Tổng quan nghiên cứu

Trong bối cảnh kinh tế Việt Nam hội nhập sâu rộng, ngành dệt may luôn giữ vị thế ngành hàng xuất khẩu chủ lực, đóng góp hơn 15% vào tổng kim ngạch xuất khẩu toàn quốc. Đi cùng với cơ hội mở rộng thị trường là áp lực cạnh tranh gay gắt về giá vốn và chi phí điều hành. Doanh nghiệp sản xuất bắt buộc phải kiểm soát chặt chẽ từng yếu tố chi phí nhằm bảo toàn biên lợi nhuận mục tiêu trên 12%. Công ty Cổ phần An Hưng là đơn vị sản xuất may mặc có quy mô hoạt động lớn với năng lực sản xuất đạt 4.000.000 sản phẩm mỗi năm và vận hành 29 chuyền may công nghiệp. Tuy nhiên, hệ thống thông tin kế toán tại công ty còn nặng về kế toán tài chính, chủ yếu cung cấp số liệu quá khứ phục vụ cơ quan quản lý bên ngoài mà chưa đáp ứng yêu cầu quản trị nội bộ đa chiều, tức thời.

Xuất phát từ yêu cầu thực tiễn đó, luận văn thạc sĩ chuyên ngành Kế toán của tác giả Lê Thị Tâm tại Đại học Đà Nẵng tập trung giải quyết bài toán hoàn thiện hệ thống báo cáo kế toán quản trị tại Công ty Cổ phần An Hưng. Mục tiêu cụ thể của nghiên cứu bao gồm: hệ thống hóa lý luận về tổ chức báo cáo kế toán quản trị; phân tích và đánh giá toàn diện thực trạng lập, sử dụng hệ thống báo cáo tại doanh nghiệp trong giai đoạn 2012-2014; từ đó thiết kế đồng bộ hệ thống báo cáo dự toán, báo cáo thực hiện và báo cáo kiểm soát. Phạm vi nghiên cứu bao quát toàn bộ hoạt động tại trụ sở chính, 4 phân xưởng may trực thuộc và 1 chi nhánh tại Thành phố Hồ Chí Minh với số liệu chuyên sâu thu thập năm 2014. Kết quả nghiên cứu mang ý nghĩa thực tiễn to lớn, hỗ trợ doanh nghiệp cắt giảm 8% chi phí sản xuất lãng phí và rút ngắn 40% thời gian cung cấp thông tin phục vụ ra quyết định kinh doanh.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp nghiên cứu

Khung lý thuyết áp dụng

Nghiên cứu được xây dựng dựa trên hệ thống lý thuyết kế toán quản trị hiện đại theo quan điểm của Hiệp hội Kế toán Hoa Kỳ và các tài liệu chuẩn mực tại Việt Nam như giáo trình của Giáo sư Tiến sĩ Trương Bá Thanh (năm 2008), Phó Giáo sư Tiến sĩ Phạm Văn Dược (năm 2008) cùng Thông tư 53/2006/TT-BTC của Bộ Tài chính. Đề tài vận dụng hai lý thuyết nền tảng là lý thuyết kế toán trách nhiệm và lý thuyết hành vi chi phí theo mức độ hoạt động.

Khung phân tích của luận văn làm rõ 4 khái niệm cốt lõi: kế toán quản trị nội bộ, trung tâm trách nhiệm (trung tâm chi phí, trung tâm doanh thu, trung tâm lợi nhuận, trung tâm đầu tư), số dư đảm phí và hệ thống báo cáo kế toán quản trị đa cấp. Mô hình nghiên cứu vận hành theo quy trình khép kín gồm 3 bước logic: Lập báo cáo dự toán định lượng hóa mục tiêu hoạt động; Lập báo cáo thực hiện ghi nhận số liệu phát sinh theo từng phần hành; Lập báo cáo kiểm soát nhằm so sánh sai lệch giữa kế hoạch và thực tế để nhà quản lý kịp thời đưa ra biện pháp hiệu chỉnh.

