Tổng quan nghiên cứu

Ngành xây dựng luôn đóng vai trò là một trong những trụ cột then chốt của nền kinh tế quốc gia khi đóng góp từ 7% đến 9% tổng sản phẩm nội địa (GDP). Mặc dù vậy, trong thực tế quản lý thi công các công trình cao tầng hiện đại, tỷ lệ thất thoát chi phí và tình trạng vượt ngân sách thường xuyên dao động từ 10% đến 25% tổng giá trị gói thầu. Nguyên nhân chủ yếu xuất phát từ sự thiếu đồng bộ giữa giai đoạn lập dự thầu và khâu kiểm soát chi phí thực tế tại công trường. Luận văn thạc sĩ kinh tế xây dựng với đề tài nghiên cứu chuyên sâu về công tác lập và kiểm soát ngân sách thi công công trình Tòa nhà văn phòng Trường Quốc tế Á Châu được thực hiện nhằm giải quyết triệt để bài toán này.

Mục tiêu trọng tâm của nghiên cứu là xây dựng quy trình chuẩn hóa từ khâu bóc tách tiên lượng (BOQ), phân rã cấu trúc công việc (WBS) và cấu trúc chi phí (CBS) cho đến quản trị ngân sách động trên hệ thống phần mềm quản lý doanh nghiệp. Phạm vi nghiên cứu được triển khai trực tiếp tại công trình Tòa nhà văn phòng Trường Quốc tế Á Châu, tọa lạc tại số 18 đường Tống Hữu Định, phường Thảo Điền, thành phố Thủ Đức (Quận 2 cũ), Thành phố Hồ Chí Minh, với dữ liệu nghiệm thu thực tế trong giai đoạn từ đầu năm đến tháng 08 năm 2022. Ý nghĩa thực tiễn của công trình nghiên cứu thể hiện qua việc tối ưu hóa 8 nhóm chi phí thi công cốt lõi, giúp doanh nghiệp chủ động kiểm soát biên độ biến động lợi nhuận gộp trong phạm vi an toàn dưới 3%, đồng thời ngăn ngừa rủi ro thiếu hụt dòng tiền thanh toán trong suốt vòng đời dự án.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp nghiên cứu

Khung lý thuyết áp dụng

Nghiên cứu được xây dựng dựa trên sự kết hợp chặt chẽ giữa Khung quản trị dự án theo chuẩn quốc tế PMI và Lý thuyết chi phí mục tiêu (Target Costing) trong ngành xây dựng. Hệ thống mô hình phân rã cấu trúc công việc (WBS - Work Breakdown Structure) kết hợp cùng cấu trúc phân rã chi phí (CBS - Cost Breakdown Structure) đóng vai trò là công cụ nền tảng để lượng hóa toàn bộ khối lượng thi công. Luận văn chuẩn hóa hệ sinh thái khái niệm cốt lõi bao gồm: Ngân sách tạm (Interim Budget) áp dụng trong giai đoạn đầu thi công; Ngân sách chính (Master Budget) được phê duyệt chính thức làm căn cứ điều hành; Đơn giá vốn (NET Cost) phản ánh chi phí tối thiểu; và Tỷ suất lợi nhuận gộp (Gross Profit Margin). Đặc biệt, nghiên cứu ứng dụng phương pháp mã hóa chi phí 5 cấp độ (Level 1 đến Level 5) liên kết trực tiếp với hệ thống định mức nội bộ doanh nghiệp và Định mức dự toán 1776, tạo cơ sở dữ liệu định lượng vững chắc cho việc quản trị trên phần mềm hoạch định nguồn lực ERP.

