CHƯƠNG I QUÁ TRÌNH RA ĐỜI VÀ PHÁT TRIỂN CỦA CÔNG TY TNHH KỸ THUẬT QUỐC TẾ GBS 1. Giới thiệu về Công ty TNHH Kỹ Thuật Quốc Tế GBS Công ty TNHH Kỹ Thuật Quốc Tế GBS là công ty TNHH do sự góp vốn ban đầu của 5 thành viên, được thành lập năm 2001 với số vốn điều lệ thành lập là: 3.000 đồng ( Ba tỷ năm trăm triệu đồng ) Tên công ty Công ty TNHH Kỹ Thuật Quốc Tế GBS. Tên viết tắt: INTECOM. Địa chỉ trụ sở chính: Tổ dân phố An Lạc, Trâu Quỳ, Gia Lâm, Hà Nội.
Với vai trò là một trung gian thương mại hoạt động kinh doanh chủ yếu của công ty công nghệ cao và thương mại quốc tế là mua hàng hoá (chủ yếu là nhập khẩu thiết bị y tế, thiết bị nghiên cứu khoa học, thiết bị tiêu dung, hàng gia dụng…) và bán cho các đối tác trong nước ( là các công ty, cơ quan, viện nghiên cứu, trung tâm, sở khoa học và công nghệ…). Hoạt động của công ty trong thời gian gần đây đã có bước phát triển rõ rệt. Chủng loại thiết bị, máy móc kinh doanh ngày càng đa dạng, thị trường đầu vào và đầu ra ngạy một lớn cũng như tổng lợi nhuận của công ty từ hoạt động kinh doanh tăng lên qua các năm. Công ty công nghệ cao và thương mại quốc tế đã từng bước khẳng định được vị trí của mình trong lòng đối tác trong và ngoài nước cũng như đối tác nước ngoài.
sự phát triển này là nhân tố quan trọng để tiếp tục hoạt động kinh doanh trong tương lai, nhằm đạt được các mục tiêu mà ban lãnh đạo công ty đã đặt ra và là cơ sở đảm bảo quyền lợi của cán bộ công nhân viên trong công ty. Quá trình hình thành và phát triển của Công ty TNHH Kỹ Thuật Quốc Tế GBS. Từ năm 2001 đến nay công ty đã không ngừng mở rộng, sắp xếp tổ chức trong công ty, chăm lo cán bộ công nhân viên và đạt được nhiều kết quả tốt. Trong những năm qua bất chấp khó khăn do khủng hoảng kinh tế thế giới, công ty luôn làm ăn có lãi, đảm bảo là nơi cung cấp các dịch vụ tốt cho thị trường trong nước.
Công ty luôn đổi mới cách thức kinh doanh, tích cực tìm kiếm thị trường, luôn tìm cách nâng cao hiệu quả kinh doanh để để tồn tại và phát triển trong nền kinh tế cạnh tranh khốc liệt hiện nay. Mối quan hệ trong quá trình hoạt động: - Quan hệ ngoài nước: INTECOM hiện là đại diện phân phối độc quyền và đại lý uỷ quyền bán hàng của hơn 40 nhà sản xuất thiết bị công nghệ cao nổi tiếng của Châu Âu, Châu Mỹ và Nhật Bản trong lĩnh vực chủ yếu: + Thiết bị xét nghiệm và chuẩn đoán trong y tế + Thiết bị sinh học, môi trường, chế biến nông nghiệp + Thiết bị phân tích hoá lý, vật liệu + Thiết bị văn phòng và công nghệ thông tin + Thiết bị công nghiệp + Thiết bị xây dựng - Quan hệ trong nước: INTECOM là khách hàng truyền thống của rất nhiều cơ sở nghiên cứu, đào tạo và dịch vụ lớn trong cả nước bao gồm: + Các viện nghiên cứu + Các trường đại học + Các bệnh viện, trung tâm y tế + Các trung tâm kiểm nghiệm dược phẩm, trung tâm y tế dự phòng 6 + Các trung tâm kiểm dịch động, thực vật và bảo vệ thực vật + Các trung tâm kiểm tra chất lượng sản phẩm thuỷ sản, nông lâm sản + Các sở khoa học công nghệ môi trường + Các công ty sản xuất hàng hoá tiêu dùng + Các dự án đầu tư bằng vốn của nước ngoài: WB, ADB, JICA, EC, WHO. Mô hình tổ chức