Chương 1: Tổng quan nghiên cứu và cơ sở lý luận về truyền thông nội bộ trong doanh nghiệp. - Chương 2: Phƣơng pháp nghiên cứu. - Chương 3: Phân tích thực trạng hoạt động truyền thông nội bộ tại Tổng công ty Viễn thông MobiFone. - Chương 4: Giải pháp đẩy mạnh hoạt động truyền thông nội bộ của Tổng công ty Viễn thông MobiFone.
3 CHƢƠNG 1 TỔNG QUAN NGHIÊN CỨU VÀ CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ TRUYỀN THÔNG NỘI BỘ TRONG DOANH NGHIỆP 1. Tổng quan nghiên cứu 1. Những nghiên cứu ngoài nước Hiện nay, đề tài truyền thông nội bộ tuy không còn là chủ đề quá mới nhƣng luôn thu hút đƣợc sự quan tâm của hầu khắp các doanh nghiệp bởi sự cần thiết và ảnh hƣởng lớn của nó đến kết quả hoạt động kinh doanh chung của doanh nghiệp, hƣớng đề tài này đã đƣợc rất nhiều tác giả nghiên cứu trong nhiều lĩnh vực khác nhau. Căn cứ vào đối tƣợng và nội dung nghiên cứu, tác giả đã tìm hiểu một số giáo trình và tài liệu khoa học liên quan, cụ thể: Mary Welch và Paul R.Jackson (2007) đã định nghĩa về “Truyền thông nội bộ là thông tin liên lạc giữa các nhà quản lý của tổ chức và các bên liên quan trong nội bộ tổ chức, được đưa ra nhằm thúc đẩy sự cam kết với tổ chức, sự gắn kết với tổ chức, nhận thức sự thay đổi môi trường và thấu hiểu về mục tiêu phát triển của nó”.
Truyền thông nội bộ là sự tƣơng tác, là mối quan hệ giữa các bên liên quan ở tất cả các cấp bậc trong tổ chức. Các bên liên quan có thể liệt kê nhƣ tất cả các nhân viên; nhà quản lý: liên minh chi phối, quản lý và quản lý hàng đầu (giám đốc điều hành, đội ngũ quản lý cao cấp); quản lý hàng ngày: giám sát, quản lý cấp trung (Giám đốc, Thủ trƣởng các sở, lãnh đạo nhóm nghiên cứu, các nhà lãnh đạo bộ phận, giám đốc điều hành nhƣ quản lý trực tiếp); các nhóm làm việc (các phòng ban, bộ phận) và nhóm dự án (nhóm đánh giá thông tin liên lạc nội bộ, công ty toàn nhóm thực hiện e-mail). Trong cuốn Internal communication and leadership: the effects on teams’ performances - Truyền thông nội bộ và lãnh đạo: ảnh hưởng đến hiệu quả làm việc của hội, nhóm của tác giả Marcel Fassl ra đời tháng 6/2018, khẳng định: Việc giao tiếp giữa con ngƣời với con ngƣời ngày càng trở nên quan trọng trong bối cảnh giao tiếp toàn cầu, đa văn hóa và khối lƣợng thông tin ngày càng tăng. Tác giả cho rằng giao tiếp là một phần cơ bản trong kinh doanh hiện đại, 4 tác động trực tiếp lên hiệu suất làm việc của một tổ chức.
Tác phẩm đặc biệt trú trọng đến quá trình giao tiếp giữa lãnh đạo với nhân viên, lãnh đạo là ngƣời truyền cảm hứng, là nhân tố then chốt quyết định thành công trong các hoạt động truyền thông nội bộ, do đó, tại các tổ chức cần thiết phải có bộ phận chuyên trách làm nhiệm vụ truyền thông nội bộ. Cuốn sách có nhắc đến một chủ đề mà tác giả đặc biệt quan tâm đó là các vấn đề khó khăn, trở ngại trong quá trình làm truyền thông nội bộ bao gồm các ý chính: - Một là, ngôn ngữ truyền đạt hoặc ngôn ngữ hình thể, tránh những vấn đề nói tiếng địa phƣơng, lựa chọn những ngƣời truyền cảm hứng có giọng nói dễ đi vào lòng ngƣời hoặc đặc biệt ấn tƣợng, tránh những ngôn ngữ kích động, phân biệt hoặc có nội dung tiêu cực, góc nhìn bi quan. - Hai là, chất lượng thông tin. Việc thông tin không nhất quán hoặc thiếu thông tin dễ gây hiểu lầm trong quá trình truyền tin dẫn đến công việc mục tiêu không đƣợc hoàn thành đúng thời hạn hoặc đúng mục đích ban đầu đề ra.
