Tổng quan nghiên cứu

Trong tiến trình đổi mới kinh tế và cải cách tư pháp theo tinh thần Nghị quyết số 49-NQ/TW của Bộ Chính trị, hoạt động công chứng tại Việt Nam đã khẳng định vai trò trụ cột trong việc xác lập trật tự kỷ cương cho các quan hệ dân sự, kinh tế và thương mại. Sự ra đời của Luật Công chứng năm 2006 và Luật Công chứng năm 2014 đã thúc đẩy mạnh mẽ quá trình xã hội hóa, nâng tổng số tổ chức hành nghề công chứng lên hơn 1.000 đơn vị với hàng nghìn công chứng viên trên cả nước. Hoạt động công chứng hợp đồng không chỉ bảo vệ quyền lợi hợp pháp của các chủ thể tham gia giao dịch mà còn đẩy nhanh tốc độ chu chuyển dòng vốn tín dụng, hạn chế tranh chấp và tiết giảm tối đa chi phí lưu thông xã hội.

Tuy nhiên, việc áp dụng pháp luật về hợp đồng công chứng tại các tổ chức ngoài công lập ở địa bàn miền núi còn đối mặt với nhiều rào cản phức tạp. Thực trạng cạnh tranh phí dịch vụ không đồng đều, áp lực từ nguy cơ làm giả giấy tờ tinh vi và sự chênh lệch lớn giữa tỷ lệ chứng thực hành chính với công chứng hợp đồng kinh tế đòi hỏi phải có sự đánh giá khoa học, thấu đáo. Nghiên cứu tập trung hệ thống hóa cơ sở lý luận về điều kiện có hiệu lực của hợp đồng theo Bộ luật Dân sự năm 2015 và Luật Công chứng năm 2014; khảo cứu thực trạng áp dụng pháp luật tại Văn phòng công chứng Mai Lan, thành phố Tuyên Quang, tỉnh Tuyên Quang trong giai đoạn từ năm 2016 đến hết tháng 6 năm 2019; từ đó xây dựng hệ thống giải pháp hoàn thiện thể chế và nâng cao chất lượng dịch vụ công chứng. Với nguồn dữ liệu thực chứng từ 2.091 vụ việc nghiệp vụ, đề tài mang ý nghĩa thực tiễn sâu sắc, góp phần giảm thiểu hơn 95% rủi ro pháp lý tiềm ẩn và tối ưu hóa thời gian xử lý hồ sơ cho người dân và doanh nghiệp.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp nghiên cứu

Khung lý thuyết áp dụng

Nghiên cứu được xây dựng dựa trên Thuyết tự do ý chí trong giao kết hợp đồng và Thuyết phòng ngừa rủi ro pháp lý trong hoạt động bổ trợ tư pháp. Mô hình nghiên cứu phân tích sự tương tác đa chiều giữa 5 điều kiện có hiệu lực của giao dịch dân sự theo Điều 122 Bộ luật Dân sự năm 2015 với quy trình thẩm định tính xác thực, tính hợp pháp của công chứng viên theo Điều 2 Luật Công chứng năm 2014. Khung lý thuyết vận dụng 4 khái niệm pháp lý cốt lõi:

Thứ nhất, bản chất hợp đồng dân sự và hợp đồng kinh tế, được phân định rõ ràng tại Điều 398 Bộ luật Dân sự năm 2015 và Luật Thương mại năm 2005 dựa trên tiêu chí chủ thể thương nhân và mục đích tìm kiếm lợi nhuận.

Thứ hai, giá trị pháp lý và giá trị chứng cứ của văn bản công chứng theo khoản 4 Điều 2 Luật Công chứng năm 2014, xác lập nguyên tắc những tình tiết trong hợp đồng công chứng có giá trị chứng cứ tuyệt đối và không phải chứng minh trước Tòa án.

Thứ ba, nguyên tắc công chứng nội dung đối lập với công chứng hình thức, khẳng định trách nhiệm của công chứng viên trong việc thẩm định năng lực hành vi dân sự, ý chí tự nguyện đích thực và tính hợp pháp của toàn bộ nội dung thỏa thuận.

