CHƯƠNG 1 LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ CHẤT LƯỢNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CỦA NGÂN HÀNG NHÀ NƯỚC VÀ KINH NGHIỆM 1.Những vấn đề cơ bản về kiểm soát nội bộ của NHNN 1. Khái niệm và nhiệm vụ 1. Khái niệm về kiểm soát nội bộ Theo Ủy ban các chuẩn mực Kiểm toán Quốc tế Kiểm soát nội bộ là “Toàn bộ các biện pháp kiểm tra kế toán hoặc các biện pháp khác do Ban Giám đốc chịu trách nhiện xây dựng, áp dụng và giám sát nhằm mục đích bảo vệ tài sản của doanh nghiệp, tính tin cậy của các ghi chép kế toán và của các báo cáo tài chính năm được thiết lập trên cơ sở các ghi chép đó, việc tuân thủ các quy chế và thủ tục hiện hành và việc sử dụng có hiệu quả các nguồn lực của doanh nghiệp” Theo Hội đồng kế toán viên công chứng của Mỹ, (AICPA), Hệ thống kiểm soát nội bộ là toàn bộ những chính sách, thủ tục (gồm kế hoạch tổ chức, các phương pháp, biện pháp phối hợp, giám sát trong quản lý và hoạt động kinh doanh) do Ban Lãnh đạo đơn vị thiết lập nhằm kiểm soát thích hợp các rủi ro, bảo vệ tài sản, đảm bảo độ chính xác, tin cậy và thống nhất của các thông tin kế toán và thông tin quản lý, sử dụng tiết kiệm các nguồn lực, nâng cao hiệu quả hoạt động, khuyến khích tuân thủ chính sách, pháp luật và thực hiện thành công các mục tiêu đã đề ra. Liên đoàn Kế toán Quốc tế đưa ra khái niệm: “Hệ thống kiểm soát nội bộ là kế hoạch của đơn vị và toàn bộ các phương pháp, các bước công việc mà các nhà quản lý doanh nghiệp tuân theo.Hệ thống kiểm soát nội bộ trợ giúp cho các nhà quản lý đạt được mục tiêu một cách chắc chắn theo trình tự và kinh doanh có hiệu quả kể cả tôn trọng các quy chế quản lý, giữ an toàn tài sản, ngăn chặn, phát hiện sai phạm và gian lận, ghi chép kế toán đầy đủ, chính xác, lập báo cáo tài chính kịp thời, đáng tin cậy”.
Hệ thống kiểm soát nội bộ không chỉ là một thủ tục hay một chính sách được thực hiện ở một vài thời điểm nhất định mà được vận hành liên tục ở tất cả mọi cấp 5 độ quản lý của tổ chức. Theo đó, hệ thống kế toán cũng là một bộ phận quan trọng của hệ thống kiểm soát nội bộ. Ngoài ra kiểm soát nội bộ còn là một quá trình bị chi phối bởi người quản lý và nhân viên của đơn vị, được thiết lập để cung cấp một sự đảm bảo hợp lý nhằm đạt được các mục tiêu sau đây: (1) Sự hữu hiệu và hiệu quả của hoạt động. (2) Sự tin cậy của báo cáo tài chính.
