Luận án: Lý thuyết hệ thống về thông tin tổ chức – Nguyễn Mạnh Tuấn, ĐH Bách khoa TPHCM

Luận án tiến sĩ này phân tích sâu sắc lý thuyết hệ thống trong bối cảnh thông tin tổ chức. Khám phá các mô hình, quy trình và ảnh hưởng của chúng đến hiệu quả

• Tác giả: Nguyen Manh Tuan
• Người hướng dẫn: Dr. Vo Van Huy
• Trường học: Ho Chi Minh City University of Technology, VNUHCM
• Chuyên ngành: Business Administration
• Đề tài: A Systems Based Theory of Organizational Information
• Loại tài liệu: Doctoral Dissertation
• Năm xuất bản: 2010
• Địa điểm: Ho Chi Minh City

Tóm tắt

I. Tổng quan lý thuyết hệ thống về thông tin tổ chức

Lý thuyết hệ thống về thông tin tổ chức là một khái niệm học thuật mới mẻ. Nó được xây dựng dựa trên nền tảng chủ nghĩa thực dụng và tư duy hệ thống. Lý thuyết này đề xuất cách nhìn toàn diện về thông tin trong tổ chức. Thông tin không chỉ đơn thuần là dữ liệu hay tri thức. Nó là một hệ thống phức tạp gồm nhiều khía cạnh liên kết nhau. Sáu khía cạnh chính bao gồm cấu trúc, chức năng, quá trình, bối cảnh, thời gian và nhận thức luận. Mỗi khía cạnh thể hiện sự giao thoa giữa ba thế giới con người. Ba thế giới đó là thế giới vật chất, tinh thần và xã hội. Nghiên cứu sử dụng phương pháp tiếp cận ngữ cảnh luận. Phương pháp này phù hợp với bản chất lịch sử và quá trình của hiện tượng tổ chức. Luận án tiến sĩ của Nguyễn Mạnh Tuấn năm 2010 đã đặt nền móng cho lý thuyết này. Công trình nghiên cứu tại Đại học Bách khoa TP.HCM đã đạt được nhiều đóng góp quan trọng. Nó cung cấp khung lý thuyết mới cho lĩnh vực hệ thống thông tin.

1.1. Nền tảng triết học của lý thuyết

Lý thuyết hệ thống về thông tin tổ chức đứng trên trường phái hậu hiện đại phê phán. Nó áp dụng cách tiếp cận chủ nghĩa thực dụng hệ thống. Cách tiếp cận này dựa trên hai trụ cột chính. Trụ cột thứ nhất là ký hiệu học thực dụng của Peirce. Trụ cột thứ hai là tư duy hệ thống của Churchman. Triết học Peirce nhấn mạnh vai trò của ký hiệu trong quá trình nhận thức. Nó cho rằng thông tin được hình thành qua quá trình diễn giải ký hiệu. Tư duy hệ thống Churchman cung cấp cái nhìn toàn diện về tổ chức. Nó xem tổ chức như một hệ thống mở có nhiều thành phần tương tác. Sự kết hợp này tạo ra nền tảng vững chắc cho lý thuyết mới. Nó cho phép nghiên cứu thông tin từ nhiều góc độ khác nhau. Đồng thời vẫn duy trì tính nhất quán về mặt lý thuyết.

1.2. Phạm vi và đối tượng nghiên cứu

Nghiên cứu tập trung vào hiện tượng thông tin tổ chức. Đối tượng nghiên cứu là quá trình hình thành thông tin trong bối cảnh tổ chức. Phạm vi nghiên cứu bao gồm ngành tư vấn và nhiều lĩnh vực khác. Nghiên cứu sử dụng phương pháp nghiên cứu trường hợp嵌入式. Phương pháp này kết hợp với lý thuyết nền để phân tích dữ liệu. Hai nghiên cứu thí điểm được thực hiện trước. Sau đó là bốn trường hợp chính trong ngành tư vấn. Bốn trường hợp bổ sung từ các ngành khác cũng được kiểm tra. Quá trình này đảm bảo tính tổng quát của lý thuyết. Nghiên cứu không chỉ dừng ở mức độ cụ thể. Nó được nâng lên cấp độ hình thức của lý thuyết. Điều này mở rộng khả năng áp dụng trong nhiều bối cảnh tổ chức khác nhau.

