CHƯƠNG 1 GIỚI THIỆU KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI & DỊCH VỤ HOÀNG NGÂN 1.1 QUÁ TRÌNH HÌNH THÀNH VÀ PHÁT TRIỂN CỦA CÔNG TY 1.1 Vài nét sơ lược về công ty Tên doanh nghiệp: Công ty TNHH TM DV HOÀNG NGÂN Tên viết tắt: hoangngan Co., LTD Địa chỉ trụ sở chính: Phòng 202 (Lầu 2) 288 - Cách Mạng Tháng Tám - Phường 10 - Quận 3 – TP HCM Website: www.com Email: hoangngan@hcm.9599 Mã số thuế: 0302139086 Ngành nghề kinh doanh: may công nghiệp, mua bán hàng may mặc, xây dựng dân dụng, dịch vụ ăn uống (không kinh doanh tại trụ sở), sản xuất hàng may mặc (không tẩy, nhuộm). Bổ sung ngành: mua bán hàng thủ công mỹ nghệ, hàng nông lâm hải sản, lương thực thực phẩm, kim khí điện máy.2 Quá trình hình thành và phát triển của công ty Công ty TNHH Thương mại và Dịch vụ Hoàng Ngân được hình thành theo Quyết định số 41020022709 tại Sở Kế hoạch và Đầu tư Thành phố Hồ Chí Minh - Phòng Đăng ký kinh doanh. Ngày 02 tháng 11 năm 2000, Công ty nhận “Giấy chứng nhận dăng ký kinh doanh công ty trách nhiệm hữu hạn có hai thành viên trở lên” và thay đổi lần XI ngày 16 tháng 06 năm 2007. Công ty đã có đủ tư cách pháp nhân, con dấu riêng, có tài khoản riêng tại Ngân hàng để hoạt động theo đúng quy định của Nhà Nước sau khi đã đăng ký kinh doanh hợp lệ.
Đây là một công ty có thâm niên khá trẻ, nhưng đã không ngừng phát triển về mọi mặt, ngày càng khẳng định vị trí và chỗ đứng của mình trên thị trường kinh tế Việt Nam, được các khách hàng trong nước tín nhiệm bởi sự uy tín và tôn trọng đối tác của mình. Những năm đầu mới thành lập do chưa ổn định được thị trường tiêu thụ, mặt hàng hóa chất dùng trong sản xuất gạch men bị thua lỗ trầm trọng do giá nguyên vật liệu đầu vào biến đổi liên tục, do ảnh hưởng của biến động tỷ giá, mức giá tối thiểu để tính thuế hàng nhập khẩu thay đổi liên tục gây ảnh hưởng đến giá vốn hàng bán. Nhưng giá thị trường đã được ấn định trước nên công ty không thể khống chế và lại chịu sự cạnh tranh gay gắt của các công ty cùng ngành nên công ty đã gặp không ít 4 khó khăn trong quá trình hoạt động. Nhưng công ty đã từng bước khắc phục và khẳng định vị trí của mình trên thị trường kinh tế.
Ngày nay, công ty đã cung cấp các loại mặt hàng chuyên biệt đáp ứng với mọi nhu cầu của khách hàng, vì thế lực lượng khách hàng trải dài từ Bắc vào Nam. Hiện nay, công ty đã mở thêm các chi nhánh tại Hà Nội. Theo Quyết định thành lập doanh nghiệp, vốn điều lệ của công ty là 1.000 đồng Việt Nam (Một tỷ tám trăm bảy mươi triệu đồng Việt Nam). Trong đó, hiện kim là 1.000 đồng Việt Nam.
Tài khoản tiền Việt Nam: 371129 Ngân hàng Thương mại cổ phần Á Châu - chi nhánh Thành phố Hồ Chí Minh. Thành viên thành lập công ty gồm: Nguyễn Thị Ngân, có trị giá vốn góp 1.000 đồng, tương ứng với 86,63% phần vốn góp, là Giám đốc công ty, đồng thời là người đại diện theo Pháp luật của công ty. Và thành viên Nguyễn Thị Nhẫn, có trị giá vốn góp là 250.000 đồng, tương ứng với phần vốn góp 13,37%, là Phó giám đốc công ty. Với số vốn ban đầu còn hạn chế như vậy đã gây nhiều trở ngại cho công ty, nhưng sau đó nhờ sự vận dụng vốn một cách đúng đắn, biết cách khai thác tốt tiềm năng của mình và tranh thủ cơ hội mở rộng thị trường, hội nhập với nền kinh tế thị trường đã mang lại hiệu quả cao, mức đóng góp cho Ngân sách Nhà Nước ngày càng tăng.2 TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ CÔNG TY 1.1 Sơ đồ bộ máy quản lý công ty Hội Đồng Thành Viên Giám Đốc Trợ Lý Giám Đốc P.
Cung Hành Chính Chính Kế Doanh Marketing Ứng Vật Toán Tư Sơ đồ 1.1: Sơ đố bộ máy quản lý công ty (Nguồn: lấy từ phòng tổ chức hành chính) 1.2 Chức năng, nhiệm vụ của các phòng ban: 5 Hội đồng thành viên: Có vị trí cao nhất trong công ty, là bộ phận đề ra những mục tiêu cụ thể của doanh nghiệp, giám sát mọi hoạt động của doanh nghiệp. Giám đốc: Là người đại diện toàn quyền công ty, giám đốc là người trực tiếp chỉ đạo cao nhất mọi hoạt động sản xuất kinh doanh tại công ty, có quyền quyết định bộ máy tại công ty. Là người chịu trách nhiệm mọi hoạt động của công ty và chịu trách nhiệm toàn diện trước pháp luật, xây dựng kế hoạch năm dựa vào các đơn đặt hàng. Khi vắng mặt, giám đốc được phép uỷ quyền cho các phòng ban khác điều hành hoạt động của công ty và cùng chịu trách nhiệm.