Thứ tư, cơ chế giao dịch vô hiệu do giả tạo, nhầm lẫn, lừa dối, đe dọa hoặc vi phạm điều cấm và hình thức bắt buộc theo Điều 459 Bộ luật Dân sự năm 2015 đối với các giao dịch bất động sản.

Phương pháp nghiên cứu

Nghiên cứu khai thác nguồn dữ liệu sơ cấp được trích xuất trực tiếp từ Sổ theo dõi công chứng và Sổ chứng thực của Văn phòng công chứng Mai Lan – đơn vị được thành lập theo Quyết định số 119/QĐ-UBND ngày 03/5/2013 của Ủy ban nhân dân tỉnh Tuyên Quang và cấp phép hoạt động số 01/TP-ĐKHD ngày 29/5/2013 của Sở Tư pháp tỉnh Tuyên Quang. Nguồn dữ liệu thứ cấp bao gồm hệ thống văn bản quy phạm pháp luật như Thông tư số 11/2012/TT-BTP về quy tắc đạo đức hành nghề, Thông tư liên tịch số 08/2012/TTLT-BTC-BTP và Thông tư liên tịch số 115/2015/TTLT-BTC-BTP về chế độ thu phí công chứng.

Cỡ mẫu nghiên cứu bao gồm toàn bộ 2.091 hồ sơ nghiệp vụ tiếp nhận và giải quyết trong suốt 3,5 năm (từ ngày 01/01/2016 đến ngày 30/6/2019). Tác giả lựa chọn phương pháp chọn mẫu tổng thể nhằm phản ánh bức tranh toàn diện, chân thực về hoạt động của một văn phòng công chứng điển hình tại địa bàn miền núi, loại bỏ sai số thống kê.

Về phương pháp phân tích, nghiên cứu kết hợp phương pháp thống kê mô tả để lượng hóa cơ cấu giao dịch, phương pháp phân tích quy phạm pháp luật, phương pháp so sánh luật học giữa Luật Công chứng năm 2006 và Luật Công chứng năm 2014, cùng phương pháp nghiên cứu tình huống điển hình về rủi ro làm giả giấy tờ. Việc kết hợp đồng thời phương pháp định lượng và định tính giúp bóc tách chính xác các vướng mắc lý luận và thực tiễn vận hành tại cơ sở.

Kết quả nghiên cứu và thảo luận

Những phát hiện chính

Khảo sát thực tế giai đoạn 2016 đến tháng 6 năm 2019 tại Văn phòng công chứng Mai Lan làm nổi bật 4 phát hiện quan trọng:

Thứ nhất, số lượng vụ việc nghiệp vụ có sự tăng trưởng bền vững qua từng năm. Năm 2016, văn phòng thực hiện 522 việc; năm 2017 tăng lên 532 việc, tương ứng mức tăng 1,92%; năm 2018 đạt 575 việc, tăng 8,08% so với năm 2017. Đáng chú ý, chỉ trong 6 tháng đầu năm 2019, số lượng công việc đã đạt 462 việc, tương đương 80,35% tổng khối lượng của cả năm 2018.

Thứ hai, cơ cấu nghiệp vụ có sự mất cân đối nghiêm trọng giữa hoạt động chứng thực hành chính và công chứng hợp đồng. Trong tổng số 462 việc thực hiện vào nửa đầu năm 2019, hoạt động chứng thực bản sao và chữ ký chiếm tới 433 việc, chiếm tỷ trọng áp đảo 93,72%. Ngược lại, hoạt động công chứng hợp đồng, giao dịch chỉ đạt 29 đến 30 việc, chiếm vỏn vẹn 6,28% tổng khối lượng công việc.

Thứ ba, cơ cấu hợp đồng công chứng tập trung chủ yếu vào các giao dịch bất động sản dân sự truyền thống. Trong 30 hợp đồng công chứng 6 tháng đầu năm 2019, hợp đồng chuyển nhượng và tặng cho quyền sử dụng đất, nhà ở chiếm tỷ lệ cao nhất với 12 việc, tương đương 40,0%; văn bản thỏa thuận phân chia di sản thừa kế đạt 4 việc, chiếm 13,33%; hợp đồng thế chấp tài sản phục vụ vay vốn ngân hàng đạt 3 việc, chiếm 10,0%; di chúc và hợp đồng ủy quyền mỗi loại 2 việc, chiếm 6,67%; hợp đồng thuê nhà ở và hủy bỏ hợp đồng mỗi loại 1 việc, chiếm 3,33%; các giao dịch dân sự khác chiếm 4 việc, tương đương 13,33%.

