Chương 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN PH P VỀ QUẢN C NG T C ẬP HỒ SƠ TRONG CƠ QUAN NHÀ NƢỚC 1. Một số khái niệ cơ bản 1. Khái niệm quản lý Về mặt hình thức, quản lý là một khái niệm rộng, bao gồm nhiều hoạt động trên các lĩnh vực khác nhau, song vẫn có những nét chung phản ánh được bản chất của quản lý gồm hai quá trình đan kết vào nhau một cách chặt chẽ là duy trì và phát triển. Hai quá trình này vừa giữ cho một thực thể tồn tại độc lập vừa tạo cho nó vận động phát triển.
Nếu chúng ta chỉ quan tâm duy trì sự tồn tại của tổ chức thì khi môi trường thay đổi, tổ chức sẽ bị mất ổn định, trì trệ và thậm ch đổ vỡ. Hoặc nếu chỉ lo thúc đẩy tổ chức phát triển mà không quan tâm duy trì sự tồn tại, thì tổ chức dễ gặp phải rủi ro trên bước đường phát triển hoặc không có sức phát triển. Nhìn nhận đầy đủ về quản lý như vậy sẽ giúp các nhà lãnh đạo hoạch định được bước đi th ch hợp cho một tổ chức, giúp tổ chức tồn tại để phát triển hoặc phát triển trên cơ sở tồn tại. Theo cách tiếp cận này thì quản lý cần cho tất cả các quá trình hoạt động, trong mọi lĩnh vực của tổ chức.
Nhưng cũng cần phải thấy một vấn đề mang tính khách quan là mỗi quá trình, lĩnh vực hay mỗi tổ chức lại có những đặc tính tồn tại và phát triển khác nhau, do đó không thể quản lý giống nhau cho mọi quá trình. Do quản lý gắn liền với quá trình kinh tế - xã hội, nên trên thực tế đã nảy sinh nhiều quan điểm khác nhau về quản lý. Những quan niệm này có lịch sử ra đời khác nhau và gắn với mỗi tổ chức hoạt động trong một lĩnh vực, thậm chí với mỗi quá trình trong từng tổ chức.Taylor, quản lý “là biết ch nh xác điều bạn muốn người khác làm và sau đó biết được rằng họ 10 đã hoàn thành công việc đó một cách tốt nhất và rẻ nhất”. Henry Fayol định nghĩa quản lý là một tiến trình bao gồm tất cả các khâu lập kế hoạch, tổ chức, lãnh đạo và kiểm tra các nỗ lực của mỗi thành viên trong tổ chức và sử dụng tất cả các nguồn lực khác của tổ chức nhằm đạt mục tiêu đã định trước.
Mary Parker Follett cho rằng, quản lý là nghệ thuật đạt mục tiêu thông qua con người. Có tác giả cho rằng quản lý là hoạt động phối hợp các hoạt động chung của một đoàn thể hợp tác. Cũng có tác giả lại cho rằng quản l là điều khiển con người và sự vật nhằm đạt mục tiêu đã định trước. Qua các khái niệm trên cho thấy: Quản l thực chất là một hoạt động gồm các hành vi của con người gắn kết với nhau tạo nên một hệ thống có tính đặc thù riêng.
Hoạt động quản l có 4 yếu tố cơ bản cấu thành, gồm: - Thứ nhất là chủ thể quản l , giải quyết câu hỏi: ai là quản lý ?; - Thứ hai là khách thể/đối tượng quản l , giải quyết câu hỏi: quản l những vấn đề gì ?; - Thứ ba là mục đ ch quản l , giải quyết câu hỏi: quản l để làm gì ?; - Thứ tư là môi trường và điều kiện tổ chức, giải quyết câu hỏi: quản l trong hoàn cảnh như thế nào? Như vậy, với nghĩa phổ biến trong phạm vi của luận văn thì Quản lý là sự tác động có tổ chức, có đ ch hướng của chủ thể lên các đối tượng nhằm đạt được những mục tiêu định trước [14]. Khái niệm hồ sơ và danh mục hồ sơ Trong cuốn Từ điển Lưu trữ định nghĩa “Hồ sơ là một tập gồm toàn bộ (hoặc một) tài liệu có liên quan với nhau về một vấn đề, một sự việc, một đối tượng cụ thể có cùng một đặc điểm về thể loại hoặc về tác giả., hình thành trong quá trình giải quyết công việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ của một cơ quan hoặc của một cá nhân” [11]. 11 Một hồ sơ có thể là một hoặc gồm nhiều đơn vị bảo quản. Mỗi đơn vị bảo quản được đặt trong một tờ bìa riêng và không dày quá 4 cm” [11].
Cuốn Lý luận và phương pháp công tác văn thư của PGS.Vương Đình Quyền định nghĩa: “Hồ sơ là một tập văn bản (hoặc một văn bản) có liên quan về một vấn đề, sự việc (hay một người) hình thành trong quá trình giải quyết vấn đề, sự việc đó hoặc được kết hợp lại do có những điểm giống nhau về hình thức như cùng loại văn bản, cùng tác giả, cùng thời gian ban hành” [27]. Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/03/2020 của Ch nh phủ về công tác văn thư quy định: Hồ sơ là tập hợp các văn bản, tài liệu có liên quan với nhau về một vấn đề, một sự việc, một đối tượng cụ thể hoặc có đặc điểm chung, hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thuộc phạm vi, chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức, cá nhân [10]. Trong bối cảnh chuyển đổi số hiện nay, văn bản trên giấy dần được thay thế và chuyển sang định dạng điện tử, cho nên xuất hiện và hình thành khái niệm hồ sơ điện tử. Hồ sơ điện tử là tập hợp các tài liệu điện tử có liên quan với nhau về một vấn đề, một sự việc, một đối tượng cụ thể hoặc có đặc điểm chung, hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức, cá nhân.
