Chương 1 “CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ PHÁP LÝ VỀ TỔ CHỨC QUẢN LÝ TÀI LIỆU LƢU TRỮ Ở ĐỊA PHƢƠNG”. Chương này trình bày các khái niệm liên quan đến tổ chức quản lý tài liệu lưu trữ; các nguyên tắc, đặc trưng, yêu cầu khi xây dựng tổ chức quản lý tài liệu lưu trữ của địa phương. - Chương 2 “THỰC TRẠNG TỔ CHỨC QUẢN LÝ TÀI LIỆU LƢU TRỮ LỊCH SỬ CỦA TỈNH LAI CHÂU”. Nội dung chương này trình bày thực tiễn tổ chức quản lý tài liệu lưu trữ lịch sử ở tỉnh Lai Châu; trên cơ sở đó đưa ra những nhận xét và đánh giá về thực trạng tổ chức quản lý tài liệu của Lai Châu hiện nay.
- Chương 3 “CÁC GIẢI PHÁP TỔ CHỨC LƢU TRỮ LỊCH SỬ TỈNH LAI CHÂU”. Nội dung chương này chủ yếu là đề xuất giải pháp tổ chức Lưu trữ lịch sử nhằm hoàn thiện cơ sở và cơ chế quản lý tài liệu lưu trữ có giá trị lịch sử của tỉnh Lai Châu. 10 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com Chƣơng 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ PHÁP LÝ VỀ TỔ CHỨC QUẢN LÝ TÀI LIỆU LƢU TRỮ Ở ĐỊA PHƢƠNG 1. Các khái niệm cơ bản 1.
Khái niệm tài liệu lưu trữ Theo giáo trình Lý luận và thực tiễn công tác Lưu trữ, về khái niệm tài liệu lưu trữ, lưu trữ học Mác xít giải thích: “Tài liệu lưu trữ là tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan đoàn thể, xí nghiệp và các cá nhân có ý nghĩa chính trị, kinh tế, văn hóa, khoa học lịch sử và các ý nghĩa khác được bảo quản trong các phòng, kho lưu trữ”[ 6, tr. Theo khái niệm này thì tài liệu lưu trữ có những đặc điểm sau: - Một l tài liệu lưu trữ chứa đựng những thông tin về quá khứ, đó là các sự kiện, hiện tượng, biến cố lịch sử, những thành quả lao động sáng tạo của nhân dân ta trong thời kỳ lịch sử, những hoạt động của một nhà nước, một cơ quan hoặc của một nhân vật tiêu biểu trong quá trình tồn tại,. - Hai là tài liệu lưu trữ là bản gốc, bản chính của các văn bản. Chúng mang những bằng chứng thể hiện độ chân thực cao, như bút tích của tác giả, chữ ký của người có thẩm quyền, dấu của cơ quan.
- Ba là tài liệu lưu trữ là sản phẩm phản ánh trực tiếp hoạt động của các cơ quan, chứa đựng nhiều bí mật quốc gia; mặt khác vì chúng là những tài liệu gốc, nếu bị hư hỏng, mất mát hoặc thất lạc thì không làm lại được và có thể gây ra tổn thất lớn. Bởi vậy, tài liệu lưu trữ cần được bảo quản trong các phòng, kho lưu trữ, việc nghiên cứu, sử dụng phải theo những quy định chặt chẽ, không thể đem ra trao đổi, mua sắm tùy tiện. Theo Từ điển giải thích nghiệp vụ Văn thư Lưu trữ Việt Nam, tài liệu lưu trữ được hiểu là “tài liệu có giá trị được lựa chọn từ trong toàn bộ khối tài 11 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com liệu hình thành trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức và được bảo quản trong kho lưu trữ. Tài liệu lưu trữ là bản gốc, bản chính, hoặc bản sao hợp pháp của tài liệu có giá trị về chính trị, kinh tế, quốc phòng, an ninh, ngoại giao, văn hóa, giáo dục, khoa học và công nghệ được hình hành trong các hoạt động của các cơ quan, tổ chức, cá nhân qua các thời kỳ lịch sử; không phân biệt xuất xứ, nơi bảo quản, kỹ thuật ghi tin; được lựa chọn giữ lại bảo quản phục vụ nghiên cứu khoa học, lịch sử và hoạt động thực tiễn” [42, tr 346].