Giám đốc có quyền quyết định bộ máy tổ chức của công ty bảo đảm tính đơn giản, gọn nhẹ hiệu quả. Các phòng ban gián tiếp: Nhìn chung các phòng ban chức năng là bộ phận chuyên môn giúp giám đốc trong việc quản lý, điều hành các hoạt động sản xuất kinh doanh, nên chức năng và quyền hạn của từng bộ phận do giám đốc quyết định. Phòng trợ lý giám đốc: Là người giúp việc, hổ trợ, hoạch định và tham mưu cho giám đốc về mọi hoạt động liên quan đến ngành nghề sản xuất của công ty. Trợ lý giám đốc là người được ủy quyền lãnh đạo công ty trong trường hợp giám đốc vắng mặt.
Phòng tổ chức hành chính: Có nhiệm vụ đưa ra phương hướng tổ chức CB – CNV, bố trí lao động, yêu cầu mức lương tối thiểu cho CB – CNV để có vai trò căn cứ xây dựng kế hoạch kinh doanh. Tham gia công tác với các phòng ban khác trong việc lập kế hoạch kinh doanh, kế hoạch tiền lương cho từng thời kỳ. Quản lý cơ sở vật chất trang thiết bị của công ty và đề xuất mua sắm, sửa chữa, tu bổ, thanh lý tài sản. 6 Quản lý con dấu của công ty lưu trữ thông tin quy định.
Phòng tài chính kế toán: Cung cấp số liệu thực tế về tình hình tài chính của công ty. Tổ chức ghi chép, lưu trữ các chứng từ kế toán trong mọi hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp theo quy định của Nhà Nước, quản lý vốn của công ty, quản lý của công tác hoạch toán, báo cáo kế toán, chứng từ những đơn vị trực thuộc của công ty. Tính toán chính xác, xác định những khoản thuế phải nộp cho Nhà Nước theo quy chế đã ban hành. Phòng kinh doanh: Là đơn vị quyết định đến yếu tố đầu ra của công ty.
Là bộ phận tiếp cận thị trường và phát triển kinh doanh. Quản lý và giám sát hệ thống phân phối và hệ thống bán hàng của doanh nghiệp. Phòng kinh doanh còn là bộ phận chịu trách nhiệm trong vấn đề chăm sóc khách hàng, giải quyết mọi vấn đề liên quan đến khách hàng. Mọi kế hoạch bán hàng và doanh thu đều phải do phòng kinh doanh lập ra và chịu trách nhiệm thực hiện kế hoạch đó.
Phòng hành chánh tổng hợp - Marketing: Nghiên cứu xây dựng và đề xuất bộ máy của công ty. Tổ chức điều hành và thi đua của nhân viên. Tiếp thị và quảng cáo sản phẩm hàng hóa. Phòng cung ứng vật tư: Làm thủ tục kiểm kê hàng hóa, vật tư và giao nhận hàng hóa đến với người mua.
Báo cáo tình hình của từng loại vật tư, hàng hóa 7 1.3 TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN CỦA CÔNG TY 1.1 Sơ đồ của bộ máy kế toán Kế Toán Trưởng Kế Toán Bán Kế Toán Chi Kế Toán Thủ Quỹ Hàng Phí Hàng Hóa Sơ đồ 1.2: Sơ đồ bộ máy kế toán công ty (Nguồn: lấy từ phòng kế toán công ty) 1.2 Nhiệm vụ của phòng kế toán Phản ánh tình hình thực hiện nghiệp vụ kinh doanh thương mại dịch vụ và đảm bảo an toàn các loại tài sản của doanh nghiệp. Cung cấp thông tin cho các đối tượng có nhu cầu sử dụng có thể là bên trong hay bên ngoài công ty. Tập hợp các báo cáo tài chính và báo cáo quyết toán định kỳ theo quy định của nhà nước và của cấp trên. Tham gia cùng các phòng ban khác giúp công ty trong việc quản lý, điều hành bộ máy kinh doanh thương mại, dịch vụ, quản lý công ty sao cho có hiệu quả nhất.3 Quyền hạn của phòng kế toán Được phép yêu cầu các phòng ban, các đơn vị trực thuộc cung cấp số liệu liên quan đến công tác kế toán.
Tham gia các cuộc họp liên quan đến kế toán.4 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Kế Toán Trưởng Giúp cho giám đốc công ty trong việc tổ chức chỉ đạo, thực hiện toàn bộ công tác kế toán thống kê, thông tin kinh tế đầy đủ. 8 Xem xét các chứng từ, kiểm tra việc nhập liệu kế toán, sổ sách kế toán trên máy, điều chỉnh kịp thời những sai sót trong hạch toán. Tính toán, trích nộp đầy đủ các khoản nộp ngân sách, nộp cấp trên, lập các quỹ, thanh toán và thu hồi đúng, kịp thời các món nợ. Lập và gửi lên cấp trên đúng thời hạn các báo cáo kế toán, tổ chức kiểm tra xét duyệt các báo cáo của cấp dưới.
Không được ký nhận, lập các chứng từ tài liệu không phù hợp với chế độ hiện hành. Tính lương, bảo hiểm, ngày phép của CB – CNV trong công ty. Theo dõi nhân sự nhân viên của công ty.4 HÌNH THỨC KẾ TOÁN VÀ CÁC TÀI KHOẢN SỬ DỤNG ĐƯỢC ÁP DỤNG TẠI CÔNG TY 1.1 Hình thức kế toán Công ty áp dụng hình thức kế toán là chứng từ ghi sổ. Quá trình hạch toán kế toán được thực hiện chủ yếu bằng máy tính.