Tổng quan nghiên cứu

Trong bối cảnh cải cách hành chính và chuyển đổi số đang diễn ra mạnh mẽ tại Việt Nam, công tác lập hồ sơ trong các cơ quan nhà nước giữ vai trò then chốt trong việc bảo đảm thông tin, minh bạch và hiệu quả quản lý. Theo ước tính, từ năm 2017 đến 2022, cơ quan Kho bạc Nhà nước (KBNN) đã sản sinh một khối lượng hồ sơ lớn, phản ánh các hoạt động tài chính, kế toán và quản lý ngân sách nhà nước. Tuy nhiên, thực trạng quản lý công tác lập hồ sơ tại KBNN còn nhiều hạn chế như hồ sơ phân tán, giao nộp không đúng quy định, gây khó khăn trong việc tổ chức khoa học và khai thác tài liệu. Mục tiêu nghiên cứu của luận văn là đánh giá thực trạng quản lý công tác lập hồ sơ tại cơ quan KBNN trong giai đoạn 2017-2022, từ đó đề xuất các giải pháp nâng cao chất lượng, hiệu quả công tác này. Phạm vi nghiên cứu tập trung vào các đơn vị thuộc hệ thống KBNN ở trung ương, bao gồm 12 đơn vị và 1 đơn vị sự nghiệp. Nghiên cứu có ý nghĩa quan trọng trong việc hỗ trợ cải cách thủ tục hành chính, nâng cao hiệu quả quản lý tài chính công và đáp ứng yêu cầu hiện đại hóa hành chính nhà nước.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp nghiên cứu

Khung lý thuyết áp dụng

Luận văn dựa trên các lý thuyết quản lý công, trong đó quản lý được hiểu là quá trình tác động có tổ chức và định hướng của chủ thể quản lý lên đối tượng nhằm đạt mục tiêu đã định. Khung lý thuyết bao gồm:

  • Lý thuyết quản lý công: Nhấn mạnh vai trò của quản lý trong duy trì và phát triển tổ chức, với các yếu tố cấu thành như chủ thể quản lý, đối tượng quản lý, mục đích và môi trường tổ chức.
  • Lý thuyết công tác văn thư, lưu trữ: Định nghĩa hồ sơ là tập hợp các văn bản, tài liệu liên quan về một vấn đề, sự việc hình thành trong quá trình giải quyết công việc. Quản lý công tác lập hồ sơ là quá trình tổ chức, điều chỉnh nghiệp vụ lập hồ sơ nhằm bảo đảm tính toàn vẹn, khoa học và hiệu quả sử dụng hồ sơ.
  • Mô hình quản lý công tác lập hồ sơ: Bao gồm các khái niệm chính như lập hồ sơ (mở hồ sơ, thu thập, cập nhật, kết thúc hồ sơ), danh mục hồ sơ, kiểm tra đánh giá, bảo đảm cơ sở vật chất và ứng dụng công nghệ thông tin.

Phương pháp nghiên cứu

Nghiên cứu sử dụng phương pháp luận duy vật biện chứng và duy vật lịch sử, kết hợp các phương pháp cụ thể:

  • Phương pháp hệ thống: Hệ thống hóa các văn bản pháp luật, quy định và nội dung quản lý công tác lập hồ sơ tại KBNN giai đoạn 2017-2022.
  • Phương pháp phân tích: Đánh giá thực trạng quản lý công tác lập hồ sơ, xác định ưu điểm, hạn chế và nguyên nhân.
  • Phương pháp tổng hợp: Kết hợp các kết quả phân tích để đưa ra nhận định và đề xuất giải pháp.
  • Phương pháp suy luận logic: Dự đoán hệ quả và đề xuất các giải pháp phù hợp.
  • Phương pháp khảo sát: Thu thập thông tin thực tiễn từ các đơn vị thuộc hệ thống KBNN để làm cơ sở đánh giá.

Nguồn dữ liệu chính gồm các văn bản pháp luật như Luật Lưu trữ 2011, Nghị định số 30/2020/NĐ-CP, Chỉ thị số 35/CT-TTg của Thủ tướng Chính phủ, các quy chế nội bộ của Bộ Tài chính và KBNN, cùng số liệu thống kê hồ sơ từ năm 2017 đến 2022. Cỡ mẫu khảo sát bao gồm 12 đơn vị trực thuộc KBNN trung ương và 1 đơn vị sự nghiệp, được chọn theo phương pháp chọn mẫu thuận tiện nhằm đảm bảo tính đại diện cho thực trạng quản lý hồ sơ trong hệ thống.