II. Phân tích vấn đề trong lý thuyết thông tin tổ chức

Lý thuyết hiện tại về thông tin tổ chức tồn tại nhiều vấn đề lớn. Vấn đề đầu tiên là sự nhầm lẫn giữa thông tin, kiến thức và dữ liệu. Nhiều nghiên cứu sử dụng ba khái niệm này một cách lẫn lộn. Điều này gây ra hiểu lầm trong cả lý thuyết lẫn thực hành. Vấn đề thứ hai là thiếu sự phân biệt rõ ràng về tính liên chủ quan của thông tin. Thông tin mang tính liên chủ quan cao hơn kiến thức. Nó cũng liên chủ quan hơn dữ liệu. Kiến thức mang tính chủ quan hơn. Dữ liệu mang tính khách quan hơn. Vấn đề thứ ba là khoảng cách giữa hai loại bối cảnh. Bối cảnh truy vấn và bối cảnh hành động chưa được kết nối. Mitroff nghiên cứu bối cảnh truy vấn năm 1973. Simon nghiên cứu bối cảnh hành động năm 1999. Hai khái niệm này vẫn tồn tại riêng biệt. Không có lý thuyết nào tạo ra cầu nối giữa chúng. Điều này hạn chế khả năng hiểu toàn diện về thông tin tổ chức.

2.1. Khoảng trống trong hệ thống phân cấp thông tin

Hệ thống phân cấp thông tin truyền thống của Ackoff năm 1989 tồn tại vấn đề. Nó đặt dữ liệu ở dưới cùng. Thông tin nằm ở giữa. Kiến thức và trí tuệ ở trên cùng. Tuy nhiên, Tuomi năm 1999 đề xuất hệ thống đảo ngược. Ông cho rằng kiến thức có trước thông tin. Thông tin có trước dữ liệu. Hai hệ thống này mâu thuẫn với nhau. Không có lý thuyết nào dung hòa được hai quan điểm này. Khoảng trống này tạo ra sự nhầm lẫn kéo dài. Các nhà nghiên cứu không biết nên theo hệ thống nào. Điều này ảnh hưởng đến cả nghiên cứu lẫn ứng dụng thực tiễn. Lý thuyết mới cần tạo ra sự trung gian. Nó phải kết hợp ưu điểm của cả hai hệ thống.

2.2. Thiếu thuộc tính bối cảnh thói quen tổ chức

Chủ nghĩa thực dụng nhấn mạnh vai trò của thói quen. Thói quen là sản phẩm cốt lõi của triết học thực dụng. Hickman năm 1994 đã khẳng định điều này. Tuy nhiên, các lý thuyết thực dụng về thông tin hiện tại không đề cập đầy đủ. Không có lý thuyết nào cung cấp thuộc tính bối cảnh thói quen tổ chức. Đây là một thiếu sót nghiêm trọng. Thói quen tổ chức ảnh hưởng lớn đến cách xử lý thông tin. Nó định hình quá trình ra quyết định trong tổ chức. Thiếu khái niệm này, lý thuyết không thể giải thích đầy đủ. Nó bỏ qua một chiều quan trọng của hiện tượng thông tin. Nghi cứu mới cần bổ sung thuộc tính này. Nó sẽ hoàn thiện bức tranh về thông tin trong tổ chức.

III. Giải pháp phương pháp nghiên cứu và mô hình lý thuyết

Luận án đề xuất giải pháp toàn diện cho các vấn đề đã phân tích. Phương pháp nghiên cứu sử dụng thiết kế trường hợp嵌入式 đa dạng. Lý thuyết nền được áp dụng để thu thập và phân tích dữ liệu. Quá trình nghiên cứu diễn ra qua nhiều giai đoạn. Giai đoạn đầu gồm hai nghiên cứu thí điểm. Tiếp theo là bốn trường hợp chính trong ngành tư vấn. Sau đó, mô hình được kiểm tra trên bốn trường hợp khác ngoài tư vấn. Quá trình này nâng lý thuyết từ cấp độ cụ thể lên hình thức. Phương pháp tiếp cận kết hợp hai công cụ mạnh mẽ. Công cụ thứ nhất là phương pháp cố định niềm tin của Peirce. Công cụ thứ hai là khái niệm ứng tác của Weick. Sự kết hợp này tạo ra cách tiếp cận mới cho quá trình hình thành thông tin. Mô hình kết quả trình bày thông tin như một hệ thống thống nhất. Hệ thống gồm sáu khía cạnh tương tác liên tục với nhau.

