Chương 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ THỰC TIỄN VỀ HIỆN ĐẠI HÓA HOẠT ĐỘNG THÔNG TIN - THƯ VIỆN TRƯỜNG ĐẠI HỌC SƯ PHẠM KỸ THUẬT NAM ĐỊNH 1. Lý luận chung về hiện đại hóa hoạt động thông tin - thư viện 1. Khái niệm hiện đại hóa hoạt động thông tin - thư viện Khái niệm hiện đại hóa: Từ điển từ và ngữ Việt Nam của Nguyễn Lân xuất bản năm 2000 định nghĩa: “Hiện đại hóa là trang bị bằng những dụng cụ, máy móc hợp với thời đại nhất [18, tr. Theo từ điển tiếng Việt của Hoàng Phê (năm 2010) định nghĩa: “Hiện đại hóa là làm cho mang tính chất của thời đại ngày nay hoặc là làm trở thành có đầy đủ mọi trang bị, thiết bị của nền công nghiệp hiện đại [23, tr.
Hiện nay có thể hiểu: Hiện đại hóa là quá trình chuyển biến từ tính chất truyền thống sang trình độ tiên tiến, hiện đại. Do vậy khi nói đến HĐH, người ta thường nghĩ đến một hệ thống trang thiết bị hiện đại bao gồm hệ thống máy vi tính, những phần mềm chuyên dụng, hệ thống an ninh, camera, cổng từ… Khái niệm hoạt động: Theo từ điển tiếng Việt phổ thông (2002): “Hoạt động là tiến hành những việc làm có quan hệ với nhau chặt chẽ nhằm một mục đích nhất định trong đời sống xã hội” [36, tr. Như vậy, hoạt động chính là quá trình triển khai các công việc, các thao tác… nhằm đạt đến một kết quả nào đó. Khái niệm hoạt động TT-TV: Hoạt động TT-TV là quá trình thu thập tài liệu, xử lý, lưu trữ, tổ chức việc khai thác tài liệu nhằm thỏa mãn nhu cầu thông tin của NDT.
Hoạt động này phải 15 c thực hiện các công việc như: thu thập, xử lý, lưu trữ và phổ biến thông tin, từ đó tạo điều kiện tốt nhất cho NDT khai thác, sử dụng NLTT của thư viện. Chủ thể của hoạt động TT-TV là người CBTV. Đối tượng của hoạt động thư viện là các loại hình tài liệu khác nhau: tài liệu giấy, tài liệu điện tử, tài liệu đa phương tiện. Mục đích cuối cùng của hoạt động TT-TV là tạo ra các sản phẩm và dịch vụ thư viện nhằm thỏa mãn tối đa nhu cầu tìm kiếm và sử dụng thông tin của NDT.
Khái niệm HĐH hoạt động TT-TV: Căn cứ vào đặc điểm của thư viện hiện đại, HĐH hoạt động thư viện được định nghĩa như sau: - NLTT bao gồm tài liệu truyền thống và tài liệu điện tử. - Cách thức thu thập, xử lý, tổ chức và phân phối thông tin theo hướng chuẩn hóa, tự động hóa. - Không gian thư viện rộng mở, bao gồm không gian vật lý và không gian ảo. - Dịch vụ thư viện mang tính mở có khả năng tương tác cao giữa NDT và thư viện.
- Thư viện có khả năng liên kết với các thư viện khác thành các hệ thống có thể đáp ứng được yêu cầu thay đổi về công nghệ và NCT của NDT. Đối với các trường đại học thì khái niệm HĐH hoạt động TT-TV cần phải đáp ứng các điều kiện sau: - Có cơ sở hạ tầng kỹ thuật hiện đại, đảm bảo triển khai, vận hành thư viện số và tự động hóa thư viện; - Xây dựng các phòng đọc mở, hệ thống mượn trả tài liệu tự động; - Có hệ thống giám sát, an ninh thư viện tiên tiến; - Có các sản phẩm và dịch vụ hiện đại đáp ứng NCT của NDT; - Có khả năng liên kết với các thư viện đại học trong nước, khu vực và quốc tế. Như vậy HĐH hoạt động TT-TV là HĐH toàn diện dây chuyền TT-TV từ khâu lập kế hoạch đến khâu tổ chức thực hiện. Đó là sự thay đổi về chất hoạt động TT-TV theo hướng chuẩn hóa, tự động hóa.