Phương pháp nghiên cứu

Nghiên cứu khai thác nguồn dữ liệu hỗn hợp đa tầng, bao gồm dữ liệu sơ cấp từ hồ sơ thiết kế kỹ thuật thi công, bảng khối lượng mời thầu (BOQ) với hơn 150 đầu mục chi tiết, cùng các báo giá thực tế từ 12 nhà thầu phụ và nhà cung cấp đồng hành. Nguồn dữ liệu thứ cấp được kế thừa từ các tài liệu quy phạm kỹ thuật xây dựng và dữ liệu chi phí lịch sử tích lũy qua hơn 30 năm của tổng thầu. Về cỡ mẫu và phương pháp chọn mẫu, đề tài thực hiện phương pháp chọn mẫu toàn bộ đối với 100% các hạng mục công việc từ kết cấu phần ngầm đến phần thân của công trình nhằm bảo đảm không bỏ sót chi phí. Đồng thời, nghiên cứu sử dụng phương pháp chọn mẫu có chủ đích đối với 30 chủng loại vật tư chính và 15 tổ đội nhân công then chốt. Lý do lựa chọn phương pháp phân tích bóc tách khối lượng từ dưới lên (Bottom-up Cost Estimating) kết hợp phân tích chênh lệch sai số (Variance Analysis) là vì phương pháp này mang lại độ chuẩn xác tối đa đến từng cấu kiện, phù hợp với yêu cầu kiểm soát phát sinh theo thời gian thực của các tổng thầu chuyên nghiệp. Toàn bộ chuỗi dữ liệu được tiến hành thu thập, phân tích và chuẩn hóa liên tục từ tháng 01 đến tháng 08 năm 2022.

Kết quả nghiên cứu và thảo luận

Những phát hiện chính

Quá trình phân tích thực nghiệm từ hồ sơ dự án Tòa nhà văn phòng Trường Quốc tế Á Châu đã mang lại 4 phát hiện quan trọng:

Thứ nhất, cơ cấu tổng ngân sách của công trình được lượng hóa thành 8 nhóm chi phí rõ rệt, trong đó Chi phí vật tư chính chiếm tỷ trọng chi phối lớn nhất với mức từ 45% đến 52% tổng giá trị gói thầu. Chi phí giao thầu trọn gói chiếm vị trí thứ hai với khoảng 20% đến 25%, và Chi phí giao thầu nhân công dao động trong khoảng 12% đến 15%.

Thứ hai, nghiên cứu phát hiện sự phân hóa rõ rệt trong đơn giá giao thầu nhân công giữa các cấu kiện thi công. Trong khi đơn giá gia công lắp dựng cốt thép dầm sàn tiêu chuẩn dừng ở mức 1.400 đồng/kg, thì các cấu kiện phức tạp như ram dốc, bể nước ngầm và hố pit tăng vọt lên mức 2.400 đồng/kg, tương ứng với mức tăng chênh lệch 71,4%.

Thứ ba, việc áp dụng quy trình kiểm soát ngân sách theo 2 giai đoạn giúp nhận diện sai lệch chi phí trong khoảng thời gian từ 7 đến 15 ngày, từ đó giảm tỷ lệ rủi ro vượt ngân sách xuống mức dưới 2%.

Thứ tư, định mức hao hụt vật tư xây tô sử dụng vữa khô WALL900 CLAIR và xi măng PC40 đạt tỷ lệ kiểm soát tối ưu từ 1,5% đến 3,0%, giúp tiết kiệm ước tính hơn 120 triệu đồng so với dự toán ban đầu.

Thảo luận kết quả

Nguyên nhân chính dẫn đến sự chênh lệch chi phí trong thi công xây dựng bắt nguồn từ biến động thị trường đối với các chủng loại vật tư trọng yếu và độ phức tạp trong biện pháp thi công. Đơn giá thép cuộn và thép cán cường độ cao (SD390, SD490) biến động trong khoảng từ 13.045 đồng/kg đến 13.975 đồng/kg, cùng với giá bê tông thương phẩm M350 đạt khoảng 1.150.000 đồng/m3, đòi hỏi phải áp dụng cấu trúc mã hóa 5 cấp độ (như mã 102.MF02 cho ván khuôn hay 103.MC09 cho bê tông vách) để cập nhật tức thời vào hệ thống quản lý. Để trực quan hóa các phát hiện, dữ liệu nghiên cứu có thể được thể hiện qua biểu đồ tròn phản ánh cơ cấu 8 nhóm chi phí và biểu đồ cột so sánh biến động giữa đơn giá dự thầu với đơn giá giao khoán thực tế. So với các nghiên cứu trước đây vốn chỉ ước tính ngân sách theo tỷ lệ phần trăm kinh nghiệm với sai số lên đến 18%, mô hình bóc tách chi tiết WBS - CBS này đã thu hẹp độ lệch xuống dưới 3,5%. Kết quả này khẳng định tính ưu việt của phương pháp quản trị chi phí chi tiết, tạo cơ sở dữ liệu minh bạch phục vụ đàm phán hợp đồng thầu phụ và bảo toàn biên lợi nhuận của doanh nghiệp.