3.1. Phương pháp nghiên cứu trường hợp嵌入式

Phương pháp nghiên cứu trường hợp嵌入式 là lựa chọn phù hợp cho nghiên cứu này. Nó cho phép thu thập dữ liệu chi tiết từ nhiều nguồn. Thiết kế嵌入式 bao gồm nhiều đơn vị phân tích trong mỗi trường hợp. Điều này tạo ra chiều sâu cho dữ liệu thu thập. Lý thuyết nền đảm bảo quá trình phân tích có hệ thống. Dữ liệu được mã hóa theo ba loại mã chính. Mã mở giúp xác định các danh mục ban đầu. Mã trục tạo ra mối liên hệ giữa các danh mục. Mã chọn lọc xây dựng lý thuyết cốt lõi. Quá trình này lặp đi lặp lại cho đến khi bão hòa lý thuyết. Kết quả là một lý thuyết mới xuất hiện từ dữ liệu thực tế. Lý thuyết này có cơ sở vững chắc trong bằng chứng nghiên cứu. Nó không phải là sự áp đặt từ bên ngoài.

3.2. Mô hình sáu khía cạnh của thông tin tổ chức

Mô hình sáu khía cạnh là đóng góp cốt lõi của nghiên cứu. Sáu khía cạnh bao gồm cấu trúc, chức năng, quá trình, bối cảnh, thời gian và nhận thức luận. Mỗi khía cạnh thể hiện một bộ ba giao nhau. Bộ ba này跨越 ba thế giới con người. Thế giới vật chất liên quan đến hạ tầng và công nghệ. Thế giới tinh thần liên quan đến nhận thức và tư duy. Thế giới xã hội liên quan đến tương tác và văn hóa. Mô hình này tạo ra cái nhìn toàn diện về thông tin. Nó không bỏ sót bất kỳ chiều nào của hiện tượng. Thông tin tổ chức là sự thống nhất của tất cả khía cạnh này. Các khía cạnh tương tác và ảnh hưởng lẫn nhau liên tục. Mô hình cung cấp khung phân tích mạnh mẽ cho nhà nghiên cứu và nhà quản lý.

IV. Kết luận và ứng dụng lý thuyết thông tin tổ chức

Nghiên cứu đã đạt được nhiều kết luận quan trọng về lý thuyết hệ thống. Phát hiện đầu tiên khẳng định thông tin tổ chức là một hệ thống. Phát hiện thứ hai cho thấy quá trình hình thành thông tin là quá trình tạo thói quen. Phát hiện thứ ba phân biệt rõ ràng ba loại thông tin phổ biến. Thông tin mang tính liên chủ quan cao nhất. Kiến thức mang tính chủ quan hơn. Dữ liệu mang tính khách quan hơn. Lý thuyết mới đóng vai trò trung gian giữa hai hệ thống phân cấp. Nó dung hòa quan điểm của Ackoff và Tuomi. Nghiên cứu cũng đóng góp thuộc tính bối cảnh thói quen tổ chức. Đây là khái niệm mới chưa từng có trong các lý thuyết trước. Ứng dụng của lý thuyết rất rộng rãi trong thực tiễn. Nó hỗ trợ thiết kế hệ thống thông tin hiệu quả hơn. Nó cải thiện quản lý tri thức trong tổ chức. Nó tối ưu hóa quá trình ra quyết định dựa trên thông tin.

