I. Tổng quan lý thuyết hệ thống về thông tin tổ chức
Lý thuyết hệ thống về thông tin tổ chức là một khái niệm học thuật mới mẻ. Nó được xây dựng dựa trên nền tảng chủ nghĩa thực dụng và tư duy hệ thống. Lý thuyết này đề xuất cách nhìn toàn diện về thông tin trong tổ chức. Thông tin không chỉ đơn thuần là dữ liệu hay tri thức. Nó là một hệ thống phức tạp gồm nhiều khía cạnh liên kết nhau. Sáu khía cạnh chính bao gồm cấu trúc, chức năng, quá trình, bối cảnh, thời gian và nhận thức luận. Mỗi khía cạnh thể hiện sự giao thoa giữa ba thế giới con người. Ba thế giới đó là thế giới vật chất, tinh thần và xã hội. Nghiên cứu sử dụng phương pháp tiếp cận ngữ cảnh luận. Phương pháp này phù hợp với bản chất lịch sử và quá trình của hiện tượng tổ chức. Luận án tiến sĩ của Nguyễn Mạnh Tuấn năm 2010 đã đặt nền móng cho lý thuyết này. Công trình nghiên cứu tại Đại học Bách khoa TP.HCM đã đạt được nhiều đóng góp quan trọng. Nó cung cấp khung lý thuyết mới cho lĩnh vực hệ thống thông tin.
1.1. Nền tảng triết học của lý thuyết
Lý thuyết hệ thống về thông tin tổ chức đứng trên trường phái hậu hiện đại phê phán. Nó áp dụng cách tiếp cận chủ nghĩa thực dụng hệ thống. Cách tiếp cận này dựa trên hai trụ cột chính. Trụ cột thứ nhất là ký hiệu học thực dụng của Peirce. Trụ cột thứ hai là tư duy hệ thống của Churchman. Triết học Peirce nhấn mạnh vai trò của ký hiệu trong quá trình nhận thức. Nó cho rằng thông tin được hình thành qua quá trình diễn giải ký hiệu. Tư duy hệ thống Churchman cung cấp cái nhìn toàn diện về tổ chức. Nó xem tổ chức như một hệ thống mở có nhiều thành phần tương tác. Sự kết hợp này tạo ra nền tảng vững chắc cho lý thuyết mới. Nó cho phép nghiên cứu thông tin từ nhiều góc độ khác nhau. Đồng thời vẫn duy trì tính nhất quán về mặt lý thuyết.
1.2. Phạm vi và đối tượng nghiên cứu
Nghiên cứu tập trung vào hiện tượng thông tin tổ chức. Đối tượng nghiên cứu là quá trình hình thành thông tin trong bối cảnh tổ chức. Phạm vi nghiên cứu bao gồm ngành tư vấn và nhiều lĩnh vực khác. Nghiên cứu sử dụng phương pháp nghiên cứu trường hợp嵌入式. Phương pháp này kết hợp với lý thuyết nền để phân tích dữ liệu. Hai nghiên cứu thí điểm được thực hiện trước. Sau đó là bốn trường hợp chính trong ngành tư vấn. Bốn trường hợp bổ sung từ các ngành khác cũng được kiểm tra. Quá trình này đảm bảo tính tổng quát của lý thuyết. Nghiên cứu không chỉ dừng ở mức độ cụ thể. Nó được nâng lên cấp độ hình thức của lý thuyết. Điều này mở rộng khả năng áp dụng trong nhiều bối cảnh tổ chức khác nhau.
II. Phân tích vấn đề trong lý thuyết thông tin tổ chức
Lý thuyết hiện tại về thông tin tổ chức tồn tại nhiều vấn đề lớn. Vấn đề đầu tiên là sự nhầm lẫn giữa thông tin, kiến thức và dữ liệu. Nhiều nghiên cứu sử dụng ba khái niệm này một cách lẫn lộn. Điều này gây ra hiểu lầm trong cả lý thuyết lẫn thực hành. Vấn đề thứ hai là thiếu sự phân biệt rõ ràng về tính liên chủ quan của thông tin. Thông tin mang tính liên chủ quan cao hơn kiến thức. Nó cũng liên chủ quan hơn dữ liệu. Kiến thức mang tính chủ quan hơn. Dữ liệu mang tính khách quan hơn. Vấn đề thứ ba là khoảng cách giữa hai loại bối cảnh. Bối cảnh truy vấn và bối cảnh hành động chưa được kết nối. Mitroff nghiên cứu bối cảnh truy vấn năm 1973. Simon nghiên cứu bối cảnh hành động năm 1999. Hai khái niệm này vẫn tồn tại riêng biệt. Không có lý thuyết nào tạo ra cầu nối giữa chúng. Điều này hạn chế khả năng hiểu toàn diện về thông tin tổ chức.