- Ba là, sự khác biệt văn hóa. Đây là đặc điểm dễ thấy nhất khi quá trình làm việc đa quốc gia, đa ngôn ngữ đang diễn ra mạnh mẽ trên quy mô toàn cầu. Sự khác biệt với các quốc gia lớn còn xuất phát từ sự khác biệt về múi giờ, về thời tiết khí hậu, về môi trƣờng sống khác nhau khiến tại thời điểm truyền đi thông điệp tinh thần của mọi ngƣời đang ở trạng thái tiếp nhận khác nhau. Tuy nhiên, một nhà lãnh đạo giỏi, một nhóm truyền thông nội bộ tốt cần phải biết nhận định những nguy cơ và đề ra các phƣơng pháp hợp lý để quá trình truyền thông nội bộ đạt đƣợc hiệu quả cao nhất, đó là nhiệm vụ đầu tiên mà công tác truyền thông nội bộ cần vƣợt qua.
Năm 2015, trong luận văn thạc sĩ ngành Quan hệ công chúng tại Đại học Stirling và Đại học Lund, Hoa Kỳ. Tác giả LIVNA ZIVRBULE đã đƣa nội dung Truyền thông nội bộ là một công cụ hữu hiệu nhằm tăng cƣờng động lực cho nhân viên đồng thời ứng dụng vào thực tế trƣờng hợp tại công ty Roche Latvia.Theo tác giả diễn giải, động lực của nhân viên chia làm hai phạm trù, động lực nội tại và động lực từ bên ngoài. 5 Động lực nội tại xuất phát từ quá trình phản hồi, đƣợc công nhận, tin tƣởng hoặc trao quyền, động lực nội tại không cần đƣợc đổi lại bằng quyền lợi hoặc vật chất. Để tạo ra động lực nội tại, nhân viên cần có một môi trƣờng làm việc không bị thƣờng xuyên gây áp lực, trở ngại nhƣ việc bị công khai so sánh với nhân viên khác.
Cần đƣợc động viên, khích lệ, động viên kịp thời, cần những góp ý có tính xây dựng. Động lực bên ngoài đƣợc biểu hiện rõ nét nhất thông qua các phần thƣởng có giá trị hữu hình, vật chất bên ngoài. Động lực bên ngoài cũng liên quan trực tiếp đến các vấn đề nhƣ tiền lƣơng, thăng tiến, cơ hội mở rộng thu nhập. Để kết quả công việc nhƣ mong muốn của nhà điều hành, quản trị.
Tác giả đã đánh giá mối quan hệ biện chứng, gắn liền không thể tách rời giữa động lực bên trong và động lực bên ngoài. Những giải pháp truyền thông nội bộ tốt chính là các hoạt động tạo tinh thần đội nhóm phát triển động lực bên trong mỗi nhân viên, đồng thời cùng với các phong trào thi đua khen thƣởng đƣợc lồng ghép khéo léo khi tổ chức các chiến dịch truyền thông góp phần ra tăng động lực bên ngoài, từ đó tạo nên tác động tích cực và toàn diện nâng cao năng suất làm việc của mỗi nhân viên. Tác giả Lynn Kalani Terumi Hayase trong nghiên cứu về Truyền thông nội bộ trong các tổ chức và sự tham gia của người lao động xuất bản tháng 5/2009 tại Đại học Nevada, Las Vegas đã tiến hành khảo sát và phân tích rất cụ thể 334 sinh viên đại học và sau đại học về tình trạng công việc của họ với tỷ lệ 78,7% hiện nay đang có việc làm, 78,7% đang còn làm việc trong môi trƣờng công ty tập thể. Phần lớn những ngƣời đƣợc hỏi làm việc trong ngành giải trí hoặc khách sạn (25,1%), ngành thƣơng mại (19,2%) còn lại là các ngành công nghiệp.
