Tổng quan nghiên cứu

Tổng công ty Đường sắt Việt Nam (TCTĐSVN) là một trong những ngành công nghiệp lâu đời và then chốt của Việt Nam, với lịch sử phát triển từ năm 1881. Tài liệu lưu trữ (TLLT) hình thành trong hoạt động của Tổng công ty có khối lượng lớn và đa dạng, bao gồm tài liệu hành chính, khoa học kỹ thuật và chuyên môn. Theo báo cáo năm 2013, kho lưu trữ của TCTĐSVN có khoảng 150,5 mét giá tài liệu hành chính, 295 mét giá tài liệu khoa học kỹ thuật và 96 mét giá tài liệu chuyên môn. Tuy nhiên, công tác tổ chức, quản lý lưu trữ tại Tổng công ty còn nhiều hạn chế như thiếu văn bản quy định hoàn chỉnh, cán bộ lưu trữ chưa được đào tạo bài bản, dẫn đến tài liệu bị thất lạc, hư hỏng và khai thác chưa hiệu quả.

Mục tiêu nghiên cứu của luận văn là khái quát các vấn đề lý luận và quy định hiện hành về tổ chức, quản lý công tác lưu trữ; khảo sát, đánh giá thực trạng tại TCTĐSVN; từ đó đề xuất các giải pháp nâng cao hiệu quả công tác lưu trữ. Phạm vi nghiên cứu tập trung tại Tổng công ty và một số đơn vị trực thuộc có trụ sở tại Hà Nội, trong giai đoạn từ năm 2003 đến nay. Nghiên cứu có ý nghĩa quan trọng trong việc nâng cao hiệu quả quản lý tài liệu lưu trữ, góp phần bảo vệ tài sản thông tin quý giá, phục vụ công tác quản lý, phát triển bền vững ngành đường sắt và hỗ trợ nghiên cứu lịch sử, khoa học kỹ thuật.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp nghiên cứu

Khung lý thuyết áp dụng

Luận văn dựa trên phương pháp luận duy vật biện chứng và duy vật lịch sử, kết hợp tư tưởng Hồ Chí Minh để phân tích khách quan thực trạng công tác lưu trữ tại TCTĐSVN. Hai lý thuyết chính được áp dụng là:

  • Lý thuyết tổ chức: Tổ chức được hiểu là quy trình thiết kế bộ máy, sắp xếp, bố trí, sử dụng và phát triển các nguồn lực nhằm thực hiện mục tiêu chung. Trong nghiên cứu này, tổ chức được xem là hoạt động nhằm quản lý hiệu quả công tác lưu trữ.

  • Lý thuyết quản lý: Quản lý là tác động có ý thức, bằng quyền lực, theo quy trình của chủ thể quản lý tới đối tượng quản lý để phối hợp các nguồn lực nhằm thực hiện mục tiêu trong điều kiện môi trường biến đổi. Quản lý công tác lưu trữ bao gồm việc xây dựng quy chế, tổ chức bộ máy, kiểm tra, đánh giá và phát triển nguồn nhân lực.

Ba khái niệm chuyên ngành quan trọng gồm: công tác lưu trữ (bao gồm thu thập, bảo quản, chỉnh lý, khai thác tài liệu), nguyên tắc quản lý tập trung thống nhất tài liệu lưu trữ, và quy chế pháp lý về lưu trữ doanh nghiệp.

Phương pháp nghiên cứu

Nghiên cứu sử dụng các phương pháp sau:

  • Phương pháp phân tích, tổng hợp: Thu thập, tổng hợp các tài liệu lý luận và thực tiễn về tổ chức, quản lý công tác lưu trữ trong doanh nghiệp, đặc biệt tại TCTĐSVN.

  • Phương pháp so sánh, hệ thống: So sánh thực trạng công tác lưu trữ tại TCTĐSVN với các quy định pháp luật và thực tiễn lưu trữ của các doanh nghiệp trong và ngoài nước để hệ thống hóa đặc điểm nổi bật.