Phương pháp nghiên cứu

Nghiên cứu kết hợp hài hòa giữa phương pháp nghiên cứu định tính và phương pháp phân tích định lượng. Nguồn dữ liệu sơ cấp được thu thập thông qua phương pháp chọn mẫu thuận tiện kết hợp chọn mẫu có chủ đích, khảo sát trực tiếp cỡ mẫu 35 cán bộ quản lý bao gồm Ban Giám đốc, Kế toán trưởng, 8 nhân viên kế toán phần hành và 24 cán bộ quản đốc, tổ trưởng tại 4 phân xưởng may. Cỡ mẫu 35 đối tượng đại diện đầy đủ cho các mắt xích tham gia trực tiếp vào quy trình tạo lập và khai thác dữ liệu kế toán tại công ty.

Nguồn dữ liệu thứ cấp gồm hệ thống chứng từ kế toán, sổ chi tiết, 12 bộ báo cáo tài chính nội bộ cùng số liệu dự toán tiêu thụ 264.893 sản phẩm Denim jean và 494.108 sản phẩm thể thao trong năm 2014. Tác giả áp dụng các phương pháp phân tích so sánh, phân tích tỷ lệ, phân tích biến động chi phí và phương pháp cân đối tài chính. Việc lựa chọn phương pháp phân tích so sánh và phân tích chênh lệch giúp lượng hóa chính xác các khoảng sai lệch giữa dự toán và thực tế, từ đó nhận diện rõ nguyên nhân gốc rễ dẫn đến sự biến động của chi phí nguyên vật liệu và nhân công trực tiếp trong chu kỳ 12 tháng.

Kết quả nghiên cứu và thảo luận

Những phát hiện chính

Khảo sát thực tế tại Công ty Cổ phần An Hưng đã chỉ ra 4 phát hiện then chốt:

Thứ nhất, hệ thống báo cáo tại doanh nghiệp mang nặng tính chất kế toán tài chính phục vụ mục đích bên ngoài. Khoảng 85% các biểu mẫu báo cáo chi phí hiện tại chưa phân loại rõ ràng thành biến phí và định phí, khiến nhà quản trị không thể tính toán chính xác điểm hòa vốn và số dư đảm phí cho từng đơn hàng xuất khẩu.

Thứ hai, công tác lập dự toán sản xuất kinh doanh còn rời rạc và thiếu tính liên kết. Báo cáo dự toán năm 2014 đặt kế hoạch sản xuất 264.219 sản phẩm Denim jean và 494.159 sản phẩm thể thao nhưng chưa lượng hóa được dự toán chi tiết cho chi phí sản xuất chung và chi phí bán hàng, dẫn đến sai lệch dự toán chi phí thực tế phát sinh lên tới 14,5%.

Thứ ba, doanh nghiệp hoàn toàn chưa xây dựng hệ thống báo cáo kiểm soát theo trung tâm trách nhiệm. Cả 4 phân xưởng may chỉ đóng vai trò tập hợp chi phí đơn thuần mà không được phân quyền gắn liền với trách nhiệm kiểm soát hao hụt định mức, làm tỷ lệ hao hụt nguyên vật liệu thực tế vượt 3,2% so với định mức kỹ thuật ban đầu.

Thứ tư, tần suất lập và gửi báo cáo nội bộ còn chậm trễ. Báo cáo đánh giá hiệu quả kinh doanh thường lập theo quý hoặc năm với độ trễ từ 15 đến 20 ngày sau khi kết thúc kỳ kế toán, làm suy giảm 60% hiệu lực của các quyết định điều hành ngắn hạn.

Thảo luận kết quả

Nguyên nhân căn bản của các hạn chế trên xuất phát từ việc bộ máy kế toán 8 nhân sự tại công ty chưa được phân định rõ ràng giữa phần hành kế toán tài chính và kế toán quản trị. Bên cạnh đó, ban lãnh đạo chưa nhận thức đầy đủ về vai trò của phân tích số dư đảm phí trong định giá sản phẩm may mặc có tính thời vụ cao. Kết quả này hoàn toàn tương đồng với các công trình nghiên cứu về kế toán quản trị trong ngành dệt may tại Việt Nam giai đoạn 2010-2015, khi hơn 70% doanh nghiệp quy mô vừa chưa vận dụng hiệu quả công cụ kiểm soát chi phí nội bộ.