Kết quả nghiên cứu và thảo luận

Những phát hiện chính

  1. Khối lượng hồ sơ lớn và đa dạng: Từ năm 2017 đến 2022, KBNN đã lập và quản lý hàng nghìn hồ sơ hành chính và chuyên ngành tài chính, phản ánh các nghiệp vụ kế toán, quản lý ngân sách và tài chính công. Số liệu thống kê cho thấy lượng hồ sơ tăng trung bình khoảng 8-10% mỗi năm, tạo áp lực lớn cho công tác quản lý.

  2. Thực trạng lập hồ sơ còn nhiều hạn chế: Khoảng 30% hồ sơ được lập chưa đầy đủ thành phần, có tình trạng phân tán văn bản trong hồ sơ, gây khó khăn cho việc tra cứu và khai thác. Việc giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan chưa đúng quy định chiếm khoảng 25%, ảnh hưởng đến chất lượng lưu trữ và bảo quản.

  3. Ứng dụng công nghệ thông tin chưa đồng bộ: Mặc dù KBNN đã triển khai hệ thống quản lý tài liệu điện tử, nhưng việc áp dụng còn hạn chế, chưa đồng bộ giữa các đơn vị. Khoảng 40% hồ sơ vẫn được lập và quản lý theo phương pháp truyền thống, làm giảm hiệu quả quản lý và tăng chi phí vận hành.

  4. Cơ sở vật chất và nguồn lực chưa đáp ứng yêu cầu: Hệ thống kho lưu trữ, trang thiết bị và nhân lực chuyên môn chưa được đầu tư đồng bộ, dẫn đến việc bảo quản hồ sơ chưa đảm bảo an toàn và khoa học. Kinh phí dành cho công tác lập hồ sơ và lưu trữ chỉ chiếm khoảng 5% tổng ngân sách hoạt động của KBNN.

Thảo luận kết quả

Nguyên nhân chính của các hạn chế trên xuất phát từ nhận thức chưa đầy đủ về vai trò của công tác lập hồ sơ, sự thiếu đồng bộ trong quy trình và hướng dẫn nghiệp vụ, cũng như hạn chế về công nghệ và nguồn lực. So sánh với một số nghiên cứu trong ngành quản lý công và công tác văn thư lưu trữ cho thấy tình trạng này không chỉ riêng KBNN mà còn phổ biến ở nhiều cơ quan nhà nước khác. Việc chưa áp dụng triệt để công nghệ thông tin làm giảm khả năng quản lý khoa học và truy xuất hồ sơ nhanh chóng, ảnh hưởng đến hiệu quả công tác kiểm toán, thanh tra và giám sát. Kết quả nghiên cứu được minh họa qua các biểu đồ thể hiện tỷ lệ hồ sơ lập đầy đủ, tỷ lệ hồ sơ giao nộp đúng quy định và mức độ ứng dụng CNTT trong quản lý hồ sơ tại các đơn vị KBNN. Những phát hiện này nhấn mạnh sự cần thiết của việc hoàn thiện hệ thống quản lý hồ sơ theo hướng hiện đại, đồng bộ và chuyên nghiệp.

Đề xuất và khuyến nghị

  1. Nâng cao nhận thức và trách nhiệm của cán bộ, công chức về công tác lập hồ sơ: Tổ chức các chương trình đào tạo, bồi dưỡng kiến thức và kỹ năng lập hồ sơ cho đội ngũ công chức trong hệ thống KBNN, nhằm nâng cao ý thức tuân thủ quy định và chất lượng hồ sơ. Thời gian thực hiện trong vòng 12 tháng, do Ban Tổ chức KBNN chủ trì.

  2. Hoàn thiện hệ thống văn bản chỉ đạo và quy trình nghiệp vụ: Rà soát, cập nhật và ban hành các quy chế, hướng dẫn nghiệp vụ lập hồ sơ phù hợp với đặc thù của KBNN, đảm bảo tính đồng bộ và khả thi. Thời gian thực hiện 6 tháng, do Văn phòng KBNN phối hợp với các đơn vị chuyên môn thực hiện.

  3. Đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý hồ sơ: Triển khai đồng bộ hệ thống quản lý tài liệu điện tử, tích hợp các phần mềm hỗ trợ lập, lưu trữ và tra cứu hồ sơ điện tử, giảm thiểu hồ sơ giấy. Thời gian thực hiện 18 tháng, do Cục Công nghệ thông tin KBNN chủ trì.

  4. Tăng cường đầu tư cơ sở vật chất và nguồn lực: Bố trí kinh phí hợp lý để nâng cấp kho lưu trữ, trang thiết bị bảo quản hồ sơ và tăng cường nhân lực chuyên môn, đảm bảo điều kiện làm việc và bảo quản hồ sơ an toàn, khoa học. Thời gian thực hiện liên tục theo kế hoạch ngân sách hàng năm, do Ban Giám đốc KBNN quyết định.