Bao gồm việc xây dựng NLTT truyền thống và điện tử, chuẩn hóa, tự động hóa các khâu thu thập, xử lý, quản lý và khai thác thông tin; HĐH dịch vụ TT-TV; tăng khả năng liên kết, chia sẻ sản phẩm, dịch 16 c vụ thông tin giữa các thư viện, tạo mọi điều kiện thuận lợi, thân thiện cho NDT khai thác thông tin. Tiêu chí đánh giá mức độ hiện đại hóa hoạt động thông tin - thư viện Hoạt động TT-TV trong trường học nhất là trường đại học có vai trò rất quan trọng đối với NDT. Để đánh giá hoạt động TT-TV cần dựa vào các tiêu chí sau: * Mức độ và chất lượng đáp ứng nhu cầu tin của nguồn lực thông tin Trong trường đại học, thư viện là động lực đóng góp vào việc đổi mới giáo dục, đào tạo nguồn nhân lực có tri thức cho đất nước. Vì thế thư viện có nhiệm vụ lựa chọn và bổ sung các sách, báo, tài liệu phù hợp với khung chương trình đào tạo đã được ban hành.
Để hoàn thành được vai trò đó thì Trung tâm TT-TV Nhà trường phải được trang bị một NLTT đủ mạnh bao gồm nguồn tin truyền thống và nguồn tin điện tử, có chất lượng cao để đáp ứng mọi NCT của NDT. Về nội dung tài liệu: Nội dung tài liệu là yếu tố quan trọng nhất quyết định đến chất lượng tài liệu. Trung tâm TT-TV trường cần phải có đầy đủ tài liệu thuộc các lĩnh vực: CNTT, điện - điện tử, cơ khí, kinh tế… Các tài liệu này cần phải được bổ sung thường xuyên, có chất lượng và luôn cập nhật. Ngoài yêu cầu về nội dung, thư viện cần phải bổ sung tài liệu đa dạng về hình thức, đáp ứng cả về số lượng và chất lượng thì CBTV cần phải dựa trên kết quả điều tra, khảo sát, đánh giá nhu cầu tài liệu của người dùng để từ đó xem xét mức độ đáp ứng nhu cầu NLTT.
* Mức độ thỏa mãn nhu cầu tin của người dùng tin Về thái độ phục vụ của cán bộ thư viện. Thái độ phục vụ của CBTV là một trong những yếu tố góp phần đáp ứng NCT của NDT. Khi NDT đến thư viện, nếu người cán bộ nhiệt tình phục vụ, NCT được đáp ứng đầy đủ thì sẽ góp phần nâng cao chất lượng hoạt động của thư viện. Vì thế đây là một trong những yếu tố cần phải tiến hành để điều tra, khảo sát để đánh giá mức độ thỏa mãn NCT của NDT.
Về sản phẩm và dịch vụ: để đáp ứng NCT ngày càng cao, ngày càng đa dạng của NDT thì các cơ quan TT-TV cần phải chú trọng: Hoàn thiện bộ máy tra cứu truyền thống và nâng cao chất lượng bộ máy tra cứu hiện đại. 17 c Hoàn thiện những sản phẩm và dịch vụ truyền thống hiện có trong thư viện đồng thời mở rộng các sản phẩm và dịch vụ hiện đại như: Dịch vụ tra cứu trực tuyến, dịch vụ mượn qua mạng, dịch vụ sử dụng tài liệu số trực tuyến, dịch vụ phổ biến thông tin hiện tại, dịch vụ phổ biến thông tin có chọn lọc. Giới thiệu, trưng bày, triển lãm các tài liệu mới. Tổ chức các cuộc tiếp xúc giữa NDT và các chuyên gia thông tin.
