phần mở đầu, kết luận, mục lục, danh mục các từ viết tắt, danh mục tài liệu tham khảo và phụ lục, luận văn gồm 3 chƣơng: Chƣơng 1: Cơ sở lý luận và thực tiễn việc tạo lập, quản trị và khai thác tài liệu số tại Cục Thông tin Khoa học và Công nghệ Quốc gia 6 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com Chƣơng 2: Thực trạng công tác tạo lập, quản trị và khai thác tài liệu số tại Cục Thông tin Khoa học và Công nghệ Quốc gia Chƣơng 3: Giải pháp phát triển tài liệu số tại Cục Thông tin Khoa học và Công nghệ Quốc gia 7 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com CHƢƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ THỰC TIỄN VIỆC TẠO LẬP. QUẢN TRỊ VÀ KHAI THÁC TÀI LIỆU SỐ TẠI CỤC THÔNG TIN KHOA HỌC VÀ CÔNG NGHỆ QUỐC GIA 1.1 Cơ sở lý luận về việc tạo lập, quản trị và khai thác tài liệu số tại Cục 1. Khái niệm tạo lập, quản trị và khai thác tài liệu số Tài liệu số là loại hình tài liệu mới xuất hiện trong những năm gần đây cùng với sự phát triển nhanh chóng của công nghệ thông tin truyền thông, công nghệ số hoá. Vậy, số hóa tài liệu là gì? đây là khái niệm vẫn còn mới đối với cộng đồng những ngƣời làm công tác thông tin, thƣ viện.
Có nhiều định nghĩa khác nhau nhƣng có nội dung chung đều cho rằng: “số hóa tài liệu là quá trình chuyển các dạng dữ liệu/tài liệu truyền thống nhƣ các bản viết tay, bản in trên giấy, hình ảnh, âm thanh, phim, dữ liệu toàn văn với nhiều định dạng khác nhau sang chuẩn dữ liệu trên máy tính và đƣợc máy tính nhận biết đƣợc nhƣ tài liệu ban đầu gọi là số hoá dữ liệu. Hay nói cách khác số hoá tài liệu là hình thức chuyển đổi các tài liệu truyền thống bên ngoài thành dạng tài liệu số mà máy tính có thể hiểu đƣợc.” Sản phẩm sau khi số hóa tài liệu chính là nguồn Tài nguyên số/dữ liệu số - các dữ liệu dạng chữ, hình ảnh, âm thanh… đƣợc máy tính nhận biết đúng định dạng và đƣợc sử dụng trên máy tính. Khái niệm tài liệu số Theo từ điển giải nghĩa của Mindwrap, “Tài liệu số” là những tài liệu đƣợc lƣu giữ bằng máy tính. TLS có thể đƣợc tạo lập bởi máy tính nhƣ việc xử lý các file văn bản, các bảng biểu hoặc chúng có thể đƣợc chuyển đổi sang sạng số từ những tài liệu khác.
TLS cũng đƣợc đề cập đến nhƣ là tài liệu điện tử. Từ định nghĩa trên cho thấy, TLS đƣợc xây dựng thông qua hai kênh: 8 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com - Kênh 1: Tạo lập tài liệu gốc bằng máy tính thông qua việc xử lý các file văn bản, hình ảnh, bảng biểu… - Kênh 2: Tạo lập TLS thông qua hình thức chuyển đổi định dạng các tài liệu đã đƣợc tạo lập ở dạng khác nhau nhƣ (Scan, ghi âm…) Tóm lại có thể hiểu TLS là tất cả những tài liệu đƣợc trình bày dƣới dạng số mà máy tính có thể đọc đƣợc. Khái niệm quản trị nói chung là cách thức, công cụ, phƣơng pháp để đƣa ra một tổ chức với nguồn lực hữu hạn đạt mục tiêu đề ra. “ Khái niệm quản trị tài liệu số là sử dụng cách thức, công cụ, phƣơng pháp để quản lý một cách có hiệu quả nguồn TLS nhàm đáp ứng hiệu quả nhu cầu tin của ngƣời dùng tin” Một số khái niệm liên quan Để tìm hiểu một số khái niệm liên quan đến nhau, cần có cách hiểu đúng đắn về tài nguyên số, tài liệu số và bộ sƣu tập số.