2.1. Khoảng trống trong hệ thống phân cấp thông tin
Hệ thống phân cấp thông tin truyền thống của Ackoff năm 1989 tồn tại vấn đề. Nó đặt dữ liệu ở dưới cùng. Thông tin nằm ở giữa. Kiến thức và trí tuệ ở trên cùng. Tuy nhiên, Tuomi năm 1999 đề xuất hệ thống đảo ngược. Ông cho rằng kiến thức có trước thông tin. Thông tin có trước dữ liệu. Hai hệ thống này mâu thuẫn với nhau. Không có lý thuyết nào dung hòa được hai quan điểm này. Khoảng trống này tạo ra sự nhầm lẫn kéo dài. Các nhà nghiên cứu không biết nên theo hệ thống nào. Điều này ảnh hưởng đến cả nghiên cứu lẫn ứng dụng thực tiễn. Lý thuyết mới cần tạo ra sự trung gian. Nó phải kết hợp ưu điểm của cả hai hệ thống.
2.2. Thiếu thuộc tính bối cảnh thói quen tổ chức
Chủ nghĩa thực dụng nhấn mạnh vai trò của thói quen. Thói quen là sản phẩm cốt lõi của triết học thực dụng. Hickman năm 1994 đã khẳng định điều này. Tuy nhiên, các lý thuyết thực dụng về thông tin hiện tại không đề cập đầy đủ. Không có lý thuyết nào cung cấp thuộc tính bối cảnh thói quen tổ chức. Đây là một thiếu sót nghiêm trọng. Thói quen tổ chức ảnh hưởng lớn đến cách xử lý thông tin. Nó định hình quá trình ra quyết định trong tổ chức. Thiếu khái niệm này, lý thuyết không thể giải thích đầy đủ. Nó bỏ qua một chiều quan trọng của hiện tượng thông tin. Nghi cứu mới cần bổ sung thuộc tính này. Nó sẽ hoàn thiện bức tranh về thông tin trong tổ chức.
III. Giải pháp phương pháp nghiên cứu và mô hình lý thuyết
Luận án đề xuất giải pháp toàn diện cho các vấn đề đã phân tích. Phương pháp nghiên cứu sử dụng thiết kế trường hợp嵌入式 đa dạng. Lý thuyết nền được áp dụng để thu thập và phân tích dữ liệu. Quá trình nghiên cứu diễn ra qua nhiều giai đoạn. Giai đoạn đầu gồm hai nghiên cứu thí điểm. Tiếp theo là bốn trường hợp chính trong ngành tư vấn. Sau đó, mô hình được kiểm tra trên bốn trường hợp khác ngoài tư vấn. Quá trình này nâng lý thuyết từ cấp độ cụ thể lên hình thức. Phương pháp tiếp cận kết hợp hai công cụ mạnh mẽ. Công cụ thứ nhất là phương pháp cố định niềm tin của Peirce. Công cụ thứ hai là khái niệm ứng tác của Weick. Sự kết hợp này tạo ra cách tiếp cận mới cho quá trình hình thành thông tin. Mô hình kết quả trình bày thông tin như một hệ thống thống nhất. Hệ thống gồm sáu khía cạnh tương tác liên tục với nhau.
3.1. Phương pháp nghiên cứu trường hợp嵌入式
Phương pháp nghiên cứu trường hợp嵌入式 là lựa chọn phù hợp cho nghiên cứu này. Nó cho phép thu thập dữ liệu chi tiết từ nhiều nguồn. Thiết kế嵌入式 bao gồm nhiều đơn vị phân tích trong mỗi trường hợp. Điều này tạo ra chiều sâu cho dữ liệu thu thập. Lý thuyết nền đảm bảo quá trình phân tích có hệ thống. Dữ liệu được mã hóa theo ba loại mã chính. Mã mở giúp xác định các danh mục ban đầu. Mã trục tạo ra mối liên hệ giữa các danh mục. Mã chọn lọc xây dựng lý thuyết cốt lõi. Quá trình này lặp đi lặp lại cho đến khi bão hòa lý thuyết. Kết quả là một lý thuyết mới xuất hiện từ dữ liệu thực tế. Lý thuyết này có cơ sở vững chắc trong bằng chứng nghiên cứu. Nó không phải là sự áp đặt từ bên ngoài.