(3) Sự tuân thủ các luật lệ và quy định.2 Nhiệm vụ của kiểm soát nội bộ Hệ thống kiểm soát nội bộ có mục tiêu nâng cao hiệu quả sử dụng các nguồn lực nhằm đạt được mục tiêu hoạt động, đảm bảo thông tin quản lý thông suốt, chính xác, tin cậy, đầy đủ, kịp thời và sự tuân thủ các chế độ, quy định của tổ chức và của pháp luật. Nhiệm vụ của kiểm soát nội bộ là đảm bảo đơn vị hoạt động theo sát chiến lược, kế hoạch kinh doanh đã được hoạch định; phát hiện kịp thời những phát sinh trong thực hiện kế hoạch kinh doanh để có biện pháp giải quyết; ngăn ngừa và phát hiện những sai sót và gian lận trong hoạt động kinh doanh; bảo vệ tài sản và thông tin không bị lạm dụng hoặc sử dụng sai mục đích; hạch toán đầy đủ, đúng thể thức về các nghiệp vụ, hoạt động kinh doanh; và lập báo cáo kịp thời, hợp lệ và tuân thủ các quy định của pháp luật. Hệ thống kiểm soát nội bộ ngày càng trở nên quan trọng đối với những tổ chức có quy mô lớn, nghiệp vụ, lĩnh vực hoạt động đa dạng, địa bàn hoạt động rộng, tiềm ẩn nhiều rủi ro và nhiều cấp độ trong phân cấp quản lý. Các yếu tố cấu thành của hệ thống kiểm soát nội bộ Hệ thống kiểm soát nội bộ trong một đơn vị được cấu thành bởi các yếu tố môi trường kiểm soát, đánh giá rủi ro kiểm soát, thông tin và truyền thông, giám sát hệ thống kế toán, kiểm soát và thể thức, cơ chế kiểm soát.
Các yếu tố này được biểu thị cụ thể ở hình 1. 6 Nguồn: Các tài liệu báo cáo của Ngân hàng nhà nước Hình 1.1: Sơ đồ các yếu tố cấu thành hệ thống KSNB 1. Môi trường kiểm soát Môi trường kiểm soát bao gồm toàn bộ các nhân tố ảnh hưởng đến quá trình thiết kế, hoạt động và tính hữu hiệu của các chính sách, thủ tục của đơn vị. Các nhân tố này chủ yếu liên quan đến thái độ, nhận thức và hoạt động của Ban Lãnh đạo.
Những nhân tố chủ yếu của môi trường kiểm soát như sau: a. Đặc thù về quản lý Chất lượng kiểm soát nội bộ trong một đơn vị phụ thuộc rất nhiều vào thái độ của người quản lý đơn vị. Nếu nhà quản lý đơn vị chú ýquá nhiều đến báo cáo tài 7 chính và muốn đạt được kết quả lợi nhuận cao nhất thì phải sẵn sàng chấp nhận mạo hiểm để đạt mục tiêu đó. Ngược lại, những nhà quản lý cẩn thận và cân nhắc kỹ trước khi đưa ra quyết định.
Do đó, thái độ của người quản lý có ảnh hưởng đến chính sách và thủ tục kiểm soát nội bộ của đơn vị cũng như độ tin cậy của báo cáo tài chính. Ngoài ra vấn đề chia sẻ quyền lực và phân công phối hợp, phân cấp quản lý trong đơn vị cũng có ảnh hưởng đến môt trường kiểm soát của tổ chức. Ban điều hành của đơn vị thống nhất trong việc quản lý hay thực chất chỉ là do một cá nhân nắm quyền đều có ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả của hoạt động kiểm soát. Cơ cấu tổ chức Tuỳ thuộc vào quy mô hoạt động và đặc thù hoạt động của từng đơn vị mà mỗi đơn vị sẽ có cơ cấu tổ chức thích hợp.
Xây dựng cơ cấu tổ chức của một đơn vị là việc phân chia thành những bộ phận với chức năng và quyền hạn cụ thể. Đây là điều kiện đảm bảo các thủ tục kiểm soát phát huy tác dụng. Một cơ cấu hợp lý phải đạt được các yêu cầu: - Chức năng, nhiệm vụ của từng đơn vị, bộ phận, phòng, ban phải rõ ràng, không chồng chéo, không bỏ sót công việc; - Bố trí công việc phù hợp với năng lực, sở trường; từng vị trí công tác phải có bản mô tả công việc, nhiệm vụ rõ ràng. Chính sách nhân sự Chính sách nhân sự bao gồm toàn bộ các phương pháp quản lý nhân sự và các chế độ của đơn vị đối với việc tuyển dụng, huấn luyện, đánh giá, đề bạt, khen thưởng và kỷ luật nhân viên.