Mức thu nhập bình quân hàng năm dƣới 10. Kết quả điều tra cho thấy: - Truyền thông nội bộ có ảnh hƣởng trực tiếp đến năng suất làm việc của nhân viên; - Thông qua quá trình giao tiếp nội bộ, các nhân viên đƣợc tham gia nhiều hơn vào việc hoạch định những chiến lƣợc phát triển của công ty; 6 - Truyền thông nội bộ là kênh thông tin 2 chiều giữa ban lãnh đạo và tập thể nhân viên, truyền thông nội bộ tốt giúp cải thiện mối quan hệ giữa lãnh đạo và nhân viên từ đó tạo ra một động lực nội tại thúc đẩy kết quả kinh doanh chung của doanh nghiệp. Tóm lại, qua nghiên cứu những công trình nghiên cứu nƣớc ngoài, cho thấy tầm quan trọng của truyền thông nội bộ với tổ chức. Truyền thông nội bộ giúp truyền tải thông điệp và tầm nhìn của lãnh đạo tới các nhân viên.
Nếu truyền thông nội bộ không đạt hiệu quả, thiếu thông suốt, các nhân viên sẽ không ý thức đƣợc tầm quan trọng của việc đóng góp sức lực giúp doanh nghiệp đạt đƣợc mục tiêu đề ra. Những nghiên cứu trong nước Theo tác giả Tạ Ngọc Tấn (2001), Truyền thông đại chúng, Nhà xuất bản Chính trị quốc gia, viết: “Truyền thông là sự trao đổi thông điệp giữa các thành viên hay các nhóm người trong xã hội nhằm đạt được sự hiểu biết lẫn nhau”. Trong cuốn sách này, tác giả đã trình bày rất chi tiết về khái niệm truyền thông đại chúng bao gồm lịch sử hình thành, mô hình, cơ chế tác động của truyền thông lên kết quả hành động con ngƣời. Tác giả cũng trình bày cụ thể các loại hình truyền thông phổ biến hiện nay nhƣ sách, báo, chế bản in, phát thanh, truyền hình, quảng cáo, điện ảnh, Internet.
Đặc biệt, cuốn sách có đề cập đến một phần nội dung truyền thông nội bộ tại Chƣơng IX - Lãnh đạo, quản lý và giao tiếp với các phƣơng tiện truyền thông đại chúng. Tại chƣơng này, một số nội dung nhƣ những vấn đề có tính nguyên tắc trong lãnh đạo, quản lý hệ thống truyền thông đại chúng, giao tiếp, ứng xử với các phƣơng tiện truyền thông đại chúng là những vấn đề có liên quan đến truyền thông nội bộ, là những gợi ý, chỉ dẫn cơ bản cho tác giả trong suốt quá trình thực hiện luận văn này. Theo Nguyễn Hữu Thân (2012), Truyền thông giao tiếp trong kinh doanh để hội nhập toàn cầu, Nhà xuất bản Thống kê. Tác giả đã dành nguyên một mục của Chƣơng I để nói về Truyền thông giao tiếp nội bộ.
Đây là quá trình trao đổi thông tin và ý kiến trong phạm vi một tổ chức. Giao tiếp giữa các thành viên trong một tổ chức là hết sức cần thiết để các bộ phận chức năng làm việc có hiệu quả. Là một nhân viên, bạn ở vị thế quan sát mọi điều một cách trực tiếp từ 7 những ngƣời cấp trên và đồng nghiệp của bạn nhƣ: Sự phản ứng của khách hàng về một sản phẩm trƣng bày, sự do dự nhất thời của nhà cung cấp trƣớc khi giao hàng, hoặc số lƣợng khách hàng giảm xuống. Các nhà quản trị và cộng sự cần loại thông tin nho nhỏ đó để thực hiện công việc của họ.
Nếu bạn không truyền đạt thông tin đó mọi ngƣời sẽ không ai biết thông tin đó cả. Do đó, truyền thông nội bộ bao gồm các chỉ dẫn và các nội dung truyền thông. Chỉ dẫn của truyền thông nội bộ giữa các thành phần tham gia có thể đƣợc hiểu nhƣ sự tƣơng tác giữa họ. Sự tƣơng tác đó có thể đối xứng (hai chiều) hoặc bất đối xứng (một chiều).
Nội dung của các thành phần trong truyền thông nội bộ đƣợc hiểu là đề cập đến những gì đƣợc truyền đạt, đó là thông điệp.