  5. Tăng cường công tác kiểm tra, đánh giá và khen thưởng: Thiết lập hệ thống kiểm tra định kỳ và đột xuất về công tác lập hồ sơ, đồng thời khen thưởng kịp thời các cá nhân, đơn vị thực hiện tốt để tạo động lực nâng cao chất lượng công tác. Thời gian thực hiện liên tục, do Ban Thanh tra KBNN phối hợp Văn phòng thực hiện.

Đối tượng nên tham khảo luận văn

  1. Lãnh đạo và quản lý các cơ quan nhà nước: Giúp hiểu rõ vai trò, tầm quan trọng và các giải pháp nâng cao hiệu quả quản lý công tác lập hồ sơ, từ đó chỉ đạo và tổ chức thực hiện phù hợp.

  2. Cán bộ, công chức làm công tác văn thư, lưu trữ và lập hồ sơ: Cung cấp kiến thức chuyên sâu về nghiệp vụ lập hồ sơ, quy trình và công nghệ hỗ trợ, giúp nâng cao kỹ năng và hiệu quả công việc.

  3. Nhà nghiên cứu và học viên ngành quản lý công, hành chính công: Là tài liệu tham khảo khoa học, bổ sung cơ sở lý luận và thực tiễn về quản lý công tác lập hồ sơ trong cơ quan nhà nước.

  4. Các đơn vị thuộc hệ thống Kho bạc Nhà nước và ngành tài chính: Hỗ trợ đánh giá thực trạng và áp dụng các giải pháp nâng cao chất lượng công tác lập hồ sơ, góp phần cải cách hành chính và hiện đại hóa quản lý tài chính công.

Câu hỏi thường gặp

  1. Tại sao công tác lập hồ sơ lại quan trọng trong cơ quan nhà nước?
    Công tác lập hồ sơ giúp bảo đảm thông tin chính xác, minh bạch, cung cấp chứng cứ pháp lý cho các hoạt động kiểm toán, thanh tra và giám sát, đồng thời tạo tác phong làm việc khoa học, ngăn nắp. Ví dụ, hồ sơ đầy đủ giúp lãnh đạo ra quyết định nhanh chóng và chính xác.

  2. Những khó khăn chính trong quản lý công tác lập hồ sơ tại KBNN là gì?
    Khó khăn gồm hồ sơ phân tán, chưa đầy đủ thành phần, giao nộp không đúng quy định, ứng dụng CNTT chưa đồng bộ và cơ sở vật chất chưa đáp ứng yêu cầu. Điều này làm giảm hiệu quả tra cứu và bảo quản hồ sơ.

  3. Làm thế nào để nâng cao hiệu quả công tác lập hồ sơ?
    Cần nâng cao nhận thức cán bộ, hoàn thiện quy trình nghiệp vụ, ứng dụng công nghệ thông tin, đầu tư cơ sở vật chất và tăng cường kiểm tra, đánh giá. Ví dụ, triển khai hệ thống quản lý tài liệu điện tử giúp giảm hồ sơ giấy và tăng tốc độ xử lý.

  4. Phương pháp lập hồ sơ điện tử khác gì so với hồ sơ giấy?
    Hồ sơ điện tử được lập và quản lý qua hệ thống phần mềm, giúp liên kết tài liệu tự động, bảo đảm tính toàn vẹn và dễ dàng tra cứu, trong khi hồ sơ giấy phải thực hiện thủ công, dễ thất lạc và khó quản lý.

  5. Ai chịu trách nhiệm chính trong công tác lập hồ sơ tại cơ quan KBNN?
    Người đứng đầu cơ quan chịu trách nhiệm toàn diện, Văn phòng tham mưu và các đơn vị, cá nhân liên quan thực hiện theo quy định. Mỗi công chức phải lập hồ sơ công việc được giao và chịu trách nhiệm về chất lượng hồ sơ.

Kết luận

  • Quản lý công tác lập hồ sơ tại cơ quan Kho bạc Nhà nước có vai trò quan trọng trong bảo đảm thông tin, minh bạch và hiệu quả quản lý tài chính công.
  • Thực trạng hiện nay còn nhiều hạn chế về chất lượng hồ sơ, quy trình và ứng dụng công nghệ, ảnh hưởng đến hiệu quả công tác.
  • Luận văn đã đề xuất các giải pháp thiết thực như nâng cao nhận thức, hoàn thiện quy trình, ứng dụng CNTT và tăng cường đầu tư cơ sở vật chất.
  • Các giải pháp này cần được triển khai đồng bộ trong vòng 1-2 năm để đạt hiệu quả cao nhất.
  • Kêu gọi các nhà quản lý, cán bộ và đơn vị liên quan tích cực áp dụng nghiên cứu nhằm nâng cao chất lượng công tác lập hồ sơ, góp phần hiện đại hóa quản lý nhà nước và cải cách hành chính.