Chính sách nhân sự đúng đắn nhằm tuyển dụng, huấn luyện và sử dụng các cán bộ, nhân viên có năng lực và trình độ chuyên môn phù hợp với yêu cầu công việc. Trong vấn đề đào tạo nhân viên đơn vị cũng cần tạo điều kiện học tập, rèn luyện, trưởng thành và phát triển nghề nghiệp. Bên cạnh đó việc kiểm soát, đánh giá chất lượng hoàn thành công việc của từng thành viên trong tổ chức, đơn vị của mình phải được đề cao. Đảm bảo sự hài hoà về lợi ích và sự tham gia đóng góp vào kết quả hoạt động của tổ chức và bình 8 đẳng về cơ hội tham gia và thăng tiến trong tổ chức.
Kế hoạch và lập dự toán Hệ thống kế hoạch và lập dự toán bao gồm các kế hoạch hoạt động kinh doanh, ước tính cân đối tình hình tài chính là những nhân tố quan trọng trong môi trường kiểm soát. Tổ chức và hoạt động của kiểm soát nội bộ Tổ chức kiểm soát nội bộ phải đảm bảo tính độc lập, có đủ nguồn lực có chuyên môn, nghiệp vụ đáp ứng yêu cầu công tác. Hoạt động kiểm soát nội bộ cung cấp sự kiểm tra thường xuyên hoặc đột xuất khi cần thiết, đảm bảo khách quan, chuyên môn cao đối với các hoạt động khác trong đơn vị Ngoài ra các yếu tố bên ngoài, như luật pháp, thể chế, hệ thống quản lý nhà nước cũng có tác động đến môi trường kiểm soát nội bộ. Đánh giá rủi ro kiểm soát Đánh giá rủi ro kiểm soát là đánh giá sự hiện hữu của kiểm soát nội bộ trong việc ngăn chặn và phát hiện các sai sót trọng yếu.
Những rủi ro trong quá trình kiểm soát được đánh giá theo trình tự sau: Thu thập thông tin cần thiết: Bước này bao gồm quá trình thu thập các thông tin có liên quan đến rủi ro mà kiểm soát gặp phải trong quá trình hoạt động của mình. Độ chính xác của thông tin ảnh hưởng quan trọng đến các bước tiếp theo trong xử lý tình huống. Thông tin càng đa dạng và rộng rãi độ chính xác càng cao và ngược lại. Sau khi thu thập thông tin cần xác định các sai phạm và thủ tục chủ yếu.
Bước này yêu cầu phải tìm hiểu rõ sai phạm trong hoạt động sau đó đánh giá phạm vi và mức độ ảnh hưởng. Bước cuối cùng là đề ra các giải pháp và đánh giá xem giải pháp nào phù hợp để giải quyết tình huống trên. Mặt khác kiểm soát nội bộ phục vụ để đạt mục tiêu tổ chức, việc đánh giá là rất quan trọng vì nó ghi nhận các sự kiện quan trọng đe dọa đến mục tiêu, nhiệm vụ của đơn vị. 9 Phân tích đánh giá rủi ro để thu hẹp vào những rủi ro chủ yếu.
Việc nhận dạng rủi ro chủ yếu hết sức quan trọng vì liên quan đến những đe dọa của rủi ro và sự phân chia trách nhiệm và nguồn lực ứng phó rủi ro. Đánh giá rủi ro bao gồm quá trình nhận dạng và phân tích các rủi ro đe dọa mục tiêu của tổ chức và xác định biện pháp xử lý phù hợp. Nhận dạng rủi ro Rủi ro bao gồm rủi ro bên ngoài và rủi ro bên trong, rủi ro ở cấp toàn đơn vị và rủi ro từng hoạt động. Rủi ro được xem xét liên tục trong suốt quá trình hoạt động của đơn vị.
Liên quan đến khu vực công, các cơ quan nhà nước phải quản trị rủi roảnh hưởng đến mục tiêu giao phó. Đánh giá rủi ro Đây là đánh giá tầm quan trọng, ước tính thiệt hại mà rủi ro gây ra và khả năng xảy ra rủi ro Cao Trọng yếu % Xảy ra Thấp p Cao Thấp Tổn thất ước tính Nguồn: Báo cáo thường niên của NHNN Hình 1.