Đây cũng là dịch vụ phục vụ NDT theo phương thức mở, tăng cường sự tương tác giữa NDT với tài liệu và hoạt động TT-TV, nâng cao sức hấp dẫn của thư viện với NDT. Lượt NDT đến thư viện: Mức độ thỏa mãn nhu cầu của NDT còn phụ thuộc vào số lượt NDT đến với thư viện. Hiện nay các thư viện chủ động marketing để kêu gọi NDT đến sử dụng thư viện. Cùng với đó, dựa trên nhu cầu và thói quen sử dụng, các thư viện xây dựng các sản phẩm và dịch vụ thông tin đáp ứng nhu cầu NDT.
Nghiên cứu và thiết kế các sản phẩm và dịch vụ trực tuyến phục vụ NDT. Ngoài việc đưa ra các sản phẩm và dịch vụ thông tin phong phú, đa dạng đáp ứng yêu cầu ngày càng cao của NDT thì vấn đề thư viện thân thiện, cán bộ thân thiện cũng là một trong những tiêu chí quan trọng để NDT đến với cơ quan TT-TV. Vòng quay của tài liệu: Người CBTV tính được số vòng quay của tài liệu, tính được cuốn sách đó được mượn bao nhiêu lần/tuần/tháng/năm. Vòng quay của tài liệu tăng nhanh chứng tỏ nhu cầu của NDT về tài liệu đó là lớn.
Khi đã tính được số vòng quay của tài liệu, người cán bộ biết được tên tài liệu nào NDT có nhu cầu nhiều, tài liệu nào có nhu cầu ít, từ đó có kế hoạch điều chỉnh các chính sách bổ sung tài liệu cho phù hợp. * Mức độ tin học hóa và tự động hóa hoạt động TT-TV Để đánh giá mức độ HĐH hoạt động TT-TV, mức độ tin học hóa và HĐH là tiêu chí vô cùng quan trọng. Máy tính đóng vai trò quan trọng như là một kho dữ liệu và công cụ truy xuất. Do đó máy tính hoạt động như một người quản lý kho sách đồng thời có thể cung cấp các khả năng xử lý để tạo ra thông tin.
Máy tính phục vụ như là một công cụ giao tiếp: thu nhận dữ liệu và thông tin từ những máy tính khác, có thể trình bày thông tin một cách đa dạng. Tin học hóa còn giúp trong các khâu như: tạo ra mục lục liên hợp trực tuyến OPAC, lưu hành, biên mục, bổ 18 c sung tài liệu. Nó còn đảm bảo hệ thống vận hành tốt và an toàn dữ liệu, bao gồm việc quản lý và phân quyền, bảo mật và sao lưu, phục hồi dữ liệu. Một cơ quan TT- TV còn bao gồm cả phân hệ quản lý nguồn thông tin điện tử và phân hệ truy hồi từ những kho tin khác và trình bày dưới dạng thư mục hay toàn văn.
Các yếu tố tác động đến hiện đại hóa hoạt động thông tin - thư viện Để tiến hành HĐH hoạt động TT-TV thì cần phải đảm bảo những yếu tố quan trọng sau: Nhận thức của lãnh đạo, CBTV, hạ tầng CNTT, các thiết bị chuyên dùng, các phần mềm chuyên dụng và trình độ thông tin của NDT. + Nhận thức của lãnh đạo: Hoạt động TT-TV được quy định cụ thể trong chức năng, nhiệm vụ của mỗi thư viện. Hoạt động TT-TV trong mỗi cơ quan phụ thuộc rất nhiều vào nhận thức của lãnh đạo đơn vị đó. Vai trò, tầm quan trọng của hoạt động thư viện được nhìn nhận khác nhau ở mỗi lãnh đạo.
Lãnh đạo nhận thức được tầm quan trọng của hoạt động TT-TV để từ đó có thể trực tiếp hoặc gián tiếp chỉ đạo hoạt động TT-TV hiệu quả, đưa ra được những chính sách phát triển cụ thể dài hạn và ngắn hạn cho hoạt động thư viện: xây dựng mục tiêu chung và mục tiêu cụ thể cho quá trình HĐH, xây dựng kế hoạch tổng thể, đồng bộ trong việc xây dựng cơ sở hạ tầng và trang thiết bị, cuối cùng là đảm bảo tính hiệu quả và khả năng liên thông trao đổi với các cơ quan TT-TV.