  • Phương pháp khảo sát và xử lý phiếu khảo sát: Thu thập ý kiến của cán bộ, nhân viên làm công tác văn thư, lưu trữ tại Tổng công ty và các đơn vị trực thuộc tại Hà Nội. Cỡ mẫu khảo sát khoảng vài chục cán bộ chuyên trách và kiêm nhiệm.

  • Phương pháp phỏng vấn sâu: Tiếp xúc, phỏng vấn đại diện cán bộ lưu trữ để thu thập thông tin về tổ chức, quản lý và các khó khăn, đề xuất giải pháp.

  • Nguồn dữ liệu: Sách chuyên khảo, giáo trình lưu trữ, các văn bản pháp luật như Luật Lưu trữ 2011, Nghị định 175/2013/NĐ-CP, các báo cáo, tài liệu nội bộ của TCTĐSVN, và các bài viết khoa học trong nước và quốc tế.

Timeline nghiên cứu kéo dài trong khóa học thạc sĩ 2010-2015, tập trung khảo sát thực địa từ năm 2013-2015.

Kết quả nghiên cứu và thảo luận

Những phát hiện chính

  1. Khối lượng và thành phần tài liệu lưu trữ lớn, đa dạng: Tổng số mét giá tài liệu lưu trữ tại TCTĐSVN năm 2013 là khoảng 541 mét giá, trong đó tài liệu khoa học kỹ thuật chiếm 295 mét giá (54,5%), tài liệu hành chính 150,5 mét giá (27,8%) và tài liệu chuyên môn 96 mét giá (17,7%). Điều này phản ánh quy mô hoạt động rộng lớn và đa ngành nghề của Tổng công ty.

  2. Thực trạng tổ chức, quản lý công tác lưu trữ còn nhiều hạn chế: Khoảng 70% đơn vị trực thuộc chưa có cán bộ lưu trữ chuyên trách, cán bộ lưu trữ phần lớn chưa được đào tạo bài bản. Hơn 60% đơn vị chưa ban hành đầy đủ văn bản quy định về lưu trữ. Việc kiểm tra, đánh giá công tác lưu trữ chưa được thực hiện thường xuyên, dẫn đến tình trạng tài liệu bị thất lạc, hư hỏng.

  3. Cơ sở pháp lý chưa hoàn chỉnh và chưa phù hợp với thực tiễn doanh nghiệp: Mặc dù Luật Lưu trữ 2011 và các văn bản hướng dẫn đã quy định nguyên tắc quản lý tập trung thống nhất, nhưng chưa có quy định cụ thể về quyền sở hữu, cơ chế kiểm soát và nghiệp vụ lưu trữ dành riêng cho doanh nghiệp nhà nước như TCTĐSVN. So sánh với các nước như Nga, Pháp, Trung Quốc cho thấy Việt Nam còn thiếu các quy định chi tiết và cơ chế quản lý chuyên biệt.

  4. Ý thức và nhận thức về vai trò công tác lưu trữ chưa đồng đều: Một số đơn vị coi lưu trữ là công việc sự vụ đơn thuần, chưa nhận thức đầy đủ về tầm quan trọng của tài liệu lưu trữ trong quản lý, ra quyết định và phát triển bền vững. Khoảng 40% cán bộ quản lý chưa tham gia các lớp tập huấn nghiệp vụ lưu trữ.

Thảo luận kết quả

Nguyên nhân chính của những hạn chế trên xuất phát từ nhận thức chưa đầy đủ của lãnh đạo doanh nghiệp về vai trò chiến lược của công tác lưu trữ, cũng như thiếu nguồn lực đầu tư cho bộ phận lưu trữ. Việc chưa có hệ thống văn bản quy phạm pháp luật cụ thể cho doanh nghiệp nhà nước làm giảm hiệu quả quản lý và khai thác tài liệu. So với các nghiên cứu trong nước và quốc tế, kết quả này tương đồng với thực trạng chung của nhiều doanh nghiệp nhà nước tại Việt Nam.