4.1. Đóng góp vào lý thuyết và thực tiễn

Đóng góp lý thuyết của nghiên cứu rất đa chiều. Thứ nhất, nó cung cấp khung lý thuyết mới về thông tin tổ chức. Khung này bao gồm sáu khía cạnh tương tác. Thứ hai, nó đề xuất phương pháp hình thành thông tin sáng tạo. Phương pháp kết hợp Peirce và Weick. Thứ ba, nó giới thiệu thuộc tính bối cảnh thói quen tổ chức. Đây là khái niệm hoàn toàn mới. Thứ tư, nó phân biệt rõ ràng thông tin, kiến thức và dữ liệu. Về thực tiễn, lý thuyết hỗ trợ nhiều lĩnh vực. Thiết kế hệ thống thông tin trở nên chính xác hơn. Quản lý tri thức đạt hiệu quả cao hơn. Chiến lược thông tin được hoạch định tốt hơn. Các tổ chức có thể áp dụng mô hình sáu khía cạnh. Mô hình giúp đánh giá và cải thiện hệ thống thông tin hiện tại.

4.2. Hướng phát triển và ứng dụng tương lai

Lý thuyết hệ thống về thông tin tổ chức mở ra nhiều hướng nghiên cứu mới. Hướng thứ nhất là mở rộng sang các ngành khác ngoài tư vấn. Điều này kiểm tra tính tổng quát của lý thuyết. Hướng thứ hai là phát triển công cụ đánh giá dựa trên mô hình sáu khía cạnh. Công cụ này giúp tổ chức đo lường hiệu quả quản lý thông tin. Hướng thứ ba là tích hợp với chuyển đổi số và trí tuệ nhân tạo. Công nghệ mới tạo ra bối cảnh mới cho thông tin tổ chức. Hướng thứ tư là nghiên cứu sâu hơn về bối cảnh thói quen tổ chức. Khái niệm này cần được khám phá thêm. Hướng thứ năm là xây dựng lý thuyết về văn hóa thông tin tổ chức. Kết hợp với lý thuyết hiện tại sẽ tạo ra bức tranh toàn diện hơn.

Trích đoạn nội dung tài liệu

A SYSTEMS BASED THEORY OF ORGANIZATIONAL INFORMATION A Dissertation by NGUYEN MANH TUAN Submitted to the Office of Graduate Studies of Ho Chi Minh City University of Technology, VNUHCM in partial fulfillment of the requirements for the degree of DOCTOR OF PHILOSOPHY December 2010 Major Subject: Business Administration ii A SYSTEMS BASED THEORY OF ORGANIZATIONAL INFORMATION A Dissertation by NGUYEN MANH TUAN Submitted to the Office of Graduate Studies of Ho Chi Minh City University of Technology, VNUHCM in partial fulfillment of the requirements for the degree of DOCTOR OF PHILOSOPHY Prof. Ho Duc Hung Assoc. Nguyen Dinh Tho (Chair of Committee) (Member) Dr. Phan Trieu Anh Assoc.

Do Phuc (Member) (Member) Assoc. Le Nguyen Hau Dr. Pham Thi Thanh Hong (Member) (Member) Dr. Nguyen Huu Lam (Member) December 2010 Major Subject: Business Administration iii STATEMENT OF AUTHENTICITY I confirm that this work is my original one.

This material, to my best of knowledge and belief, has not been seen in any previous academic publication yet. iv ABSTRACT A systems based theory of organizational information. (December, 2010) Nguyen Manh Tuan, HoChiMinh City University of Technology, VNU-HCMC This research was a theorizing endeavor for a systems based theory of organizational information. In essence, it is a conceptualization of the phenomena of organizational information in terms of the nature and the formulation process of information in organizations.

Standing on the critical postmodernism school, the study took the systems pragmatism approach that primarily relies on both the Peircean pragmatism semiotics and the Churchmanian systems thinking. Our research approach naturally gave support to the contextualism as the theory of method, which readily accommodates some salient points of social and organizational phenomena in general and of organizational information in particular, which are historical, contextual and processual. To be consistent methodologically, we employed a research design of embedded multiple cases and a grounded theory for our data collection and analysis. Two pilot studies and then four main organizational cases in consulting industries were conducted for field data to firmly ground the resultant emergent theory.