bộ máy của Công ty TNHH Kỹ Thuật Quốc Tế GBS Sơ đồ tổ chức bộ máy của Công ty TNHH Kỹ Thuật Quốc Tế GBS BAN GIÁM ĐỐC Phòng kinh doanh Phòng kỹ thuật - Phòng hành chính Phòng giao dịch - tổ chức marketing hỗ trợ bán hàng - kế toán đối ngoại * Hỗ trợ xây * Lắp đặt trang * Quản lý hành * Quản lý hợp dựng dự án cho thiết bị chính đồng nội, ngoại khách hàng, đấu * Đào tạo sử * Quản lý tài * Giao dịch mua thầu cung cấp dụng thiết bị chính, kế toán hàng trong và trang thiết bị và * Chuyển giao ngoài nước dịch vụ công nghệ Nhân lực và đào tạo: Tổng số nhân sự : 23 người Trình độ đại học : 21 người Toàn bộ cán bộ của công ty được đào tạo đại học và trên đại học hệ chính quy, chủ yếu trong các chuyên ngành: Y học, sinh học, hoá học, công nghệ vật liệu và công nghệ thông tin. 7 Trên 70% số cán bộ đã qua các lớp đào tạo về chuyên ngành thiết bị và thương mại tại chính hãng sản xuất.
Đội ngũ chuyên gia kỹ thuật có kinh nghiệm, trình độ và tay nghề cao đáp ứng nhu cầu lắp đặt, hướng dẫn sử dụng, chuyển giao công nghệ và thực hiện dịch vụ bảo hành cho khách hàng trên tất cả các thiết bị và công nghệ trong nước cũng như trên thế giới. Chức năng, nhiệm vụ các phòng trong Công ty TNHH Kỹ Thuật Quốc Tế GBS. Phòng kinh doanh: a. Trưởng phòng kinh doanh - Chức năng: Chịu trách nhiệm trước ban giám đốc về việc triển khai giám sát cụ thể các phương án hoạt động kinh doanh của phòng.
Điều hành, chỉ đạo và giám sát các hoạt động của CBCNV trong phòng mình quản lý để hoàn thành nhiệm vụ chuyên môn. Làm tốt công tác tổ chức trong phòng; nâng cao kỷ luật để sản xuất kinh doanh đạt hiệu quả cao. - Nhiệm vụ: + Quản lý chi phí, giám sát, triển khai từng dự án hoặc yêu cầu mua sắm của khách hàng từ giai đoạn lập dự án, báo giá sơ bộ theo dõi và chăm sóc khách hàng, tham gia thầu đến hợp đồng thầu. + Thực hiện 6 nhiệm vụ của phòng trong mục quyền hạn và trách nhiệm của trưởng phòng tuân thủ quy chế của công ty.
+ Lên kế hoạch cho các hợp đồng đã trúng thầu. + Lên kế hoạch cho đào tạo CBCNV phòng kinh doanh theo chiến lược phát triển công ty. + Xây dựng chiến lược phát triển kinh doanh ngắn hạn, dài hạn cho phòng b. Phó phòng kinh doanh: 8 - Chức năng: + Chịu trách nhiệm trước ban giám đốc và người quản lý: Giám đốc, phó giám đốc trực tiếp về hoạt động kinh doanh của nhóm.
+ Giám sát điều hành công tác của từng CBCNV trong nhóm và theo dõi tình hình thực hiện kỷ luật lao động, thực hiện nội quy do công ty đề ra. + Đề xuất kiến nghị với trưởng phòng về hoạt động của nhóm và từng cá nhân về công tác chuyên môn, tính tổ chức kỷ luật. - Nhiệm vụ: + Làm tốt công tác chuyên môn của mình như: Cán bộ bán hàng trực tiếp quản lý chi phí, giám sát, triển khai từng dự án hoặc theo yêu cầu mua sắm của khách hàng từ giai đoạn lập dự án, báo cáo sơ bộ theo dõi và chăm sóc khách hàng, tham gia thầu đến hợp đồng thầu: Bán hàng, tiếp cận khách hàng ; chuẩn bị hồ sơ thầu; cung cấp thiết bị cho hợp đồng thầu… và các nhiệm vụ khác như các cán bộ nghiệp vụ khác trong phòng. + Xây dựng kế hoạch từng hợp đồng thầu cho nhân viên do mình quản lý, giám sát kiểm tra.