Đề xuất và khuyến nghị

Dựa trên kết quả nghiên cứu thực nghiệm, luận văn đưa ra 4 nhóm giải pháp mang tính hành động cao:

Thứ nhất, chuẩn hóa và áp dụng bắt buộc quy trình phân rã mã Code 5 cấp độ cho 100% các công trình xây dựng dân dụng mới. Giải pháp này đặt mục tiêu rút ngắn 30% thời gian lập ngân sách tạm, hoàn thành trong vòng 7 ngày làm việc sau cuộc họp khởi động dự án. Chủ thể chịu trách nhiệm thực hiện là Phòng Kế hoạch phối hợp với Ban Chỉ huy công trình.

Thứ hai, thiết lập hệ thống cơ sở dữ liệu giá vốn động (Dynamic NET Cost Database) kết nối liên tục giữa Phòng Dự thầu và Phòng Vật tư. Mục tiêu là cập nhật đơn giá thị trường của thép, bê tông, cốp pha định kỳ 15 ngày một lần, đảm bảo độ chính xác của dự toán đạt trên 98%. Chủ thể chủ trì là Phòng Mua sắm vật tư.

Thứ ba, hoàn thiện cơ chế kiểm soát phát sinh hai chiều giữa Nhà thầu thi công và Chủ đầu tư. Yêu cầu 100% các khối lượng phát sinh ngoài hợp đồng phải được lập bảng ngân sách điều chỉnh và trình duyệt trong thời hạn tối đa 10 ngày làm việc. Chủ thể thực hiện là Giám đốc dự án và Phòng Kiểm soát chi phí.

Thứ tư, tổ chức chương trình đào tạo chuyên sâu về ứng dụng quản trị ngân sách trên nền tảng ERP cho đội ngũ kỹ sư kinh tế xây dựng và kỹ sư QS. Đặt mục tiêu nâng cao 25% năng suất xử lý dữ liệu và kiểm soát sai sót trong vòng 6 tháng triển khai. Chủ thể đảm trách là Ban Lãnh đạo doanh nghiệp và Bộ phận Đào tạo nội bộ.

Đối tượng nên tham khảo luận văn

Luận văn là tài liệu tham khảo chuyên môn giá trị cho 4 nhóm đối tượng trọng tâm sau:

Nhóm 1: Ban Lãnh đạo, Giám đốc dự án và Chỉ huy trưởng công trình. Lợi ích: Tiếp cận khung quy trình chuẩn về lập và phê duyệt ngân sách thi công 2 giai đoạn, cung cấp tình huống thực tế để kiểm soát dòng tiền và bảo toàn tỷ suất lợi nhuận gộp cho toàn bộ danh mục dự án.

Nhóm 2: Kỹ sư Kinh tế xây dựng và Kỹ sư QS (Quantity Surveyor). Lợi ích: Nắm vững kỹ thuật phân rã WBS - CBS, cách thức đặt mã Code 5 cấp độ cho hơn 150 đầu mục công việc và phương pháp lập bảng phân tích đơn giá nhân công, vật tư chi tiết phục vụ công tác thanh quyết toán.

Nhóm 3: Chuyên viên Đấu thầu, Kiểm soát chi phí và Quản lý mua sắm. Lợi ích: Khai thác cơ sở dữ liệu định mức hao hụt vật tư nội bộ và khung đơn giá giao thầu thực tế từ 12 nhà thầu phụ đồng hành để nâng cao độ chính xác khi lập hồ sơ dự thầu.

Nhóm 4: Giảng viên, nghiên cứu sinh và sinh viên chuyên ngành Kinh tế xây dựng, Quản lý xây dựng. Lợi ích: Sử dụng làm tài liệu nghiên cứu học thuật thực chứng, làm cầu nối kết hợp nhuần nhuyễn giữa lý thuyết dự toán học đường và thực tiễn điều hành ngân sách tại các tập đoàn xây dựng hàng đầu.

Câu hỏi thường gặp

Vì sao doanh nghiệp xây dựng cần phân tách quy trình lập Ngân sách tạm và Ngân sách chính?