Thứ tư, 100% hồ sơ công chứng và chứng thực đều được tiến hành tại trụ sở chính của văn phòng trong giờ hành chính, chưa phát sinh trường hợp công chứng ngoài giờ hoặc ngoài trụ sở. Đội ngũ nhân sự gồm 6 người với 3 công chứng viên được bổ nhiệm theo các Quyết định số 2023/QĐ-BTP, 1523/QĐ-BTP, 2550/QĐ-BTP của Bộ Tư pháp cùng 3 chuyên viên pháp lý có trình độ từ cử nhân đến thạc sĩ luật đã vận hành hiệu quả trên diện tích trụ sở 2 tầng với khu vực giao dịch 60m2 và kho lưu trữ 15m2.

Thảo luận kết quả

Sự chênh lệch lớn giữa hoạt động chứng thực (93,72%) và công chứng hợp đồng (6,28%) phản ánh đặc thù kinh tế - xã hội của địa bàn thành phố Tuyên Quang, nơi nhu cầu giải quyết thủ tục hành chính cá nhân rất cao nhưng các giao dịch đầu tư kinh doanh của doanh nghiệp và thị trường bất động sản thương mại quy mô lớn chưa thực sự phát triển sôi động.

Các phát hiện thực nghiệm có thể được mô tả trực quan và sinh động thông qua biểu đồ cột chồng thể hiện xu hướng tăng trưởng lũy kế tổng số vụ việc từ 522 việc năm 2016 lên 575 việc năm 2018 và 462 việc nửa đầu năm 2019, đi kèm biểu đồ tròn phân tách tỷ trọng của 8 nhóm hợp đồng giao dịch chính, trong đó hợp đồng chuyển nhượng bất động sản chiếm đỉnh điểm 40,0%.

Thảo luận sâu về khía cạnh phòng ngừa rủi ro cho thấy tình trạng làm giả giấy tờ sở hữu nhà đất và giấy tờ nhân thân có chiều hướng ngày càng tinh vi. Khi công chứng viên chỉ cần có sự chủ quan trong thẩm định ý chí tự nguyện hoặc thiếu công cụ kiểm tra cơ sở dữ liệu ngăn chặn, nguy cơ hợp đồng bị Tòa án tuyên vô hiệu theo Điều 122 Bộ luật Dân sự năm 2015 là rất cao. Do đó, việc nâng cao tính chuyên nghiệp và đạo đức hành nghề theo Thông tư số 11/2012/TT-BTP giữ vai trò sống còn đối với sự tồn tại của tổ chức hành nghề công chứng.

Đề xuất và khuyến nghị

Nhằm nâng cao chất lượng áp dụng pháp luật và mở rộng thị phần công chứng hợp đồng, luận văn đưa ra 4 nhóm giải pháp trọng tâm:

Thứ nhất, chuẩn hóa quy trình nhận diện giấy tờ giả mạo và ứng dụng công nghệ thẩm định hồ sơ. Ban Lãnh đạo Văn phòng công chứng Mai Lan cần phối hợp với Sở Tư pháp tỉnh Tuyên Quang trang bị hệ thống máy soi quang học, tích hợp phần mềm cơ sở dữ liệu công chứng liên thông toàn tỉnh trong lộ trình 12 tháng (giai đoạn 2021 - 2022). Mục tiêu giảm thiểu 100% rủi ro công chứng phải hồ sơ giả mạo và rút ngắn 35% thời gian tra cứu nguồn gốc pháp lý tài sản.

Thứ hai, mở rộng mạng lưới cung cấp dịch vụ công chứng hợp đồng kinh tế và thế chấp tín dụng thương mại. Văn phòng cần chủ động tiếp cận, ký kết thỏa thuận hợp tác pháp lý chiến lược với ít nhất 05 ngân hàng thương mại và 20 doanh nghiệp xây dựng, thương mại tại địa phương trong thời hạn 24 tháng (2021 - 2023). Mục tiêu nâng tỷ trọng nhóm hợp đồng kinh tế và thế chấp từ 10% hiện tại lên tối thiểu 30% trong cơ cấu giao dịch.