Về phương thức trình bày thông tin, các dữ liệu phân tích biến động chi phí nguyên vật liệu trực tiếp và chi phí nhân công trực tiếp nên được minh họa qua biểu đồ cột chồng kết hợp đường xu hướng để phản ánh rõ sai lệch giữa số thực tế và số dự toán theo từng tháng. Song song đó, một bảng ma trận phân tích số dư đảm phí phân bổ theo 7 dòng sản phẩm chủ lực (Denim jean, váy đầm, jackets, quần thể thao...) sẽ giúp ban điều hành nhận diện trực quan nhóm sản phẩm đóng góp trên 65% lợi nhuận gộp, làm cơ sở ưu tiên phân bổ năng lực chuyền may phù hợp.

Đề xuất và khuyến nghị

Dựa trên kết quả nghiên cứu thực trạng, luận văn đề xuất 4 giải pháp đồng bộ nhằm hoàn thiện hệ thống báo cáo kế toán quản trị tại doanh nghiệp:

Thứ nhất, tái cấu trúc bộ máy kế toán và tổ chức phần hành kế toán quản trị chuyên trách. Ban Giám đốc và Phòng Kế toán Tài chính cần thành lập tổ kế toán quản trị gồm 3 nhân sự chuyên môn cao, hoàn thành trong quý 1 năm 2016, hướng tới mục tiêu rút ngắn 50% thời gian tổng hợp báo cáo quản trị định kỳ.

Thứ hai, chuẩn hóa hệ thống báo cáo dự toán toàn diện từ cấp phân xưởng đến toàn công ty. Phòng Kế hoạch chủ trì phối hợp với Phòng Kinh doanh và Phòng Kỹ thuật lập dự toán linh hoạt theo từng mức độ hoạt động cho 100% các đơn hàng xuất khẩu, áp dụng từ quý 2 năm 2016 nhằm kiểm soát tỷ lệ sai lệch dự toán dưới mức 5%.

Thứ ba, xây dựng hoàn chỉnh hệ thống báo cáo thực hiện và báo cáo kiểm soát theo 4 trung tâm trách nhiệm. Kế toán trưởng trực tiếp thiết kế các biểu mẫu báo cáo phân tích chênh lệch chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, chi phí nhân công và chi phí sản xuất chung theo tuần và tháng, triển khai từ quý 3 năm 2016, đặt mục tiêu kéo giảm 4% tỷ lệ lãng phí nguyên phụ liệu may mặc.

Thứ tư, ứng dụng phần mềm quản trị doanh nghiệp tích hợp và nâng cao năng lực nhân sự. Ban Giám đốc phê duyệt đầu tư nâng cấp hệ thống phần mềm kế toán nội bộ trong quý 4 năm 2016, đồng thời tổ chức 4 khóa đào tạo chuyên sâu về phân tích số dư đảm phí và điểm hòa vốn cho đội ngũ quản lý, giúp tăng 30% hiệu suất ra quyết định kinh doanh.

Đối tượng nên tham khảo luận văn

Luận văn là tài liệu tham khảo chuyên môn giá trị cho 4 nhóm đối tượng cụ thể:

Thứ nhất, Ban Giám đốc và nhà quản trị doanh nghiệp may mặc: Giúp nắm vững phương pháp tổ chức hệ thống thông tin kế toán nội bộ, từ đó đưa ra quyết định nhận đơn hàng dựa trên phân tích số dư đảm phí để nâng cao ít nhất 10% biên lợi nhuận trên từng chuyền may.

Thứ hai, Kế toán trưởng và nhân viên kế toán doanh nghiệp sản xuất: Cung cấp trọn bộ 15 biểu mẫu chuẩn mực về báo cáo dự toán, báo cáo thực hiện và báo cáo kiểm soát chi phí thực tế, giúp tiết kiệm hơn 35% thời gian thiết kế hệ thống kế toán quản trị tại đơn vị.

Thứ ba, Giảng viên và học viên cao học khối ngành Kế toán - Kiểm toán: Cung cấp một nghiên cứu tình huống thực tiễn điển hình về tổ chức kế toán trách nhiệm tại doanh nghiệp may mặc quy mô 29 chuyền may, hỗ trợ hiệu quả cho hoạt động giảng dạy và nghiên cứu học thuật.

Thứ tư, Chuyên gia tư vấn quản trị và tái cấu trúc doanh nghiệp: Đem lại khung tham chiếu khoa học cùng lộ trình chuyển đổi từ hệ thống kế toán tài chính thuần túy sang hệ thống kế toán quản trị thực chiến cho các doanh nghiệp có quy mô trên 1.000 lao động.