3.2. Mô hình sáu khía cạnh của thông tin tổ chức
Mô hình sáu khía cạnh là đóng góp cốt lõi của nghiên cứu. Sáu khía cạnh bao gồm cấu trúc, chức năng, quá trình, bối cảnh, thời gian và nhận thức luận. Mỗi khía cạnh thể hiện một bộ ba giao nhau. Bộ ba này跨越 ba thế giới con người. Thế giới vật chất liên quan đến hạ tầng và công nghệ. Thế giới tinh thần liên quan đến nhận thức và tư duy. Thế giới xã hội liên quan đến tương tác và văn hóa. Mô hình này tạo ra cái nhìn toàn diện về thông tin. Nó không bỏ sót bất kỳ chiều nào của hiện tượng. Thông tin tổ chức là sự thống nhất của tất cả khía cạnh này. Các khía cạnh tương tác và ảnh hưởng lẫn nhau liên tục. Mô hình cung cấp khung phân tích mạnh mẽ cho nhà nghiên cứu và nhà quản lý.
IV. Kết luận và ứng dụng lý thuyết thông tin tổ chức
Nghiên cứu đã đạt được nhiều kết luận quan trọng về lý thuyết hệ thống. Phát hiện đầu tiên khẳng định thông tin tổ chức là một hệ thống. Phát hiện thứ hai cho thấy quá trình hình thành thông tin là quá trình tạo thói quen. Phát hiện thứ ba phân biệt rõ ràng ba loại thông tin phổ biến. Thông tin mang tính liên chủ quan cao nhất. Kiến thức mang tính chủ quan hơn. Dữ liệu mang tính khách quan hơn. Lý thuyết mới đóng vai trò trung gian giữa hai hệ thống phân cấp. Nó dung hòa quan điểm của Ackoff và Tuomi. Nghiên cứu cũng đóng góp thuộc tính bối cảnh thói quen tổ chức. Đây là khái niệm mới chưa từng có trong các lý thuyết trước. Ứng dụng của lý thuyết rất rộng rãi trong thực tiễn. Nó hỗ trợ thiết kế hệ thống thông tin hiệu quả hơn. Nó cải thiện quản lý tri thức trong tổ chức. Nó tối ưu hóa quá trình ra quyết định dựa trên thông tin.
4.1. Đóng góp vào lý thuyết và thực tiễn
Đóng góp lý thuyết của nghiên cứu rất đa chiều. Thứ nhất, nó cung cấp khung lý thuyết mới về thông tin tổ chức. Khung này bao gồm sáu khía cạnh tương tác. Thứ hai, nó đề xuất phương pháp hình thành thông tin sáng tạo. Phương pháp kết hợp Peirce và Weick. Thứ ba, nó giới thiệu thuộc tính bối cảnh thói quen tổ chức. Đây là khái niệm hoàn toàn mới. Thứ tư, nó phân biệt rõ ràng thông tin, kiến thức và dữ liệu. Về thực tiễn, lý thuyết hỗ trợ nhiều lĩnh vực. Thiết kế hệ thống thông tin trở nên chính xác hơn. Quản lý tri thức đạt hiệu quả cao hơn. Chiến lược thông tin được hoạch định tốt hơn. Các tổ chức có thể áp dụng mô hình sáu khía cạnh. Mô hình giúp đánh giá và cải thiện hệ thống thông tin hiện tại.
4.2. Hướng phát triển và ứng dụng tương lai
Lý thuyết hệ thống về thông tin tổ chức mở ra nhiều hướng nghiên cứu mới. Hướng thứ nhất là mở rộng sang các ngành khác ngoài tư vấn. Điều này kiểm tra tính tổng quát của lý thuyết. Hướng thứ hai là phát triển công cụ đánh giá dựa trên mô hình sáu khía cạnh. Công cụ này giúp tổ chức đo lường hiệu quả quản lý thông tin. Hướng thứ ba là tích hợp với chuyển đổi số và trí tuệ nhân tạo. Công nghệ mới tạo ra bối cảnh mới cho thông tin tổ chức. Hướng thứ tư là nghiên cứu sâu hơn về bối cảnh thói quen tổ chức. Khái niệm này cần được khám phá thêm. Hướng thứ năm là xây dựng lý thuyết về văn hóa thông tin tổ chức. Kết hợp với lý thuyết hiện tại sẽ tạo ra bức tranh toàn diện hơn.