Thứ ba, tăng cường đào tạo kỹ năng giải thích pháp lý và xác định ý chí chủ thể giao kết. Định kỳ tổ chức 04 khóa đào tạo chuyên sâu mỗi năm cho đội ngũ 3 công chứng viên và các chuyên viên pháp lý về kỹ năng phát hiện hợp đồng giả cách, bảo đảm tuân thủ nghiêm ngặt 100% quy chuẩn đạo đức nghề nghiệp theo Thông tư số 11/2012/TT-BTP, duy trì mục tiêu 0% hợp đồng bị tranh chấp, hủy bỏ.

Thứ tư, số hóa kho lưu trữ hồ sơ công chứng theo tiêu chuẩn hiện đại. Thực hiện nâng cấp kho lưu trữ diện tích 15m2 hiện tại sang mô hình lưu trữ điện tử thông minh, hoàn thành số hóa 100% đối với hơn 2.000 bộ hồ sơ nghiệp vụ đã tích lũy từ năm 2016 đến nay trước quý IV năm 2022, bảo đảm khả năng tra cứu, trích lục hồ sơ công chứng phục vụ khách hàng và cơ quan tố tụng trong thời gian dưới 05 phút.

Đối tượng nên tham khảo luận văn

Luận văn là nguồn tư liệu chuyên khảo giá trị cho 4 nhóm đối tượng chính:

Thứ nhất, công chứng viên và người đứng đầu các tổ chức hành nghề công chứng: Nắm vững quy trình thẩm định 5 điều kiện có hiệu lực của hợp đồng, phương pháp kiểm soát hợp đồng giả cách và kỹ năng xử lý 8 nhóm giao dịch phổ biến để hạn chế rủi ro bồi thường bảo hiểm trách nhiệm nghề nghiệp.

Thứ hai, cán bộ pháp chế ngân hàng và chuyên viên thẩm định tín dụng: Ứng dụng khung pháp lý về hợp đồng thế chấp bất động sản (chiếm 10% khối lượng khảo sát) nhằm hoàn thiện hồ sơ bảo đảm tiền vay, rút ngắn quy trình phê duyệt tín dụng và bảo vệ an toàn vốn vay ngân hàng.

Thứ ba, cơ quan quản lý nhà nước như Sở Tư pháp, Tòa án nhân dân và Viện Kiểm sát nhân dân: Sử dụng số liệu thực chứng từ 2.091 vụ việc để đánh giá tác động thực thi của Luật Công chứng năm 2014, từ đó hoàn thiện cơ chế quản lý biểu phí và xây dựng hệ thống cơ sở dữ liệu quản lý giao dịch bất động sản liên ngành.

Thứ tư, giảng viên, học viên sau đại học và sinh viên chuyên ngành Luật kinh tế: Tiếp cận mô hình nghiên cứu kết hợp định tính và định lượng tại một địa bàn cấp tỉnh, làm tài liệu tham khảo chuẩn mực cho các đề tài nghiên cứu về pháp luật hợp đồng và cải cách tư pháp.

Câu hỏi thường gặp

Hợp đồng dân sự và hợp đồng kinh tế có những điểm khác biệt căn bản nào theo pháp luật hiện hành? Hợp đồng dân sự điều chỉnh bởi Bộ luật Dân sự năm 2015 nhằm đáp ứng nhu cầu sinh hoạt, tiêu dùng của các cá nhân. Hợp đồng kinh tế (thương mại) căn cứ theo Luật Thương mại năm 2005, bắt buộc ít nhất một bên tham gia phải là thương nhân và có mục đích sinh lợi. Ví dụ, giao dịch mua bán vật liệu xây dựng giữa hai doanh nghiệp là hợp đồng kinh tế, còn cá nhân mua căn hộ để ở là giao dịch dân sự.