Theo khái niệm này, tài liệu lưu trữ có các đặc điểm cơ bản sau: - Tài liệu hình thành qua hoạt động thực tiễn của xã hội, có một bản trong mỗi hồ sơ, rõ nguồn sản sinh ra tài liệu; - Tài liệu là bản gốc, bản chính hoặc bản sao hợp pháp; - Là tài liệu có giá trị pháp lý; làm bằng chứng chân thực cho hoạt động quá khứ; - Không phải là đối tượng được sản sinh để mua, bán, kinh doanh. Theo Luật Lưu trữ năm 2011 thì tài liệu lưu trữ là “tài liệu có giá trị phục vụ hoạt động thực tiễn, nghiên cứu khoa học, lịch sử được lựa chọn để lưu trữ. Tài liệu lưu trữ bao gồm bản gốc, bản chính; trong trường hợp không còn bản gốc, bản chính thì được thay thế bằng bản sao hợp pháp”. Nh v , qua các cách iải thích khái niệm tr n, t i liệu l u trữ l nhữn t i liệu có iá trị về thực tiễn, iá trị n hi n c u khoa học, lịch s ; ợc sản sinh từ hoạt ộn của các cơ quan, t ch c v cá nhân; l bản c, bản chính ho c bản sao hợp pháp v ợc bảo quản tron các kho l u trữ.
Khái niệm tổ chức Thuật ngữ “Tổ chức” được nhiều ngành khoa học sử dụng với ý nghĩa không giống nhau: - Triết học định nghĩa “Tổ chức, nói rộng là cơ cấu tồn tại của sự vật. Sự vật không thể tồn tại mà không có một hình thức liên kết nhất định các yếu 12 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com tố thuộc nội dung. Tổ chức vì vậy là thuộc tính của bản thân các sự vật” [17,tr. Như vậy, tổ chức là thuộc tính của sự vật, nói cách khác sự vật luôn tồn tại dưới dạng tổ chức nhất định.
- Luật học gọi tổ chức là pháp nhân để phân biệt với thể nhân (con người) là các chủ thể của quan hệ pháp luật dân sự. Theo quy định tại Điều 84 Bộ luật Dân sự năm 2015 thì một tổ chức được công nhận là pháp nhân khi có đủ các điều kiện sau: được thành lập hợp pháp; có cơ cấu tổ chức chặt chẽ; có tài sản độc lập với cá nhân, tổ chức khác và tự chịu trách nhiệm bằng tài sản đó; nhân danh mình tham gia các quan hệ pháp luật một cách độc lập. Như vậy Luật học nhấn mạnh đến các điều kiện thành lập tổ chức và các yêu cầu đảm bảo hoạt động của tổ chức. - Khoa học tổ chức và quản lý định nghĩa tổ chức với ý nghĩa hẹp: “Tổ chức là tập thể của con người tập hợp nhau lại để thực hiện một nhiệm vụ chung hoặc nhằm đạt tới một mục tiêu xác định của tập thể đó” [13,tr.
