CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HTTT QUẢN LÝ BÁN HÀNG 1. Những khái niệm cơ bản 1.1 Khái niệm cơ bản về phân tích thiết kế HTTT Hệ thống là tập hợp các phần tử có quan hệ hữu cơ với nhau, tác động chi phối lẫn nhau theo các quy luật nhất định để trở thành một chỉnh thể. Từ đó xuất hiện thuộc tính mới gọi là tính trồi của hệ thống mà từng phần tử riêng lẻ không có hoặc có không đáng kể. (Nguyễn Văn Vỵ, 2007, Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin quản lý, NXB Khoa học Tự nhiên và Công nghệ, Hà Nội) Phần tử có thể là vật chất hoặc phi vật chất: con người, máy móc, thông tin, dữ liệu, phương pháp xử lý, quy tắc, quy trình xử lý.
Mục tiêu của hệ thống là lý do tồn tại của hệ thống. Để đạt được mục tiêu, hệ thống cần tương tác với môi trường bên ngoài của nó. Hệ thống thông tin là tập hợp người, thủ tục và các nguồn lực để thu thập, xử lý, truyền và phát thông tin trong một tổ chức. Hệ thống thông tin có thể là thủ công nếu dựa vào các công cụ như giấy, bút.
Hệ thống thông tin hiện đại là hệ thống tự động hóa dựa vào máy tính (phần cứng, phần mềm) và các công nghệ thông tin khác. (Nguyễn Văn Ba, 2009, Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin, NXB Đại học Quốc Gia Hà Nội) Mục đích của HTTT thể hiện tùy theo từng lĩnh vực khác nhau. Trong việc quản trị nội bộ, HTTT sẽ giúp đạt được sự thông hiểu nội bộ, thống nhất trong hành động, duy trì sức mạnh của tổ chức, đạt được lợi thế trong cạnh tranh với các đối thủ cùng lĩnh vực. Với bên ngoài, HTTT giúp nắm bắt được nhiều thông tin về khách hàng hơn, hay việc cải tiến dịch vụ, nâng cao sức cạnh tranh, tạo điều kiện cho sự phát triển.
Hệ thống thông tin quản lý là hệ thống cung cấp thông tin cho công tác quản lý của tổ chức. Hệ thống bao gồm con người, thiết bị, quy trình thu thập, phân tích, đánh giá và phân phối những thông tin cần thiết, kịp thời, chính xác cho những người soạn thảo các quyết định trong tổ chức. Luan van 5 (Nguyễn Văn Ba, 2009, Phân tích thiết kế hệ thống thông tin, NXB Đại học Quốc Gia Hà Nội) Hệ thống thông tin quản lý không nhất thiết phải cần đến máy tính, mặc dù ngày nay công nghệ thông tin thủ công có thể sử dụng giấy và bút và vẫn được sử dụng rộng rãi ở các doanh nghiệp ở Việt Nam hiện nay. Hệ thống thông tin vi tính (Computer Based Information System) dựa vào công nghệ phần cứng và phần mềm máy tính để xử lý và phổ biến thông tin.
Những hoạt động chủ yếu xảy ra trong một quá trình xử lý dữ liệu của một hệ thống thông tin có thể nhóm thành các nhóm chính sau: Thứ nhất, nhập dữ liệu: hoạt động thu và nhận dữ liệu từ trong doanh nghiệp hoặc từ môi trường bên ngoài để xử lý trong một HTTT Thứ hai, xử lý thông tin: Quá trình chuyển đổi từ những dữ liệu hỗn hợp bên ngoài thành dạng có ý nghĩa đối với người sử dụng. Thứ ba, xuất dữ liệu: Sự phân phối các thông tin đã được xử lý tới những người hoặc những hoạt động cần sử dụng những thông tin đó. Thứ tư, lưu trữ thông tin: Các thông tin không chỉ được xử lý để sử dụng ngay tại thời điểm doanh nghiệp thu nhận nó, mà hơn thế, trong tương lai, khi tiến hành phân tích để xây dựng các kế hoạch mới hoặc đưa ra các quyết định có tính hệ thống, các thông tin cũng là một trong các hoạt động quan trọng của hệ thống thông tin. Các thông tin được lưu trữ dưới dạng trường, file, báo cáo và cơ sở dữ liệu.