Việc phân tách này giúp tối ưu hóa tiến độ thi công. Ngân sách tạm được ban hành nhanh chóng trong vòng 7 đến 15 ngày sau khi nhận thư trao thầu nhằm giải ngân cho các hạng mục thi công cấp bách. Ngân sách chính được phê duyệt sau 30 đến 60 ngày khi đã chốt đầy đủ báo giá thực tế với các nhà thầu phụ, giúp kiểm soát chính xác 100% chỉ tiêu lợi nhuận gộp.

Hệ thống mã Code ngân sách 5 cấp độ mang lại lợi ích gì trong quản trị chi phí?

Hệ thống mã Code 5 cấp độ giúp chuẩn hóa dữ liệu từ bản vẽ kỹ thuật lên phần mềm ERP. Ví dụ, mã 102.MF02 chỉ định rõ công tác cốp pha cổ điển cho cột vách phần thân. Nhờ đó, việc kiểm soát chi phí của hơn 150 công việc được bóc tách tự động, loại bỏ hoàn toàn sự trùng lặp và giảm sai sót xuống mức dưới 1%.

Tại sao đơn giá nhân công thép trong dự án lại có sự chênh lệch lớn giữa các cấu kiện?

Trong thực tế, độ phức tạp thi công quyết định mức hao phí lao động. Gia công thép móng và dầm sàn thông thường có đơn giá khoảng 1.400 đồng/kg, trong khi thép ram dốc, bể nước ngầm đòi hỏi tay nghề cao và thời gian căn chỉnh kỹ thuật nên có mức giá lên tới 2.400 đồng/kg, phản ánh đúng nguyên tắc chi trả theo định mức năng suất.

Phương pháp quản lý nào giúp giảm thiểu rủi ro vượt chi phí chung của công trường?

Dự án kiểm soát chi phí chung thông qua việc lập kế hoạch chi tiết bám sát tiến độ cho 4 nhóm mục: máy móc thiết bị nâng hạ, chi phí lương gián tiếp, hỗ trợ thi công và chi phí dự phòng. Nhờ theo dõi sát biểu đồ huy động thiết bị và nhân lực, dự án đã khống chế tỷ lệ sai lệch chi phí chung ở mức dưới 1,8%.

Quy trình xử lý phát sinh khối lượng từ Chủ đầu tư được thực hiện như thế nào để tránh thất thoát?

Khi có chỉ thị thay đổi thiết kế từ Chủ đầu tư, Ban chỉ huy công trình phối hợp cùng Phòng Kế hoạch lập bảng ngân sách tạm cho phần phát sinh trong vòng 5 ngày làm việc. Sau khi Phó Tổng Giám đốc phê duyệt, các bên tiến hành ký biên bản xác nhận khối lượng trước khi thi công, đảm bảo tỷ lệ thu hồi công nợ đạt 100%.

Kết luận

Công trình nghiên cứu đã hoàn thành toàn diện các mục tiêu đề ra với 5 kết quả nổi bật:

  • Xây dựng thành công mô hình lập và quản trị ngân sách 8 nhóm chi phí cho công trình dân dụng cao tầng quy mô lớn.
  • Chuẩn hóa hệ thống mã Code 5 cấp độ liên kết trực tiếp bảng BOQ với hệ sinh thái quản trị doanh nghiệp ERP.
  • Thiết lập quy trình điều hành chi phí 2 bước thông qua Ngân sách tạm (7 đến 15 ngày) và Ngân sách chính thức (30 đến 60 ngày).
  • Ứng dụng thành công hệ thống định mức hao hụt vật tư nội bộ, kiểm soát mức lãng phí vật liệu dưới ngưỡng 3,0%.
  • Hoàn thiện cơ chế kiểm soát phát sinh hai chiều, bảo vệ vững chắc tỷ suất lợi nhuận gộp mục tiêu đạt trên 8,5%.

Đóng góp chính của luận văn là cung cấp một giải pháp quản trị tài chính - chi phí mang tính thực tiễn cao, có khả năng nhân rộng cho các doanh nghiệp xây lắp tại Việt Nam. Trong kế hoạch 12 tháng tiếp theo, nhóm nghiên cứu khuyến nghị tích hợp mô hình ngân sách này vào nền tảng mô hình thông tin công trình BIM 5D để tự động hóa toàn diện công tác quản trị chi phí. Hãy áp dụng ngay quy trình quản trị ngân sách tiên tiến này để nâng cao năng lực cạnh tranh và tối ưu hóa hiệu quả tài chính cho các dự án xây dựng của bạn.