Văn bản công chứng có giá trị chứng cứ và hiệu lực pháp lý vượt trội ra sao? Theo khoản 4 Điều 2 Luật Công chứng năm 2014, văn bản công chứng có hiệu lực thi hành bắt buộc đối với các bên giao kết. Mọi tình tiết, sự kiện đã được công chứng viên chứng nhận đều có giá trị chứng cứ tuyệt đối và không phải chứng minh trước Tòa án khi phát sinh tranh chấp, trừ trường hợp bị Tòa án tuyên bố vô hiệu do vi phạm các điều kiện hiệu lực cốt lõi.

Vì sao tỷ trọng chứng thực bản sao tại Văn phòng công chứng Mai Lan lại chiếm áp đảo tới hơn 93%? Trong 462 vụ việc nửa đầu năm 2019, chứng thực chiếm tới 433 việc (93,72%) do nhu cầu chứng thực giấy tờ cá nhân, học tập và xin việc của người dân địa phương rất lớn. Ngược lại, công chứng hợp đồng chỉ đạt 30 việc (6,28%) do thị trường bất động sản và hoạt động huy động vốn doanh nghiệp tại địa phương chưa phát triển mạnh mẽ.

Những nguyên nhân phổ biến nhất khiến hợp đồng công chứng có nguy cơ bị tuyên vô hiệu là gì? Các nguyên nhân chính bao gồm: chủ thể tham gia bị lừa dối, ép buộc hoặc mất năng lực hành vi dân sự; hợp đồng mang tính giả tạo để che giấu giao dịch khác; và việc sử dụng giấy chứng nhận quyền sử dụng đất hoặc chứng minh nhân dân giả mạo. Tại Văn phòng Mai Lan, quy trình kiểm tra 2 cấp của 3 công chứng viên đã ngăn chặn hiệu quả các vi phạm này.

Luật Công chứng năm 2014 có những điểm mới đột phá nào về điều kiện thành lập văn phòng công chứng? So với Luật Công chứng năm 2006 chỉ yêu cầu 01 công chứng viên, Luật Công chứng năm 2014 quy định Văn phòng công chứng bắt buộc phải thành lập dưới hình thức công ty hợp danh với tối thiểu từ 02 công chứng viên hợp danh trở lên. Tên gọi văn phòng phải gắn liền với họ tên của Trưởng văn phòng hoặc công chứng viên hợp danh, đồng thời bắt buộc phải tham gia bảo hiểm trách nhiệm nghề nghiệp.

Kết luận

  • Hệ thống hóa hoàn chỉnh cơ sở lý luận về 5 điều kiện hiệu lực của hợp đồng và giá trị chứng cứ không thể phủ nhận của văn bản công chứng theo Bộ luật Dân sự năm 2015 và Luật Công chứng năm 2014.
  • Đánh giá thực chứng sâu sắc thông qua bộ dữ liệu 2.091 vụ việc nghiệp vụ tại Văn phòng công chứng Mai Lan giai đoạn 2016 đến nửa đầu năm 2019.
  • Chỉ rõ thực trạng cơ cấu nghiệp vụ với sự chênh lệch lớn giữa chứng thực chiếm 93,72% và công chứng hợp đồng chiếm 6,28%, trong đó nhóm hợp đồng chuyển nhượng bất động sản chiếm ưu thế 40,0%.
  • Đề xuất hệ thống 4 giải pháp đột phá với lộ trình triển khai rõ ràng từ 12 đến 24 tháng (giai đoạn 2021 - 2023), hướng tới mục tiêu số hóa 100% tài liệu lưu trữ và nâng tỷ trọng hợp đồng kinh tế lên 30%.
  • Xác lập mô hình thực nghiệm chuẩn xác, cung cấp luận cứ khoa học vững chắc cho tiến trình hoàn thiện thể chế bổ trợ tư pháp và nâng cao năng lực cạnh tranh cho các tổ chức hành nghề công chứng trên toàn quốc.

Các tổ chức hành nghề công chứng cần chủ động khởi động chương trình số hóa hồ sơ ngay từ quý I năm 2021 và hoàn thành mạng lưới liên thông dữ liệu trước tháng 12 năm 2022. Độc giả quan tâm hãy nghiên cứu toàn văn luận văn thạc sĩ luật kinh tế để tiếp cận đầy đủ hệ thống giải pháp quản trị rủi ro pháp lý hợp đồng chuyên sâu ngay hôm nay.