Next we did the test of our emergent model on four existing case studies outside consulting industries, to raise the theoretical level of the emerging grounded theories from the substantive to the formal one. The three research findings were affirmed: organizational information as system, organizational information formulation as habit production, and the theoretical distinction among three common information categories. By our systems based conception, organizational information would present itself as a unity that comprises nonexclusive six aspects: structure, function, process, context, time and epistemology. Each aspect in turn embodies a triad crossing the three v human worlds (i.

material, mental, social). Taking the relational perspective, organizational information would better manifest itself as a continuously dynamic triad, or equally, a Peircean semiosis that comprises three states of mind or ingredients (i. surprise/data, doubt/knowledge, and belief/information) and three respective relations, or human activities (i. experience, abduction, and inquiry).

In specific, we found that the ingredient of data is more of properties of thing, more objective, and more past oriented, the ingredient of knowledge is more of properties of human, more subjective, and more present-oriented, and finally the ingredient of information itself is more of properties of organization, more inter-subjective, and more future-oriented. Such a continuous evolutionary process would help organizational actors within their communities (e. organizational units) enact information that is inherently to be path dependent and interdependent. Our resultant grounded theory of organizational information may offer three major contributions.

One, it could accommodate at the same time, the entity view, the process view, and the locus view of organizational information, thus is able to capture mostly the information related phenomena in organizations. Two, it could maintain a dynamic triadic relation of organizational information, which takes a continuous transformation over time and in space. This helps to emphasize the emergence or mediation of information as habits, neither ideas nor activities. Three, it could present a comprehensive information taxonomy for distinction among three common categories of information, and thus, clearing up a long standing confusion around this.

We posit that our grounded systems model could propose a fundamentally theoretical framework about the nature and the process of information, which would be also a theory native to the information systems field. By this, our resultant middle range theory would be a distinctive contribution for making information systems as a reference discipline in its own right. vi ACKNOWLEDGEMENTS First of all, I am grateful to my main advisor, Dr. Vo Van Huy, for his thoughtful guidance and insightful comments throughout my study.

I am particularly appreciative of his inspiring me with the Churchmanian design of inquiring systems, which is the greatest mission of human beings in general and researchers in specific I have ever thought of. Next, I am deeply indebted to my second advisor, Dr. Nguyen Huu Lam, for his intellectual encouragement and strong support during this entire endeavor. He always helped me pursue my research interests and efforts, one of which is “naturalistic inquiry” that fundamentally declares that human inquiry is not and cannot be value free.

I particularly want to thank Dr. Hau, and Dr. Hung, for their valuable criticism and provocative comments in all stages of this work. And I would like to extend my thanks to Dr.

Tho for his thorough guidelines of the research methodologies and his open sharing for research ideas. I also owe many thanks to all of the faculty, staff, and colleagues at the School of Industrial Management, the Department of Management Information Systems, the Center of Business Research and Training, and the Office of Graduate Studies in HCMUT, VNUHCM for their timely support and encouragement during my project. I then would like to thank the local business firms, and especially my friend, Nguyen N. Nhan for their great assistance in my heavy field work.

Finally, I close this dissertation in memory of my father and dedicate it to the family, my mother, my sisters, my brothers, my wife, Ha, and my two pretty daughters, T. Khue, without whose love, sacrifice, and time, it would not have been possible. vii TABLE OF CONTENTS ABSTRACT. vi TABLE OF CONTENTS .vii LIST OF TABLES.

xii LIST OF FIGURES. Background to and research gap of the study. Research problems and questions. Rationale of the theory building research.

Justification for the research. Importance of the research. Contributions and Implications. 21 REVIEW OF THE LITERATURE.

The phenomena of information. The relationships between information and knowledge. The primacy of information. Information in the field of information systems.

The need for a new conceptualization of organizational information. Pragmatism and systems thinking. A systems thinking approach to organizational information. Middle range theorizing.

The organization of theory-building research. Systems pragmatism as the research paradigm. Contextualism as the theory of methodology. Justification of the methodology.

For the qualitative approach. For the case study and the grounded theory. Why case study?. Why grounded theory?.

Which grounded theory?. Evaluation of the research. The assessment of the emergent theory and the research process. Assessment of the evidence grounding the theory.

Pilot case studies. Criteria for the case selection and the number of cases. Case study protocol. 112 ANALYSIS OF DATA AND RESEARCH FINDINGS.

Nature of organizational information and organizational information as system. Organizational information formulation process and organizational information formulation as habit production. Test of the emerging grounded substantive theory. Test case selection and theory testing.