Thứ năm, thông tin phản hồi: Hệ thống thông tin thường được điều khiển thông qua các thông tin phản hồi. Thông tin phản hồi là những dữ liệu xuất, giúp cho bản thân những người điều hành mạng lưới thông tin có thể đánh giá lại và hoàn thiện quá trình thu thập và xử lý dữ liệu mà họ đang thực hiện. Phân loại HTTT quản lý Một tổ chức HTTT quản lý có thể có nhiều cấp, mỗi cấp có thể có một hệ thống thông tin quản lý riêng của mình. Một tổ chức điển hình có thể có 4 cấp là chiến lược, chiến thuật, chuyên gia và tác nghiệp.
Vì thế, trong một tổ chức có thể có 4 hệ thống thông tin quản lý cho 4 cấp này và các cấp có thể có những bộ phận chung.2 Khái niệm cơ bản về quản lý bán hàng Hàng hóa là sản phẩm của lao động, có thể thỏa mãn nhu cầu nào đó của con người thông qua trao đổi hay buôn bán. Luan van 6 Theo quan niệm cổ điển: “Bán hàng là hoạt động thực hiện sự trao đổi sản phẩm hay dịch vụ của người bán chuyển cho người mua để được nhận lại từ người mua tiền, vật phẩm hoăc giá trị trao đổi đã thỏa thuận” Bán hàng là một quá trình trong đó người bán tìm hiểu, khám phá, gợi tạo và đáp ứng nhu cầu của người mua, để cả hai bên nhận được quyền lợi thỏa đáng. (Theo Wikipedia) Theo Wikipedia: “Quản lý bán hàng là một hoạt động nghiệp vụ tập trung vào việc ứng dụng thực tế các kỹ thuật bán hàng và quản lý hoạt động bán hàng của một công ty. Đây là một chức năng kinh doanh quan trọng như doanh thu thuần thông qua việc bán sản phẩm và dịch vụ và kết quả là lợi nhuận thúc đẩy hầu hết các hoạt động kinh doanh thương mại.
Đây cũng là những mục tiêu và chỉ số hoạt động của quản lý bán hàng.” Nhiệm vụ của quản lý bán hàng là phân phối hàng hóa đến những kênh phân phối theo mục tiêu đã đề ra nhằm tối ưu việc hiện diện của hàng hóa, dịch vụ với chi phí hợp lý, đạt hiệu quả tối đa và đạt được mục tiêu marketing của công ty về ngắn hạn cũng như dài hạn. Như vậy, quản lý bán hàng là sự kết hợp tinh hoa giữa các yếu tố nguồn nhân lực, vật lực trong đội ngũ bán hàng nhằm mục đích có thể tối ưu hóa một cách tốt nhất lợi nhuận của công ty và mang lại cho khách hàng cũng như đối tác những giá trị tốt nhất bằng những sản phẩm hoặc dịch vụ của công ty. Vai trò quản lý bán hàng Hoạt động bán hàng có tầm quan trọng đặc biệt với bất kỳ một đơn vị sản xuất kinh doanh nào, tuy nhiên việc tổ chức quản lý hoạt động bán hàng như thế nào là tùy Luan van 7 thuộc vào điều kiện cụ thể, nhưng dù thế nào đi chăng nữa trong điều kiện nền kinh tế thị trường như hiện nay thì hoạt động bán hàng phải đảm bảo các yêu cầu sau: - Đáp ứng tốt nhu cầu của khách hàng cả vê số lượng, chất lượng, chủng loại, dịch vụ với những khả năng có thể của doanh nghiệp. Đặc biệt trong nền kinh tế thị trường, khách hàng được coi là “thượng đế” thì hoạt động bán hàng phải bám sát nhu cầu thị trường với phương châm phục vụ nhu cầu của khách hàng là mục tiêu trước tiên để có thể chiếm được lòng tin của khách hàng, để thu được nhiều lợi nhuận.