Trong đó cần phân biệt rõ khái niệm tài liệu số và tài nguyên số. - Tài nguyên số: Hiện vẫn chƣa có khái niệm rõ ràng về TNS. Tuy nhiên TNS đƣợc hiểu là toàn bộ thông tin do con ngƣời tạo ra dƣới hình thức số hoá nhằm mục đích phục vụ cho những lợi ích của con ngƣời. Nguồn TNS có thể tồn tại dƣới nhiều dạng khác nhau (dạng văn bản, dạng hình ảnh và âm thanh hoặc kết hợp hai hay ba dạng trên) Nguồn TNS cũng có thể tồn tại dƣới dạng thƣ mục hay dạng toàn văn.
- Phân biệt giữa tài nguyên số và tài liệu số: Cho đến nay, vẫn chƣa có sự lý giải xác đáng nào về sự phân biệt hai khái niệm trên. Tuy nhiên có thể khẳng định rằng: + TLS thuộc về nguồn TNS + Một số dạng của TNS không phải TLS 9 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com Ví dụ: Một biểu ghi thƣ mục trên máy tính không thể coi là TLS bởi vì bản thân một biểu ghi thƣ mục không đƣợc coi là một tài liệu. Do vậy, khi chúng ta đề cập đến vấn đề “ biên mục cho tài liệu số” các biểu ghi thƣ mục sẽ không thuộc diện đối tƣợng biên mục. -Bộ sƣu tập số: Theo từ điển giải nghĩa các thuật ngữ khoa học của trƣờng Đại học Bay Lor, “ bộ sƣu tập số là bộ sƣu tập của thƣ viện hoặc các tài liệu lƣu trữ đƣợc chuyển đổi sang định dạng thuật ngữ máy tính nhằm mục đích bảo quản hoặc phục vụ truy cập điện tử” Tóm lại, bộ sƣu tập số đƣợc hiểu là “ một tập hợp có tổ chức nhiều tài liệu đã đƣợc số hoá dƣới nhiều hình thức khác nhau( văn bản, hình ảnh, Audio, Video…)về một chủ đề.
Mặc dù mỗi loại hình tài liệu có sự khác nhau về cách thể hiện nhƣng nó đều cung cấp một giao diện đồng nhất mà qua đó các tài liệu có thể truy cập dễ dàng” Nhƣ vậy, một TVS có thể bao gồm nhiều bộ sƣu tập theo các chủ đề khác nhau, có thể do tập thể hoặc cá nhân tự xây dựng hoặc trao đổi, mua bán. Các BSTS có thể đƣợc lƣu giữ tại thƣ viện nhƣng cũng có thể nằm ngoài thƣ viện thông qua một kênh cung cấp từ phía đối tác (ví dụ: CSDL toàn văn mua quyền truy cập theo thời gian nhƣ Sience Direct, Pro quest, Ebrary,…) Phân biệt giữa BSTS và CSDL Hiện nay, có nhiều quan niệm khác nhau về BSTS, có những quan niệm cho rằng, CSDL cũng chính là BSTS. Điều này theo chúng tôi là chƣa chính xác bởi lẽ: Theo khái niệm về tài liệu và TLS thì một biểu ghi thƣ mục không phải là TLS. Trong khi đó, BSTS đƣợc định nghĩa là “ một tập hợp có tổ chức nhiều tài liệu đã đƣợc số hoá…”.