195 DISCUSSION OF THE FINDINGS AND RESEARCH IMPLICATIONS. Research finding 1: Organizational information-as-system. Research finding 2: Organizational information formulation as habit production. Research finding 3: Distinction among three information categories.

Revisiting and extending the systems model of pragmatic information. Relation between information-as-system and information system. A systems theory of pragmatic information. A pragmatic paradigm of information.

An information view of organization theories and phenomena. A theoretical framework for management research quality. An information theory of organization. An information based theory of the firm.

A new taxonomy of knowledge production modes and beyond. A new framework of problem solving process. A basis of organizational decision making. A design of organizations.3 Project proposal: a virtual clinic for SME management consultancy.

Summary of research findings and implications. Organizational information as system. Organizational information formulation as habit production. Distinction among three information categories.

Contributions of the research. Limitations of the research. Directions for future research. RESEARCH FLOW AND TASKS.

ILLUSTRATIVE FITNESS BETWEEN EVIDENCE AND THEORETICAL CONSTRUCTS. 366 xii LIST OF TABLES Table Page Table 3. Theoretical categories emerged from pilot case studies. Properties and dimensions of the core categories.

Organizations, cases, and embedded units of analysis. HY-ICT’s business of ERP implementation – an overview. Code unitizing – an example at HY-ICT. Concept categorizing – an example at HY-ICT.

TP-DTF’s business of designing coastal ports – an overview. Code unitizing – an example at TP-DTF. Concept categorizing – an example at TP-DTF. Dimensioning conceptual properties.

Labelling dimensions of conceptual property ‘structure’ – an illustration at TP- DTF. Labelling dimensions of conceptual property ‘function’ – an illustration at TP- DTF. Labelling dimensions of conceptual property ‘process’ – an illustration at TP-DTF. Labelling dimensions of conceptual property ‘context’ – an illustration at TP-DTF.

Conceptual properties and dimensions. Three emerging fundamental patterns of organizational information. The emerged core category of organizational information. The refined central category of organizational information.

Structure property – an illustrative example of its dimensions in case evidence 139 Table 4. Function property – an illustrative example of its dimensions in case evidence. Process property – an illustrative example of its dimensions in case evidence. Context property – an illustrative example of its dimensions in case evidence.

A descriptive model of organizational information as system. Three basic patterns of organizational information. The distinction among three basic patterns of organizational information. A descriptive model of organizational information as system - fine tuned version.

A foundational distinction among three information categories. Situational actions in Habermas’ three worlds. A systems based theory of pragmatic information. Some meta-theoretical assumptions of information categories.

A pragmatic paradigm of information. An example of information view of organization theories. An example of information view of organizational phenomena. A literature review of research utilization.

Substantial problems of organizational decision making. 289 xiv LIST OF FIGURES Figure Page Figure 2. Pragmatism semiotics triangle. A tentative triadic relation in business case.

Structural aspect (SCE) of organizational information. Functional aspect (UED) of organizational information. Processual aspect (RDP) of organizational information. Contextual aspect (IAH) of organizational information.

Time aspect (PPF) of organizational information. Epistemic aspect (OSI) of organizational information. An explanatory model of organizational information as system (DKI model). An explanatory model of organizational information as system - fine tuned version (DKI model – fine tuned version).

A triadic model of organizational information formulation process (SDB model). A systems based model of organizational information (systems based DKI model). Formally structural aspect (SOC) of information-as-system. Formally functional aspect (DCC) of information-as-system.

Formally processual aspect (DWC) of information-as-system. Formally contextual aspect (PIS) of information-as-system. Formally time aspect (PPF) of information-as-system. Formally epistemic aspect (EPS) of information-as-system.

Proposal of management research quality (RRR). A new taxonomy of knowledge production modes and beyond. Business case in the virtual clinic case base. Process, function, and context of business case information-as-system.

Background to and research gap of the study For organization and management studies in general and knowledge management (KM) as well as information systems (IS) literature in particular, organizational knowledge or knowledge in organizations is more increasing interest among academics and managers (von Krogh, 2009; Tsoukas & Vladimirou, 2001; Orlikowski, 2002; Assudani, 2005; Jakubik, 2007). Nonaka, von Krogh and Voelpel’s (2006, p.