Như vậy, quan niệm về tổ chức theo Khoa học tổ chức và quản lý có nhiều điểm tương đồng với Luật học đó là đều xác định tổ chức thuộc về con người, là của con người trong xã hội; vì là tổ chức của con người, có các hoạt động chung do vậy mục tiêu của tổ chức là một trong những điều kiện quan trọng, không thể thiếu của tổ chức. - Cuốn “Sổ tay nghiệp vụ cán bộ làm công tác tổ chức nhà nước” định nghĩa: “Tổ chức là một đơn vị xã hội, được điều phối một cách có ý thức, có phạm vi tương đối rõ ràng, hoạt động nhằm đạt được một hoặc nhiều mục tiêu chung (của tổ chức)” [43,tr. Quan niệm của những người làm công tác tổ chức nhà nước có nhiều điểm tương đồng với khoa học quản lý, luật học trong đó nhấn mạnh tới mục tiêu chung, nguyên tắc hoạt động của tổ chức (điều phối một cách có ý thức). Điểm mới quan trọng của quan niệm này về tổ chức thể hiện ở ý nói về phạm vi của tổ chức.
Mỗi tổ chức có phạm vi hoạt động khác nhau phụ thuộc 13 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com vào các yếu tố chức năng, nhiệm vụ, thẩm quyền, cơ cấu, nguồn lực của tổ chức đó. Các yếu tố này là những điều kiện của tổ chức. Với cách tư duy, tiếp cận như vậy khi tìm hiểu khái niệm chung về tổ chức cần nằm vững một số nội dung căn bản như: “+ Tổ chức là của con người trong xã hội gắn với một hình thái kinh tế - xã hội và một kiểu nhà nước; + Con người trong tổ chức gắn kết với nhau bởi những mục đích xác định và hành động để đạt đến mục tiêu chung; + Có phạm vi, chức năng, nhiệm vụ, thẩm quyền và cơ cấu xác định; + Được hình thành và hoạt động theo những nguyên tắc nhất định phù hợp với quy định pháp luật” [10]. - Trong thực tế, tổ chức được hiểu theo hai hướng vừa là động từ, vừa là danh từ.
Về nghĩa động từ, theo Đại từ điển tiếng Việt do Nguyễn Như Ý chủ biên giải thích tổ chức là: “1. Sắp xếp, bố trí thành các bộ phận để cùng thực hiện một nhiệm vụ hoặc một chức năng chung; 2. Sắp xếp, bố trí để làm cho có trật tự, nền nếp” [8,tr. Về nghĩa danh từ, theo giáo trình Hành chính công của Học viện Hành chính quốc gia, tổ chức là một thuật ngữ được sử dụng để chỉ “một tập hợp của nhiều người - hai người trở lên, cùng với việc sắp xếp công việc cụ thể và thống nhất với nhau vì một hay một vài mục tiêu”.
Định nghĩa này đã được đưa ra ngay từ khi con người biết hợp tác với nhau để đẩy một hòn đá. Với cách tiếp cận đó, một tập hợp nhiều người được gọi là một tổ chức có thể phải có: + Có một hoặc một vài mục tiêu. Loại tổ chức khác nhau sẽ cho những mục tiêu khác nhau. Đó cũng chính là cách tiếp cận để ra đời tổ chức được gọi là Nhà nước.
+ Sự bố trí các công việc cho từng thành viên cụ thể; + Có sự chia thành các bộ phận khác nhau; 14 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com + Có cơ cấu thứ bậc - người lãnh đạo và cấp dưới; + Có cơ chế để phối hợp giữa các thành viên; + Hệ thống giao tiếp; + Có văn hóa riêng của tổ chức; + Có môi trường riêng trong đó tổ chức tồn tại, vận động và phát triển [9,tr. Những yếu tố đó cụ thể cho từng loại tổ chức và đó cũng chính là dấu hiệu để phân biệt chúng. Dù nghiên cứu tổ chức dưới góc độ nào đều có thể chỉ ra rằng, dù lớn hay bé, có thể hàng trăm ngàn thành viên hay cũng có thể rất nhỏ chỉ gồm hai hay vài ba người, các tổ chức đều có những vấn đề phức tạp phải giải quyết. Không phải vì tổ chức nhỏ mà là đơn giản hoặc tổ chức lớn có thể phức tạp hơn tổ chức nhỏ.
Vấn đề cơ bản là mục tiêu của tổ chức và cách thức cần phải phối hợp để đạt được mục tiêu đó.