Câu hỏi thường gặp

Điểm khác biệt cốt lõi giữa báo cáo kế toán tài chính và báo cáo kế toán quản trị tại doanh nghiệp may là gì? Báo cáo kế toán tài chính mang tính pháp lý bắt buộc, phản ánh số liệu quá khứ tổng hợp cho cổ đông và cơ quan thuế theo kỳ quý hoặc năm. Ngược lại, báo cáo kế toán quản trị phục vụ trực tiếp cho nhà quản lý nội bộ, cung cấp thông tin dự báo tương lai và phân tích biến phí, định phí chi tiết theo 29 chuyền may với tần suất linh hoạt theo tuần hoặc ngày.

Tại sao doanh nghiệp may mặc cần phân loại chi phí thành biến phí và định phí? Việc phân loại chi phí giúp xác định chính xác số dư đảm phí cho từng mã hàng như Denim jean hay áo Jackets. Trong thực tế, khi tiếp nhận đơn hàng bổ sung với mức giá thấp hơn thông thường, nhà quản trị vẫn có thể chấp nhận nếu giá bán bù đắp được 100% biến phí và đóng góp một phần trang trải định phí cố định của nhà xưởng.

Làm thế nào để xây dựng trung tâm chi phí hiệu quả tại các phân xưởng may? Doanh nghiệp cần giao quyền kiểm soát định mức tiêu hao nguyên vật liệu và đơn giá nhân công gắn liền với trách nhiệm của quản đốc tại 4 phân xưởng. Bằng cách so sánh chênh lệch giữa chi phí định mức và chi phí thực tế phát sinh hàng tuần, phân xưởng có thể phát hiện ngay hiện tượng lãng phí giờ công vượt quá 5% để xử lý kịp thời.

Doanh nghiệp dệt may quy mô bao nhiêu thì nên áp dụng hệ thống kế toán quản trị độc lập? Theo nghiên cứu, các doanh nghiệp may sở hữu từ 18 chuyền may và quy mô nhân sự trên 1.000 lao động bắt đầu xuất hiện sự phân cấp quản lý phức tạp. Việc tổ chức bộ phận kế toán quản trị độc lập sẽ giúp kiểm soát chặt chẽ các dòng chi phí và hạn chế thất thoát ít nhất 3% doanh thu thuần hàng năm.

Luận văn đề xuất những biểu mẫu báo cáo kiểm soát trọng tâm nào cho công ty? Luận văn thiết kế hệ thống báo cáo kiểm soát chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, báo cáo chênh lệch năng suất lao động và báo cáo doanh thu theo từng mặt hàng. Các biểu mẫu này đối chiếu trực tiếp dữ liệu kế hoạch và số thực tế của hơn 4.000.000 sản phẩm sản xuất hàng năm nhằm phục vụ công tác điều hành tức thời.

Kết luận

  • Hệ thống hóa toàn diện cơ sở lý luận về tổ chức báo cáo kế toán quản trị trong doanh nghiệp may mặc theo chuẩn mực hiện hành của Bộ Tài chính.
  • Phân tích sâu sắc thực trạng quản trị chi phí và lập dự toán tại Công ty Cổ phần An Hưng với quy mô 29 chuyền may công nghiệp.
  • Chỉ rõ 4 điểm nghẽn lớn trong hệ thống kế toán nội bộ khiến độ trễ cung cấp thông tin kéo dài từ 15 đến 20 ngày sau kỳ kế toán.
  • Thiết kế hoàn chỉnh hệ thống biểu mẫu báo cáo dự toán, thực hiện và kiểm soát đáp ứng năng lực sản xuất 4.000.000 sản phẩm mỗi năm.
  • Đề xuất lộ trình triển khai 4 giai đoạn cụ thể từ quý 1 đến quý 4 năm 2016 giúp tối ưu hóa chi phí sản xuất toàn diện.

Đóng góp lớn nhất của luận văn là tạo lập mô hình báo cáo kế toán quản trị chi tiết, có tính khả thi cao và sẵn sàng chuyển giao ứng dụng tại các doanh nghiệp dệt may Việt Nam. Để tối ưu hóa hiệu quả quản trị chi phí và gia tăng năng lực cạnh tranh, các nhà quản lý và doanh nghiệp may mặc nên tham khảo chi tiết toàn văn công trình nghiên cứu và triển khai áp dụng ngay hôm nay.