Nhƣ vậy, một CSDL thƣ mục không thể gọi là BSTS. 10 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.2 Vai trò của tạo lập, quản trị và khai thác tài liệu số Một khi nguồn tài nguyên thông tin số là mạch huyết, là linh hồn của thƣ viện số thì công tác tạo lập, quản trị và khai thác tài liệu số có vai trò vô cùng quan trọng. - Tài liệu số có mật độ thông tin cao sẽ giúp giảm thiểu đáng kể diện tích, không gian lƣu giữ; Giúp việc bảo quản, duy trì tuổi thọ của tài liệu truyền thống đƣợc lâu hơn; - Tính đa truy của TLS giúp dễ dàng mở rộng phạm vi cộng đồng ngƣời sử dụng nguồn tài nguyên thông tin của cơ quan thông tin, thƣ viện; - Tra cứu nhanh chóng, thuận tiện và chính xác, tiện ích trong việc truy xuất tìm kiếm thông tin ở bất kỳ đâu vào bất cứ thời điểm nào một cách nhanh chóng, dễ dàng; - TLS tạo thuận lợi trong việc chia sẻ nguồn tài nguyên thông tin của thƣ viện với các thƣ viện khác.Thông tin phản hồi đa chiều, có nghĩa là ngƣời dùng tin có thể liên hệ trực tiếp nhanh chóng với tác giả hay ngƣời tạo lập, quản lý nguồn tin(quản trị viên hay admin), giúp giảm thiểu tối đa sức ngƣời, sức của cho việc quản lý nguồn tài nguyên thông tin truyền thống; - Và cuối cùng là góp phần nhanh chóng tái tạo thông tin mới có giá trị gia tăng cao hơn.3 Những yếu tố tác động tới việc tạo lập, quản trị và khai thác tài liệu số 1.1 Cơ chế chính sách Chúng ta có thể thấy rằng, ở bất kì một lĩnh vực nào, ngành nghề nào, cơ quan, tổ chức nào… thì cũng đều chịu ảnh hƣởng nhất định từ những yếu tố chủ quan và khách quan. Nhất là trong bối cảnh hiện nay sự gia tăng về nguồn thông tin theo cấp số mũ cũng nhƣ sự phát triển nhanh chóng của KHCN đã tác động lớn đến hoạt động thông tin thƣ viện.
11 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com Những chính sách của Đảng và Nhà nƣớc có tác động rất lớn tới sự nghiệp thƣ viện nói chung và thƣ viện số/ tài liệu số nói riêng. Vấn đề tạo lập, quản trị và phát triển TLS đƣợc nêu trong Luật KHCN 213, Nghị định 11 về thông tin KHCN nhƣ sau: Điều 39: Đăng ký, lƣu giữ kết quả thực hiện nhiệm vụ khoa học và công nghệ. Điều 74: Trách nhiệm của Bộ Khoa học và Công nghệ Trong nghị định 11 quy định ở các điều: Điều 7: Đăng ký và lƣu giữa kết quả thực hiện nhiệm vụ khoa học và công nghệ sử dụng ngân sách nhà nƣớc. Điều 8: Đặng ký và lƣu giữ kết quả thực hiện nhiệm vụ khoa học và công nghệ không sử dụng ngân sách nhà nƣớc.
Điêu 16: Khai thác và sử dụng cơ sở dữ liệu quốc gia về khoa học và công nghệ. Điều 19: Phối hợp phát triển, cập nhật và chia sẻ các nguồn tin khoa học và công nghệ trong nƣớc và quốc tế. Chính sách: phát triển TVS đã đƣợc cụ thể hóa bằng văn bản của Nhà nƣớc và Chính phủ nhƣ Pháp lệnh Thƣ viện ngày 28/12/2000, Nghị định 72/2002/NĐ-CP ngày 6/8/2002, về chính sách đầu tƣ với thƣ viện. Tại chƣơng IV điều 14 có viết:” Bảo đảm kinh phí cho các thƣ viện phát triển vốn tài liệu, xây dựng cơ sở vật chất kỹ thuật theo hƣớng hiện đại hoá, từng bƣớc thực hiện điện tử hoá, tự động hoá, xây dựng thƣ viện điện tử, tạo cảnh quan môi trƣờng, văn hoá nhằm nâng cao chất lƣợng ngƣời đọc; tổ chức khai thác, sử dụng vốn tài liệu, thông tin và các hoạt động khác của thƣ viện theo đúng chỉ tiêu, kế hoạch đã đƣợc các cơ quan nhà nƣớc có thẩm quyền phê duyệt” 12 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com Chỉ thị 58- CT/TW của Bộ chính trị(Khoá III) về” đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin phục vụ cho sự nghiệp công nghiệp hoá- hiện đại hoá đất nƣớc”.
Ngoài ra còn có Quyết định33/2002/QĐ-TTg, Thông tƣ liên tịch04/2002/TTLT/BVHTT-BTC, Quyết định 10/2007/QĐ- BVHTT,… Các văn bản pháp quy về công tác thƣ viện đã thể hiện rõ sự quan tâm của Đảng- Nhà nƣớc đói với sự nghiệp thƣ viện.