vi phạm.2 Nhóm tiêu chí đánh giá chất lượng về hoạt động chuyên môn nghiệp vụ Tiêu chí về chất lượng lập hồ sơ công việc và giao nộp hồ sơ công việc, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan (tiêu chí 7) Tiêu chí này được đánh giá đạt khi đáp ứng được bốn điều kiện là (i) có danh mục hồ sơ công việc mẫu hàng năm; (ii) có triển khai lập hồ sơ công việc và tài liệu trong hồ sơ công việc được sắp xếp đúng quy định; (iii) thực hiện việc giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan đúng quy định và (iv) thực hiện tiêu hủy tài liệu không có giá trị hoặc giá trị thấp đúng quy định. Đánh giá đạt một phần khi một, hoặc hai, hoặc ba trong bốn điều kiện nêu trên được đáp ứng.
Đánh giá không đạt khi cả bốn điều kiện nêu trên không được đáp ứng.