Dữ liệu có thể được trình bày qua biểu đồ tròn thể hiện tỷ lệ các loại tài liệu lưu trữ, bảng thống kê số lượng cán bộ lưu trữ chuyên trách và kiêm nhiệm, biểu đồ cột so sánh mức độ ban hành văn bản quy định lưu trữ giữa các đơn vị. Các biểu đồ này giúp minh họa rõ ràng sự phân bố và những điểm yếu trong tổ chức, quản lý công tác lưu trữ.

Ý nghĩa của kết quả nghiên cứu là làm rõ vai trò quan trọng của công tác lưu trữ trong doanh nghiệp nhà nước, đồng thời chỉ ra những điểm cần cải thiện để nâng cao hiệu quả quản lý tài liệu, góp phần phát triển bền vững ngành đường sắt.

Đề xuất và khuyến nghị

  1. Chuẩn hóa trình độ chuyên môn cho đội ngũ cán bộ lưu trữ: Tổ chức các khóa đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ lưu trữ định kỳ cho cán bộ chuyên trách và kiêm nhiệm, nhằm nâng cao năng lực chuyên môn và nhận thức về vai trò công tác lưu trữ. Mục tiêu đạt 100% cán bộ lưu trữ được đào tạo bài bản trong vòng 2 năm. Chủ thể thực hiện: Ban Tổ chức cán bộ TCTĐSVN phối hợp với các trường đào tạo lưu trữ.

  2. Xây dựng và hoàn thiện hệ thống văn bản quy định về công tác lưu trữ: Ban hành quy chế, quy định nội bộ chi tiết về tổ chức, quản lý, bảo quản và khai thác tài liệu lưu trữ phù hợp với đặc thù doanh nghiệp nhà nước. Thời gian hoàn thành trong 12 tháng. Chủ thể thực hiện: Ban pháp chế và Ban Quản lý văn thư lưu trữ TCTĐSVN.

  3. Đầu tư nâng cấp kho tàng và trang thiết bị lưu trữ hiện đại: Cải tạo kho lưu trữ chuyên dụng, trang bị hệ thống điều hòa nhiệt độ, giá kệ, thiết bị bảo quản tài liệu theo tiêu chuẩn quốc tế nhằm bảo vệ tài liệu khỏi hư hỏng, thất lạc. Mục tiêu hoàn thành trong 18 tháng. Chủ thể thực hiện: Ban Quản lý dự án và Ban Hành chính Tổng công ty.

  4. Tăng cường công tác kiểm tra, đánh giá và giám sát công tác lưu trữ: Thiết lập quy trình kiểm tra định kỳ, đánh giá hiệu quả công tác lưu trữ tại các đơn vị trực thuộc, xử lý nghiêm các vi phạm. Mục tiêu kiểm tra ít nhất 2 lần/năm. Chủ thể thực hiện: Ban Kiểm soát nội bộ phối hợp với Ban Quản lý lưu trữ.

  5. Nâng cao nhận thức và vai trò của lãnh đạo các cấp về công tác lưu trữ: Tổ chức hội thảo, tập huấn nâng cao nhận thức cho lãnh đạo về tầm quan trọng của tài liệu lưu trữ trong quản lý và phát triển doanh nghiệp. Mục tiêu 100% lãnh đạo các cấp tham gia trong 1 năm. Chủ thể thực hiện: Ban Tuyên giáo và Ban Tổ chức cán bộ.

Đối tượng nên tham khảo luận văn

  1. Lãnh đạo và quản lý Tổng công ty Đường sắt Việt Nam: Giúp hiểu rõ vai trò chiến lược của công tác lưu trữ trong quản lý doanh nghiệp, từ đó có chính sách đầu tư và chỉ đạo phù hợp.

  2. Cán bộ chuyên trách và kiêm nhiệm công tác lưu trữ: Cung cấp kiến thức lý luận và thực tiễn về tổ chức, quản lý lưu trữ, giúp nâng cao hiệu quả công việc và phát triển chuyên môn.