+ Tham gia đàm phán với khách hàng cùng trưởng phòng hay ban giám đốc. + Kiểm tra công tác chuyên môn của từng CBCNV theo kế hoạch do phòng triển khai. + Nhận xét CBCNV của nhóm cho ban giám đốc. + Xây dựng kế hoạch hoạt động của nhóm.
Chịu sự giám sát của cấp Trên. Cán bộ bán hàng trực tiếp: - Chức năng: + Là người bán hàng trực tiếp cùng với trưởng, phó phòng. + Giao dịch với khách hàng, giám sát quá trình thực hiện các hợp đồng do mình thực hiện. 9 - Nhiệm vụ: + Chịu sự chỉ đạo và giám sát trực tiếp của cấp trên ( Người quản lý trực tiếp, trưởng/phó phòng, hoặc trưởng phòng ).
+ Khai thác triệt để các mối quan hệ, chủ động tiếp xúc khách hàng, thu thập thông tin về các dự án, các gói thầu. + Liên lạc, tiếp xúc đối tác nước ngoài để tìm kiếm sản phẩm, thu nhập thông tin về giá và các tài liệu kỹ thuật. + Lập báo cáo kỹ thuật và báo giá theo yêu cầu của khách hàng khi được sự cho phép của cán bộ quản lý trực tiếp ( trưởng, phó phòng, trưởng nhóm ) + Thực hiện các công việc về chuẩn bị hồ sơ dự thầu như: Đặt hàng, đề xuất hướng xuất nhập khẩu thiết bị, máy móc kỹ thuật… + Phối hợp với các phòng ban liên quan tiến hành đặt hàng, kiểm tra giám sát quá trình thực hiện hợp đồng do mình quản lý như: Đặt hàng, đề xuất hướng XNK thiết bị, máy móc kỹ thuật… + Tham gia cùng phòng kỹ thuật trong việc giao hàng, lắp đặt, nghiệm thu đưa thiết bị vào hoạt động. + Đề xuất, góp ý kiến với cấp trên để xây dựng và hoàn thiện công ty, hướng sản xuất kinh doanh mới, hướng sản xuất giải quyết khó khăn tồn đọng, giúp cấp trên đánh giá nhận xét các nhân viên kinh doanh khác.
Cán bộ kinh doanh khác: - Chức năng: + Chịu sự chỉ đạo trực tiếp của trưởng nhóm ( hoặc người quản lý trực tiếp ) + Trực tiếp thực hiện các nhiệm vụ kinh doanh với khách hàng của hợp đồng mình thực hiện. - Nhiệm vụ: 10 + Nghiêm chỉnh thực hiện nội quy của công ty như: Thời gian làm việc, nội quy, quy định cũng như các điều khoản trong hợp đồng lao động. + Nhận danh mục thiết bị của dự án do cấp trên giao + Tiến hành xử lý và thu thập thông tin về các thiết bị của án, cụ thể: * Đối với các thiết bị đã biết ( công ty đã từng bán, hoặc đang là đại lý cung cấp ), sử dụng các thông tin sẵn có như cấu hình, giá… * Đối với các thiết bị chưa biết: Sử dụng công cụ Internet để tìm kiếm và liên lạc hàng sản xuất. Thư liên lạc với nước ngoài ( lần đầu tiên ) cần thực hiện theo mẫu chuẩn của công ty.
* Thường xuyên trao đổi với trưởng nhóm và các nhân viên kinh doanh khác để việc thu thập thông tin nhanh và hiệu quả nhất. + Làm cấu hình kỹ thuật thuật thiết bị: Quá trình này nên thực hiện dựa trên nguyên tắc sự am hiểu về thiết bị; không nên làm theo kiểu dịch thuật. Để đạt hiệu quả cao nhất, nên trao đổi với bộ service + Làm báo giá thiết bị: Từ cấu hình kỹ thuật, thực hiện về tính toán và điền giá.