Trong hoạt động của cơ quan, tổ chức có rất nhiều hồ sơ được hình thành trong quá trình giải quyết công việc hàng ngày, phản ánh nhiều nội dung khác nhau. Có ba loại hồ sơ phổ biến ở mọi cơ quan, tổ chức, đó là hồ sơ công việc, hồ sơ nguyên tắc và hồ sơ nhân sự. Để hướng dẫn việc lập hồ sơ hiện hành, giúp các cơ quan, đơn vị lập hồ sơ được chủ động, chính xác; quản l công văn, giấy tờ được chặt chẽ; tạo thuận lợi cho việc giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan thì cần lập danh mục hồ sơ. 12 Theo cuốn Từ điển Lưu trữ thì “Danh mục hồ sơ là bảng kê có hệ thống các hồ sơ dự kiến lập trong năm văn thư của một cơ quan, một đơn vị tổ chức hoặc một ngành, kèm theo ký hiệu và thời hạn bảo quản của mỗi hồ sơ và được xây dựng theo một chế độ đã được quy định [11].
Theo quy định tại khoản 13 Điều 3 của Nghị định số 30/2020/NĐ-CP thì Danh mục hồ sơ là bảng kê có hệ thống những hồ sơ dự kiến được lập trong năm của cơ quan, tổ chức [10]. Trong phạm vi nghiên cứu tác giả sử dụng khái niệm hồ sơ và danh mục hồ sơ được quy định tại Nghị định số 30/2020/NĐ-CP. Khái niệm lập hồ sơ Tại khoản 15 Điều 3 của Nghị định 30/2020/NĐ-CP giải thích lập hồ sơ là việc tập hợp, sắp xếp văn bản, tài liệu hình thành trong quátrình theo dõi, giải quyết công việc của cơ quan, tổ chức, cá nhân theo những nguyên tắc và phương pháp nhất định [10]. Có thể thấy lập hồ sơ là một quá trình, bao gồm các công việc tập hợp, sắp xếp tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thành hồ sơ, đồng thời hồ sơ cũng là kết quả thu được, ghi nhận lại toàn bộ diễn biến của quá trình đó một cách chân thực và khách quan.
Đối với hồ sơ giấy, mỗi hồ sơ có thể là một hoặc nhiều tập, mỗi tập là một đơn vị bảo quản - đơn vị thống kê tài liệu, đồng thời dùng để quản lý, tra tìm tài liệu. Lập hồ sơ được thực hiện ở giai đoạn văn thư và trong lưu trữ. Ở giai đoạn văn thư tiến hành lập hồ sơ hiện hành và giai đoạn lưu trữ thực hiện lập hồ sơ trong chỉnh lý. Việc lập hồ sơ hiện hành do người thực hiện, giải quyết công việc lập, được tiến hành đồng thời với quá trình giải quyết công việc.
13 Lập hồ sơ trong chỉnh lý là việc phục hồi hoặc lập mới hồ sơ, được tiến hành khi công việc đã giải quyết xong mà chưa được lập thành hồ sơ. Hồ sơ này do người làm lưu trữ lập trong quá trình chỉnh lý những tài liệu rời lẻ, lộn xộn. Hiện nay, bên cạnh việc lập hồ sơ giấy các cơ quan nhà nước đã và đang triển khai lập hồ sơ điện tử. Đây là việc áp dụng CNTT nhằm liên kết các tài liệu điện tử hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc của cơ quan, tổ chức, cá nhân thành hồ sơ điện tử.
Về mặt nội dung phản ánh và sự hình thành với nghĩa là sản phẩm của quá trình theo dõi, giải quyết công việc, hồ sơ điện tử không khác hồ sơ truyền thống giấy. Chỉ có sự khác biệt về vật mang tin truyền thống và vật mang tin điện tử, hay nói cách khác, trong hồ sơ điện tử không có tài liệu truyền thống. Hồ sơ truyền thống cũng có sự hỗ trợ của máy t nh trong quá trình tạo lập văn bản, tài liệu song kết quả thu được là các bản giấy in từ máy t nh; còn hồ sơ điện tử là kết quả của Hệ thống quản l tài liệu điện tử. Việc lập hồ sơ điện tử cũng khác với lập hồ sơ truyền thống ở chỗ không phải tập hợp, sắp xếp, lựa chọn văn bản, tài liệu giấy trực tiếp bằng cách thủ công mà phải áp dụng CNTT.
Việc áp dụng CNTT này cho phép liên kết các văn bản tài liệu trong hệ thống thành hồ sơ điện tử theo các chức năng của phần mềm, chương trình ứng dụng để bảo đảm các giá trị của hồ sơ điện tử như giá trị của hồ sơ truyền thống. Khái niệm Quản lý công tác lập hồ sơ trong cơ quan nhà nước Lập hồ sơ là một hoạt động nghiệp vụ trong công tác văn thư của mỗi cơ quan, tổ chức. Công tác này là một hoạt động không thể thiếu được ở bất kỳ cơ quan, tổ chức nào, nó đặc biệt cần thiết đối với hệ thống cơ quan nhà nước vì thông qua hoạt động này mỗi cơ quan, tổ chức đã giữ lại được đầy đủ bằng chứng về mọi hoạt động của cơ quan, tổ chức mình.