- Hoạt động bán hàng phải kích thích, gợi mở được nhu cầu của thị trường về hàng hoá mà doanh nghiệp phải sản xuất kinh doanh nhằm khai thác triệt để nhu cầu của thị trường. Muốn vậy hoạt động bán hàng đòi hỏi phải tích cực, chủ động khai thác, mở rộng thị trường tiêu thụ, biến nhu cầu ở dạng khả năng thành nhu cầu có thể thanh toán. Chủ động nắm bắt nhu cầu và khả năng sản xuất của doanh nghiệp để có thể tổ chức mọi hoạt động sản xuất kinh doanh được thường xuyên và liên tục. - Hoạt động sản xuất kinh doanh phải lấy phục vụ sản xuất làm mục đích.
Yêu cầu này đòi hỏi mọi hoạt động trong quá trình bán hàng phải hướng tới mục tiêu chiến lược của doanh nghiệp, đồng thời nó cũng phải phục vụ tốt nhất cho hoạt động kinh doanh và kích thích được khả năng sản xuất, nâng cao chất lượng sản xuất của doanh nghiệp. - Hoạt động bán hàng phải đảm bảo nâng cao được uy tín và không ngừng nâng cao uy tín của sản phẩm cũng như của Công ty. - Hoạt động bán hàng phải được tổ chức một cách khoa học hợp lý có kế hoạch. Phân công vụ thể và thường xuyên được theo dõi, chỉ đạo, kiểm tra đánh giá.
Hơn thế nữa phải biết tổ chức một cách khoa học và nghệ thuật trong quá trình tổ chức hoạt động bán hàng. Quản lý bán hàng luôn hướng tới dựa vào hệ thống quản lý để quản lý hàng hóa và quản lý con người để đạt được mục tiêu chiến lược marketing và lợi nhuận mà công ty đã đề ra. Công việc cụ thể của quản lý bán hàng: - Thiết lập chiến lược phân phối - Thiết lập tổ chức đội ngũ bán hàng - Thiết lập chính sách bán hàng, Tuyển dụng Luan van 8 - Lập kế hoạch bán hàng - Triển khai kế hoạch bán hàng - Quản lý đội ngũ bán hàng, khách hàng - Huấn luyện nâng cao kỹ năng - Đo lường, đánh giá hiệu quả bán hàng - Sử dụng phần mềm quản lý bán hàng Ngày nay, việc quản lý bán hàng bằng phần mềm không còn là điều quá xa lạ. Công nghệ tiên tiến giúp các doanh nghiệp có thể theo dõi và quản lý công tác kinh doanh một cách tối ưu và hiệu quả.
Có thể thấy rõ ở những điểm sau: - Có thế truy cập không giới hạn về thời gian. - Quản lý dễ dàng đội ngũ bán hàng rải rác ở các vùng miền khác nhau. - Thông tin về các sản phẩm mới tức thì và liên tục cập nhật tình trạng các sản phẩm hiện tại. - Quản lý khách hàng hiệu quả - Thống kê các số liệu của cửa hàng một cách chính xác và nhanh chóng - Sự hỗ trợ của công nghệ dường như khiến mọi việc trở nên dễ dàng hơn rất nhiều.
Thay vì mất thời gian và công sức vào việc ghi chép sổ sách, giấy tờ và làm các thao tác tính toán trên máy tính đơn giản thì chỉ việc sử dụng một phần mềm quản lý hiệu quả doanh số bán hàng, doanh thu, chi phí… 1.2 Một số lý thuyết về phân tích và thiết kế hệ thống thông tin 1.