  3. Các nhà nghiên cứu, sinh viên ngành Lưu trữ học và Quản trị văn phòng: Tài liệu tham khảo quý giá về thực trạng và giải pháp công tác lưu trữ trong doanh nghiệp nhà nước tại Việt Nam.

  4. Cơ quan quản lý nhà nước về lưu trữ và văn thư: Hỗ trợ đánh giá thực trạng, xây dựng chính sách và hướng dẫn nghiệp vụ phù hợp với đặc thù doanh nghiệp nhà nước.

Câu hỏi thường gặp

  1. Tại sao công tác lưu trữ lại quan trọng đối với Tổng công ty Đường sắt Việt Nam?
    Tài liệu lưu trữ là nguồn thông tin chính xác, phục vụ quản lý, ra quyết định và phát triển bền vững doanh nghiệp. Ví dụ, tài liệu khoa học kỹ thuật giúp thi công, sửa chữa công trình đúng tiêu chuẩn.

  2. Hiện trạng cán bộ làm công tác lưu trữ tại Tổng công ty ra sao?
    Phần lớn cán bộ lưu trữ chưa được đào tạo bài bản, khoảng 70% đơn vị chưa có cán bộ chuyên trách, ảnh hưởng đến hiệu quả quản lý tài liệu.

  3. Luật Lưu trữ Việt Nam có quy định gì về lưu trữ doanh nghiệp?
    Luật Lưu trữ 2011 quy định tài liệu lưu trữ doanh nghiệp thuộc Phông lưu trữ quốc gia, nhưng chưa có quy định chi tiết về nghiệp vụ và quyền sở hữu tài liệu trong doanh nghiệp nhà nước.

  4. Các nước khác quản lý công tác lưu trữ doanh nghiệp như thế nào?
    Nhiều nước như Nga, Pháp, Trung Quốc có luật lưu trữ riêng, quy định rõ quyền sở hữu, cơ chế kiểm soát và thành lập các cơ quan lưu trữ doanh nghiệp chuyên biệt.

  5. Giải pháp nào hiệu quả nhất để nâng cao công tác lưu trữ tại Tổng công ty?
    Chuẩn hóa trình độ cán bộ lưu trữ được xem là giải pháp quan trọng nhất, bởi cán bộ có chuyên môn sẽ tổ chức, quản lý tài liệu khoa học và hiệu quả hơn.

Kết luận

  • Tài liệu lưu trữ tại Tổng công ty Đường sắt Việt Nam có khối lượng lớn, đa dạng và có giá trị quan trọng đối với hoạt động quản lý và phát triển doanh nghiệp.
  • Thực trạng tổ chức, quản lý công tác lưu trữ còn nhiều hạn chế do thiếu cán bộ chuyên trách, văn bản quy định chưa hoàn chỉnh và nhận thức chưa đầy đủ.
  • Luật pháp Việt Nam chưa có quy định chi tiết phù hợp với đặc thù doanh nghiệp nhà nước về lưu trữ, khác biệt so với các nước phát triển.
  • Đề xuất các giải pháp trọng tâm gồm đào tạo cán bộ, hoàn thiện văn bản quy định, đầu tư kho tàng, tăng cường kiểm tra và nâng cao nhận thức lãnh đạo.
  • Nghiên cứu này cung cấp cơ sở khoa học và thực tiễn để Tổng công ty Đường sắt Việt Nam nâng cao hiệu quả công tác lưu trữ, góp phần phát triển bền vững ngành đường sắt.

Next steps: Triển khai các giải pháp đề xuất trong vòng 1-2 năm tới, đồng thời tiếp tục nghiên cứu mở rộng phạm vi khảo sát và ứng dụng công nghệ thông tin trong lưu trữ.

Call to action: Các cấp lãnh đạo và cán bộ quản lý cần quan tâm đầu tư và thực hiện nghiêm túc công tác lưu trữ để bảo vệ tài sản thông tin quý giá, phục vụ hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh và phát triển bền vững Tổng công ty Đường sắt Việt Nam.